Texte

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Die in Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und anderen Dokumenten verwendete Texte, lassen sich mit Hilfe von Textbausteinen erheblich schneller erstellen. Sie können immer wiederkehrende Formulierungen als Textbaustein erfassen und dann bei der Erstellung der Dokumente abrufen und eventuell abändern oder ergänzen.


Die Textbausteine finden sie in der Navigation unter "Stammdaten -> Texte"

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Die Textbausteine sind in drei Bereiche unterteilt.

Inhaltsverzeichnis

Textbausteine


Hier können Textbausteine, die standardmäßig in Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen verwendet werden, erstellt oder geändert werden.


Der Dialog besteht im wesentlichen aus dem Auswahlbereich (1) und dem Eingabebereich (2 und 3) sowie eine Anzahl Schaltflächen, ganz links.

Textbausteine für Druckdokumente

Das linke, gelbe Feld (1) des Dialogs gibt einen Überblick über die bereits angelegten Textbausteine bzw. dessen Überschriften. Es kann als Auswahl des zu bearbeitenden Textbausteins verwendet werden. Klicken sie auf einen vorhandenen Eintrag, wird im rechten Teil der Textbaustein mit seiner Überschrift (2) und dem enthaltenen Text(3) angezeigt. Der Text und die Überschrift kann hier direkt geändert werden.

Die verwendeten Begriffe für die Überschrift(2) werden in den Zusatztexten der Dokumentbearbeitung - wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen usw. angezeigt. Sie sollten "sprechende" Begriffe für die Überschrift verwenden, mit denen Sie die Texte leichter erkennen können.


Ändern und löschen

Für die Änderung eines vorhandenen Textbausteins klicken Sie in der Auswahl(1) auf eines der Begriffe. Nun erscheint dieser Begriff als Überschrift(2) und der Text(3) im Feld rechts. Hier können Sie nun beliebige Änderungen vornehmen. Um den Text und die Überschrift abzuspeichern klicken Sie auf die Schaltfläche "Anzeige aktualisieren". Ein direktes "Exit" speichert den Text nicht ab.


Für die Löschung eines Textbausteins klicken Sie ebenfalls im gelben Feld auf den gewünschten Textbaustein und anschließend auf die Schaltfläche "Löschen", neben der Überschrift.



Funktionsleiste Textbausteine

Die Funktionsleiste im Dialog Textbausteine hilft Ihnen bei der Neuanlage, dem Import und der Suche in Textbausteinen.

Funktionen zur Bearbeitung der Textbausteine


Neuen Textbaustein erstellen

Ein neuer Textbaustein wird über das Feld „Neuen Textbaustein erstellen“ erstellt. Im oberen grauen Feld wird für diesen Textbaustein entweder eine Überschrift oder auch eine Nummer (z.B. A1) vergeben und dann im weißen Feld der Text eingegeben. Über das Feld „Anzeige aktualisieren“ wird der neue Textbaustein übernommen.



Textbausteine Importieren

Um Texte aus einer Datei zu Importieren klicken Sie auf die Schaltfläche "Textbaustein aus Datei einfügen". Sie können nun eine Datei auswählen, die importiert werden soll. Diese Datei muss im reinen Textformat vorliegen. Sie müssen Texte in z.B. MS-Word® mit "Speichern unter..." als ".TXT" Datei abspeichern bevor sie die Datei hier importieren können.

Beim Import einer Textdatei wird immer ein neuer Textbaustein erstellt. Dabei wird der Dateiname in die Bezeichnung des neuen Textbausteins eingebettet. Beispiel: Der Import der Textdatei "Beispieltext.txt" wird als "Textbaustein (Beispieltext.txt)" angelegt und der enthaltene Text dieser Überschrift zugeordnet. Der Textbaustein ist nach dem Import sofort gespeichert.


Speichern von Änderungen

Die Schaltfläche "Anzeige aktualisieren" dient zur aktualisierung der Anzeige und zur Speicherung des gerade aktiven Textbausteins. Möchten sie einen bearbeiteten Textbaustein speichern klicken sie auf diese Schaltfläche. Mit "Exit" können sie den Dialog ohne Speicherung verlassen.


Suchen im Textbaustein

Um in längeren Textbausteinen Textbereiche absuchen zu können verwenden sie die Schaltfläche "Suchen". Dabei müssen sie den Cursor vorher in das zu Feld stellen, das sie durchsuchen möchten. Geben sie nun einen Suchbegriff ein und klicken dann auf die entsprechende Schaltfläche der Suche.


Rechtschreibprüfung

Wenn sie einen Textbaustein auf Rechtschreibfehler prüfen möchten, klicken sie auf die Schaltfläche "Rechtschr.".

Ist eine Anwendung auf Ihrem Arbeits-PC installiert, die eine Rechtschreibprüfung enthält (Beispielsweise Microsoft Word®, Microsoft Office®, DUDEN® Rechtschreibprüfung oder andere) wird der aktive Text(3) auf Rechtschreibfehler untersucht und die fehlerhaften Txtstellen markiert.

Rechtschreibprüfung des aktiven Textbausteins

Je nach installierter Anwendung (hier im Beispiel MS-Word®) wird ein Dialog zur Korrektur des Textes angezeigt. Die markierte Textstelle kann durch Auswahl eines geänderten Wortes ausgetauscht oder der Fehler ignoriert werden.


Hinweis

Hinweis:

Diese Funktion ist nur mit installiertem MS-Office® / MS-Word® 2003 oder höher verfügbar und ist nicht Bestandteil von Faktura-XP.



Zuordnung zu Dokumenten

Textbausteine werden vorwiegend im Verkauf - also in Angeboten, Lieferscheinen oder Rechnungen - als "Zusatztexte" verwendet. Das sind die Einleitungstexte (oberhalb der Positionen) und die Textbeschreibung mit z.B. Zahlungsbedingungen (unterhalb der Positionen).

Um z.B. in Angeboten nicht immer alle Textbausteine in der Auswahl sichtbar zu haben, können Sie jeden einzelnen Textbaustein mit einem oder mehrere Kennbuchstaben versehen. Die Kennbuchstaben werden in der Auswahl der Textbausteine innerhalb des Angebotes zur Filterung der in Frage kommenden Textbausteine nach den Kennbuchstaben vorgefiltert.


Klicken Sie dazu auf einen Textbaustein im gelben Auswahlfenster (1). Geben Sie nun einen oder mehrere Buchstaben im Feld "Kenn." ein. Bereits eingegebene Buchstaben zu diesem Textbaustein werden bei der Auswahl des Textbausteins eingeblendet. Geben Sie nun die gewünschten Buchstaben anhand der Legende (Schaltfläche "Legende") ohne Leerzeichen ein.

05.Textbausteine Zuordnung.png


Soll beispielsweise ein Textbaustein in der Bearbeitung für Angebote und Lieferscheine zur Auswahl sichtbar sein, geben Sie im Feld "Kenn." die Zeichen "AL" (A=Angebot, L=Lieferschein) als Großbuchstaben ein.


Mögliche Eingaben

  • A=Angebote
  • L=Lieferscheine
  • R=Rechnungen, Gutschriften und Proformarechnungen
  • B=Bestellungen (Einkauf)
  • Z=Zahlungsbedingungen und Skontotexte


Hinweis

Hinweis:

Bei der Auswahl der Textbausteine innerhalb der Dokumente (also bei der Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen, Rechnungen usw.) könne dennoch auch Textbaustein angezeigt werden die eine abweichende oder gar keine Kennung haben.



Legende der Zuordnung und Variablen

Informationen die Hilfreich für die Eingabe von Textbausteinen sind, können sie mit den Schaltflächen "Legende" und "Verwendbare Textvariablen anzeigen" abrufen.

05.Textbausteine Legende und Variablen.png

Die Legende zeigt Ihnen eine Information zu der Zuordnung von Textbausteinen zu den Dokumentarten "Angebot", "Lieferschein", "Rechnung" usw. an.




Drucken einer Liste der Textbausteine

Über die Schaltfläche Drucken können Sie eine Liste aller Textbausteine ausdrucken.




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Mahnungstexte


Hier können Texte für die drei Mahnstufen sowie Anschreiben-Texte für den Ausdruck von Kundenkontoauszügen eingegeben werden. Die Bezeichnung der Mahnstufe und die Mahnkosten können für jede Mahnstufe separat eingegeben werden.


Textbausteine für das Mahnwesen in Faktura-XP



Rechtschreibprüfung der Texte

Wenn sie die verfassten Texte auf Rechtschreibfehler prüfen möchten, klicken sie auf die Schaltfläche rechts neben der Eingabebox.


05.Mahnungstexte Rechtschreibprüfung.png

Ist eine Anwendung auf Ihrem Arbeits-PC installiert, die eine Rechtschreibprüfung enthält (Beispielsweise Microsoft Word®, Microsoft Office®, DUDEN® Rechtschreibprüfung oder andere) wird der Text auf Rechtschreibfehler untersucht und die fehlerhaften Txtstellen markiert.

Je nach installierter Anwendung wird ein Dialog zur Korrektur des Textes angezeigt. Die markierte Textstelle kann durch Auswahl eines geänderten Wortes ausgetauscht oder der Fehler ignoriert werden.


Hinweis

Hinweis:

Diese Funktion ist nur mit installiertem MS-Office® / MS-Word® 2003 oder höher verfügbar und ist nicht Bestandteil von Faktura-XP.



Sprachen für die Mahnstufen umschalten

Sie können die Bezeichnung und Texte der Mahnstufen in den drei Grundsprachen "Deutsch", "Englisch" und "Französisch" verfassen. Dazu können sie mit einem Klick auf die jeweilige Sprache umschalten.

Umschaltung auf andere Sprachen

Klicken sie auf eine der Flaggen, wird auf die entsprechende Sprache umgeschaltet. Die Schaltfläche zeigt durch einrasten an, das sie angewählt wurde. Zusätzlich wird auf jedem Register die Landesflagge angezeigt.


Einstellungen

Falls sie für die Zahlung von Mahnungen eine andere Bankverbindung als für die Zahlung von Rechnungen angeben möchten, können sie diese hier eingeben. Dazu aktivieren sie das Häkchen "Diese Bankverbindung für Mahnungen verwenden".


Bankverbindung kopieren

Wenn sie die Standard-Bankverbindung (siehe auch Parameter -> Bank) hier hineinkopieren möchten klicken sie auf die Schaltfläche "Bankverbindung kopieren".

05.Mahnungstexte Einstellungen.png


Texte für den Kundenkontoauszug

05.Mahnungstexte Kundenkontoauszug.png


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Emailtexte


Emailtexte sind Textbausteine die Sie einmalig Verfassen und dann für das Anschreiben per Email an Ihre Kunden verwenden können. So sind wiederkehrende Formulierungen für den Emailverkehr zwischen Ihnen und Ihren Kunden sehr einfach. Die Emailtexte werden zentral in der Datenbank angelegt und sind dann für alle Mitarbeiter verfügbar.


Textbausteine für den Versand von Emails

Das linke, gelbe Feld (1) des Dialogs werden Ihnen die Überschriften bzw. Betreffzeilen von bereits angelegten Textbausteinen angezeigt. Sie befinden sich in diesem Dialog grundsätzlich im Bearbeitungsmodus. Klicken Sie auf einen vorhandenen Eintrag der Liste (1), wird im rechten Teil des Dialogs die Überschrift (2) und der Textbaustein (3) zur Bearbeitung angezeigt. Die Überschrift und der Text können hier direkt geändert werden.

Die Formatierung kann direkt im Editor vorgenommen werden. Die Funktionsleiste oberhalb der Texteingabe bietet einige HTML Typische Formatierungen wie Schriftart, Aufzählungen Linien, Tabellen undvieles mehr. Der Editor ist ein externes Produkt und wird nur angezeigt, wenn Faktura-XP oder Faktura-XP Update korrekt installiert wurde.


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Neuen Textbaustein erstellen

Ein neuer Textbaustein wird über das Feld „Neuen Textbaustein erstellen“ erstellt. Im oberen grauen Feld wird für diesen Textbaustein entweder eine Überschrift oder auch eine Nummer (z.B. A1) vergeben und dann im weißen Feld der Text eingegeben. Über das Feld „Anzeige aktualisieren“ wird der neue Textbaustein übernommen.


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Textbausteine Importieren

Um einen Texte aus einer Datei zu importieren, klicken Sie auf den DropDown Pfeil (1) rechts auf der Schaltfläche "Neuen Textbaustein erstellen". Damit wird Ihnen die Schaltfläche "Textbaustein aus Datei einfügen" angezeigt.

Funktionen zur Eingabe von Email Textbausteinen

Sie können damit die Datei auswählen, die importiert werden soll. Diese Datei muss im Textformat vorliegen. Sie müssen Texte in z.B. MS-Word® mit "Speichern unter..." als ".TXT" Datei abspeichern bevor sie die Datei hier importieren können.


Beim Import einer Textdatei wird immer ein neuer Textbaustein erstellt - auch wenn Sie den selben Text bereits einmal importiert haben. Dabei wird der Dateiname in die Bezeichnung des neuen Textbausteins eingebettet. Beispiel: Der Import der Textdatei "Beispieltext.txt" wird als "Textbaustein (Beispieltext.txt)" angelegt und der enthaltene Text dieser Überschrift zugeordnet. Der Textbaustein ist nach dem Import sofort gespeichert.


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Speichern von Änderungen

Die Schaltfläche "Anzeige aktualisieren" dient zur Aktualisierung der Anzeige und zur Speicherung des gerade aktiven Textbausteins. Möchten sie einen bearbeiteten Textbaustein speichern klicken sie auf diese Schaltfläche. Mit "Exit" (7) können sie den Dialog ohne Speicherung verlassen.


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Skontotexte erstellen


Textformeln für die Formulierung von Skonto werden in gleicher Weise wie normale Textbausteine erfasst. Der einize Unterschied zu normalen Textbasteinen für Angebot Lieferscheine und Rechnungen ist die Kennung "Z". Diese müssen sie zwingend angeben, damit die Skontoformel in der Auswahl der möglichen Skontotexte erscheint.


Skontotexte werden wie Textbausteine erfasst


Dazu geben sie nach dem Erstellen des Skontotext im Feld Kennung den Großbuchstaben "Z" ein. Nun ist der Skontotext erstellt und kann in der Auswahl der Skontotexte in den Parametern und in der Auswahl der Skontotexte im Kundenstamm verwendet werden.



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Variablen die Sie verwenden können

In allen Texten der Textbausteine lassen sich Variablen einbetten, die beim Ausdruck erkannt werden und an dessen Stelle dokumentbezogene Werte oder Informationen eingeblendet werden. Diese Variablen beginnen und enden mit einem Prozentzeichen (%) und müssen in exakter Schreibweise verwendet werden. Bei einem Tippfehler wird die Variable nicht erkannt und im Dokument als lesbare Variable ausgedruckt.

Beispiel: Enthält ein Text, den Sie beispielsweise in eine Rechnung setzen lassen "...zahlbar bis zum %DATUM%, ohne Abzug.", würde die Variable %DATUM% durch das Rechnungsdatum plus der Anzahl Tage, die als Zahlungsziel diesem Kunden hinterlegt wurde, ersetzt werden. So könnte daraus z.B. "...zahlbar bis zum 16. August 2008, ohne Abzug." werden.


Eine Tabelle aller Schlüsselwörtern und deren Bedeutung finden Sie im Anhang 7 (Variabeln).


Beachten Sie, daß manche Variablen nur in bestimmten Situationen Sinn machen und eventuell nicht erkannt werden. Wenn Sie beispielsweise %ORDERID% (gibt die Bestellnummer Ihres Onlineshop wieder) in einem Angebot verwenden, das in keinem Zusammenhang zu einem Auftrag oder einer Onlinebestellung steht.




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