Datenbankparameter

Aus Faktura-XP Warenwirtschaft Handbuch und Wiki

Wechseln zu: Navigation, Suche
Datenbankparameter


Inhaltsverzeichnis

Grundeinstellungen

Mit "Grundeinstellungen" in Faktura-XP sind die Parameter Einstellungen gemeint. Auf diesen Einstellungen basieren alle Eingaben (z.B. erfassen oder importieren von Kunden oder Artikeldaten) und Ausgaben (z.B. Exporte oder Druckausgaben von Daten oder Dokumenten) der Anwendung.


Navigieren sie zu: Verwaltung -> Einstellungen -> Parameter

Datenbankparameter, die Einstellungen der gesamten Software


.

Parameter

Bevor Sie Ihre Arbeit mit Faktura-XP beginnen, sollten Sie einige grundlegende Einstellungen wie Ihre Firmendaten mit Adresse, Bankverbindung, Firmenlogo, Steuernummer usw. festlegen. Nehmen Sie sich bei der ersten Einrichtung einige Minuten Zeit für diesen wichtigen Abschnitt und klicken Sie sich Register für Register durch die Einstellungen. Die Einstellungen sind thematisch sortiert und weitgehend selbsterklärend, werden aber in diesem Beitrag einzeln erklärt.



.

Registerkarte: Parameter

Die Datenbankparameter beinhalten die wichtigsten Grundeinstellung der gesamten Faktura-XP. Alle Einstellungen sind für alle Benutzer des gleichen Netzwerkes sofort gültig und geändert.


Einstellungen bzw. Parameter in Faktura-XP


Sie sollten die Datenbankparameter einmal sorgsam einstellen und dabei Register 
für Register in Ruhe durcharbeiten.


Europa EU Mitglieder

In der Registerkarte "Parameter" können Sie Ihre Firmenadresse, mit Anschrift, Bankverbindung und Ihren Standort über die "Eigene Landeskennung" eingeben. Dazu geben Sie die Landeskennung ein (auch KFZ-Kennung genannt), die ein bis drei Stellen haben kann. Mit dieser Einstellung wird Ihr Firmenstandort festgelegt und Faktura-XP ermittelt darüber die Steuerrelevanten Kundenstandort. Dies ist für die steuerliche Angabe auf Rechnungen für Kunden aus EU Mitgliedsstaaten wichtig.


Über die Schaltflächen unten, gelangen Sie zu den entsprechenden Einstellungen wie Bankverbindung, Wechselkurse ,Steuersätze usw.. Bei Faktura-XP Versionenen mit Onlineshop Schnittstelle steht Ihnen auch die Schaltfläche "Shop-Parameter" zur Verfügung.



Schaltflächenreihe im Detail

Im unteren Abschnitt dieses Registers finden Sie einige Schaltflächen, welche weitere Konfigurationen zulassen. Lesen Sie nun die Beschreibungen der einzelnen Schaltflächen:



.

Bankverbindung

Tragen Sie hier die Haupt-Bankverbindungsdaten Ihrer Firma ein und bestätigen diese mit Ok.

31.Parameter Bankverbindung.png


Diese Bankverbindung wird z.B. auch auf den Dokumentdrucken ausgegeben, wenn dies so eingestellt ist.

13.Bankverbindung in Dokumenten.png



.

Steuersätze

Hier werden die vorhandenen Steuersätze aufgelistet. Es handelt sich dabei um die Steuersätze die an Ihrem Standort gelten sollen. Geben Sie also hier die für Ihren Standort gültigen Steuersätze ein.


31.Parameter Steuersaetze.png

Zum Ändern der Werte überschreiben Sie die vorhandenen Werte bzw. Texte. Klicken sie einfach in die entsprechenden Felder und machen Ihre Eingaben. Für die Neuanlage eines Steuersatzes klicken sie in die letzte, leere Zeile am Ende der Auflistung. Geben Sie im Feld Steuersatz einen Zahlenwert (ohne Prozentzeichen) ein und im Feld Beschreibung einen beschreibenden Text zu diesem Steuersatz.



.

Dokumentbezeichnungen

Für die Druckdokumente wie z.B. Angebote, Lieferscheine und Rechnungen können Sie eigene Bezeichnungen eingeben.

31.Parameter Dokumentbezeichnungen.png


Die Eingaben wirken sich auf den entsprechenden Ausdruck aus:

Dokumentbezeichnung


Geben sie keinen Text ein - also lassen Sie das Feld leer, werden die Standardbezeichnungen (Rechnung="Rechnung", Angebot="Angebot" usw.) verwendet.


Ausländische Bezeichnungen

Wenn Dokumentdrucke in englischer oder französischer Sprache gedruckt werden sollen, können sie in den beiden weiteren Registern die Dokumentbezeichnungen auch in diesen Sprachen hinterlegen.


.

Onlineshop Parameter

Einstellungen zum Abruf Ihes Onlineshop xt:commerce, Gambio GX2, osCommerce

Wenn Sie diese Schaltfläche betätigen, gelangen Sie in die Shop-Parameter. Konfigurieren Sie hier die Einstellungen für die automatische Bestellverarbeitung Ihres Onlineshop. Mehr Informationen dazu finden Sie im Beitrag XTC Onlineshop Parameter, wo die einzelnen Registerkarten detailiert erklärt werden.

Diese Schaltfläche steht in der "Faktura-XP BASIC Edition" nicht zur Verfügung. 




.

Dateipfade

Damit Faktura-XP Dateien schnell finden und auch geordnet ablegen kann, legen Sie die hier die Dateipfade für die entsprechenden Dateien fest.

31.DateiPfade.jpg

Pfadangaben, die von Faktura-XP erreichbar sind erscheinen mit grünem Hintergrund. Pfadangaben, die nicht erreichbar sind, werden mit roter Hintergrundfarbe dargestellt. Die Erreichbarkeit der Eingabe - und damit der Wechsel der Hintergrundfarbe - findet beim verlassen der Zeile (Feld mit der Pfadangabe) statt.


31.DateiPfade suchen.jpg

Um einen Pfad mit Hilfe des Windows® Explorers auszuwählen, klicken Sie auf das 'Verzeichnis Symbol' am Ende der Zeile der Pfadangabe.


Nun können Sie ein beliebiges Verzeichnis aussuchen und mit OK in diese Einstellung übernehmen. Bei der Auswahl des Verzeichnisses müssen Sie bedenken, dass diese Pfadangabe Systemweit für alle Nutzer gilt. Wenn Sie also einen Pfad über das Netzwerk angeben (z.B. Netzlaufwerk "Z:\Faktura\"), muss sichergestellt sein, dass jeder andere Benutzer mit Faktura-XP ebenfalls einen Zugriff auf "Z:\" besitzt. Dasselbe gilt auch für lokale Verzeichnisangaben. Also "Eigene Dateien" Ihres Computers sind ungeeignet zur gemeinsamen Ablage von Daten, die alle Benutzer erreichen können sollen. Für das Arbeiten auf nur einem Arbeitsplatz (z.B. Einzelplatz Lizenz) ist das natürlich möglich.



.

Wechselkurse

Hier werden Ihnen die Wechselkurse angezeigt. Sie können vorhandene Wärungskurse automatisiert aktualisieren, löschen oder neue Währungen hinzufügen.


Wechselkurse anzeigen


Lesen Sie die Handhabung in Kapitel "Wechselkurse"



.

Kundennummern externer Anbieter

Hier werden Ihre Kundennummern von Logistikunternehmen und externen Anbietern eingetragen.

31.Parameter Kundennummern extern.png

Diese Eingaben werden dann verwendet, wenn Sie eine Sendung über das Internetportal des Anbieters verfolgen möchten. Faktura-XP ist in der Lage mit einer hinterlegten Sendungsummer und Ihrer Kundennummer beim Anbieter eine direkte Anfrage über das entsprechende Internetportal zu starten.



.

Weitere Parameter

Mit der Schaltfläche "weitere Parameter" wird ein separater Parameterdialog aufgerufen.

Weitere Parameter

Lesen Sie diesen Teil im Kapitel weitere Parameter.



.

Registerkarte: Dateien

Parameter Dateien

Dokumentvorlagen

Dokumentvorlagen sind MS Office® Vorlagen, die Sie als Anschreiben direkt aus Faktura-XP ansprechen können.


Vorlagen eingeben

Im oberen Bereich dieser Registerkarte können Sie schon bestehende Dokumentvorlagen sehen. Im Feld „Name“ geben Sie einen umschreibenden Begriff für die Dokumentvorlage ein. Im Feld „Pfad“ wird der Pfad zur jeweiligen Vorlage eingetragen. Mit einem Doppelklick auf dieses Feld gelangen Sie in das Fenster „Datei auswählen“ und können nun die gewünschte Vorlagedatei auswählen und übernehmen. Im DropDown-Feld „Typ“ können Sie nun den Dokumenttyp „Word“ oder „Excel“ auswählen.


Export Pfad

Im Feld "Pfad für Exporte" können Sie einen gemeinsamen Ablagepfad für Datenexporte festlegen. Das ist der Pfad, der bei einem Export als Ausgabepfad vorgeschlagen wird, damit alle Mitarbeiter möglichst den gleichen Exportbereich nutzen können. Einen Pfad können Sie eingeben oder mit der Schaltfläche am Ende des Feldes auswählen.



Datenbank Auskunft

Die Felder "Frontend-" und "Serverdatenbank" dienen zur Auskunft und können nicht geändert werden. "Frontend-Datenbank" ist der Pfad und die Datei der laufenden Applikation. Das Feld "Serverdatenbank" zeigt bei Verwendung einer Dateibasierenden Datenbank die aktuell verbundene Datenbankdatei und dessen Pfad an. Im Falle einer SQL Server® Datenbank ist dieses Feld leer.



weitere Dateipfade

Die Schaltfläche "weitere Dateipfade" öffnet den Dialog Dateipfade, der bereits weiter oben beschrieben wurde.



.

Registerkarte: Steuer/Bank

Steuer und Bank

Hier können Sie die Zuordnung der Banknamen zu Sachkonten eingeben. Diese werden bei Zahlungseingängen, Zahlungsausgängen oder Gutschriftausgleich im Feld "Bankname" angezeigt. Je nach Einstellung des Sachkontenrahmens wird dort dann der entsprechende Wert angezeigt. Setzen Sie in eine Zeile das Häkchen "Std", wird dieser Bankname als "Standard" in der Auswahl verwendet. Wird kein Häkchen gesetzt, wird der erste Eintrag der Liste verwendet.


Umsatzsteuer-Identnummer

Ihre Umsatzsteuer-Identnummer (DE-Nummer) für Ein- und Verkäufe in innereuropäischen Ländern können Sie in diesem Feld hinterlegen. Ist ihnen Ihre Umsatzsteuer-Identnummer nicht bekannt, lassen Sie das Feld leer.


Steuernummer

Die Steuernummer Ihres örtlichen Finanzamtes geben Sie im Feld "Steuer-Nr (Umsatzsteuer)" ein. Die Steuernummer und die Umsatzsteuer-Identnummer (falls vorhanden) werden beide automatisch auf den Rechnungen abgedruckt. Eine Rechnung ohne Ihre Steuernummer ist ungültig und wird vom Finanzamt Ihres Kunden möglicherweise nicht anerkannt.


Gläubiger-Identifikationsnummer

Geben Sie hier die von der Bundesbank erhaltene Gläubiger-Identifikationsnummer ein. Nur mit dieser Nummer können Sie SEPA Lastschriften bei Ihren Kunden einziehen.


Steuersätze

In den Feldern "MwSt-Satz" geben Sie die gebräuchlichen Steuersätze für Umsatzsteuer und verminderte Umsatzsteuer ein, die dann Standardmäßig bei z.B. Anlage von Artikeln automatisch verwendet werden.

Möchten Sie weitere Steuersätze angeben, verwenden Sie die Schaltfläche "weitere Steuersätze".



.

Registerkarte: Briefkopf

In dieser Registerkarte können Sie Ihren Briefkopf in Textform erstellen, der in alle ausdruckbaren Dokumente übernommen wird.

Parameter Briefkopf


Briefabsender

Im Feld „Briefabsender“ können Sie Ihre Absender Adresse eingeben, die dann in „Fenster-Umschlägen“ über der Empfängeradresse gedruckt wird. Verwenden Sie hier möglichst nur eine Zeile.


Briefkoptext

Der „Briefkoptext” enthält die Firmenanschrift und/oder Kontaktdaten. Diese werden im Kopfbereich rechts des Dokumentes gedruckt. Um bei der Eingabe eine neue Zeile zu erzeugen (manueller Zeilenumbruch), können Sie die Tastenkombination STRG+Enter anrwenden.


Fusszeilen

Der Bereich „Fusszeilen” kann eine oder mehrere Textzeilen eingegeben werden, die dann auf Dokumentausdrucken im Fussbereich des Dokumentes gedruckt werden. Um bei der Eingabe eine neue Zeile zu erzeugen (manueller Zeilenumbruch), können Sie die Tastenkombination STRG+Enter anrwenden. Die Anzahl der erstellten Zeilen müssen Sie unbedingt noch im Register "Briefkopf Ein/Aus" angeben, damit die Position der Fusszeile vom unteren Rand für Ihren Drucker genau passt.


Farbe und Formatierung der Briefkopfdaten

Sie können die Farbe der zuvor beschriebenen Textblöcke in jeweils einer eigenen Farbe darstellen. Die eingestellte Farbe wird als Kasten hinter der Bezeichnung „Textfarbe Briefkopf“ , „Textfarbe Briefabsender“ und „Textfarbe Fusszeile“ angezeigt. Mit der Schaltfläche rechts neben dem farbigen Feld können Sie durch Auswahl in einer Farbpalette eine gewünschte Farbe auswählen.


Um die Textanordnung im Textblock selbst, verwenden Sie die Optionsfelder rechts neben der Farbauswahl. Die Kürzel für die Formatierung sind L=links, M=Mitte, R=Rechts, B=Blocksatz.




.

Registerkarte: Briefkopf Ein/Aus

Nachdem Sie in der Registerkarte "Briefkopf" Ihren Briefkopftext, Briefabsenderadresse und Fusszeilen als Text eingegeben haben, können Sie hier durch Markieren auswählen, in welche Dokumente Briefkopf, Briefabsender und Fusszeilen abgedruckt werden sollen.

Briefkopf ein- oder ausschalten


Die farbige Legende rechts soll Ihnen helfen, die Platzierung der Elemente zu entscheiden.

Durch setzen (oder weglassen) der Häkchen können Sie nun einstellen auf welchen Dokumentausdrucken welche Bereiche abgedruckt werden.


Anzahl der Fusszeilen angeben

Zusätzlich müssen Sie unterhalb der farbigen Legende im Feld "Anzahl Textzeilen" angeben, wieviele Zeilen im Fusstext gedruckt werden sollen. Schauen Sie dazu im Register "Briefkopf" nach, wieviele Zeilen Sie dort für die Fusszeilen eingegeben haben. Diese Einstellung sorgt für die Positionierung der Fusszeilen vom unteren Rand.



.

Firmenlogo und Briefpapier

In dieser Registerkarte können Sie festlegen, wie und ob Ihr Firmenlogo auf den Dokumenten gedruckt werden soll. Es sind vier Logos möglich, die als kleines A4-Blatt in einer Voransicht dargestellt sind. Um ein Logo zu aktivieren, setzen Sie das Häkchen oben links an das entsprechende Dokument. In diesem Fall wird auf den Dokumenten dann das als Datei angegebene Logo eingeblendet.

Logo, gross ist das Standard-Firmenlogo auf jedem Ausdruck von Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen usw.
Logo, FAX verwenden Sie ein Logo in Graustufen oder Schwarz/Weiß für eine bessere Lesbarkeit bei Faxen
Logo, Fusszeile Sie können Ihre Fusszeilen im Dokument auch als Grafik erstellen und hier angeben.


Im Bereich oben finden Sie die Angaben des Pfades zu den Logodateien, die Sie bei Netzwerkversionen eventuell zentral auf dem Server ablegen sollten. Über die Schaltfläche rechts neben dem jeweiligen Feld können Sie den Pfad bestimmen, über den auf das Logo zugegriffen werden kann.

Die verwendeten Grafiken für die Logos sollten in einem von Ihrem System unterstützten Format vorliegen und die "echte" Größe haben. Zur Probe können Sie sich einen 1:1 Ausdruck auf einem Bogen Papier machen und genau nachmessen, ob die Größe dem gewünschten Logo entspricht.

Verwenden Sie möglichst die Formate WMF, BMP, JPG oder GIF. 

Fragen Sie Ihren Grafiker, welches Format für Ihr Logo geeignet ist.
Die Abmessungen der Grafiken sollten möglichst in "wahrer Größe" vorliegen, da sie nicht 
verlustfrei vergrößert oder verkleinert werden können. 


Die Darstellungsgröße lässt sich aber auch nachträglich durch Angaben unterhalb der Voransicht beeinflussen. Geben Sie einen Wert in Zentimetern ein, die der maximalen Gesamtbreite des Logos entspricht. Mit dem Feld A, D und Z bestimmen Sie wie die Grafik in die zuvor gemachte Breitenangabe hineingesetzt wird. Die Angabe A steht für Abschneiden und trennt das Logo an der angegebenen Zentimetermarke rechts ab. Mit D bewirken Sie ein Dehnen auf die Breitenangabe und mit Z wird die Grafik durch Zoom auf die angegebene Größe gebracht.

Bedenken Sie dabei, dass Dehnen und Zoomen die Qualität der Darstellung bzw. des Ausdrucks beeinträchtigen kann. Empfohlen ist die Logoerstellung in 1:1 Größe und die echte Größenangabe mit "Abschneiden" zu wählen.

Wird ein Logo bei Ihnen ein Demologo angezeigt, auch wenn Sie dies ausgeschaltet haben, können Sie 
alternativ das mitgelieferte Logo "ohne_Logo.gif" in der Pfadangabe verwenden.



PDF Briefpapier

Falls Sie keine Logos in Grafikform mit auf die Dokumente aufdrucken, weil Sie beispielsweise Ihre Ausdrucke auf vorgedrucktes Briefpapier ausgeben, können Sie für den Emailversand von z.B. PDF Rechnungen ein virtuelles Briefpaier in Ihre PDF Dateien einblenden lassen. So können Sie an Ihre Kunden Dokumente mit Ihrem originalen Briefpapier als PDF Datei senden.

Dazu müssen Sie ein "Blanko" Briefbogen - ohne Inhalt - als PDF Datei erstellen und diese an einem beliebigen Ablageort speichern. Diese Datei könnte z.B. "Briefpaier.PDF" benannt werden. Bei einer Mehrbenutzerumgebung ist die Ablage dieser Datei in einem von jedem Mitarbeiter erreichbaren Laufwerk / Verzeichnis sinnvoll. Achten Sie also darauf, dass an jedem Arbeitsplatz dieser Ablageort genau den gleichen Namen hat. Zum Beispiel : "X:\Server\UnsereLogos\".

Ist die Briefpapierdatei dort abgelegt, geben Sie den Pfad in der Zeile "PDF Briefpaier" ein oder wählen Sie mit dem Button "Ordner suchen" die Datei aus. In unserem Beispiel müsste dann in der Zeile "X:\Server\UnsereLogos\Briefpaier.PDF" stehen.


Sie sollten für Logos und Briefpapier immer gemeinsam, für alle Mitarbeiter erreichbare Pfadangabe
bzw. Laufwerksbuchstaben verwenden (z.B. "X:\Gemeinsamen_Daten\Logo\").


Dieses Feld hat einen grünen Hintergrund, wenn die Datei und der Pfad korrekt und erreichbar ist. Ist der Hintergrund rot, ist die Angabe nicht korrekt gewesen.

Sollte die Zeile "PDF Briefpaier" an Ihrem Arbeitsplatz grün, aber bei einem anderen Arbeitsplatz (aber mit dem gleichen Mandanten verbunden) rot erscheinen, ist der angegebenen Pfad von diesem Computer aus nicht erreichbar. Sie sollten in diesem Falle Ihren Administrator kontaktieren, damit er Ihnen den passenden Pfad einrichten kann. Einfach abändern sollten Sie den Pfad nicht, weil eventuell dann der anderen Mitarbeiter den hier eingestellten Pfad von seinem Arbeitsplatz nicht erreichen kann.


Hinweis

Hinweis:

Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des kostenlosen "PDF Creator". Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.



.

Registerkarte: Grußzeilen

Grußzeilen in Dokumenten

In dieser Registerkarte können Sie für jedes ausdruckbare Dokument eine Grußzeile formulieren. Durch eine Markierung im Häkchenfeld legen Sie fest, ob die Grußzeile im Ausdruck erscheint.



.

Registerkarte: Dokumenteinstellung

Dokumenteneinstellung

Hier können Sie verschiedene Einstellungen für die ausdruckbaren Dokumente festlegen. Sie können die Nachkommastellen der Preise, die im Ausdruck erscheinen, durch Markieren auswählen. Der Standard sind zwei Nachkommastellen. Ferner können Sie festlegen, ob das Tagesdatum im Dokumentkopf ausgedruckt werden soll und ob der Firmenname und die Unterschrift im Dokumentenfuß gedruckt werden sollen. In den Feldern „Dokumentkennung“ können Sie Kennbuchstaben, die vor die Nummerierung der Dokumente vergeben werden, z.B. A für Angebot, L für Lieferschein, etc..

Die automatische Nummerierung von Kunden, Artikeln, Rechnungen usw. werden automatisch hoch gezählt und basieren auf Zahlen. Höchste, bereits vergebene Nummer +1 ist die nächste, die das System vergibt. Dies können Sie ändern, falls z.B. Ihre Artikelnummern aus Zahlen und Buchstaben bestehen sollen. Klicken Sie dazu auf "Einstellungen für autom. Nummerierungen". Wird dort "Zahlen und andere Zeichen" angewählt, wird bei der Nummernvergabe der rechts stehende, Numerische Anteil ermittelt, um eins erhöht und dann zur Vergabe der nächsten, neuen Nummer verwendet.


Im Währungssymbol-Feld ist standardmäßig das €-Symbol vorgegeben. Sie können in diesem Feld aber auch andere Symbole wie "$" oder "£" oder "sFr" eingeben. Auf den Dokumente wird dann Ihre Eingabe als Währung ausgedruckt, sofern im Dokument selbst keine abweichende Währung angegeben wurde. Ein Klick auf den Knopf „€“ stellt das Währungssymbol wieder auf den Standard, Euro um.



.

Registerkarte: Dokumenttexte

Dokumenttexte

Hier können Sie die vorhandenen Textbausteine bestimmten Dokumenten zuordnen. Wird ein Angebot, ein Lieferschein oder eine Rechnung neu erstellt, werden dabei automatisch die hier angegebenen Textbausteine übernommen. Sie sollten also zuvor im Bereich „Stammdaten ->Texte -> Textbausteine“ die zu den Dokumenten passenden Texte verfasst haben.


Mit der Schaltfläche Dokumentbezeichnung (1) können Sie den Dokumenten eigene Begriffe zuordnen.


Abweichende Lieferadresse

Mit dem Häkchen "Abweichende Lieferadresse automatisch an Textbaustein-2 anhängen" (2) wird global festgelegt, dass abweichende Lieferadressen in Rechnungen als Text am unteren Textbereich (Textbaustein-2) angehängt werden. Das dient dem Rechnungsempfänger als Info, an welche Adresse eine Lieferung zugestellt wird.




.

Registerkarte: Rechnung/Zahlung

Sie können hier verschiedene Einstellungen bezüglich der Zahlungsmodalitäten und Zahlungsbedingungen vornehmen.

Parameter zu Rechnung und Zahlung

Eine Markierung im Feld „Erinnerung offener Posten beim Start zeigen“, öffnet bei jedem Start von Faktura-XP ein PopUp-Fenster, das Ihnen einen Überblick über alle bestehenden offenen Posten und Mahnungen bietet. Mit der Schaltfläche "Einstellungen Mahnwesen" gelangen Sie in den Dialog zu Einstellungen des Mahnwesen.


In der "Voreinstellung bei Neuanlage von Kunden" können Sie die Zahlungsziele und Preisgruppen einstellen, die bei einem Neukunden verwendet werden sollen. Wird also ein Kunde neu angelegt, werden diese Werte im Bereich Finanzdaten des Kunden eingetragen. Diese Angaben können Sie natürlich dann später bei jedem Kunden einzeln verändern.



Zahlungsziele

In Zahlungsziel ab Rechnungsdatum geben Sie an, bis wann die Rechnung vom Kunden angewiesen sein soll. Für Text wie z.B. "Zahlbar bis zum [Heute + Zahlungsziel]...". Geben Sie in diesem Feld nur ganze Zahlen (Tage) ein und lassen Sie das Feld nicht leer.


Rechnungen im Stapeldruck

Anzahl Rechnungen bei Stapeldruck gibt die Anzahl der für den Stapeldruck auszudruckende Rechnungen an. Der hier angegebene Wert wird in neuen Rechnungen abgespeichert und beim nächsten Stapeldruck verwendet. Geben Sie in diesem Feld nur ganze Zahlen ein und lassen Sie das Feld nicht leer.


Mit der Schaltfläche hinter dem Eingabefeld können Sie einen Dialog aufrufen in dem Sie die Anzahl der Stapeldrucke für andere Dokumente wie Angebote/AB, Lieferscheine usw. angeben könen.

Parameter für den Stapeldruck anderer Dokumentarten

Geben Sie in diesen Feldern nur ganze Zahlen ein und lassen Sie keines der Felder leer.



Erste Mahnung

Erste Mahnung gibt an, ab welchem Tag nach der Rechnungsstellung der offene Posten angemahnt werden soll. Die Folgemahnung erfolgt nach weiteren Tagen, die Sie im nächsten Feld eingeben können.



Preisgruppen

Die Preisgruppe gibt an, welcher Preisgruppe ein Kunde zugeordnet wird, der neu angelegt wird. Eine Preisgruppe ist eines der sechs Preisfelder des Artikelstamms, das den "Verkaufspreis" (VK-1 bis VK-6) enthält. Sie können Ihre Kunden also in verschiedene Preisstufen führen. Bei der Erstellung von Angeboten oder Rechnungen werden dann die Preise verwendet, die der Preisgruppe des Kunden zugeordnet sind. Der Standardwert ist Preisgruppe-1.


Gruppierung für Sammelrechnungen

Möchten Sie die Positionen von Sammelrechnungen (Rechnungen die aus mehreren Lieferscheinen zusammengestellt sind) gruppiert oder Summiert ausgeben, können Sie dies im Feld Gruppirung LS angeben. Standard ist "Normale Rechnung".


Zahlungsbedingungen

Im rechten Feld "Zahlungsbedingungen" können Sie durch Markieren des Punktes „Zahlungsbedingungen aus Kundenstamm auf Dokument ausgeben“ generell festlegen, dass die Zahlungsbedingungen des Kunden auf Dokumenten ausgedruckt werden. Sie können außerdem die verschiedenen Dokumente markieren auf denen die Zahlungsbedingungen ausgedruckt werden sollen.

Im Feld „Zahlungsbedingungen bei Neuanlage von Kunden“ hinterlegen Sie Ihre Standard Zahlungsbedingungen, die Sie auf Ihren Rechnungen abdrucken möchten. Dabei können Sie das Datum für das Zahlungsziel unterbringen. Geben Sie an der Stelle, an der das Zahlungsziel erscheinen soll, die Variable %DATUM% an.

Standard ist "Zahlbar ohne Abzug bis zum %DATUM%." hinterlegt. An Stelle der Variablen %DATUM% erscheint im Ausdruck das Tagesdatum plus der Anzahl der Tage, die im Feld „Zahlungsziel Kunde“ eingestellt wurden. Es können in diesem Feld auch noch eigene Texte, Zahlungsbedingungen oder Hinweise eingegeben werden.

Weitere verwendbare Variablen für Textbausteine entnehmen Sie bitte dem Anhang-7 (Variablen).




.

Registerkarte: Allgemeines

In dieser Registerkarte können sie einige allgemeine Einstellungen vornehmen.

Allgemeines

Statusänderung

Im Feld „Statusänderung“ können sie festlegen, ob Lieferscheine als abgerechnet markiert werden, wenn eine Rechnung daraus erstellt wurde. Ferner können Sie noch festlegen, ob bei einer Druckausgabe auf dem Bildschirm, Dokumente ebenfalls als abgerechnet bzw. gedruckt markiert werden sollen. Sie können mit einer Markierung im Feld „jedoch vorher nachfragen“ noch eine Sicherheitsabfrage einschalten.


Feldauswahl Anzahl

In diesem Bereich können Sie durch Markieren auswählen, ob beim Doppelklick auf ein Feld „Anzahl“ (z.B. beim erfassen von Angebots- oder Rechnungspositionen) der Taschenrechner oder ein Zuschnittrechner gezeigt werden soll. Der Taschenrechner ist einem gewöhnlichen Taschenrechner nachempfunden und hat dieselbe Funktion. Das Ergebnis einer Berechnung wird dann direkt in das Feld übernommen über das der Taschenrechner aufgerufen wurde. Der Zuschnittrechner ist dann hilfreich, wenn Sie vorwiegend Produkte führen, die über Flächen berechnet werden sollen. Dann brauchen Sie nur die Außenmaße eingeben und der Zuschnittrechner trägt Ihnen die Fläche im Feld ein. Das können Teppiche, Fliesen, Solarzellen oder Gartenflächen sein.


Standard-Druckausgabe

Im Optionsfeld „Standard-Druckausgabe“ können Sie angeben, ob beim Klicken auf "Drucken" Schaltflächen zunächst eine Voransicht auf dem Bildschirm erfolgen soll, oder direkt auf Ihrem Standarddrucker gedruckt werden soll. Die Druckausgabe über den Bildschirm lässt eine Kontrolle vor dem Druck und weitere Funktionen zu. In der Voransicht können Sie dann noch entscheiden, ob Sie nun

  • einen Ausdruck des Dokumentes machen möchten
  • eine PDF Datei speichern möchten
  • oder eine Email erstellen möchten, die das Dokument als PDF Anhang enthält


Datenbank

Im Bereich „Datenbank“ können Sie einstellen, ob bei mehreren Fenstern der Anwendung jedes Fenster als eigener Task in Ihrer Windows® Taskleiste angezeigt wird. "Angepasste Menüs" ist eine Windows-Funktion, die Ihnen die Pull-Down Menüs oder Ribbon Menüs auf die meist verwendeten Elementen einschränkt. "Datenbestände beim Start prüfen" prüft die Datenbank bei jedem Start auf Fehler bzw. Inkonsistenzen und versucht diese zu reparieren. Diese Einstellung kann bei Aktivierung unter Umständen den Start verlangsamen.


Datensätze in Detailansicht ohne Sperrung öffnen

Die Einstellung "Datensätze in Detailansicht ohne Sperrung öffnen" bewirkt, dass z.B. ein geöffneter Kundenstamm, Artikelstamm oder eine Rechnung sofort geändert bzw. editiert werden kann. Ist das Häkchen nicht gesetzt, kann ein Datensatz erst editiert werden, wenn innerhalb des Kunden oder des Artikels der rote Sperr-Button angeklickt wird (direkt neben dem Exit-Knopf). Daraufhin wird der Button grün angezeigt und weist damit auf die Freigabe zum editieren hin. Die Sperrung bleibt in diesem Datensatz solange deaktiviert bis der Datensatz verlassen wird.


Inventurlisten

Die Inventurlisten werden mit Preisen und Summen (Lagerwerte) ausgegeben, wenn sie diese Option aktivieren.



Verzögerung Telefonnummern Ansage

Wenn Sie die Funktion "Telefonnummern Ansage" in Kunden oder Lieferanten verwenden möchten, können Sie hier einstellen mit welcher Verzögerung die Ansage beginnt und wie lang die Pausen zwischen den angesagten Zahlen ist (Sprechgeschwindigkeit). Die Werte werden als Ganzzahlenwert eingegeben und sind Millisekunden. Ein Wert von 1000 ist eine Verzögerung von einer Sekunde.


Suchergebnis

Eine Markierung im Feld „Suchergebnis“ bringt Sie bei nur einem Treffer als Suchergebnis, direkt in die jeweilige Detailansicht. Dies gilt für Listen, wie Kunden, Artikel, Angebote, Rechnungen, Lieferscheine, Gutschriften, Bestellungen, Aufträge und Proformarechnungen.



.

Registerkarte: Allgemeines-2

Allgemeines2


Preise u. Gewichte

In dieser Registerkarte können Sie durch Markieren im Feld „Preise u. Gewichte“ festlegen, ob bei einer nachträglichen Änderung der Menge, z.B. in einem Angebot, die Preise aus dem Artikelstamm geholt und neuberechnet werden sollen. Wenn Sie hier keine Markierung vornehmen, wird der Gesamtpreis dieser Position auf Grundlage des bereits eingegebenen Einzelpreises berechnet.


Preisermittlung

Durch Markieren im Feld „Preisermittlung“ können Sie festlegen, ob Ihnen bei einer Lieferantenbestellung automatisch der Lieferant mit dem günstigsten EK-Preis vorgeschlagen und in die Bestellung eingefügt wird.


Preisverfolgung

Eine Preisverfolgung ist die Möglichkeit Preise, die Sie einem Kunden für ein bestimmtes Produkt gegeben haben, während der Positionserfassung von Angeboten oder Rechnungen anzeigen zu lassen und diese auch direkt übernehmen. Aktivieren Sie dazu die Option "Preisverfolgung von Kundenpreisen".

Die Funktionsweise der Preisverfolgung finden Sie im Kapitel Preisverfolgung.

Import und Export

Im Bereich Import und Export (1) können sie die gesamten Einstellungen dieses Dialogs speichern oder laden. Sie können hiermit also alle Einstellungen der Parameter in eine Datei Ihrer lokalen Faktura-XP Installation (intern werden mehrere Dateien angelegt) speichern oder aus einer Datei laden. Es wird beim Speichern oder laden kein Auswahldialog angezeigt und es wird nur eine Kopie verwaltet. Jeder Arbeitsplatz kann seine eigene Kopie der Einstellungen speichern.


Standards für Neukunden

Bei „Standards für Neukunden” können Sie angeben, in welche Kundengruppe Neukunden eingeordnet werden sollen. Ein vorhandener Eintrag kann durch Eingabe eines beliebigen anderen überschrieben werden. Außerdem können Sie hier angeben, welche Zahlart für Neukunden gilt (Standard ist "Rechnung"), welcher Mitarbeiter der Kundenbetreuer intern ist und wer den Kunden im Außendienst betreut (und auch Provisionen erhalten kann).


Zusätzlich können Sie hier mit den Häkchen angeben, ob eine Kunde sofort "aktiver Kunde" ist und z.B. an Rundschreiben teilnimmt, oder erst nach Prüfung von Hand auf "aktiv" geschaltet werden soll.

Soll die Kundenummer eines Neukunden auch als FiBu-Konto verwendet werden (siehe auch Finazdaten des Kunden), können Sie dies mit dem Häkchen einschalten. Dann wird die Kundenummer im FiBu- und DATEV-Export mit ausgegeben. Befragen Sie dazu aber vorab Ihren Steuerberater, ob diese nicht eigene Nummenkreise verwenden muss, die Sie dann im Kunden eintragen müssen. In diesem Falle deaktivieren sie dieses Option.


Zahlungsbedingungen

Mit der Schaltfläche "Zahlungsbedingungen" (2) wechseln Sie zum Register "Rechnung/Zahlung" des selben Dialogs und können dort die Bearbeitung der Zahlungsbedingungen vornehmen.


Skonto-Text

Mit der Schaltfläche "Skonto-Text" (3) wird der Dialog zur Bearbeitung von Skontotexten aufgerufen. Dieser Dialog ist ein Teil der Parametereinstellungen. Weiete Informationen dazu finden sie im Kapitel Skonto/Teilzahlung.


Listen Anzeige

Die Option "Automatische Aktualisierung von Listenansichten" wirkt sich intensiv auf den Aufbau und der Darstellung von Listenansichten wie Artikel-, Kunden oder Lieferscheinlisten aus. Ist sie aktiviert werden Listen mit speziellen Datenbankabfragen so dargestellt, dass eine ständige Aktualisierung der Ansicht vorgenommen wird auch wenn sie nur geöffnet wurde und unbearbeitet angezigt bleibt. Werden also Daten von anderen Benutzern in der gemeinsamen Datenbank des selben Mandanten verändert, wirkt sich dies auf die angezeigte Liste aus. Ist die Option deaktiviert (Häkchen nicht gesetzt), wird die Liste als "Momentaufnahme" des aktuellen Datenstandes der Datenbank aufgerufen. Veränderungen der Datenbankinhalte durch andere Benutzer während die Liste geöffnet ist, werden nicht aktualisiert. Sie müssten dann für eine Aktualisierung der Anzeige die Liste schließen und neu öffnen.

Achtung

Achtung:

Der Vorteil der hohen Aktualität einer Liste bei aktivierter Option muss mit einem Geschwindigkeitsnachteil beim Aufbau der Lsite und einem hohen Datenaufkommen im Netzwerk in Kauf genommen werden. Die Listen könnten je nach Ausstattung der Netzwerkumgebung und Arbeits-PC's möglicherweise nicht mehr so flüssig arbeiten


.

Registerkarte: Allgemeines-3

Allgemeines3


Artikelstamm

In dieser Registerkarte können Sie durch Markieren im Feld „Artikelstamm“ festlegen, dass Ihre Artikelauswahl auch dann geöffnet bleibt, wenn Sie schon Artikel (z.B. für eine Rechnung) ausgewählt haben. Das kann hilfreich sein, wenn Sie überwiegend mehr als eine Position aus der Artikelauswahl in die Positionen eines Dokumentes einfügen möchten.

Möchten Sie in Ihrem Dokument nach der Auswahl des Artikels eine neue Zeile einfügen, damit die Auswahl des nächsten Artikels zum Einfügen einer weiteren Position führen soll, dann Markieren Sie auch das untere Feld. Ist dies nicht markiert, wird bei erneuter Auswahl die vorherige Auswahl überschrieben. Ferner können Sie hier das Standard Erlös-Konto ändern, das Ihnen bei der Neuanlage eines Artikels vorgeschlagen wird. Die Erlöskonten erleichtern das wiederfinden der verschiedenen Umsatzerlöse beim Datev-Datenexport.


AKonto-Rechnungen

Im Feld „AKonto-Rechnungen“ können Sie durch Markieren festlegen, dass Sie bei der Erstellung einer Rechnung auf evtl. vorhandene offene AKonto-Rechnungen Ihres Kunden hingewiesen werden.


Lagerbestand

Falls Sie mit einer Rückstandsverwaltung arbeiten möchten, setzen Sie im Feld "Rückstandsverwaltung für Lagerartikel aktivieren" ein Häkchen. Damit werden Nachlieferungen an einen Kunden verwaltet, falls ein Artikel einmal nicht in ausreichender Menge verfügbar ist. Sie können dann eine Vorablieferung ausführen und die Restmenge nachliefern. Lesen Sie dazu das separate Kapitel Rückstandsverwaltung.


Mit "Meldung bei erreichen oder unterschreiten des verfügbaren Lagerbestand" können Sie einen Dialog anzeigen lassen, während Sie Eingaben von Artikeln in Lieferscheinen oder Rechnungen vornehmen. So werden Sie direkt benachrichtigt, wenn Artikel nicht verfügbar sind.


"Lagerartikel reservieren beim erzeugen von..." ist eine mächtige Funktion, die die Lagerbuchungen über die Erzeugung von Dokumenten steuern kann.

Im Regelfall wird ein Lagerartikel erst aus dem Lager abgebucht, wenn dieser in einer Rechnung eingetragen wird.

Der Bestand wird beim verfassen einer Rechnung sofort bei Eingabe der Menge abgebucht!


Faktura-XP arbeitet auch mit Reservierungen im Lagerbereich.

Geben Sie also bei "Lagerartikel reservieren bei erzeugen von:" Arbeitskarte oder Lieferschein an, werden die Lagerartikel der Arbeitskarte oder des Lieferscheins dem Hauptlager entnommen und dem "Reserviert-Bestand" zugeführt. Somit sind die Artikel bereits dem Hauptlager entnommen und für Entnahmen durch anderer Aufträge blockiert bzw. nicht greifbar.

Wird nun eine Rechnung mit diesen Artikel erstellt, wird der bei der Rechnungserstellung zunächst der "Reserviert-Bestand" untersucht und aus diesem abgebucht. Erst wenn der "Reserviert-Betand" auf Null steht, wird vom Hauptlager abgebucht.

Der "Reserviert-Bestand" kann nie unter Null fallen. 
Das Hauptlager kann auch im negativen Bereich, also im Bedarf  arbeiten


Ausnahme bei Reservierung über Lieferschein

Möchten Sie die Lagermengen der Lagerartikel direkt über den Lieferschein aus dem Lager buchen, ohne eine Reservierung zu veranlassen, gehen Sie wie folgt vor. Wählen Sie bei "Lagerartikel reservieren bei erzeugen von:" die Option "Lieferschein" und setzen Sie zusätzlich das Häkchen "Lagerartikel ohne Reservierung über Lieferschein ausbuchen". Damit werden die Lagerartikel beim automatisierten Erzeugen der Lieferscheine (OnlineShop Bestellabruf, AMAZON Bestellreport-Verarbeitung oder ebay Verkaufsmanager-PRO Import) aus dem Lager entnommen.



Merker für Mailings

Hier hinterlegen Sie frei definierbare Stichworte für bis zu sechs verschiedene Mailing-Aktionen (zB. Weihnachtsgrüße). Diese werden dann in der Kundenstamm-Liste rechts zwischen den Kategorien "Kundengruppe" und "Customer-ID" als Ziffer 1-6 angezeigt, wenn Sie mit der Maus über eines der Felder stehen bleiben. Ebenfalls finden Sie diese Felder in Kunden-Details auf dem Register "Zahlung / sonstiges".


FiBu / DATEV®

Hier geben Sie an, ob für DATEV®-Exporte der Buchungstext automatisch aus dem Kundennamen gebildet werden soll. Sie können dies für automatische Rechnungsstellung (Bestellabruf aus dem Onlineshop oder Abrechnungslauf von Lieferscheinen) und Einzelrechnungen separat einstellen. Zusätzlich können Sie hier ein Sachkonto angeben, das in dem Falle verwendet wird, falls dem Kunden keines hinterlegt sein sollte.

Das Standard-Gegenkonto ist das Sachkonto, das automatisch für Erlöse verwendet wird, falls keine andere Angabe (z.B. über den Kundenstamm oder dem Artikelstamm) verfügbar ist.

Das Gegenkonto für Gutschriften kann separat eingestellt werden und dient zur Buchung von Beträgen, die als Gutschrift ausgestellt werden.




.

Weitere Parameter

Klicken sie in der Navigation auf Verwaltung -> Einstellungen -> Parameter

00.Navigation Verwaltung Einstellungen.png


Dort klicken sie auf die Schaltfläche weitere Parameter
 
31.weitere Parameter button.png




.

Registerkarte: Dokumentdruck

Für die Darstellung im Dokumentdruck sind hier zahlreiche Einstellmöglichkeit vorhanden.

31.Parameter weitere Dokumentdruck2016.png


Artikelnummern im Dokumentdruck (1)

Falls Sie Artikelnummern der Positionen in Ihren Dokumenten wie Angebote oder Rechnungen mit ausgeben möchten, können Sie dieses hier (1) einschalten. Dazu aktivieren sie eine der angebotenen Optionen. Sie können auswählen, ob Sie die interne Faktura-XP Artikelnummer, die Hersteller bzw. Onlineshop Artikelnummer (auch SKU genannt) oder beide dieser Nummern ausdrucken lassen möchten. Die Standard Option ist "ohne Artikelnummer".


Ist eine Option aktiviert, werden die Felder "Text vor der Artikelnummer" zur Eingabe freigegeben. Hier können Sie optional einen Text in drei Sprachen eingeben, der vor der Artikelnummer aufgeführt wird.

Beispiel mit aktivierter "Faktura-XP Artikelnummer" mit Vortext.

Artikelnummern über Einstellung in Rechnungen anzeigen


Artikelnummern in Bestellungen (Einkauf)

Wenn Sie die Artikelnummern des Herstellers (SKU) in Bestellungen an den Lieferanten abdrucken möchten, aktivieren sie dieses Häkchen.


Lieferdatum auf Bestellungen drucken

Wenn Sie eine Vorgabe zur Lieferzeit machen möchten aktivieren sie hier diese Option. Zuvor müssen sie in der Bestellung an den Lieferanten in der gewünschten Position ein Lieferdatum eingeben.


Beispiel Lieferdatum in Bestellung (Einkauf)

Lieferdatum einzelner Positionen in Bestellung abdrucken


Wurde ein Lieferdatum eingegeben, wird dieses dem Artikeltext der Position im Ausdruck als neue Zeile angehängt. Dieses ist nur im Ausdruck angefügt und wird nicht in der Position der Bestellung gespeichert.



Lieferscheinnummer auf Rechnung drucken

Wenn eine Rechnung auf einem Lieferschein basiert - also die Rechnung beispielsweise durch die Funktionen Abrechnen oder Umwandeln erstellt wurde, können Sie die Lieferscheinnummer auf der Rechnung abdrucken lassen. Dazu aktivieren Sie dieses Häkchen. Wenn Sie in eine Rechnung nur einzelne Positionen übernehmen (auch wenn es alle Positionen eines Lieferscheins sind) wird die Lieferscheinnummer nicht übernommen.



Lieferscheinnummer auf Proformarechnung drucken

Wenn eine Proformarechnung auf einem Lieferschein basiert - also die Proformarechnung beispielsweise durch die Funktion Umwandeln erstellt wurde, können Sie die Lieferscheinnummer auf der Proformarechnung abdrucken lassen. Dazu aktivieren Sie dieses Häkchen. Wenn Sie in eine Proformarechnung nur einzelne Positionen eines Lieferscheins übernehmen (auch wenn es alle Positionen sind) wird die Lieferscheinnummer nicht übernommen.



Preisausgabe beim Dokumentdruck (2)

Bei der Druckausgabe von Dokumenten können Summen und Preise so abgedruckt werden, dass diese die Mehrwertsteuer enthalten (Brutto) oder als Nettowert, ohne Mehrwertsteuer erscheinen. Dies wird im Druckdialog der jeweiligen Dokumentart in den Optionen eingestellt. Der dort zuletzt eingestellt Zustand wird normalerweise beim nächsten Druckvorgang wieder verwendet und automatisch so eingestellt.

Soll dieser Automatismus überstimmt werden, weil Sie beispielsweise vorwiegend mit Endverbrauchern zutun haben und nicht versehendlich Nettorechnungen drucken möchten, dann aktivieren Sie dieses Häkchen. Es bewirkt dass im entsprechenden Druckdialog das Häkchen "Bruttopreise drucken" immer aktiviert ist.


Ausdruckvorgabe beim Dokumentdruck


Es kann natürlich Fallweise im Druckdialog deaktiviert werden, wenn Sie mal eine Nettorechnung ausdrucken müssen. Sie können diese Einstellung für die Dokumentarten Angebot, Lieferschein und Rechnung getrennt einstellen.



Picklisten im Druckdialog (3)

Sie können im Drcukdialog bei Lieferscheinen und Rechnungen die Druckmöglichkeit für Picklisten mit anbieten. Dazu aktivieren Sie die jeweilige Option. Sind diese Optionen deaktiviert werden in den Druckdialogen keine Picklisten zu drucken sein.


BarCode auf Dokumenten drucken (4)

Wenn Sie auf Ihren Dokumenten BarCode aufdrucken möchten, um diese beispielsweise leichter oder automatisiert verarbeiten zu können, geben Sie hier (4) an, auf welchen Dokumenten Sie BarCode eindrucken möchten.

Der Aufgedruckte BarCode ist im Format "BarCode-39" und enthält die Dokumentnummer (z.B. Rechnungsnummer).


Steuernummer des Kunden aufdrucken (5)

Soll auf den Rechnungen die Steuernummer des Kunden aufgedruckt werden wird mit dieser Option (5) aktiviert. Damit wird die Steuernummer aus dem Kundenstammsatz (Finazdaten des Kunden) in der Nähe der Endsumme der Rechnung eingedruckt. Ist dem Kunden keine Steuernummer hinterlegt, bleibt der Bereich im Ausdruck leer.


Preise ausblenden

Sollen Preise, die den Wert Null haben in Rechnungen und Angeboten ausgeblendet werden, aktivieren Sie diese Option (5). Damit werden dann Artikelpreise komplett ausgeblendet statt als Null (0,00.-) ausgedruckt. Diese Funktion ermöglicht z.B. in Angeboten optinale Positionen zu erfassen, die sich im Preis nicht auf dei Endsumme auswirken.



.

Registerkarte: Skontotext

Stellen Sie hier durch Aktivierung ein, ob Ihre Kunde Skonto erhalten bzw. von den Rechnungssummen abziehen darf.

31.Parameter weitere Skontotext2016.png


In dem Textfeld wird der Standard Skontotext angegeben, welchen Sie jedoch nach Ihren Bedürfnissen umändern können. Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Textfeld, werden Ihnen verschiedene Vorlagen von Skontotexten angezeigt. Mit diesen können Sie den bereits vorhandenen Skontotext ersetzen. Für die Formulierung von Skontotexten und die Handhabung beim anlegen im Kunden, haben wir ein eigenes Kapitel Skonto/Teilzahlung bzw. Anlage von Skontotexten erstellt.


Tipp

Tipp:

Einstellung und Handhabung von Skonto finden Sie im separaten Kapitel Skonto/Teilzahlung.


.

Registerkarte: Nummernvergabe

31.Parameter weitere Nummernvergabe2016.png

Hier können Sie entscheiden, ob Ihre Nummern, beispielsweise die Artikelnummer, aus reinen Zahlen oder aus einer Kombination aus Zahlen und Zeichen bestehen soll. Unter Liefer- bzw. Leistungsdatum können Sie angeben, wie viele Werktage zwischen dem Rechnungs- und Lieferdatum anfallen werden. Die Anzahl wird bei der automatischen Erstellung von Rechnungen angezeigt. In den unteren Feldern geben Sie die Faktoren für die automatische Erhöhung des numerischen Anteils an.



.

Registerkarte: Positionsvergabe

Bei der Erfassung von Positionen in z.B. Angeboten oder Rechnungen wird nach Eingabe der Artikelnummer bzw. des Artikels das Feld Anzahl (Menge der Artikel dieser Position) automatisch mit dem Wert Null gefüllt. Der Wert wird dann in der Regel mit dem passenden Wert überschrieben. Sie können hier den automatisch verwendeten Wert je Dokumentart einstellen. Geben sie einen gültigen Zahlenwert ohne Tausender Trennzeichen ein.

31.Parameter weitere Positionsvergabe2016.png

Mit Exit werden die Werte übernommen und können direkt von jedem Mitarbeiter verwendet werden.



.

Registerkarte: Datenimport

Diese Einstellungen wirken beim Stammdatenimport.

31.Parameter weitere Datenimport2016.png


Automatische Nummernvergabe

Hier wird die Regelung der automatischen Nummernvergabe konfiguriert. Im Standardfall wird Faktura-XP eigene, eindeutige Nummern vergeben. Dabei wird der nummerische Teil der vorhandenen Nummern um eins erhöht. Dieses Verfahren ist zu empfehlen, damit sich beim Import keine doppelten Nummern mit bereits vorhandenen ergeben können.

Zusätzlich können sie einstellen, dass beim Artikelimport automatisch fortlaufenden EAN Nummern erstellt werden, falls die Importdatei keine enthalten sollte. Es werden dann EAN 13 Nummern erstellt. Dadurch kann der Import etwas verlangsamt sein.


Aktivierung der Importdaten

Hier können Sie einstellen, ob Faktura, die Importdaten von Artikeln, Kunden oder Lieferanten automatisch aktivieren soll, oder ob Sie dies manuell bestimmen möchten. Zudem kann die Gültigkeit der Importdaten in dem dafür entsprechendem Feld eingegeben werden.


Shopartikelnummern statt Faktura-XP Artikelnummern

Im Normalfall werden an den Stellen, wo sie Artikel auswählen können - z.B. bei der Positionserfassung von Angeboten, Lieferscheinen oder Rechnungen - die Artikelnummern von Faktura-XP angezeigt. Möchten Sie die Anzeige so verändern dass statt dessen die Artikelnummer aus z.B. Ihrem Onlineshop, ebay® oder Amazon® angezeigt wird, aktivieren Sie das Häkchen Feld.



.

Registerkarte: Kontenrahmen und Versteuerung

Die Sachkonten sind Nummern (Konten), auf denen die Buchungen der laufenden Geschäftsvorfälle und die Buchungen für den Jahresabschluss vorgenommen werden. Die Anzahl der erforderlichen Sachkonten ist nicht gesetzlich geregelt sondern hängt von der Größe und dem Umfang des Unternehmens ab. Die "GoB" (Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung) und der Grundsatz der Übersichtlichkeit erfordert eine Vielzahl von Sachkonten, die hinreichend gegliedert sind. Für die Gliederung der einzelnen Sachkonten wird ein Sachkontenrahmen verwendet. Diese Sachkontenrahmen ihrerseits sind von "00" bis "09" gegliedert.


Sachkontenrahmen importieren


Zu den Sachkonten gehören:

  • aktive Bestandskonten (Vermögenskonten)
  • passive Bestandskonten (Schuldposten)
  • Erfolgskonten (Erlöskonten und Aufwandskonten)
  • Privatkonten (Privatentnahmen und Neueinlagen)


Die aktiven und passiven Bestandskonten leiten sich aus der Bilanz ab. Sie werden ausgehend von dem Bestand zum Ende des letzten Geschäftsjahres fortgeführt. Die Erfolgs- und Privatkonten fließen über das Eigenkapital in die Bilanz ein.

Zu den aktiven Bestandskonten gehören unter anderem die Kundenforderungen - Forderungen und Lieferungen und Leistungen.

Zu den passiven Bestandskonten gehören auch die Lieferantenverbindlichkeiten - Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen. Häufig werden für die einzelnen Kunden und Lieferanten zusätzlich Personenkonten geführt, damit bei einer Vielzahl verschiedener Kunden und Lieferanten eine bessere Übersichtlichkeit geboten ist. Werden Personenkonten geführt, dann weisen die Sachkonten in der Regel nur die Summen der offenen Kundenforderungen bzw. der offenen Lieferantenverbindlichkeiten aus.



Sachkonten SKR03 : Eigenkapitalkonten/Rückstellungen bzw. Wareneingangs- und Bestandskonten

Sachkonten SKR04 : Verbindlichkeiten/passive Rechnungsabgrenzungen bzw. betriebliche Aufwendungen


In Faktura-XP sind die beiden wichtigsten Sachkonten  - SKR03 und SKR04 - bereits integriert. 
Diese erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder Aktualität. 



.

Bearbeiten von Sachkonten

Sie können Einträge eines Sachkontos verändern indem Sie das gewünschte Sachkonto aktivieren und danach auf „Sachkontenrahmen bearbeiten” klicken.

Ergänzen können Sie die Einträge in der Liste nicht. Sie müssen dazu eine Liste 
aus externer Datei (Excel® Format) importieren.

31.Sachkonten bearbeiten.jpg



Importieren von Sachkonten

Sie können eine Liste der Sachkonten importieren indem Sie „Sachkontenrahmen bearbeiten” klicken. Im nachfolgenden Dialog ist ein Import aus externer Datei (Excel® Format) möglich. Eine Vorlagendatei (z. B. SKR0x_2008.xls) im korrekten Format finden Sie im Unterverzeichnis "..\Dokumente\DATEV\" Ihrer Faktura-XP Installation.

Tipp


Wir empfehlen eine Kopie dieser Excel-Datei für Ihre Zwecke zu ergänzen oder zu ändern um diese dann komplett zu importieren.




.

Sollversteuerung und Istversteuerung

Sie können hier einstellen wie die Versteuerung Ihres Unternehmen ist. Diese Einstellung hat Auswirkungen auf die Ausgabe von FiBu Exporten, DATEV Exporten und Umsatzlisten.

Tipp


Begriffserklärung


Istversteuerung

Bei der Istversteuerung ist für die Besteuerung die Vereinnahmung eines Entgelts entscheidend. Die Umsatzsteuer entsteht mit Ablauf des Voranmeldezeitraums, in dem das Entgelt vereinnahmt wurde. Die Istversteuerung kommt in folgenden Fällen zur Anwendung:

  • bei Kleinunternehmern, deren Gesamtumsatz 125.000 € (seit 2006: 250.000 Euro) nicht übersteigt,
  • bei Unternehmern die nicht zur Buchführung verpflichtet sind,
  • bei Unternehmern die einen freien Beruf ausüben (z.B. Architekt), auf die Höhe des Umsatzes kommt es nicht an,
  • bei Unternehmen, wenn der Umsatz im Vorjahr nicht über 500.000 € betragen hat (Regelung gilt für neue Bundesländer und seit dem 1.7.2009 auch für alte Bundesländer; die Regelung endet bundesweit mit dem 31.12.2011 vgl. Bürgerentlastungsgesetz 2009).

Die Genehmigung zur Istversteuerung wird unter dem Vorbehalt des Widerrufs erteilt. Sie erstreckt sich auf das volle Kalenderjahr. Zur Sollversteuerung kann jederzeit zurück gekehrt werden. Dabei bewirkt eine Rückkehr immer, dass bereits am Anfang des Kalenderjahres die Sollversteuerung erfolgen muss. Der Widerruf durch das Finanzamt ist nur zu Beginn des Kalenderjahres zulässig.


Sollversteuerung

Bei der Sollversteuerung (Besteuerung nach dem vereinbarten Entgelt) entsteht die Steuer mit Ablauf des Voranmeldezeitraums, in dem die Leistung ausgeführt worden ist. Der Zeitpunkt, in dem die Leistung erbracht wurde, ist somit ausschlaggebend dafür, in welchem Voranmeldezeitraum der Umsatz zu berücksichtigen ist. Auch für Teilleistung gilt die Sollversteuerung, wenn für die Teilleistung ein gesondertes Entgelt vereinbart worden ist. Zudem wird vorausgesetzt, dass die Leistung nach wirtschaftlichen Gesichtspunkten teilbar ist. Von der Sollversteuerung ausgenommen sind Anzahlungen. Hierbei greift in jedem Fall die Istversteuerung.





.

Differenzbesteuerung Zusatztext

Artikeln, die nach Differenzbesteuerung in ein Dokument eingefügt werden, wird diesen Zusatztext angefügt.


Zusatztext für Artikel die nach der Differenzbesteuerung veranlagt werden


Die Genaue verarbeitung von Artikeln die nach der Differenzbesteuerung veranlagt werden, lesen sie bitte im separaten Kapitel zur Differenzbesteuerung nach.



.

Registerkarte: ...weitere

In dieser Registerkarte finden Sie einige Einstellungen, die nur selten verändert werden müssen. Wir erläutern hier nun die einzelnen Punkte von Oben nach unten.

Weitere Parameter und Einstellungen



Logistik Dateiausgabe konfigurieren

Sie gelangen durch das Klicken auf die Schaltfläche „bearbeiten” (1) in das Menü der Logistik Dateiausgabe. Weitere Informationen finden sie auch im gesamtkapitel Logistik.



Parameter für Barcode-Speicherscanner (MDE Gerät)

Sie gelangen durch das Klicken auf die Schaltfläche „bearbeiten” (2) in die Einstellungen für Ihren Barcode-Speicherscanner (MDE Gerät). Lesen Sie auch die Beschreibungen des verwendeten Barcode-Speicherscanner (MDE Gerät) und der Schnittstellen aufmerksam durch, bevor Sie etwas neu konfigurieren.



Hintergrundfarbe

Sie können die Standardfarbe des Hintergundes der Anwendung durch eine eigene ersetzen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche (3) neben dem „aktuellen Farbfeld” und wählen eine neue Farbe aus. Sie können auch eine „eigene” Farbe hinzufügen, indem Sie auf „Farbe definieren” klicken. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Standard”, wird die Standard Farbe wiederhergestellt.


Standard Kunde

Bei der Erstellung von neuen Dokumenten (Angebote, Rechnungen usw.) wird immer ein vorhandener Kunde benötigt. Faktura-XP bietet zwei Methoden um eine automatisierte "Kundenübernahme" bei der Dokumenterstellung zu verwenden.


Methoden automatisiertze Kundenauswahl

1. Sie wählen im Feld "Standard-Kunde" durch aufklappen der Liste (4) oder Doppelklick für eine Kundensuchmaske einen vorhandenen Kunden aus.
   Damit wird bei jedem neuen Dokument dieser Kunde verwendet.
   Das kann dann Sinn machen, wenn Sie beispielsweise überwiegend mit Barverkauf - also ohne Erfassung von Kundenadressen - zutun haben. 
   Dann legen Sie einen Kunden mit z.B. dem Namen "Barverkauf" im Kundenstamm an, und wählen diesen dann hier aus. Somit werden dann alle
   neuen Dokumente mit diesem Kunden ausgestellt.

2. Sie lassen das Feld leer. Dann wird bei der Erstellung eines neuen Dokumentes beim Klicken auf "NEU" der Kunde verwendet, auf dessen Dokument 
   Sie vor dem Klicken auf "Neu" gestanden haben.  


Im Regelfall wird vor dem Erstellen eines neuen Dokumentes eines Kunden danach gesucht, ob möglicherweise bereits ein Dokument von anderen Mitarbeitern für diesen Kunden erstellt wurde.

Das ergebnis fördert meisst auch vergangene Dokumente des gesuchten Kunden. Wir in dem Suchergebnis nun auf "NEU" geklickt, wird der Kunde des Dokumentes auf dem Sie gerade den Datensatzmarkierer stehen haben für das neue Dokument verwendet.


31.Parameter Barverkaufkunde.png


Sie befinden Sich dann in dem neuen Dokument, das direkt diesem Kunden zugeordnet ist. Änden Sie durch Auswahl den Kunden ab, wenn Sie ein Dokument für einen anderen Kunden als den angezeigten erstellen möchten.

Das Erstellen von neuen Dokumenten ohne Kunde (wie in vergangenen Versionen) ist nicht möglich.



.

Tools und Listen

Die Schaltfläche 'Tools und Listen' ist eine multifunktionale Schaltfläche, die durch klicken auf das rechts dargestellte Dreieck (6) als Auswahlmenü geöffnet werden kann.

31.Tools und Listen.png

Darin befinden sich eigige nützliche Verwaltungsbereiche.



.

Orte und Postleitzahlen

Orte und PLZ verwalten

Die Orte und Postleitzahlen in Adressbeständen (Kunden und Lieferanten) der Faktura-XP können aus der internen Liste "Orte und PLZ" bezogen werden. So wird Beispielsweise nach Eingabe einer Postleitzahl der passende Ort herausgesucht und automatisch im Feld "Ort" eingetragen. Zusätzlich werden die Felder "Bundesland" und, wenn es sich um Auslandsadressen handelt, das Feld "Land" und "Landeskennung" gefüllt. Es sind Postleitzahlen der Bundesrepublik Deutschlan, Österreich und der Schweiz vorhanden.

Um die Liste der Postleitzahlen und der Orte, die innerhalb Faktura-XP verwendet werden, zu ändern oder zu ergänzen, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Im danach folgenden Dialog ist eine Änderung oder Ergänzung der Liste möglich. Alternativ ist ein Import aus einer externen Datei ebenfalls möglich.



.

Banken und Bankleitzahlen

Banken und BLZ verwalten

Bei der Eingaben von "Finanzdaten" in Adressbeständen (Kunden und Lieferanten) kann die Eingabe mit dieser Liste erleichtert werden. So wird durch Eingabe einer Bankleitzahl im Feld "BLZ" automatisch der Bankname, SWIFT und BIC der Bank in die enstsprechenden Felder eingetragen.

Um die Liste der Banken und der Bankleitzahlen innerhalb, die innerhalb Faktura-XP verwendet werden, zu ändern oder zu ergänzen, klicken Sie auf diese Schaltfläche. Im danach folgenden Dialog ist eine Änderung oder Ergänzung der Liste möglich. Alternativ ist ein Import aus einer externen Datei ebenfalls möglich.




.

Länder und ISO verwalten

Die in dieser Anwendung vorhandene Ländertabelle enthält alle weltweiten Statten mit Ihren Länderkennzeichen, Steuersätzen, Währungen und Vorwahlen. Diese Tabelle verwendet Faktura-XP um seinen eigenen Standort und die Ihrer Kunden zu identifizieren. Um selbst Änderungen an diesen Daten vorzunehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche. Gehen Sie dabei aufmerksam vor und ändern nur Bereiche, die sie genau kennen.

Wir empfehlen Ihnen dringend, keine Zeilen aus dieser Tabelle zu löschen.


.

Währungskurse aktualisieren

Die in Faktura-XP vorhandenen Währungstabelle hilft Ihnen bei der Umrechnung von Rechnungsdaten und Einkaufspreisen aus dem Ausland zu Ihrer Inlandswährung. Um die Wechselkurse zu aktualisieren, klicken Sie auf die Schaltfläche "Wechselkurse aktualisieren".

Damit werden bei bestehender Internetverbindung die aktuellen Wechselkurse abgefufen und in Faktura-XP aktualisiert.


Lesen Sie die Handhabung in Kapitel "Wechselkurse"


.

INI Editor öffnen

Um Parametzerdateien zu öffnen, die im ".INI" Format angelegt sind, können Sie dieses kostenlose Tool verwenden. Faktura-XP verwendet mehrere solcher Parameterdateien. Wenn Sie Änderungen daran vornehmen möchten, gehen Sie sorgsam vor und machen vorher eine Kopie der Dateien, die Sie bearbeiten möchten.


.

SMTP Email Parameter

Das in Faktura-XP integrierte "MailOffice" kann Emails direkt und ohne Zusatzprogramm (wie Thunderbird® oder Outlook®) versenden. Dazu ist eine SMTP Zugriff auf einem Server notwendig.

Die Einstellungen und Zugangsdaten konfigurieren Sie hiermit.



.



Wechselkurse HierarchyNext.gif

Persönliche Werkzeuge
Downloads