Proformarechnungen

Aus Faktura-XP Warenwirtschaft Handbuch und Wiki

Wechseln zu: Navigation, Suche
Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis

Proformarechnung

Die Proformarechnung (engl. pro forma invoice) ist ein Beleg der dem Kunden vorab zugestellt werden kann, um zum Beispiel bei Vorkassezahlung eine Zahlungsaufforderung zuzustellen. Sie wird aber auch beispielsweise ausgestellt, um den Wert einer Warensendung darzulegen, und dient dann steuerlichen Zwecken. Dies ermöglicht bei Auslandsgeschäften, Ware kostenlos an den Empfänger zu liefern, die Zollerhebung bleibt dabei unberührt. Der Zoll legt den tätsächlichen Wert der Ware zu Grunde. Es ist in diesem Fall nicht möglich, im Nachhinein eine gewöhnliche Rechnung auszustellen.

Sie wird im Regelfall als Vorabkopie der endgültigen Rechnung ausgestellt und enthält dann wie diese die Adress- und Kontodaten des Lieferanten, die Anschrift und ggf. die Lieferadresse des Kunden, die genaue Bezeichnung der Ware, die Lieferkonditionen, Zahlungsbedingungen sowie den Preis. Im Geschäftsverkehr wird diese Art der Proformarechnung gewöhnlich zur Beantragung eines Akkreditivs benötigt. Rechtlich gesehen handelt es sich dabei um eine Auftragsbestätigung und wird oft auch an deren Stelle verwendet.


Die Proformarechnung findet gewöhnlich in den folgenden Fällen Anwendung:

  • Im Import/Export zum Nachweis des Warenwerts für steuer- und zollrechtliche Feststellungen
  • Bei Lieferungen und Leistungen auf Vorkasse als Grundlage für die Zahlung
  • Bei kostenlosen Mustersendungen
  • Bei Warenaustausch (Garantie- oder Kulanzfälle)
  • Bei Ersatzteillieferungen
  • Bei Spenden.

Die Proformarechnung kann auch für andere Zwecke ausgestellt werden. So verlangen z.B. einige Länder eine solche Rechnung als Angebot.


Proformarechnungen können z.B. nach Zahlungseingang mit einem Klick in eine gültige „Normalrechnung“ umgewandelt werden. Die Zustellung dieser Rechnung erfolgt wahlweise per E-Mail oder als Druck in Papierform.



Liste der Proformarechnungen

Proformarechnung

Der Vorteil von Proformarechnungen ist, dass sie vorab keine Steuern zu zahlen haben, bis der Kunden gezahlt hat. Zahlt ein Kunde die vereinbarte Vorkasse nicht, ist auch kein Storno oder eine Gutschrift notwendig.

Bei der Verarbeitung von Onlinebestellungen aus Ihrem Onlineshop, von Amazon oder ebay, ist es einstellbar, ob Sie Proformarechnungen für die zu verarbeitenden Bestellungen erzeugen lassen möchten. Diese werden dann automatisiert erstellt.


In der Proformarechnungsliste werden Ihnen alle derzeit offenen Proformarechnungen angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Proformarechnung. Der Status verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge der offenen Posten. Sie sollten den Status nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden.


Folgende Stati werden für Proformarechnungen verwendet:

  • unbearbeitet
  • unbearbeitet *L*
  • gedruckt
  • Mahnung 1, 2 und 3
  • Teilzahlung
  • Skonto
  • abgeschlossen


Der Status "unbearbeitet" ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Proformarechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Proformarechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Proformarechnung nicht bei der Auswertung. Der Status "unbearbeitet *L*" ist ebenfalls eine unfertige Proformarechnung, zeigt aber durch das *L* an, das diese Proformarechnung auf Grund eines automatischen Vorgangs aus einem oder mehrerer Lieferscheine erstellt wurde.

Wird eine Proformarechnung ausgedruckt oder als Email versendet, wird dessen Status (je nach Einstellung in "Datenbankparameter") auf "gedruckt" gestellt und das Druckdatum gespeichert. Nach dem Umwandeln in eine "echte" Rechnung wird der Status "abgeschlossen" gesetzt.

Proformarechnungen erzeugen keine offenen Posten und werden nicht bei erreichen von Zahlungszielen 
als Mahnung erstellt. Auch werden keine Zahlungseingänge über Proformarechnungen vorgenommen. 


Statusänderungen von Hand

Sie sollten den Status nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung.




Schaltflächen im oberen Bereich der Proformarechnungsliste

Ausschnitt des oberen Teils der Proformarechnungsliste

Mit dem Häkchen oben "auch abgeschlossene anzeigen" werden Ihnen alle Rechnungen, auch abschlossene angezeigt. Die Schaltfläche mit dem "Pfeil nach unten" vergrößert die Zeilenhöhe der Anmerkungsfelder rechts, um mehr Informationen anzuzeigen. Die Schaltfläche "i" zeigt eine Legende der möglichen Farbkennungen in dieser Liste.


Mit der Schaltfläche "Ansicht der Liste vergrößern" wird Ihren die gesamte Liste im größeren Format angezeigt, damit Sie sich in den Spalten nicht vergucken, werden die Zeilen weiter auseinander gezogen.


Die Schaltfläche "Legende zu den Farben in dieser Liste" beschreibt die Bedeutungen der einzelnen Farben in der Rechnungsliste. So haben Sie stets eine Übersicht.


In dem hellblauen Feld, rechts in der Proformarechnungsliste haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu schreiben. Diese ist nur für den internen Gebrauch und wird für Ihre Kunden nicht sichtbar. Dieses Feld wird auch bei der Suche berücksichtigt. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "Shopdaten" können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern einsehen. Ursprünglich stehen diese Spalten auf "Anmerkungen", also z.B. der Wunsch eines Kunden, die Ware selbst abzuholen. Wenn Sie die Einstellung auf Shopdaten umgestellt haben, können Sie jederzeit wieder zu den Anmerkungen wechseln.

Schaltflächen im unteren Bereich der Proformarechnungsliste

Schaltfläche Neu Mit der Schaltfläche "Neu" erstellen Sie eine neue Proformarechnung.


Schaltfläche Details Durch die Schaltfläche "Details" gelangen Sie in die ausgewählte Proformarechnung und können diese einsehen und bearbeiten.


Schaltfläche Drucken
Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Drucken" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im seperaten Kapitel Dokumentdruck.


Schaltfläche DTA Daten Mit der Schaltfläche "DTA Daten" können Sie Lastschriftdaten von Rechnungen erstellen.


Schaltfläche Umwandeln Mit der Schaltfläche "Umwandeln" können Sie die aktuell angewählte Proformarechnung in eine Rechnung umwandeln.


Schaltfläche Löschen Die Schaltfläche "Löschen" entfernt die ausgewählte komplette Proformarechnung.



Schaltfläche Suchen
Die Anzeige in der Proformarechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Rechnungsnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.

Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste. Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie diese im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken die <Enter>-Taste.


Schaltfläche Spezialsuche
Mit der Schaltfläche "Spezialsuche" können Sie Proformarechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern die Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.


Schaltfläche Exit Über "Exit" verlassen Sie die Proformarechnungsliste.



Proformarechnung erstellen

Zum erstellen einer neuen Proformarechnung sollten Sie bereits den Kunden und einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit dem Erstellen der Proformarechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Proformarechnungsliste auf die Schaltfläche "Neu" um eine neue Proformarechnung zu erstellen.



Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung

Ausschnitt der Proformarechnung


Nummernreihe der Proformarechnung

Wurde noch keine Proformarechnung erstellt (also bei der ersten Proformarechnung ), wird automatisch zunächst die Rechnungsnummer "70000" verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die erste von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld "Nr".

Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.

Beim nächsten Erstellen einer Proformarechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die lückenlose Nummernvergabe vorgeschrieben. Dies trifft aber für Proformarechnungen nicht zu, da sie ein Vorab-Beleg darstellt.


Hinweis


Automatische Nummernvergabe: Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.


Auswahl des Kunden für diese Proformarechnung

Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Proformarechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt.


Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?

In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Proformarechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den Einstellungen als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Proformarechnung beim klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.


Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen.

Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.

Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des Kundenstamm hinterlegt wurde.

Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe 
               Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.


Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Proformarechnung

Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Proformarechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamm mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Proformarechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.

Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellte Kunde in die noch zur Bearbeitung offenen Eingabemaske der Proformarechnung.


Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Proformarechnung

Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.

Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren.

Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.


Mitarbeiter / Bearbeiter

Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld MA (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.


Rechnungsdatum und Lieferdatum

Im Feld "Rechnungsdatum" wird bei der Neuanlage einer Proformarechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld "Liefer-Datum" das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. In Proformarechnungen kann das Liefer- oder Leistungsdatum auch entfernt werden, wenn z.B. keine unmittelbare Lieferung dazu erfolgt. Dazu klicken Sie in das Feld "Liefer-Datum" und drücken die Taste "ENTF." Ihrer Tastatur.


Stapel

Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Proformarechnung im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Proformarechnung auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld "Stapel". Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in Datenbankparameter änderbar.

Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung

Ausschnitt der Proformarechnung am unteren Rand


Kopieren Mit der Schaltfläche "Kopieren" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.


Ansicht Die Schaltfläche "Ansicht" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen.


Sammler Mit der Schaltfläche "Sammler" können Sie den Inhalt Ihres Artikelsammlers betrachten und bearbeiten.


Schaltfläche Lagerinfo Die Schaltfläche "Lagerinfo" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln.


Schaltfläche Versand
Mit der Schaltfläche "Versand" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichtert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch Kapitel Logistik.


Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich "Überweisungsträger bedrucken" nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. Weitere Informationen zum Thema Überweisungsträger, siehe unten.


Schaltfläche Eingabe Schaltfläche Gesperrt Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche "Gesperrt" wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in "Eingabe" geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über Datenbankparameter einstellen.


Schaltfläche Exit Mit "Exit" können Sie den Dialog verlassen.

Registerkarte Rechnung

In diesem Register werden Ihnen alle in der Proformarechnung enthaltenen Positionen angezeigt. Jede Position hat eine eigene Zeile. Zusätzlich wird am Ende der Liste eine leere Zeile angezeigt. Diese ist die mögliche, weitere Position dieser Proformarechnung. Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld keine Eingaben machen, können dies aber tun, falls Sie eine besondere Nummerierung wünschen.

Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Postionsnummer vorgenommen, können Sie mit einem Doppelklick auf der Überschrift "Pos." eine aufsteigende Sortierung auslösen.

Register Rechnung



Eine Position anlegen bzw. hinzufügen

Um nun eine Position der Proformarechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im Feld "Artikel Nr." einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.


Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.

Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des Artikelstamm hinterlegt wurde.

Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe 
               Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.



Stopper in der Artikelbeschreibung

Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im Artikelstamm. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Postion nicht verarbeitet oder berücksichtigt.


Tipp

Tipp:

Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.


Verkaufspreis

Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.


Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein
um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.


Preisverfolgung

Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Proformarechnungen verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel Preisverfolgung.


Rabatt

Wenn Sie eine Postion mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als postivite Zahl ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab.".

Schaltflächen am unteren Rand der Postionen

Schaltfläche Ansicht Über die Schaltfläche "Ansicht" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Anicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.


Schaltfläche Pos löschen Die Schaltfläche "Pos. löschen" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer.


Schaltfläche 0% MW Mit "0% MW" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.


Schaltfläche Historie Mit der Schaltfläche "Historie" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.


Schaltfläche + Aus Angebot / AB Hat der Kunde bereits ein Angebot oder einen Lieferschein erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" Daten ganz oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen angezeigt.

Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung das erste Dokument der Übernahme abgespeichert. Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Lieferscheinen übernommen, bleibt das Feld unverändert.


Schaltfläche Sammler einfügen Mit "Sammler einfügen" werden alle Positionen des Artikelsammlers in die Positionsliste der Proformarechnung eingefügt.


Schaltfläche Neu Positionieren Die Schaltfläche "Neu Positionieren" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit "1". Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.



Registerkarte Zusatztexte

Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen und weiteren Angaben verwenden können.

Der obere Textblock wird oberhalb der Proformarechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Proformarechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeiles neben dem Text "Zusatztext".

Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Proformarechnung markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Proformarechnung vorgesehen worden sind.

Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Proformarechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.


Register Zusatztexte


Zahlungsbedingungen

Mit der Schaltfläche "Zahlungsbedingungen kopieren" können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Proformarechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.


Anmerkung

Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Proformarechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der Rechnungsliste im rechten Bereich angezeigt.

Registerkarte Adresse

Hier können Sie die Proformarechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Proformarechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung nicht auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Proformarechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.

Register Adresse

Hier können Sie die Proformarechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung nicht auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Proformarechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.

Mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben.

Mit "Lieferadresse auswählen" werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben.

Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche "andere Adresse".


Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder 
die Proformarechnung noch nicht verlassen haben.



Adress Etikett drucken

Mit der Schaltfläche "Etikett" können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem Labeldrucker (Brother QL-Serie) ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf "Vorlage auswählen" wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechnede Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.

Registerkarte Buchung

In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung der Rechnung enthalten.

Register Buchung


Gegenkonto und Buchungstext

Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Proformarechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben.

Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, weil ein Export im DATV Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.

Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.

Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein Sperrvermerk im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im Kundenstamm gesetzt wurde.


Zahlart

Wird hier eine Auswahl getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Proformarechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.

Registerkarte Dokumentinfo

Die Registerkarte Dokument-Info enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.

Register Dokumentinfo


Stapeldruck

Ob diese Proformarechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.


Optionen

In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Proformarechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Proformarechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion Wechslekurse eingeben und erst danach hier aussuchen.

Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".


Versandinfo

Hier können Sie der Proformarechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.

Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.

In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Proformarechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.

"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Proformarechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.

Beispiel: Versand per DHL am 28.03.2010 - ID: 465464646


Nachkommastellen

Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Proformarechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.

Registerkarte InternetShop

Diese Registerkarte wird Ihnen nur ab Version Faktura-XP Shop Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Proformarechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten angezeigt.

Soll diese Proformarechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Proformarechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sei, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich - eine Eingabe von Text ist nicht möglich.


Register InternetShop


Im Feld "Kundentext zur Bestellung" finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden.

Das Feld "Interne Info zur Bestellung" enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus Amazon oder ebay legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.

Aus der Proformarechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Proformarechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites mal erstellt wird.

Registerkarte Intern

In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.


Register Intern


Das Feld "Markierungsfarbe" dient zur Markierung von besonderen Proformarechnung. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Proformarechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der Liste der Proformarechnungen angezeigt.

Proformarechnung drucken

Dokumentdruck Proformarechnung


Mit der Schaltfläche "Drucken" rufen Sie den Druckdialog auf, der Ihnen im Bezug auf Dokument-Ausgabe einige Möglichkeiten bietet.

Im linken Fensterbereich können Sie die Dokumentart auswählen. Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "Proformarechnung " gibt die Proformarechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor.

Soll ein Dokument per Fax versendet werden, wählen Sie diese Dokumentart aus. Die Ausgabe kann dann mit einem "Faxgerechten" Logo, z.B. in Graustufen erfolgen. Soll eine Proformarechnung als Emailanhang versendet werden, wählen Sie diese Option. Der Versand per Email erfolgt dann mit einem seperaten Dialog, an die im Kundenstamm hinterlegte Emailadresse.

Die Dokumentart "Rechnung als PDF-Datei" gibt die Proformarechnung als Datei im PDF-Format aus. Eine "Pickliste" dient zur Kommissionierung (also das Zusammenstellen einer Bestellung) der in der Rechnung aufgeführten Lagerartikel. Die Ausgabe erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker.

Wählen Sie den "Stapelversand" aus, können Sie den nur per Email verschicken. Die Schaltfläche "Drucken" verändert sich in "Senden". Diese Email können Sie direkt mit Faktura schreiben und versenden.

Mit dem "Stapeldruck" können mehrere Proformarechnung gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Damit werden also alle markierten Proformarechnung verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden Proformarechnung wird Ihnen beim Anklicken direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirmvoransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Proformarechnung im Stapel zunächst als PDF erstellt und als Anhang in eine Email verarbeitet.



Mit den Optionen rechts haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe.

Wird das "Drucken mit Stückliste" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier.

Bei "Logo im Kopf erzwingen" druckt ein Logo aus, obwohl es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.

Die Option "Währung umrechnen" lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei gelten die aktuell hinterlegten Wechselkurse.


Die aktuellen Währungen / Wechselkurse lassen sich per Internet aktualisieren.


Weitere Optionen für den Ausdruck


In "weiteren Optionen" können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt.

Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.

Überweisungsträger bedrucken

Die Überweisung kann der Proformarechnung hinzugefügt werden, damit der Rechnungsvorgang schneller abgeschlossen werden kann. Dazu klicken Sie in Ihrer Proformarechnung auf den Pfeil auf der Schaltfläche "Versand". Der Überweisungsträger enthält bereits alle richtigen Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll.


Überweisung bedrucken

Sie müssen hier den Typ der Überweisungsträger angeben, es sind nur Ausdrucke im DIN A4 Format möglich. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken", um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken.


Überweisungsträger ändern


Zur Überprüfung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" klicken und Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie noch bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die Kästchen, um die eingetragenen Daten zu löschen oder um neue hinzuzufügen. Haben Sie den Vorgang abgeschlossen, drücken Sie auf "Übernehmen", um dann die Überweisung zu drucken.




.




HierarchyPrevious.gif Gutschriften erstellen | Bestellwesen HierarchyNext.gif

Persönliche Werkzeuge
Downloads