Mitarbeiterverwaltung
Aus Faktura-XP Warenwirtschaft Handbuch und Wiki
Sie finden die Mitarbeiterverwaltung unter dem Menüfeld "Stammdaten -> Mitarbeiterverwaltung".
Hier können die Benutzer und Mitarbeiter angelegt werden. Die Mitarbeiter können auch mit einem "Anmelde-User" (Benutzeranmeldung beim Start) verknüpft werden, damit auch Berechtigungen für einzelne Funktionen oder ganze Programmbereiche aktiviert werden können.
Die Mitarbeiter werden auch bei der Dokumenterstellung von zum Beispiel Rechnungen und Angeboten eingegeben. Damit ist dann das Dokument mit der Grußformel und dem "Unser Zeichen" des Mitarbeiters möglich. Zusätzlich ist die Rückverfolgung der "Ersteller" oder "Letzte Änderung" möglich.
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Mitarbeiterstamm
Die Mitarbeiterliste zeigt Ihnen alle von Ihnen eingegebenen Mitarbeiter an. Im oberen Teil finden Sie die Feldüberschriften. Ein Doppelklick auf eine der Überschriften sortiert die angezeigte Liste aufsteigend. Ein weiterer Doppelklick auf die selbe Überschrift sortiert die Daten absteigend.
Um in der Mitarbeiterliste einen besseren Überblick zu bekommen, können Sie diese nach dem von Ihnen eingegebenen Matchcode sortieren, indem sie auf einen der Buchstaben der "A - Z Leiste" im unteren Bereich der Liste klicken. Ihnen werden nun alle Mitarbeiter angezeigt dessen Matchcode oder Name mit dem angeklickten Buchstaben beginnen.
Sie können auch einen Suchbegriff eingeben. Dieser kann den Namen oder einen Teil des Namens des gesuchten Mitarbeiters beinhalten. Die Suche arbeitet fragmentarisch in den Feldern Name1, Name2 und MatchCode sowie der Mitarbeiternummer (Personalnummer). Das bedeutet, dass die Eingabe eines Teils des Namens bereits zu einem Ergebnis führt. Klicken Sie nach Ihrer Eingabe auf die Schaltfläche "Suchen" - oder ENTER der Tastatur. Das Ergebnis wird sofort in der Liste angezeigt.
Um die komplette Liste aller Mitarbeiter anzuzeigen, klicken Sie auf die Schaltfläche Alle.
Mit der Schaltfläche "Neu" erstellen Sie einen neuen Mitarbeiterstamm, mit der Schaltfläche "Details" öffnen Sie einen vorhandenen Mitarbeiter-Datensatz zum bearbeiten. Zum entfernen eines Mitarbeiters aus der Datenbank, klicken Sie nach der Markierung des zu löschenden Mitarbeiters und klicken dann auf die Schaltfläche "Löschen".
Mit der Schaltfläche "Exit" verlassen Sie den Mitarbeiterstamm.
1. Registerkarte:Adressdaten
Das oberste Feld ist die Mitarbeiternummer, oder Personalnummer. Hier müssen Sie keine Eintragung vornehmen, da die Nummern automatisch und fortlaufend vergeben werden, sobald Sie mit der Eingabe des Namens beginnen. Sie können diese aber dennoch bei Bedarf durch Ihre eigene Eingabe ersetzen. Achten Sie bei eigenen Eingaben der Mitarbeiternummer auf eindeutige Nummern und darauf, dass sie nicht mehr als zehn Stellen betragen kann.
Die Adressfelder werden mit Name, Adresse und Kontaktdaten des Mitarbeiters gefüllt. Im Feld "MatchCode" geben Sie mindestens den Nachnamen oder den ersten Buchstaben des Nachnamens ein. Dieses Feld hat Einfluss auf den Suchmechanismus der Mitarbeiterliste und dessen "A-Z Leiste". Sie können hier auch weitere Begriffe, wie z.B. Spitzname eintragen. Dann ist auch die Suche nach dem Spitznamen möglich.
Die Adressfelder sind keine Pflichtfelder. Sie sollten jedoch bestrebt sein möglichst viele Felder auszufüllen.
Die Felder rechts unten sollten Sie in jedem Fall sorgfältig ausfüllen, da diese die Mitarbeiternamen und Kürzel beinhalten, die auch in Dokumenten sichtbar sein könnten.
Im Feld "Mitarbeiter" geben Sie im linken Teil den Namen des Mitarbeiters ein, wie er auch in Grußformeln als Unterschrift auf Druckdokumenten wie z.B. Rechnungen oder Angeboten abgedruckt werden kann. Im rechten Teil geben Sie nur das Kürzel ein, das als "Unser Zeichen" in Dokumenten abgedruckt wird. Nach der Eingabe wird Ihnen unter den Eingabefeldern der Text angezeigt, wie er in "Unser Zeichen" und "Unterschrift" verwendet werden würde.
2.Registerkarte:Finanzdaten u.Einstellungen
Hier finden Sie die Bankverbindung des Mitarbeiters und dessen Umsatzbeteiligung am Verkaufsumsatz, falls dies gewünscht ist. Zum aktivieren der Provisionierung schalten Sie das Feld "Provision aktiv" ein.
Wenn Sie nun im Feld "Grundprovision" einen Prozentwert eingeben, kann für diesen Mitarbeiter eine Provisionswert in Form einer Liste ermittelt werden, wenn seine Mitarbeiterkennung im Feld "MA" einer Rechnung eingetragen ist. Werden in den drei Feldern "Staffel" gestaffelte Werte eingetragen, wird die Grundprovision bis zum ersten Staffelwert berechnet und ab dem Staffelwert-1 die dazu eingetragene Provision. Sind weitere Staffelwerte eingetragen, greifen diese gestuft auf die eingetragenen Werte.
Klicken Sie auf den Button, 
gelangen Sie direkt in die Auswertung der Mitarbeiterprovisionen.
Wurden bereits Buchungen vorgenommen, tragen Sie den Zeitraum durch Auswählen ein und klicken anschließend auf „Drucken”.
Es erscheint nun eine Vorschau der Provisionsliste mit allen wichtigen Daten.
Hinweis: Der Button Auswertung im Register des Mitarbeiters ist nur an den jweiligen Mitarbeiter ausgerichtet. Um die Auswertung für alle Mitarbeiter zu erstellen gehen Sie auf Auswertungen -> Mitarbeiterauswertung -> Provisionslisten.
Dort finden Sie auch den Punkt „Kundenbetreuerliste”.
Hier erfahren Sie welcher Mitarbeiter, für welchen Kunden zuständig war. Betätigen Sie das Kästchen falls Sie nur Mitarbeiter mit Provisionen auswählen möchten. Die Liste enthält alle wichtigen Auskünfte und wird in der Druckvorschau angezeigt.
Die Bereiche "Kasse" und "Stempeluhr" sind in Vorbereitung und derzeit ohne Funktion.
3.Registerkarte:Berechtigungen
Hier können Sie die Berechtigungen der einzelnen Mitarbeiter einstellen. Geben Sie im Feld "Anmeldename" den Anmeldename aus der Liste an (z.B. user99), mit dem sich dieser Mitarbeiter zukünftig am System authentifizieren soll. Damit wird also der Mitarbeiter mit einem Anmeldenamen verbunden. Sie sollten für jeden Mitarbeiter einen eigenen Anmeldenamen verwenden, falls Sie mit Benutzerrechten arbeiten möchten.
Die Benutzerrechte sind auf Benutzergruppen-Ebene organisiert - ähnlich der Netzwerkstruktur eines Windows-Netzwerkes. Ordnen Sie den Mitarbeiter also einer Gruppe zu, die sich von 1 bis 8 erstreckt. Damit greifen für diesen Mitarbeiter sofort alle Rechte (und Verbote) dieser Gruppe. Somit müssen Sie nicht für jeden neuen Mitarbeiter alle Rechte neu durchgehen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Berechtigung verwalten" um die einzelnen Rechte einsehen oder editieren zu können.
Hinweis: Gehen Sie mit Zeit und Ruhe an die Rechtevergabe heran und lesen Sie das Kapitel Benutzerrechte-Verwaltung im Anhang aufmerksam durch, bevor Sie mit diesen Einstellungen beginnen. Sie könnten die Benutzung des System für sich und andere Mitarbeiter eventuell unmöglich machen, wenn Sie mit der Arbeitsweise nicht vertraut sind.
Achtung: Richten Sie sich zuerst selbst als Mitarbeiter mit genügend Rechten und einem Anmeldenamen mit Adminrechten (z.B. user99) ein, der die "Rechte der Gruppe 1" hat. Die Benutzerrechte sind nach der Inbetriebnahme zunächst nicht aktiviert. Auch wenn Sie für die Benutzer Rechte festgelegt haben, müssen Sie im Menü "? -> Dienstprogramme -> Benutzerverwaltung" die Benutzerrechte aktivieren. Denken Sie daran sich selbst damit nicht zu blockieren.
Sie können immer nur Rechte vergeben die kleiner oder gleich Ihrer eigenen Gruppe sind.
4.Registerkarte:Zusatzinfo
Haben Sie interne Informationen je Mitarbeiter zu verwalten, die selbst Ihre Mitarbeiter nicht, oder nur bestimmte Personengruppen einsehen dürfen, so können Sie diesen Bereich mit einem Kennwort belegen. Diese Möglichkeit ist auch nützlich, falls Ihnen bei der Arbeit auf dem Bildschirm zugesehen werden kann. Das Kennwort wird neben der Schaltfläche „Text anzeigen“eingegeben. Wird dann auf die Schaltfläche geklickt, wird bei einem richtigen Kennwort der Text angezeigt. Ist noch kein Kennwort hinterlegt, können Sie beim Klicken auf die Schaltfläche das Kennwortfeld leer lassen.
Festlegen eines Kennwortes:
Dazu klicken Sie auf das Schlüssel-Symbol unten.
5.Registerkarte:Intern
Hier wird angezeigt welcher Benutzer diesen Mitarbeiter erstellt hat und welcher Benutzer den Mitarbeiter zuletzt geändert hat.
