Angebote/AB erstellen
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Das Angebot
Das Angebot ist im kaufmännischen Bereich ein Teil des Beschaffungsvorgangs. Mit dem Angebot reagiert ein Anbieter auf die Anfrage eines potentiellen Kunden und legt die Bedingungen fest, unter denen er bereit ist, Waren zu liefern oder Dienstleistungen zu erbringen. Die Abgabe eines Angebotes ist formlos und kann auch mündlich oder telefonisch erfolgen, verbreitet ist allerdings die Schriftform. Der Einkäufer führt anhand mehrerer eingegangener Angebote einen Angebotsvergleich durch und gibt anschließend eine Bestellung ab, die der Lieferant mit einer Auftragsbestätigung annimmt. Hierdurch kommt ein Kaufvertrag zustande, an den sich die Lieferung oder Leistung und Weiterverarbeitung der bezogenen Güter im betrieblichen Leistungsprozess anschließt.
Rechtliche Bindung
Für den Anbieter ist das Angebot rechtlich bindend. Die Bindung erlischt nur bei rechtzeitigem Widerruf oder bei abgeänderter oder zu später Bestellung. Will der Anbieter die Bindung aufheben, muss er eine Freizeichnungsklausel in das Angebot aufnehmen. Typische Freizeichnungsklauseln sind:
* unverbindlich, ohne Gewähr, ohne Obligo, freibleibend * Lieferung vorbehalten * Preis vorbehalten, Preis freibleibend * solange der Vorrat reicht
Die Auftragsbestätigung (Begriffsbestimmung)
Nach DIN 69905 ist die Auftragsbestätigung (kurz AB) die „Mitteilung über die Annahme eines Auftrages“. Korrekt müsste es heißen, dass die Auftragsbestätigung die Mitteilung des Anbietenden an den Auftraggeber ist, dass er den vereinbarten Vertrag verpflichtend eingeht und dementsprechend den Auftrag zu den vereinbarten Konditionen durchführen wird.
Die Auftragsbestätigung ist im deutschen Recht keine eigene Rechtsfigur, sondern lediglich eine im allgemeinen Geschäftsverkehr übliche, meist schriftliche, Form der Willenserklärung. Weicht die Auftragsbestätigung von den vorab verhandelten Vereinbarungen ab, so ist die Auftragsbestätigung nicht als Annahme eines vom Auftraggeber vorgeschlagenen Vertrages zu verstehen, sondern als erneutes Vertragsangebot des Unternehmers zu werten. Dies kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn die Auftragsbestätigung auf die allgemeinen Geschäftsbedingungen des Unternehmers verweist, der Preis abweicht, oder die Spezifikation der Güter verändert wird.
Schweigt ein Nicht-Kaufmann auf eine veränderte Auftragsbestätigung, so ist kein Vertrag zustandegekommen.
Ein Schweigen auf eine abweichende Auftragsbestätigung kann auch grundsätzlich nicht in Fällen des Geschäftsverkehrs unter Kaufleuten als stillschweigende Annahme des veränderten Vertragsangebots interpretiert werden. In der Regel handelt es sich um einen neuen Antrag (§ 150 II BGB), der vom Vertragspartner angenommen werden muss.
Eine Auftragsbestätigung muss bei einer abgeänderten Bestellung, bei zu später Bestellung und bei einer Bestellung ohne vorangegangenem Angebot oder bei freibleibendem Angebot erfolgen. Üblicherweise wird sie ebenfalls bei telefonischer oder erstmaliger Bestellung erteilt, um Missverständnisse zu vermeiden.
Angebotsliste
Um ein Angebot oder Auftragsbestätigung zu erstellen, zu suchen oder zu bearbeiten, klicken Sie das Menüfeld "Auftrag und Lager -> Angebot/ AB". Beide Dokumentarten werden in nur einer Liste geführt. Sie unterscheiden sich optisch durch eine andere Farbe im Feld „Angebotsnummer”.
In der Angebotsliste werden Ihnen alle offenen, also nicht abgeschlossene Angebote und Auftragsbestätigungen in absteigender Sortierung angezeigt. Nicht abgeschlossen sind Angebote oder Auftragsbestätigungen, die (noch) nicht zu Lieferscheinen oder Rechnungen verarbeitet wurden. Angebote und Auftragsbestätigungen befinden sich in der selben Liste und sind eigentlich Angebote, die eine Markierung "AB" besitzen, die das Angebot zur Auftragsbestätigung macht, ohne ein weiteres Dokument zu benötigen. Die Unterscheidung in der Liste ist durch eine unterschiedliche Hintergrundfarbe im Bereich der Angebotsnummer zu erkennbar.
Sie erhalten eine schnelle Übersicht aller Dokumente und deren Eckdaten, wie Kundenname, Datum, Bruttowert, dem Termin für z.B. die Wiedervorlage, dem Status - ob das Dokument abgeschlossen wurde und einem Hinweis in Form des blauen Feldes am rechten Rand der Liste. Hier können Sie direkt Eingaben vornehmen, um Anmerkungen zu verfassen. Dies ist das einzige, editierbare Feld der Liste. In der Version "PRO Gold Edition" ist auch dieses Feld nicht editierbar. Möchten Sie hier eine Eingabe vornehmen, klicken Sie auf den kleine Button hinter den Feldern "Termin" und "A". Sie erhalten dann ein Eingabefenster.
Schaltflächen im oberen Bereich der Angebotsliste
Filtern und suchen
Im oberen Teil der Angebots /AB Liste finden Sie einen Filter, der Ihnen beim anklicken die Liste sofort filtert. Klicken Sie auf die Filteroption "Angebot" werden Ihnen nur Angebote angezeigt, beim klicken auf "AB" nur die Auftragsbestätigungen. Beim Klick auf "alle" werden Ihnen Angebote und AB's angezeigt. Diese können Sie auch optisch durch eine andere Farbe in der Angebots/AB Nummer unterscheiden.
Mit dem Häkchen oben "auch abgeschlossene anzeigen" werden Ihnen alle Angebote , auch abgeschlossene angezeigt. Die Schaltfläche mit dem "Pfeil nach unten" vergrößert die Zeilenhöhe der Anmerkungsfelder rechts, um mehr Informationen anzuzeigen. Die Schaltfläche "i" zeigt eine Legende der möglichen Farbkennungen in dieser Liste.
Mit der Schaltfläche "Ansicht der Liste vergrößern" wird Ihren die gesamte Liste im größeren Format angezeigt, damit Sie sich in den Spalten nicht vergucken, werden die Zeilen weiter auseinander gezogen.
Die Schaltfläche "Legende zu den Farben in dieser Liste" beschreibt die Bedeutungen der einzelnen Farben in der Angebotsliste. So haben Sie stets eine Übersicht.
Schaltflächen im unteren Bereich der Angebotsliste
Mit der Schaltfläche "Neu" erstellen Sie ein neues Angebot.
Durch die Schaltfläche "Details" gelangen Sie in das ausgewählte Angebot und können dies einsehen und bearbeiten.
Mit der Schaltfläche "DTA Daten" können Sie Lastschriftdaten von Rechnungen erstellen.
Die Schaltfläche "Kalkulation" gibt Ihnen die Druckvorschau der Kalkulation für das markierte Angebot.
Falls Sie die Standard-Druckausgabe von Faktura-XP auf „Drucker“ umgestellt haben, werden Ihre Angebote beim Klicken ohne Voransicht direkt gedruckt! Sie finden diese Einstellung in der Menüleiste unter Einstellungen Druckausgabe festlegen.
Die Schaltfläche "Löschen" entfernt das ausgewählte komplette Angebot.
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste. Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie diese im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken die <Enter>-Taste.
Über "Exit" verlassen Sie die Angebotsliste.
Angebot / AB erstellen
Zum Erstellen eines neuen Angebots sollten Sie bereits den Kunden und einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit dem Erstellen der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Angebotsliste auf die Schaltfläche "Neu" um ein neues Angebot zu erstellen.
Mindestangaben zur Erstellung eines Angebots
Für die Erstellung eines Angebots sind mindestens die Angabe der Angebotsnummer, des Kunden, des Datums, des Termins sowie des Mitarbeites anzugeben.
Nummernreihe / Nummernkreis der Angebote
Wurde noch kein Angebot erstellt (also bei dem ersten Angebot), wird automatisch zunächst die Angebotsnummer "A10000" verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld "Nr". Für Angebotsnummern können Zahlen und Buchstaben verwendet werden. Der rechte Teil sollte unbedingt mit Zahlen enden, damit eine automatische Erhöhung bei Neuanlage möglich ist.
Beim nächsten Erstellen eines Angebots wird die höchste vorhandene Angebotsnummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Angebotsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor eingestellt werden.
Automatische Nummernvergabe:
Die höchste, bereits verwendete Angebotsnummer +1 ist die nächste Angebotsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben.
Sie haben die Möglichkeit, das Angebot in eine Auftragsbestätigung zu verändern, indem Sie neben der Angebotsnummer bei "AB" ein Häkchen setzen.
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie dieses Angebot erstellen möchten.
Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen.
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus. Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des Kundenstamm hinterlegt wurde. Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.
Kunde neu erstellen - direkt aus dem aktuellen Angebot
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus dem Angebot zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamm mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Angeboten erforderlich sind - also die Adressdaten.
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellte Kunde in die noch zur Bearbeitung offenen Eingabemaske des Angebots.
Kundendaten bearbeiten - direkt aus dem aktuellen Angebot
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren.
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text des Angebots verwendet wurden.
Mitarbeiter / Bearbeiter
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld MA (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.
Datum und Termin
In dem Feld "Datum" steht das Datum, an dem das Angebot erstellt wurde. Zusätzlich kann ein Termin festgelegt werden, der Sie intern daran erinnert, bis wann Sie den einzuhalten haben. Die Frist ist nicht für Ihre Kunden sichtbar, sondern dient zur Übersicht für Ihr Unternehmen.
Verschiedene Farben weisen Sie auf die Terminfrist hin:
- Weiß - Der Termin ist erst in den nächsten Tagen/Wochen/Monaten.
- Grün - Der Termin ist einen Tag nach dem aktuellen Tag, sprich "Morgen".
- Gelb - Der Termin ist an dem aktuellen Tag, sprich "Heute".
- Rot - Der Termin ist bereits vergangen.
Schaltflächen am unteren Rand des Angebots
Mit der Schaltfläche "Kopieren" lässt sich Ihr aktuelles Angebot komplett duplizieren.
Die Schaltfläche "Ansicht" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen.
Mit der Schaltfläche "Sammler" können Sie den Inhalt Ihres Artikelsammlers betrachten und bearbeiten.
Die Schaltfläche "Kalkulation" gibt Ihnen die Druckvorschau der Kalkulation für das markierte Angebot.
Falls Sie die Standard-Druckausgabe von Faktura-XP auf „Drucker“ umgestellt haben, werden Ihre Rechnungen beim Klicken ohne Voransicht direkt gedruckt! Sie finden diese Einstellung in der Menüleiste unter Einstellungen Druckausgabe festlegen
Weitere Informationen zum Thema Überweisungsträger, siehe unten.
Die Schaltfläche "Lagerinfo" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in dem Angebot enthaltenen Artikeln.
Mit "Exit" können Sie den Dialog verlassen.
Registerkarte: Angebot
In diesem Register werden Ihnen alle in dem Angebot enthaltenen Positionen angezeigt. Jede Position hat eine eigene Zeile. Zusätzlich wird am Ende der Liste eine leere Zeile angezeigt, die mit einem Sternchen(*) markiert ist. In dieser Zeile können Sie eine weitere Position für dieses Angebot anlegen. Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Angebotsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld keine Eingaben machen, können dies aber tun, falls Sie eine besondere Nummerierung wünschen.
Die Sortierung der Angebotspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Postionsnummer vorgenommen, können Sie mit einem Doppelklick auf der Überschrift "Pos." eine aufsteigende Sortierung auslösen.
Eine Position anlegen bzw. hinzufügen
Um nun eine Position im Angebot hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im Feld "Artikel Nr." einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus. Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des Artikelstamm hinterlegt wurde. Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.
Stopper in der Artikelbeschreibung
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im Artikelstamm. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Postion nicht verarbeitet oder berücksichtigt.
Tipp:
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.
Verkaufspreis
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie im Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme oder der Taste Enter wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.
Geben Sie Preise möglichst immer mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen ein, um in umfangreichen Summenbildungen von z.B. Rechnungen für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.
Preisverfolgung
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel Preisverfolgung.
Rabatt
Wenn Sie eine Postion mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab.".
Schaltflächen am unteren Rand der Postionen
Über die Schaltfläche "Ansicht" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.
Die Schaltfläche "Pos. löschen" löscht die Position aus dem Angebot, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer.
Mit "0% MW" können Sie allen Positionen dieses Angebots einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.
Mit der Schaltfläche "Historie" können Sie bereits erstellte Angebote oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.
Hat der Kunde bereits ein Angebot oder einen Lieferschein erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" Daten ganz oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen angezeigt.
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in dem Angebot das erste Dokument der Übernahme abgespeichert. Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Lieferscheinen übernommen, bleibt das Feld unverändert.
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Angebote. Beispiel: "*4*" für vier zur Angebote verarbeiteten Lieferscheine.
Im Falle der Übernahme von Positionen aus Angeboten / AB's wird die erste Dokumentnummer im Feld "aus A." gespeichert.
Mit "Sammler einfügen" werden alle Positionen des Artikelsammlers in die Positionsliste des Angebots eingefügt.
Die Schaltfläche "Neu Positionieren" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit "1". Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.
Registerkarte: Zusatztext
Wurde in den Voreinstellungen ein Zusatztext eingegeben, kann man ihn hier als Pulldown neben dem „Zusatztext“ abrufen, oder einen eigenen von Hand eingeben. Wie bereits dort beschrieben, wird nach dem Druck der obere Text oberhalb des Angebotes und der untere Text unterhalb des Angebotes stehen. Der blaue Bereich in der Liste ist für einen Zusatztext gedacht, der zur internen Information dient.
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen und weiteren Angaben verwenden können.
Der obere Textblock wird oberhalb der Angebotspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Angebotspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeiles neben dem Text "Zusatztext".
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Angeboten markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Angeboten vorgesehen worden sind.
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.
Zahlungsbedingungen
Mit der Schaltfläche "Zahlungsbedingungen kopieren" können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in dieses Angebot, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.
Hinweis
Das Feld Hinweis ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung des Angebots enthalten.
Registerkarte: Adresse und Status
Hier können Sie die Angebotsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Angebotsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung nicht auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für dieses Angebot geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.
Hier können Sie die Angebots- bzw. Adresse der Auftragsbestätigung einsehen oder auch abändern. Wird die Adresse hier geändert, wirkt sich die Änderung nicht auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für dieses Angebot / AB geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.
Mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben.
Mit "Lieferadresse auswählen" werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben.
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche "andere Adresse".
Adress Etikett drucken
Mit der Schaltfläche "Etikett" können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem Labeldrucker (Brother QL-Serie) ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf "Vorlage auswählen" wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechnede Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder das Angebot noch nicht verlassen haben.
Registerkarte: Buchung
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung des Angebots enthalten.
Zahlart
Wird hier eine Auswahl getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Angebotdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.
Registerkarte: DokumentInfo
Die Registerkarte "Dokument-Info" enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.
In diesem Register können Sie Informationen zum Dokument hinterlegen oder einsehen. Die Markierung "Stapeldruck" bewirkt, dass dieses Dokument bei einer Stapelverarbeitung - also Drucken von Dokumenten zusammen mit anderen, markierten Dokumenten - berücksichtigt wird. Unter "Anzahl" wird die Menge der benötigten Drucke dieses Dokumentes bestimmt. Im Feld "Druckdatum" steht das Datum des letzten Ausdrucks dieses Dokumentes. Der Wert wird automatisch beim Ausdruck geändert. Das Feld "Dok.-Info" enthält Informationen bzw. eine Historie über bereits erfolgte Drucke. Hier können Sie auch zusätzlich eigene Notizen von Hand unterbringen. Auch dieses Feld wird automatisch beim Ausdrucken gefüllt. Das Feld "Dok.-Info" hat nur eine Größe von 80 Zeichen. Nach erreichen dieser Zeichenanzahl wird die Historie nicht weitergeführt.
Soll das Angebot in einer abweichenden Währung ausgestellt werden, kann dies durch Auswahl der möglichen Währungen erfolgen. Damit ändert sich der Faktor zur Umrechnung auf Basis der Stammwährung. Sie können hier selbst einen Faktor eingeben. Vorgeschlagen wird immer der aktuelle Wechselkurs, den Sie per Internet aktualisieren können. Wird keine Angabe in "Alternative Währung" gemacht (das Feld ist also leer), wird die Stammwährung verwendet, die in Datenbankparameter eingestellt ist.
Im Einzelpreis und Gesamtpreis können Sie die Stellenanzahl der Nachkommastellen bestimmen, die auf dem Ausdruck verwendet wird. Dies kann hilfreich sein um Rundungsfehler bei sehr vielen Positionen im Dokument zu vermeiden.
Im Feld "Status" können Sie festlegen, ob dieses Dokument als abgeschlossen betrachtet werden soll. Dokumente mit dem Status "abgeschlossen" werden in der Angebotsliste ausgeblendet um die Übersichtlichkeit zu fördern. Sie können so auch aus einem abgeschlossenen Angebot wieder ein editierbares "offenes" Angebot machen.
Registerkarte: Intern
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.
Das Feld "Markierungsfarbe" dient zur Markierung von besonderen Angeboten. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird dieses Angebot in der angezeigten Farbmarkierung in der Angebotsliste angezeigt.
Angebot / AB drucken
Mit der Schaltfläche "Drucken" rufen Sie den Druckdialog auf, der Ihnen im Bezug auf Dokument-Ausgabe einige Möglichkeiten bietet.
Im linken Fensterbereich können Sie die Dokumentart auswählen. Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "Angebot" gibt das Angebot auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor.
Soll ein Dokument per Fax versendet werden, wählen Sie diese Dokumentart aus. Die Ausgabe kann dann mit einem "Faxgerechten" Logo, z.B. in Graustufen erfolgen. Soll ein Angebot als Emailanhang versendet werden, wählen Sie diese Option. Der Versand per Email erfolgt dann mit einem seperaten Dialog, an die im Kundenstamm hinterlegte Emailadresse.
Die Dokumentart "Auftragsbestätigung" ist die „Mitteilung über die Annahme eines Auftrages“. Korrekt müsste es heißen, dass die Auftragsbestätigung die Mitteilung des Anbietenden an den Auftraggeber ist, dass er den vereinbarten Vertrag verpflichtend eingeht und dementsprechend den Auftrag zu den vereinbarten Konditionen durchführen wird.
Die "Auftragsbestätigung" kann auch als Fax gedruckt werden.
Die Dokumentart "Kundenbestellung" druckt ein Angebot als eine Kundenbestellung aus. Diese zeigt die Bestellungen der Kunden und den Gesamtpreis der Arktikel.
Mit dem "Stapeldruck" können mehrere Angebote gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Damit werden also alle markierten Rechnungen verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirmvoransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF erstellt und als Anhang in eine Email verarbeitet.
Hinweis:
Die Stapelverarbeitung als PDF-Email ist derzeit nur mit installiertem "maxxPDF-Mailer" möglich.
Mit den Optionen rechts haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe.
Sie können eine "Ausgabe ohne Summe" erstellen, wenn Sie das wünschen, dann setzen Sie dort das Häkchen.
Wird das "Drucken mit Stückliste" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier.
Als "Emailanhang senden" ist eine weitere Option.
Bei "Logo im Kopf erzwingen" druckt ein Logo aus, obwohl es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.
Die Option "Währung umrechnen" lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei gelten die aktuell hinterlegten Wechselkurse.
Soll die Rechnung nur "Bruttopreise" enthalten, setzen Sie dort ein Häkchen.
Die aktuellen Währungen / Wechselkurse lassen sich per Internet aktualisieren.
In "weiteren Optionen" können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt.
Überweisungsträger bedrucken
Die Überweisung kann der Rechnung hinzugefügt werden, damit der Rechnungsvorgang schneller abgeschlossen werden kann. Dazu klicken Sie in Ihrer Rechnung auf den Pfeil auf der Schaltfläche "Versand". Der Überweisungsträger enthält bereits alle richtigen Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll.
Sie müssen hier den Typ der Überweisungsträger angeben, es sind nur Ausdrucke im DIN A4 Format möglich. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken", um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken.
Zur Überprüfung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" klicken und Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie noch bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die Kästchen, um die eingetragenen Daten zu löschen oder um neue hinzuzufügen. Haben Sie den Vorgang abgeschlossen, drücken Sie auf "Übernehmen", um dann die Überweisung zu drucken.
