Aufträge erstellen
Aus Faktura-XP Warenwirtschaft Handbuch und Wiki
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Die Auftragsliste
Die Aufträge in Faktura-XP sind als Produktionsaufträger zu verstehen. Sie können diese verwenden, um selbst Waren zu produzieren oder Dienstleistungen zu erbringen.
Um eine Liste vorhandener Aufträge einzusehen oder neue zu erstellen, klicken Sie auf das Menüfeld "Auftrag und Lager -> Aufträge".
Jedem Auftrag liegen “Auftragskarten” zu Grunde, die als Fertigungsunterlage oder Leistungsunterlage verwendet werden können und aus denen nach Fertigungsende Lieferscheine und Rechnungen generiert werden.
Schaltflächen im oberen Bereich:
Mit dem Häkchen oben "auch abgeschlossene anzeigen" werden Ihnen alle Aufträge, auch abschlossene angezeigt. Die Schaltfläche mit dem "Pfeil nach unten" vergrößert die Zeilenhöhe der Anmerkungsfelder rechts, um mehr Informationen anzuzeigen.
In dem hellblauen Feld, rechts in der Auftragsliste haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu schreiben. Diese ist nur für den internen Gebrauch und wird für Ihre Kunden nicht sichtbar. Dieses Feld wird auch bei der Suche berücksichtigt.
Schaltflächen im unteren Bereich der Auftragsliste
Mit der Schaltfläche "Neu" erstellen Sie einen neuen Auftrag.
Durch die Schaltfläche "Details" gelangen Sie in den ausgewählten Auftrag und können diese einsehen und bearbeiten.
Die Schaltfläche "Löschen" entfernt den ausgewählten kompletten Auftrag.
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste. Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie diese im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken die <Enter>-Taste.
Über "Exit" verlassen Sie die Auftragsliste.
Auftrag erstellen
Zum Erstellen eines neuen Auftrags sollten Sie bereits den Kunden und einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit dem Erstellen des Auftrags begonnen haben. Klicken Sie in der Auftragsliste auf die Schaltfläche "Neu" um einen neuen Auftrag zu erstellen.
Mindestangaben zur Erstellung eines Auftrags
Für die Erstellung eines Auftrags sind mindestens die Angabe einer Auftragsnummer, eines Kunden, eines Auftraggebers und eines Lieferranten, sowie Datum und den Termin.
Nummernreihe / Nummernkreis der Aufträge
Wurde noch kein Auftrag erstellt (also bei dem ersten Auftrag), wird automatisch zunächst die Rechnungsnummer "60000" verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld "Nr".
Beim nächsten Erstellen eines Auftrags wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Auftragsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.
Automatische Nummernvergabe:
Die höchste, bereits verwendete Auftragsnummer +1 ist die nächste Auftragsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Auftragsnummer kann den maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diesen Auftrag erstellen möchten.
Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen.
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus. Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des Kundenstamm hinterlegt wurde. Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.
Kunde neu erstellen - direkt aus dem aktuellen Angebot
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus dem Angebot zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamm mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Aufträgen erforderlich sind - also die Adressdaten.
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellte Kunde in die noch zur Bearbeitung offenen Eingabemaske des Auftrags.
Kundendaten bearbeiten - direkt aus dem aktuellen Auftrag
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren.
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text des Angebots verwendet wurden.
Mitarbeiter / Bearbeiter
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld MA (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.
Datum und Termin
Das Datum zeigt an, wann der Auftrag angelegt wurde. Der Termin kann manuell festgelegt werden, dieser erinnert Sie intern daran, dass Sie den Termin einhalten.
Verschiedene Farben weisen Sie auf die Terminfrist hin:
- Weiß - Der Termin ist erst in den nächsten Tagen/Wochen/Monaten.
- Grün - Der Termin ist einen Tag nach dem aktuellen Tag, sprich "Morgen".
- Gelb - Der Termin ist an dem aktuellen Tag, sprich "Heute".
- Rot - Der Termin ist bereits vergangen.
Schaltflächen am unteren Rand des Auftrags
Mit der Schaltfläche "Kopieren" lässt sich Ihren aktuellen Auftrag komplett duplizieren.
Die Schaltfläche "Ansicht" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen.
Mit der Schaltfläche "Sammler" können Sie den Inhalt Ihres Artikelsammlers betrachten und bearbeiten.
Die Schaltfläche "Kalkulation" gibt Ihnen die Druckvorschau der Kalkulation des Auftrags.
Falls Sie die Standard-Druckausgabe von Faktura-XP auf „Drucker“ umgestellt haben, werden Ihre Rechnungen beim Klicken ohne Voransicht direkt gedruckt! Sie finden diese Einstellung in der Menüleiste unter Einstellungen Druckausgabe festlegen.
Durch die Schaltfläche "Lieferschein erstellen" können Sie direkt aus Ihrem Auftrag einen Lieferschein erstellen.
Mit der Schaltfläche "Drucken" erscheint die Druckausgabe, die Ihnen zur Auswahl stellt, ob Sie den Auftrag als Arbeitskarte oder als Lieferschein drucken.
Mit "Exit" können Sie den Dialog verlassen.
Registerkarte: Auftrag
In der Registerkarte “Auftrag” erfolgt die Eingabe von bis zu drei Adressen. Kunde, Auftraggeber und Zielkunde/Lieferadresse. Kunde ist der Inhaber der Leistung oder des Produktes. Der Auftraggeber ist der Kunde, der die Leistung in Anspruch nimmt und der die Rechnung zahlen wird. Der Zielkunde ist der Kunde, bei dem die Leistung erbracht wird oder der das Produkt als Lieferung bekommt.
Beispiel: Bei einem Schlüsseldienst, der ein Türschloss austauschen soll, ist der Kunde die Hausverwaltung oder der Hausmeister. Der Auftraggeber und Rechnungsempfänger ist die Wohnungsgesellschaft, die auch die Rechnung zugestellt bekommt. Der Zielkunde ist der Einbauort - also der Bewohner der Wohnung, dessen Schloss ausgetauscht werden soll.
Im Feld „Termin“ haben Sie die Möglichkeit, den Tag, die Uhrzeit und die voraussichtliche Erledigungsdauer einzugeben. Diese wird Ihnen dann in Klartext als Zeile unterhalb der Eingabe angezeigt und auch beim Ausdruck der Arbeitskarte ausgegeben.
Im Feld „Zusatztext“ können von Ihnen gespeicherte Texte über das Pulldown-Menü aussuchen oder einen Text eingeben.
In den Feldern Druckdatum, Aus Angebot, Aus Rechnung und Lieferschein geben Auskunft, aus welchen Dokumenten dieser Auftrag entstanden ist und wann die Arbeitskarte gedruckt wurde. Ist der Auftrag erledigt, machen Sie hier ein Häkchen. Dieser Auftrag erscheint dann in der Liste der Aufträge nur noch auf Anforderung.
Mit einem Klick auf die Schaltfläche Lieferschein erstellen im unteren Bereich erstellen Sie einen Lieferschein aus diesem Auftrag, der alle Positionen der Auftragskarte enthält.
Registerkarte: Arbeitskarte
In die Arbeitskarte werden die Artikel eingetragen, die der Produktion oder der Dienstleistung enthalten sein sollen.
Wählen Sie die Artikel durch öffnen der Auswahl oder einem Doppelklick auf das Feld Artikel-ID.
Möchten Sie weitere Artikelfunktionen verwenden, klicken Sie unten auf "Ansicht" um mehr Möglichkeiten zur Auswahl, Auskunft und Bearbeitung von Artikeln zu erhalten.
Die Eingabe entspricht im wesentlichen die der Angebote, Rechnungen usw.
Eine Position anlegen bzw. hinzufügen
Um nun eine Position im Auftrag hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im Feld "Artikel Nr." einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus. Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des Artikelstamm hinterlegt wurde. Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.
Stopper in der Artikelbeschreibung
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im Artikelstamm. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Postion nicht verarbeitet oder berücksichtigt.
Tipp:
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.
Verkaufspreis
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie im Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme oder der Taste Enter wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.
Geben Sie Preise möglichst immer mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen ein, um in umfangreichen Summenbildungen von z.B. Rechnungen für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.
Rabatt
Wenn Sie eine Postion mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab.".
Die Arbeitskarte
Sie können eine "Arbeitskarte" mit der Schaltfläche Drucken als Voransicht aufrufen. Darin werden Ihnen alle Positionen und die Eckdaten des Kunden und der Termine angezeigt.
Die Druckansicht einer Arbeitskarte.
Schaltflächen am unteren Rand der Postionen
Über die Schaltfläche "Ansicht" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Anicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.
Die Schaltfläche "Pos. löschen" löscht die Position aus dem Auftrag, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer.
Mit "0% MW" können Sie allen Positionen dieses Auftrags einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.
Mit der Schaltfläche "Historie" können Sie bereits erstellte Aufträge oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.
Hat der Kunde bereits ein Angebot oder einen Lieferschein erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" Daten ganz oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen angezeigt.
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in dem Auftrag das erste Dokument der Übernahme abgespeichert. Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Lieferscheinen übernommen, bleibt das Feld unverändert.
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Aufträge. Beispiel: "*4*" für vier zum Auftrag verarbeiteten Lieferscheine.
Im Falle der Übernahme von Positionen aus Angeboten / AB's wird die erste Dokumentnummer im Feld "aus A." gespeichert.
Mit "Sammler einfügen" werden alle Positionen des Artikelsammlers in die Positionsliste des Auftrags eingefügt.
Die Schaltfläche "Neu Positionieren" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit "1". Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.
Registerkarte: Zusatztext-2
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen und weiteren Angaben verwenden können.
Der Textblock wird oberhalb der Auftragspositionen verwendet, die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeiles neben dem Text "Zusatztext".
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Aufträgen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Aufträgen vorgesehen worden sind.
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.
Registerkarte: Aufkleber
Hier haben Sie die Möglichkeit Auftragsetiketten zu erstellen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie mehrere Kunden mit Aufträgen beliefern, die aus mehreren Teilen bestehen, können Sie die jeweiligen Auftragsartikel mit Aufklebern markieren.
Sie können die Anzahl der Aufkleber und einen Text für die Aufkleber eingeben. Ferner können Sie noch eingeben, ob Aufkleber zu Beginn des Etikettenblattes freigelassen werden sollen. Ein Klick auf die Schaltfläche Voransicht zeigt die Anzahl der Aufkleber und Seiten, sowie die Anzahl der eingegebenen Zeichen im Textfeld. Mit der Schaltfläche kommen Sie in die Druckansicht der Etiketten.
Registerkarte: Zahlung/ Buchung
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung des Auftrags enthalten.
Zahlart
Wird hier eine Auswahl getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Auftragsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.
