Lagerwesen
Aus Faktura-XP Warenwirtschaft Handbuch und Wiki
Für Ihre Lagerverwaltung wählen Sie das Menüfeld "Auftrag und Lager –> Lagerwesen". Im Bereich "Lagerwesen" finden Sie alle Funktionen, die Ihnen helfen, Ihr Lager zu verwalten.
Artikel-/ Lagerzugänge
Die Artikelzugänge ermöglichen das hinzubuchen von Artikeln zum aktuellen Lagerbestand. Eine Zubuchung der angegebenen Menge erfolgt nur dann, wenn Sie den betreffenden Artikel als „Lagerfähig“ angegeben haben. Dies können Sie für jeden Artikel separat ein und ausschalten (siehe dazu Kapitel Artikelstamm).
Diese Funktion finden Sie ebenfalls unter Auftrag und Lager -> Lagerwesen –> Artikel: Lagerzugänge. Schlagen Sie die Funktionen dazu in dem Kapitel Artikelzugänge nach.
Inventurliste
Das Anwählen des Punktes Inventurliste öffnet ein Auswahlfenster, das Ihnen zur Auswahl der gewünschten Inventurliste verhilft. Im Feld „Kategorie“ können Sie die gewünschte Artikelkategorie aus dem Pulldown-Menü auswählen, wenn Sie eine Inventur auf eine bestimmte Artikelkategorie anwenden möchten. Wird dieses Feld leer gelassen, werden alle Lagerartikel aus allen Kategorien berücksichtigt.
Listenart der Inventur
Wählen Sie im Optionsbereich "Listenart" die gewünschte Ausgabeliste.
Inventurliste
Die Inventurliste ist eine Artikelauflistung, die nach Artikelkategorien gruppiert ist und auch die EK-Preise enthält um den Lagerwert ermitteln zu können. Am Ende dieser Liste wird eine Gesamtsumme aller enthaltenen Artikel dieser Liste ausgegeben. Preise und Summen werden nur dann in dieser Liste ausgegeben, wenn Sie in den Parametern die Einstellung "Inventurlisten mit Preisen und Umsatz" vorgenommen haben.
Zählliste
Eine Zählliste gibt eine Liste der gewünschten Artikel aus, die spezielle Leerfelder für "gezählte Menge" enthält. Damit können Sie eine Inventur von Hand ausführen und in der Liste die gezählten Artikel eintragen. Die Liste enthält auch Felder für eine Kontrollzählung.
Defizitliste
Die Defizitliste zeigt den Unterschied zwischen gezählten und echten Beständen an. Dies wird im Regelfall mit einem Speicherscanner am Artikelstamm abgeglichen.
Lagerwerte
Die Liste der Lagerwerte zeigt eine nach Kategorien gruppierte Artikelliste an. Diese Liste enthält Informationen über vorhandener Lagermenge und den EK-Preisen. Diese werden als Summe in der Liste angezeigt. Die Werte werden aus folgenden Werten gebildet: (Lagerbestand + Reserviertbestand) * EK-Preis = Lagerwert. Der Lagerwert ist immer ein Nettowert - also enthält keine Mehrwertsteuer.
Lagerdefizit anzeigen
Hier können Sie die Druckvorschau der Lagerdefizitliste einsehen und ausdrucken. Die Liste umfasst alle Abweichungen zwischen Soll- und Istbestand von Lagerartikeln. Die Liste ist nach Kategorien gruppiert und zeigt die Spalten Bestand, Bestellt, Bedarf und Mindestbestand an. Die Spalte "Stü" zeigt an, ob zu diesem Artikel eine Stückliste besteht.
Bestellvorschlag Lager anzeigen
Mit Bestellvorschlag anzeigen listen Sie alle Artikel auf, die den "Lagerfähig" sind und den Mindestbestand erreicht oder unterschritten haben (siehe dazu Kapitel Artikelstamm).
Die Liste umfasst je Artikel dessen mögliche Lieferanten und listet diese dann nach günstigstem Preis sortiert auf. Im Feld "Artikelnummer" neben dem Feld "Lieferant" wird die Artikelnummer des Lieferanten angezeigt (nicht die eigene). Im Bereich "EK" steht der Einkaufspreis bei diesem Lieferanten. Dieser wird aus der Listung der möglichen Lieferanten des Artikelstamm bezogen.
Wurde ein Preis in einer anderen Landeswährung eingetragen, werden diese zum hinterlegten Währungskurs umgerechnet und in der aktuellen Stammwährung (im Regelfall EUR) angezeigt.
Barverkauf
In den „Barverkauf“ gelangen Sie durch das Menüfeld "Auftrag und Lager -> Barverkauf". Der Barverkauf ist für den Verkauf von Einzelartikeln konzipiert, ohne eine Rechnung schreiben zu müssen, die wiederum die Erfassung des Kunden zur Folge hätte.
Der klassische Barverkauf für Einzelartikel erfordert den Ausdruck einer Quittung, die Sie dem Kunden übergeben. Diese enthält Ihre Steuernummer und den Betrag mit ausgewiesener Mehrwertsteuer.
Haben Sie mehr als einen Artikel, müssen Sie eine Rechnung erstellen, damit Sie den Betrag Ordnungsgemäß verbuchen können.
Erstellen Sie sich einen "Barverkaufskunden" ohne Adresse um für Barverkaüfe keine Kundendaten erfassen zu müssen. Dazu legen Sie einen Kundenstamm an und vergeben den Namen z.B. "BARVERKAUF", hinterlegen aber keine Adresse. Diesen Kunden verwenden Sie dann in Quittungen (Verkauf für Einzelartikel) oder Rechnungen, für die Sie keine Kunden erfassen möchten.
Um einen Barverkauf für Einzelartikel zu beginnen, klicken Sie auf "Auftrag und Lager -> Barverkauf -> Barverkauf (Quittung)". In dieser Liste können Sie mit der Schaltfläche "Neu" einen neuen Barverkauf anlegen. Es wird automatisch eine neue Zeile in der Liste erzeugt. Wählen Sie in der neuen Zeile im Feld "Artikel-Nr" einen Eintrag der Liste aus oder Doppelklicken Sie auf das Feld um eine Suche zu starten. Danach geben Sie die Menge und Einheit sowie den Einzelpreis im Feld "EP" ein. Dieses Feld erwartet die Eingabe als Nettowert (ohne MwSt). Für die Umrechnung Doppelklicken Sie auf dem Feld "EP". Damit erscheint der Umrechner, in den Sie den Bruttowert (inkl. MwSt), den Ihnen der Kunde zahlt eingeben. Beim Klick auf OK wird der Wert als Netto übernommen. Der Ausdruck der Quittung erfolgt wiederum in Brutto.
Hinweis!
- Bitte beachten Sie, dass bereits erfolgte Buchungen nicht geändert werden können. Möchten Sie dies dennoch tun, können Sie den Datensatz nur durch Löschen entfernen und müssen diesen dann neu anlegen.
Tipp: Ein Doppelklick auf die Felder „Kunden-Nr.“ und/ oder „Artikel-Nr.“ öffnet auch hier wieder die zugehörigen Gesamtlisten. Doppelklicken Sie auf das Datumsfeld öffnet sich der Kalender und ein Doppelklick auf das Feld VK öffnet wieder den Taschenrechner.
Über die Schaltfläche 
neben dem gelben DropDown Feld "Kunde" gelangen Sie direkt in die Kunden-Stammdaten, die bearbeitet werden können.
Die Schaltfläche neben der Artikelnummer öffnet die Artikel-Stammdaten zur Bearbeitung. Die Schaltfläche 
zeigt ein Artikel-Info Fenster für die Ansicht von Lagerdaten und anderen Informationen.
Löschen
Zum Löschen von Datensätzen, markieren Sie diesen am linken Rand der Liste und betätigen die Schaltfläche Löschen.
Drucken einer Quittung
Über die Schaltfläche Quittung können Sie eine Quittung über den markierten Barverkauf ausdrucken.
Filtern
Über die Schaltfläche Filter können Sie sich die Barverkäufe für einzelnen Monate anzeigen lassen. Ein Klick auf "Alle" zeigt alle vorhandenen Barverkäufe an.
Inventurdaten per Scanner einlesen
Scanner Modell und Scanner einrichten
Um eine Inventur mit einem Speicherscanner durchführen zu können, ist ein Speicherscanner notwendig. Wir empfehlen Ihnen einen mobilen Scanner des Herstellers CipherLab der Serie 8000 / 8001, der sich durch seine Handhabung und Bedienung besonders gut eignet. Der Scanner muss über eine „Docking-Station“ oder einem Verbindungs- bzw. Datenkabel mit dem PC Verbunden werden, um die Scannerdaten lesen zu können. Es ist ein serieller Anschluss ebenso möglich wie ein USB Anschluss. Der Anschluss über USB ist ein virtueller serieller Anschluss.
Sie sollten den Treiber der Schnittstelle entsprechend dem Handbuch des Scannerherstellers bereits installiert und konfiguriert haben. Die Verwendung kompatibler Modelle eines anderen Herstellers sind ebenfalls denkbar, aber nicht hinreichend getestet. Bei Verwendung abweichender Modelle übernehmen wir keine Verantwortung.
Nun stellen Sie im Scannerdialog mit der Schaltfläche "Parameter" dieselben Schnittstellendaten ein, wie bei der Installation des Scanner Treibers. Eine Schnelleingabe der Schnittstellendaten erreichen Sie auch, wenn Sie einen Doppelklick auf das Bild des Scanner.
So gehen Sie vor
Diese Funktion finden Sie unter der „Menüleiste Auftrag und Lager -> Lagerwesen -> Inventurdaten einlesen“. Die mit dem Barcodescanner erfassten Lagerbestände, können über die Dockingstation eingelesen werden.
Die Inventur erfolgt durch einscannen der BarCode auf den Produkten, Regalen oder Kartons. Stellen Sie im Scanner den Modus „Scannen“ ein. Dann können Sie den ersten BarCode einscannen. Nach einem kurzen Signalton ist der BarCode gespeichert. Nun wird noch die Artikelmenge abgefragt, die Sie über die Tastatur des Scanners eingeben. Auch diese Eingabe wird Ihnen mit einem Signalton bestätigt. Danach fahren Sie mit dem nächsten Artikel gefolgt von dessen Lagermenge in gleicher Weise fort.
Die Übergabe der gescannten Daten erfolgt über eine Datendatei, die zunächst auf der lokalen Festplatte gespeichert und anschließend von Faktura-XP eingelesen und verarbeitet wird. Die Datendatei wird dann erzeugt, wenn Sie im Scanner den Übertragungsmodus aktivieren und dann im Scannerdialog auf „Lesen“ klicken.
Verarbeitung der Scanndaten
Wurden die Daten von Faktura-XP erkannt und sethen zur Verarbeitung bereit, wird ein Dialog angezeigt. Dieser bietet zwei Arten zur Verarbeitung der im Scanner hinterlegten Lagermengen an.
1. Lagermengen dem Artikelbestand addieren 2. Lagermengen des Artikelstamm mit den des Scanners überschreiben
Im Fall-1 werden die vorhandenen Lagermengen plus der im Scanner erfassten Menge in den Artikel geschrieben - also addiert. Im Fall-2 wird die Lagermenge des Scanners die derzeit im Artikelstamm befindliche Lagermenge ersetzen bzw. überschreiben.
Achtung: Beide Arten verändern möglicherweise eine große Anzahl Ihrer Artikel, die Sie nicht ohne weiteres rückgängig machen können. Fertigen Sie sicherheitshalber eine Kopie Ihrer Datenbank an, bevor Sie beginnen.
Parameter
Hier geben Sie das Scannermodell, den (virtuellen) Seriellen Port und die Übertragungsgeschwindigkeit an. Ebenfalls sollten Sie den Zielpfad und den Dateinamen der Datendatei angeben.
Im Register „weitere Einstellungen“ können Sie einen Kunden auswählen, der allgemein für Barverkäufe genutzt wird. Legen Sie zuvor einen Kunden im Kundenstamm an, der z.B. den Namen „BARVERKAUF“ trägt. So können Sie Rechnungen für Barverkäufe erstellen, ohne jeden Kunden einzeln erfassen zu müssen.
Datendatei
Der Aufbau der Datendatei ist sehr simpel. Jede Zeile der Datei entspricht einem Datensatz, ohne Kopfzeile mit Feldnamen. Die Daten werden in zwei Spalten ausgegeben. Spalte 1 enthält den BarCode als Zeichenfolge. Dann wird ein Komma als Trennzeichen gesetzt und anschließend eine Mengenangabe (z.B. Stückzahl).
Barverkauf mit Scanner
Sie können den Scanner auch als Hilfe für den Barverkauf nutzen. Dazu scannen Sie die Artikel ein und geben auch hier die Anzahl im Scanner ein. Wenn Sie nun im Menü Auftrag und Lager -> Barverkauf -> Scanner einlesen auswählen erscheint der Scannerdialog. Dass Sie im Barverkaufmodus sind sehen Sie an der Titelzeile des Dialogs. Wird nun auf „Lesen“ geklickt, erstellt Faktura-XP eine Barverkaufsrechnung mit dem in den Parametern hinterlegten Barverkaufkunden. Alle gescannten Artikel werden dort hinein transferiert und die Rechnung Druckfertig im DIN A4 Format vorbereitet.
Warenentnahme und Warenzugang per Scanner
Ebenso können Sie Warenzugänge und Lagerentnahmen mit dem Scanner vornehmen. Diese Funktion ist in Vorbereitung und in einer der nächsten Versionen verfügbar.
Weiterführende Links und Bezugsquellen
- Mobiler Scanner CipherLab der Serie 8000 / 8001
