Texte
Aus Faktura-XP Warenwirtschaft Handbuch und Wiki
Die in Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und anderen Dokumenten verwendete Texte, lassen sich mit Hilfe von Textbausteinen erheblich schneller erstellen. Sie können immer wiederkehrende Formulierungen als Textbaustein erfassen und dann bei der Erstellung der Dokumente abrufen und eventuell abändern oder ergänzen.
Die Textbausteine sind in drei Gruppen unterteilt.
1. Textbausteine für allgemeine Dokumente (Angebot, Rechnung, Lieferschein, Gutschrift usw.)
2. Textbausteine für das Mahnwesen
3. Textbausteine für Emailtexte, also Anschreiben für den Versand von Emails
Die Anlage der Textbausteine finden Sie im Menüpunkt "Stammdaten –> Texte -> ... ".
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Textbausteine
Hier können Textbausteine, die standardmäßig in Angeboten, Rechnungen usw. verwendet werden, hinterlegt werden.
Der Dialog besteht aus drei Textgruppen und eine Anzahl Schaltfächen, ganz links. Das linke, gelbe Feld des Fensters gibt einen Überblick über die bereits angelegten Textbausteine bzw. dessen Überschriften. Die verwendeten Begriffe werden in den Zusatztexten der Dokumente, wie Angebote, Rechnungen usw. angezeigt. Sie sollten "sprechende" Begriffe verwenden, mit denen Sie die Texte leicht erkennen können.
Das weiße Feld oben ist für die Überschrift des Textbausteins, das größere weiße Feld darunter enthält den eigentlichen Textbaustein.
Ändern und löschen
Für die Änderung eines vorhandenen Textbausteins klicken Sie im gelben Feld auf eines der Begriffe. Nun erscheint dieser Begriff als Überschrift und der Text in den beschriebenen weißen Feldern rechts. Hier können Sie nun beliebige Änderungen vornehmen und danach auch "Anzeige aktualisieren" für die Speicherung klicken.
Für die Löschung eines Textbausteins klicken Sie ebenfalls im gelben Feld auf den gewünschten Textbaustein und anschließend auf die Schaltfläche "löschen", neben der Überschrift.
Neuen Textbaustein erstellen
Ein neuer Textbaustein wird über das Feld „Neuen Textbaustein erstellen“ erstellt. Im oberen grauen Feld wird für diesen Textbaustein entweder eine Überschrift oder auch eine Nummer (z.B. A1) vergeben und dann im weißen Feld der Text eingegeben. Über das Feld „Anzeige aktualisieren“ wird der neue Textbaustein übernommen.
Zuordnung zu Dokumenten
Um z.B. in Angeboten nicht immer alle Textbausteine in der Auswahl sichtbar zu haben, können Sie jeden einzelnen Textbaustein mit einem oder mehrere Kennbuchstaben versehen. Klicken Sie dazu auf einen Textbaustein im gelben Auswahlfenster. Geben Sie nun einen oder mehrere Buchstaben im Feld "Kenn." ein. Bereits eingegebene Buchstaben werden bei der Auswahl sofort eingeblendet. Geben Sie nun die gewünschten Buchstaben anhand der Legende (Button "Info / Legende") ohne Leerzeichen ein.
Soll beispielsweise ein Text für Angebote und Lieferscheine sichtbar sein geben Sie im Feld "Kenn." die Zeichen "AL" ein.
Die Schaltflächen auf der linken Seite des Dialogs reagieren auf im Feld hinterlegten Großbuchstaben der Legende.
Bei der Auswahl der Textbausteine innerhalb der Dokumente (also bei der Erstellung von Angeboten, Rechnungen usw.) könne dennoch auch Textbaustein angezeigt werden die eine abweichende oder garkeine Kennung haben.
Über die Schaltfläche Drucken können Sie sich eine Liste aller Textbausteine ausdrucken lassen.
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Mahnungstexte
Hier können Texte für die erste, zweite und dritte Mahnung eingegeben werden. Die Mahnspesen können für jede Mahnstufe separat eingegeben werden. Werden keine Mahnspesen erhoben, muss in dieses Feld der Wert Null eingegeben werden.
In der Registerkarte "Einstellungen" können Sie eine Bankverbindung eingeben, wenn für Mahnungen eine andere Bankverbindung als für z.B. Rechnungen genutzt wird. Wird hier eine Angabe gemacht, wird diese Bankverbindung als Text am Ende der Mahnung eingeblendet.
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Emailtexte
Emailtexte werden genauso erstellt wie Textbausteine. Statt der Überschrift oder Nummer wird im oberen Feld der Betreff eingegeben, z.B. Ihr Angebot. Auch hier können sie sich über die Schaltfläche Drucken eine Liste aller Emailtexte ausdrucken lassen.
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Variablen die Sie verwenden können
In allen Texten der Textbausteine lassen sich Variablen einbetten, die beim Ausdruck erkannt werden und an dessen Stelle dokumentbezogene Werte oder Informationen eingeblendet werden. Diese Variablen beginnen und enden mit einem Prozentzeichen (%) und müssen in exakter Schreibweise verwendet werden. Bei einem Tippfehler wird die Variable nicht erkannt und im Dokument als lesbare Variable ausgedruckt.
Beispiel: Enthält ein Text, den Sie beispielsweise in eine Rechnung setzen lassen "...zahlbar bis zum %DATUM%, ohne Abzug.", würde die Variable %DATUM% durch das Rechnungsdatum plus der Anzahl Tage, die als Zahlungsziel diesem Kunden hinterlegt wurde, ersetzt werden. So könnte daraus z.B. "...zahlbar bis zum 16. August 2008, ohne Abzug." werden.
Eine Tabelle aller Schlüsselwörtern und deren Bedeutung finden Sie im Anhang 8 (Variabeln).
Beachten Sie, daß manche Variablen nur in bestimmten Situationen Sinn machen und eventuell nicht erkannt werden. Wenn Sie beispielsweise %ORDERID% (gibt die Bestellnummer Ihres Onlineshop wieder) in einem Angebot verwenden, das in keinem Zusammenhang zu einem Auftrag oder einer Onlinebestellung steht.
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