Kundenstamm
Aus Faktura-XP Warenwirtschaft Handbuch und Wiki
Kundenstamm
Die Kunden werden zunächst in der Kundenliste angezeigt, wo Sie die wichtigsten Eckdaten der Kunden einsehen können. Die Liste kann durch Eingabe eines Begriffs gefiltert werden. Zudem können Sie von hier aus Kunden anlegen, ändern oder löschen. Die Kundenliste erreichen Sie über das Menüfeld “Stammdaten -> Kundenstamm”
Die Kundenliste zeigt Ihnen alle von Ihnen eingegebenen Kunden an. Im oberen Teil finden Sie die Feldüberschriften, die durch einen Doppelklick auf eine der Überschriften aufsteigend sortiert angezeigt werden. Ein weiterer Doppelklick auf die selbe Überschrift sortiert die Daten absteigend. Die Sortierung nach einer bestimmten Spalte kann auch mit der Maus erfolgen. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in eines der Spalten (zum Beispiel "Ort") und wählen dann mit der linken Maustaste "Aufsteigend" oder "Absteigend" aus.
Um in der Kundenliste eine Sortierung nach den hinterlegtem MatchCode zu erreichen, klicken Sie unten auf einen der Buchstaben. Ihnen werden nun alle Kunden angezeigt, dessen Matchcode mit dem entsprechenden Buchstaben beginnt. Um die komplette Liste anzuzeigen, genügt ein Klick auf Alle.
Sie können für eine Kundensuche auch einen Suchbegriff eingeben. Dieser kann den Namen des Kunden oder dessen Kundennummer beinhalten. Die Suche arbeitet fragmentarisch (es werden also auch Wortteile gesucht) in den Feldern Name1, Name2 und Matchcode. Das bedeutet, dass die Eingabe eines Teils des Namens bereits zu einem Ergebnis führt. Sollen in der Suche zusätzlich noch andere Kriterien eingeschlossen werden, so klicken Sie auf „Felder”. Für weitere Informationen besuchen Sie die Seite Suchfunktion
Klicken Sie für die Suche nun auf die Schaltfläche "Suchen" - oder auf die Taste "ENTER" der Tastatur.
Die Schaltflächen im unteren Bereich
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Wählen Sie die Schaltfläche Neu, gelangen Sie in eine leere Eingabemaske für Ihre Kundendaten. Beachten Sie, dass eine Kundennummer erst nach Eingabe des ersten Zeichens automatisch vergeben wird. Damit entfällt lästiges Löschen, falls Sie versehentlich diese Schaltfläche angeklickt haben. |
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Um Daten aus der Liste zu ändern, klicken sie entweder doppelt auf den Eintrag oder nur einmal auf die Schaltfläche Details. |
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Die Historie zeigt die bisherigen Artikel des Kunden an, die schon einmal in Rechnung erstellt wurden, sowie die Daten, Rechnungsnummern und offene Posten. |
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In der Kurzliste lassen sich die Daten, die im Moment in der Kundenliste angezeigt werden, mit den wichtigsten Informationen ausdrucken. |
| Die Schaltfläche Rundmail kann zum Versand eines Rundschreibens per Email genutzt werden. Dabei werden die in der Kundenliste angezeigten bzw. gefilterten Einträge genutzt. |
| Mit der Löschen Schaltfläche lassen sich markierte Kunden einzeln aus der Liste entfernen.
 ACHTUNG: Kunden lassen sich nicht löschen, wenn noch offene Rechnungen, Lieferscheine oder Angebote sowie Zahlungseingänge bestehen. Löschen Sie also erst bestehende Dokumente oder Zahlungen, bevor Sie mit der Löschung eines Kunden beginnen. |
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Über die Schaltfläche Suchen können Sie gezielt nach dem gewünschten Kunden Ihres Kundenstamms suchen. Die Suche umfasst auch im Kundenstamm hinterlegte "ebay-Namen" und Kundennummern Ihres Online-Shops. |
Kundendaten
1. Registerkarte: Adressdaten
Kundennummern
Das oberste Feld ist für die Kundennummer. Faktura-XP legt eine neue Kundennummer fest, sobald Sie den Namen des Kunden eingetragen haben. Dabei wird eine Kundennummer aus der davor liegenden Nummer erzeugt. Höchste, bereits verwendete Kundennummer +1 ist die nächste Nummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Sie müssen nur darauf achten eindeutige Nummern zu verwenden, die nicht schon verwendet wurden. Es sind 20 Stellen zur Eingabe möglich, die aus Zahlen und Buchstaben bestehen kann. Beachten Sie, dass nach Verwendung von Buchstaben und anderen Zeichen am Ende der Nummer eine automatische Nummernvergabe eventuell nicht mehr möglich ist. Daher empfehlen wir immer Zahlen zu verwenden.
Automatische Nummernvergabe:
Die höchste, bereits verwendete Kundennummer +1 ist die nächste Kundennummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Kundennummer kann den maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.
Das Feld "Shop-Kunde" ist die Kundennummer dieses Kunden in Ihrem eventuell vorhandenen Onlineshop. Diese kann von Hand eingetragen werden oder aber beim Bestellabruf automatisch gefüllt werden (Faktura-XP Shop Edition oder PRO Edition erforderlich). Es handelt sich um einen fortlaufenden Zahlenwert, der im Regelfall vom Shop erstellt wird und als eindeutige Kennung dieses Kunden verwendet wird. Ändern Sie diesen Wert nur ab, wenn Sie die Wirkung kennen. Steht hier ein falscher Wert, ist die Verbindung zum Kunden des Onlineshop getrennt.
Das Feld "CID" ist ebenfalls ein Feld einer Kundennummer des Onlineshops. Hier kann aber eine beliebige Kombination aus Zahlen und Buchstaben stehen, die im Regelfall aus dem Onlineshop stammen. Auch dieser Wert kann für eine Suche des Kunden herangezogen werden, stellt aber kein zwingendes Bindeglied zum Onlineshop dar.
Das Feld "Privatadrersse" kann optional angehakt werden, wenn es sich um einen Privatkunden - ohne Gewerbe - handelt. Dann wird beim ausdrucken von Rechnungen für diesen Kunden automatisch "Bruttorechnung" (ohne separat ausgewiesene Mehrwertsteuer) gewählt.
Das Feld "Newsletter" wird bei der Übertragung des Kunden aus dem Onlineshop gesetzt. Es repräsentiert die vom Kunden gewählte Einstellung für den Erhalt von neuen Angeboten aus Ihrem Shop. Innerhalb Faktura-XP hat dieses Feld keine Wirkung bzw. Funktion.
Adressfelder
In den Namensfeldern 1 bis 4 tragen Sie die zur Adresse gehörenden Namen wie Firma, Ansprechpartner, Abteilungen usw. ein. Diese Felder gehören zur Kundenadresse und werden auf Dokumenten und Aufklebern verwendet. Die Felder für Strasse, Ort und Postleitzahlen werden separat gefüllt. Nach Eingabe der Postleitzahl wird Ihnen automatisch die Stadt im Feld "Ort" vorgeschlagen. Es werden die meisten Städte aus Deutschland, Österreich und der Schweiz erkannt. Das dazugehörende Bundesland - Feld "BL" - wird ebenfalls automatisch eingetragen. Das Bundesland wird aber nicht in den Adressen verarbeitet (Adressaufkleber). Sie können vor der Postleitzahl auch eine Landeskennung (KFZ Kennzeichnung) eingeben. Das Feld "Land" wird bei Erkennung einer Auslandsadresse automatisch mit dem Landesnamen gefüllt. Falls nicht können Sie hier das Land von Hand eintragen.
Kundengruppen
Im Feld "Kundengruppe" können Sie einen beliebigen Text eingeben. Es gibt für die Kundengruppen keine separate Verwaltung der Gruppen. Sie erstellen durch einfache Eingabe in dieses Feld die Gruppe. Beim nächsten Kunden ist dann Ihre Eingabe im Drop-Down Feld aufgeführt und kann durch anklicken ausgewählt werden.
Matchcode als Suchhilfe
Der Matchcode ist für eine Suchfunktion gedacht. Geben Sie hier den Namen oder zumindest den Anfangsbuchstaben ein, unter dem der Eintrag später zu finden sein soll. Beispiel: Firma Klaus Schmidt GmbH sollte den Matchcode: "Schmidt" oder "S" hinterlegt sein. Damit wird das Unternehmen unter "S" wie "Schmidt" und nicht "K" wie "Klaus" gefunden. Optimal währe der MatchCode "Schmidt Klaus". So ist der Kunde sowohl unter "Schmidt" und nach "S" sortiert zu finden als auch mit dem Suchbegriff "Klaus".
Die Adressdaten sollten immer so vollständig wie möglich gehalten werden, sind jedoch alle keine Pflichtfelder mit Ausnahme der Kundennummer. Die Felder E-Mail Adresse und Internet sind mit einer Schaltfläche am Ende des Feldes ausgestattet. Damit können Sie direkt auf die angegebene Webseite gelangen bzw. mit der angegebenen Emailadresse eine neue Email verfassen. Geben Sie im Feld "Internet" die Webadresse in der gewohnten Form ein (mit oder ohne http::// - z.B. www.firma-huber.de). Die Emailadresse muss das "@" (gesprochen 'ät') enthalten. Beispiel: info@firma-huber.de. Internet und Emailadressen werden immer in Kleinbuchstaben eingegeben und verwendet. Das Internet ignoriert Großbuchstaben.
Im Zusatztext können noch zusätzliche Informationen über den Kunden eingegeben werden. Diese erscheinen nicht beim Ausdruck, sondern sind nur für den internen Gebrauch gedacht. Haben Sie eine E-mail Adresse eingegeben, können Sie auch von dort mit einem Klick auf den Knopf „Senden“ eine Mail an den Kunden verschicken, ohne zuerst in ein E-Mail Programm wechseln zu müssen. Die erstellte E-mail wird im Postausgang Ihres Emailprogramms abgelegt und nicht sofort versendet. Dies gilt für alle Email-Funktionen in Faktura-XP.
Mit der Schaltfläche Adresse an Word übergeben, können Sie die Kundenadresse direkt an Word übergeben. Es öffnet sich MS-Word mit einem neuen Dokument, in das die Adressdaten des Kunden automatisch eingetragen werden. Haben Sie ein Vorlagedokument (*.dot) erstellt, können Sie das Kontrollkästchen „Vorlage verwenden“ anklicken, um die Adressdaten direkt an die richtige Stelle des Dokumentes einzufügen.
Vorlage verwenden
Sie können für Anschreiben an Ihre Kunden beliebige Word® Vorlagendateien (*.dot) erstellen und diese mit den im "Anhang 3 - Textmarken" aufgeführten Textmarken versehen. Damit können Sie dann aus Faktura-XP heraus diese Vorlagendatei öffnen lassen und die Adressdaten sowie weitere Informationen übergeben.
Wenn Sie diese Option angewählt haben, wird ein weiteres Auswahlfeld sichtbar, das Ihnen die Möglichkeit zur Wahl zwischen den in den Datenbankparametern hinterlegten Vorlagendateien bietet. Die Vorgehensweise zur Erstellung von Vorlagendateien und Textmarken entnehmen Sie bitte dem Handbuch Ihrer MS-Word® Anwendung.
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Über diese Schaltfläche können Sie eine E-mail an den Kunden versenden. Es wird ein Emaildialog geöffnet und die E-mail Adresse des Kunden übernommen. Sie können dann noch den Betreff aus dem Pulldown-Menü der Emailtexte übernehmen, Ihren Text eingeben / ergänzen und über die Schaltfläche Senden die E-Mail in den Postausgang Ihres installierten Emailprogramms übergeben. Beachten Sie, das die Email, je nach Einstellung Ihres Emailprogramms, so lange im Postausgang verbleibt, bis Sie den Postausgang versenden. |
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Durch Anklicken der Schaltfläche können Sie, falls Ihr PC mit der Telefonanlage verbunden ist, den Kunden direkt anwählen. Dazu muss eine TAPI-Schnittstelle an der Telefonanlage vorhanden sein. |
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Diese Schaltfläche öffnet den Windows-Editor. Damit können Sie Text außerhalb von Faktura-XP erfassen. |
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Durch Markieren der Telefonnummer in der Karteikarte und Anklicken der Schaltfläche wird Ihnen die Telefonnummer angesagt, so dass Sie sofort auf Ihrem Telefon mitwählen können, ohne auf die Telefonnummer blicken zu müssen. Dies kann bei sehr langen Telefonnummen nützlich sein. |
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Über diese Schaltfläche wird die Telefon-, Mobilfunk- oder Faxnummer als Tonwahlsignal über die angeschlossenen Lautsprecher ausgegeben. Wenn Sie ein Telefonhörer mit Freizeichen in die Nähe des Lautsprechers halten und die Nummer mit der Schaltfläche abspielen, wird die Nummer im Telefon gewählt. |
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Dieser Button öffnet eine Liste aller Offenen Posten des ausgewählten Kunden. Sie erhalten eine Seitenansicht und können die Liste direkt ausdrucken oder eine PDF Seite erstellen. |
2. Registerkarte: Finanzdaten
Hier finden Sie alle Eckdaten des jeweiligen Kunden bezüglich Zahlungen, Preisgestaltung und Umsatz. Sie können in jedem Kunden individuell angepasst werden. Faktura übernimmt vorgespeicherte Daten, welche Sie jedoch durch anklicken der entsprechenden Spalte verändern können.
• Zahlungsziel: Gibt die Anzahl der Tage an, die der Kunde an Zeit besitzt, um seine Rechnung zu bezahlen.
• Erste Mahnung: Gibt die Anzahl der Tage an, die verstreichen dürfen, bevor die betreffende Rechnung in das Mahnwesen aufgenommen wird. Das Anzeigen im Mahnwesen erfolgt automatisch.
• Folgemahnungen: Gibt die Anzahl der Tage an, nach denen der Kunde in die nächst höhere Mahnstufe aufgenommen wird.
• Anzahl Rechnungen: Gibt die Anzahl der zu druckenden Rechnungen an. Wird der Druckbefehl einer Rechnung bearbeitet, werden die Rechnungen dieses Kunden in der Entsprechenden Anzahl gedruckt. Achtung! Diese Einstellung greift nur dann, wenn direkt auf einem Drucker ausgegeben wird (Siehe „Druckausgabe festlegen“).
• Preisgruppe: Hier können Sie eine der sechs Preisgruppen (VK-1 bis VK-6) an den Kunden knüpfen. Somit wird bei der Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen oder Rechnungen immer der in dieser Preisgruppe hinterlegter Preis vorgeschlagen und verwendet. Der Standard - bei z.B. Neukunden - ist die Preisgruppe-1. Damit werden die Preise für diesen Kunden immer aus dieser Preisgruppe verwendet, falls Sie keine Änderung vornehmen.
• Rabatt: Der Rabatt (in Prozent) ist ein genereller Rabatt auf alle Artikel. Dieser Rabatt wird bei der Erstellung von Angeboten, Lieferscheinen oder Rechnungen vorgeschlagen und angewendet, kann dort aber auch noch geändert werden. Es sind auch Rabatte auf Artikelebene (Rabatt einzelner Artikel) und Rabatt auf Kategorieebene (Rabatt aller Artikel einer bestimmten Kategorie) möglich.
Priorität von Rabatten: Ein globaler Rabatt des Kunden kann durch einen Kategorie- oder einen Artikelrabatt "überstimmt" werden. * 1. Artikelrabatt (Rabatt auf einen bestimmten Artikel) * 2. Kategorierabatt (Rabatt auf alle Artikel einer bestimmten Kategorie) * 3. Kundenrabatt (Rabatt auf alle Artikel) Der globale Kundenrabatt wird vom Kategorierabatt überstimmt und dieser wiederum vom Artikelrabatt.
• Überweisungsvordruck: Sie können je Kunde angeben, ob beim Drucken einer Rechnung zusätzlich ein Überweisungsformular mit den Rechnungsdaten gedruckt werden soll.
• Lieferscheinabrechnung: Mit Faktura-XP ist es möglich, Rechnungen über mehrere Lieferscheine zu erstellen. Somit können Sie einen Kunden mehrfach beliefern (und mehrere Lieferscheine ausstellen) und diese später (monatlich, wöchentlich usw.) auf einer Rechnung zusammenfassen. Wenn Sie eine Rechnung zusammenfassen, können Sie hier angeben, ob die Positionen auf den Lieferscheinen in Ihrer Rechnung fortlaufend ausgegeben werden sollen (Normale Rechnung), oder ob die Positionen nach Artikeln gruppiert
bzw. summiert werden sollen.
• Konto FiBu: Hier können Sie eine FiBu-Kontonummer eintragen, falls Sie dies für Ihre Finanzbuchhaltung benötigen. Im Standardfall steht hier die Faktura-XP Kundennummer.
• Sperrvermerk: Option, einen Kunden für verschiedene Zahlungsmöglichkeiten zu sperren. Der Standardwert ist „0“ (alle Zahlungsmöglichkeiten zulassen). Der Knopf neben dem Feld ist zur Aktualisierung der Anzeige. Der Sperrvermerk wird in der Registerkarte Zahlung erklärt.
• Zahlungsbedingung: Ermöglicht die Eingabe kundenindividueller Zahlungsbedingungs-Texte. Hier können Sie je Kunde eine eigene Bedingung festlegen. Die Verwendung des Schlüsselwortes „%DATUM%“ bewirkt, dass an dieser Stelle das Tagesdatum plus der Tage für das Zahlungsziel (siehe Datenbank-Parameter) abgedruckt wird.
Ist beispielsweise für das Zahlungsziel 7 Tage eingestellt und ist heute der 5. März, wird auf der Rechnung „…Zahlung bis zum 12. März..“ gedruckt.
• Skonto: Skonto ist ein Nachlass auf die geforderte Endsumme, wenn die Rechnung in einem bestimmten Zeitraum beglichen wird. Dieser zeitliche Nachlass kann auch in mehrere Stufen formuliert werden. Möchten Sie in den Zahlungsbedingungen für den Kunden auch berechneten Skonto (Nachlass) verwenden, müssen Sie zusätzlich die Variable '%SKONTOTEXT%' einfügen. An dieser Stelle wird dann der formulierte Skontotext übersetzt und an der Stelle des Steuerwortes eingeblendet. Zusätzlich ist rechts das Häkchen 'Skontozahlung möglich' einzuschalten.
Die Berechnungsformel wird NICHT direkt im Textkasten 'Zahlungsbedingung' eingetragen - hier ist lediglich der Platzhalter '%SKONTOTEXT%' einzutragen.
Sie können zwei verschiedene Arten der Formulierung verwenden. Zum einen die Formulierung auf Basis Tagen als Zahlungsziel und zum anderen als direktes Datum als Zahlungsziel. Beide Arten können die berechneten Summen einschliesslich dem Skonto (Nachlass) der Endsumme. Die Formulierung des 'Skontotext' wird aus Text und Variablen gebildet. Die Variablen werden dann beim Ausdruck übersetzt und mit den Werten der der Zahlungsziele und Summen gefüllt.
Die Berechnungsformel wird im Textkasten Skontotext hinterlegt.
So gehen Sie vor:
1. Schalten Sie zunächst das Häkchenfeld 'Skontozahlung möglich' ein.
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Textauswahl' um eine bereits vorhande Formulierung zu wählen oder geben Sie eine ein. Alternativ kopieren Sie zunächst eine der unten stehenden Formeln in den Textkasten
3. Legen Sie nun die Stufen der Formulierung fest indem Sie auf die Schaltfläche 'Skonto' klicken
4. Geben Sie in den Feldern 'TageVon' und 'TageBis' die Anzahl der Tage der ersten Stufe des Skonto ein und im Feld 'Skonto%' einen Prozentwert ODER im Feld 'SkontoBetrag' einen festen Betrag ein. Eine weitere Stufe wird automatisch als neue Zeile angelegt und kann durch füllen mit Werten aktiviert werden. Löschen einer Stufe wird durch markieren der gesamten Zeile (links am Rand der Liste) und drücken der 'Entf.' Taste Ihrer Tastatur vorgenommen.
Beispiel einer Eingabe mit zwei Stufen: Für Stufe-1: TageVon = 0 TageBis = 10 Skonto% = 3 Für Stufe-2: TageVon = 11 TageBis = 20 Skonto% = 2 Formel mit Variablen un Text Beispiel-1: 'Skonto : %SKONTO1% = %SKONTOSUMME1%, %SKONTO2% = %SKONTOSUMME2%, ab 20 Tage rein Netto' Bewirkt bei einer Rechnungssumme von 297,20 € den Text: 'Skonto : 0-10 Tage 3% = 288,29 €, 11-20 Tage 2% = 291,26 €, ab 20 Tage rein Netto ' Beispiel-2: 'Skonto : Zahlung bis zum %SKONTOZIEL1% = %SKONTOSUMME1%, %SKONTOZIEL2% = %SKONTOSUMME2%, ab 20 Tage rein Netto' Bewirkt bei einer Rechnungssumme von 297,20 € den Text: 'Skonto : Zahlung bis zum 07.11.2011 = 288,29 €, 17.11.2011 = 291,26 €, ab 20 Tage rein Netto '
• Konto, BLZ: Gibt die Bankverbindung dieses Kunden an. Mit „Einzugsermächtigung liegt vor“ können Sie einen Merker setzen, ob Sie die Rechnungsbeträge vom Konto des Kunden einziehen dürfen. Im Popup BLZ sind alle aktuellen deutschen Banken aufgelistet. Diese Liste kann kostenlos auf unserer Internetseite aktualisiert werden und stammt von der Bundesbank.
• Umsatz: Gibt eine Liste aller Umsätze mit diesem Kunden an. So können Sie auf einen Blick wichtige Informationen sehen.
• Bank-EE drucken: Durch Anklicken des Buttons gelangen Sie in die Druckansicht der Bankeinzugermächtigung, die Sie natürlich auch ausdrucken können.
• Einzugsermächtigung liegt vor: Durch Anklicken markieren Sie, dass Sie von Ihrem Kunden eine Ermächtigung zum Lastschriftverfahren erhalten haben. Diese Einstellung wird auch bei der Erstellung von DTA Lastschriftdateien herangezogen. Eine Rechnung kann nur einen DTA Datensatz erzeugen, dessen Kunden hier ein Häkchen gesetzt hat.
• PDF: Durch Anklicken des Buttons wird das Standard PDF-Verzeichnis geöffnet, in das normalerweise die Einzugsermächtigungen an Kunden oder als PDF erstellte Rechnungen gespeichert werden. Dies soll das Auffinden bereits erstellter Dokumente erleichtern. Das Erstellen von PDF-Dokumenten erfolgt über den Druckvorgang.
Rechte Seite:
• Sperrvermerk: Zeigt Ihnen an, ob dieser Kunde einen Vermerk für eine bestimmte Zahlungsweise hat. Diese werden im Register 'Zahlung / sonstiges' gesetzt.
• Kundenkonto (FiBu): Falls Sie in Ihrer FiBu (Finanzbuchhaltung) eine andere Kennummer für diesen Kunden verwenden möchten als die Kundennummer der Faktura-XP, geben Sie diese hier von Hand ein. Diese wird dann statt der Kundennummer z.B. im DATEV-Export verwendet.
• Standard-Gegenkonto: Hier geben Sie das Gegenkonto / Sachkonto für diesen Kunden an, falls Sie Sachkonten für Kunden führen möchten.
• Steuerfrei (Ausland): Falls dieser Kunde aus einem Nicht-EU Land stammt, können die Rechnungen ohne MwSt. ausgestellt werden. Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, werden dann die erstellten Rechnungen dieses Kunden steuerfrei ausgestellt. Dazu müssen Sie aber auch unbedingt die Auslands-Steuernummer des Kunden im Feld 'Steuernummer' gefüllt haben. Wird die Steuernummer nicht eingetragen könnte es sein, dass dies von Ihrem Finanzamt nicht anerkannt wird.
• Standard-Zahlart: Hier können Sie abweichende Zahlungsarten dieses Kunden eingeben. Falls Ihr Kunde statt 'Rechnung' immer per Nachnahme zahlt, überschreiben Sie den Inhalt mit 'Nachnahme'. Bei anderen Kunden wird das Auswahlfeld dann auch Nachnahme beinhalten.
• Umsatz / Historie / Offene Posten: Diese Buttons zeigen Ihnen die aktuellen Umsatzzahlen und Dokumente dieses Kunden an. Umsatz zeigt Ihnen den Umsatz nach Jahren gruppiert. Mit Historie können Sie alle Rechnungen, Angebote und Lieferscheine auflisten und einsehen. Die offenen Posten zeigt Ihnen eine Liste aller offenen Zahlungen oder Guthaben als Bericht an.
• Steuernummer: Geben Sie hier die Steuernummer des Kunden ein (Bei Auslandskunden die Auslands-Steuernummer). Dies ist sehr wichtig, um eine gültige Rechnung oder Gutschrift erstellen zu können.
• Finanzamt: Geben Sie hier das zuständige Finanzamt des Kunden ein.
• Skontozahlung möglich: Hiermit legen Sie fest, dass dieser Kunde bei Zahlung Ihrer Rechnungen Skonto abziehen darf. Haben Sie hier eine Markierung gemacht, bearbeiten Sie auch sofort den Skontobereich und den Skontotext. Dazu verwenden Sie die Tasten 'Skonto' für den Skontobereich und 'Textauswahl' für die Auswahl des Skontotextes.
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3. Registerkarte: Kontaktperson
Sie können eine beliebige Anzahl Kontaktpersonen je Kunde anlegen und wichtige Informationen wie Name, Telefon und Email hinterlegen.
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Über diese Schaltfläche können Sie eine E-mail an den Ansprechpartner versenden. Stellen Sie dazu den Mauszeiger in die Zeile des Ansprechpartners und klicken dann auf "E-Mail". Die E-mail Adresse wird automatisch für den Versand in dem dann folgenden Email Dialog verwendet. |
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Durch Anklicken der Schaltfläche können Sie, falls Ihr PC mit der Telefonanlage verbunden ist, den Kunden direkt anwählen. |
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Diese Schaltfläche öffnet den Windows-Editor. |
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Durch Markieren der Telefonnummer in der Karteikarte und Anklicken der Schaltfläche wird Ihnen die Telefonnummer angesagt, so dass Sie sofort mitwählen können. |
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Über diese Schaltfläche wird eine Telefonwahl über Lautsprecher erstellt. |
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4. Registerkarte: Zusatzinformation
Haben Sie interne Informationen je Kunde zu verwalten, die selbst Ihre Mitarbeiter nicht, oder nur bestimmte ersonengruppen einsehen dürfen, so können Sie diesen Bereich mit einem Kennwort belegen. Diese Möglichkeit ist auch nützlich, falls Ihnen bei der Arbeit auf dem Bildschirm zugesehen werden kann. Das Kennwort wird neben der Schlatfläche
„Text anzeigen“eingegeben. Wird dann auf die Schaltfläche geklickt, wird bei einem richtigen Kennwort der Text angezeigt. Ist noch kein Kennwort hinterlegt, können Sie beim Klicken auf die Schaltfläche das Kennwortfeld leer lassen.
Festlegen eines Kennwortes:
Dazu klicken Sie auf das Schlüssel-Symbol unten.
Das nun folgende Menü zeigt ihren Benutzernamen an und verlangt nach dem Eintrag des Kennwortes. Haben Sie noch eines, dann geben Sie unter „neues Kennwort“ eines ein und bestätigen Sie durch die gleiche Eingabe das Kennwort noch einmal unter „Bestätigung“. Wollen Sie ihr altes Kennwort ändern, geben Sie es unter „altes Kennwort“ ein und vergeben danach ein neues. Verlassen Sie das Menü durch einen Klick auf Schließen. Jetzt ist der Text so 0lange nicht sichtbar, bis das richtige Kennwort eingegeben wurde. Dazu schreiben Sie es in das Feld links neben dem Schlüssel und klicken danach auf die Schaltfläche Text anzeigen. Ist das Kennwort korrekt, wird der Text wieder sichtbar.
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5. Registerkarte: Lieferadresse
Weicht die Anschrift von der des Lieferortes ab, hat man hier die Möglichkeit, eine Lieferadresse einzugeben. Diese wird später auf Lieferscheinen, Paketkarten und Versandpapieren abgedruckt. Damit jedoch die Lieferadresse beim Drucken genutzt wird, muss das Kontrollkästchen Lieferadresse verwenden markiert sein.
6. Registerkarte: Rabatte
Sollen dem Kunden Rabatte für bestimmte Artikel zukommen, können hier die entsprechenden Waren und der Prozentwert des Rabattes eingestellt werden. Sie können den neuen Verkaufspreis für den Kunden sofort in der Spalte „VK-Neu“ ablesen. Bei der Erstellung Angeboten, Lieferscheinen oder Rechnungen wird der Rabatt automatisch vorgeschlagen und in die Berechnung mit einbezogen.
Für Rabatte aller Artikel einer bestimmten Kategorie wählen Sie im unteren Bereich eine Kategrie aus und geben dahinter den Rabatt als Prozentwert ein.
Die Einstellung eines globalen Kundenrabattes finden Sie im Register Finanzdaten.
Hinweis: Wenn Sie auf das Feld Rab.% des jeweiligen Artikels doppeltklicken, öffnet sich ein Brutto/ Netto zu Prozent-Rechner, wo Sie Rabatte als Eurowert eingeben können. Tragen Sie in das entsprechende Feld den gewünschten Endpreis ein.
Priorität von Rabatten: Ein globaler Rabatt des Kunden kann durch einen Kategorie- oder einen Artikelrabatt "überstimmt" werden. * 1. Artikelrabatt (Rabatt auf einen bestimmten Artikel) * 2. Kategorierabatt (Rabatt auf alle Artikel einer bestimmten Kategorie) * 3. Kundenrabatt (Rabatt auf alle Artikel) Der globale Kundenrabatt wird vom Kategorierabatt überstimmt und dieser wiederum vom Artikelrabatt.
7. Registerkarte: Zahlung / Sonstiges
In dieser Registerkarte können Sie für bestimmte Zahlungsarten eines Kunden einen Sperrvermerk eintragen, falls es bei diesem Kunden bereits Zahlungsausfälle gab und Sie diese nun herausnehmen möchten.
Setzen Sie bei einem Kunden eine Markierung in das Feld „Zahlungssperre“, z.B. für Rechnung oder EC-Karte, erscheint der Hinweis im Fußbereich des Kundenstamm.
Sie können in diesem Register auch den maximalen Auftragswert je Bestellung eingeben, wobei 0=unendlich bedeutet. Daten zur Kreditkarte und z.B die Empfehlung, mit der der Kunde auf Faktura-XP gekommen ist, können ebenfalls eingetragen werden.
Wenn Sie unter Einstellungen -> Parameter -> Registerkarte ,,Allgemeines 2" die Preisverfolgung von Kundenpreisen aktivieren, sehen Sie in den Kundendaten unter Zahlung/ Sonstiges dieses dort ebenfalls aktiviert.
Hinweis: Diese Einstellung lässt sich nur im Parameter aktivieren, die Einstellung in den Kundendaten dient nur dazu um diese je nach Kunde indiviudell zu gestalten.
Für mehr Informationen schlagen Sie die Seite Preisverfolgung auf.
Zudem können Sie einen Kunden-Infotext hinzufügen, der Sie über die speziellen Eigenschaften des jeweiligen Kunden informiert. Diesen Text können Sie selbst verfassen und wird Ihnen bei der Bearbeitung von Rechnungen o.s. als Warnung oder Hinweis angezeigt. So könnte ein Kunden Infotext aussehen:
Die Felder „Merker für Mailings“ dienen dazu, Ihnen einen Überblick darüber zu geben, welche Kunden welche Art von Post von Ihnen erhalten. Wenn Sie in den Datenbankparametern, unter der Registerkarte Allgemeines-3 z.B. festgelegt haben, dass der Merker „M2“ für Weihnachtspost heißt, so erhalten alle Kunden, bei denen Sie im Feld „Weihnachtspost“ ein Häkchen gesetzt haben, zu Weihnachten Post von Ihnen. Es bleibt Ihnen überlassen, für welche Mailings der jeweilige Merker steht. Eine weitere Auflistung der Merker M1 – M6 finden Sie auf der rechten Seite Ihres Kundenstamms.
8. Registerkarte: Weitere Informationen
Hier können Sie die Sprache für den Dokumentendruck und die Artikelauswahl angeben. Wählen Sie eine Sprache aus, kann vor dem Ausdrucken von z.B. Rechnungen die Sprache für den Ausdruck noch gewählt werden, ohne den Kundenstamm zu verändern.
Im Feld "ISO-3166" geben Sie bitte den Länder-Code des Landes an in dem der Kunde wohnt. Es handelt sich um eine internationale Angabe und besteht immer aus zwei Buchstaben.
Ist der Kunde (aus Sicht Ihres Standortes) eine Auslandskunde und haben Sie im Register "Finanzdaten" die Steuernummer des Kunden bereits hinterlegt, können Sie das Häkchen "Steuerfrei" setzen. Damit werden Rechnungen an diesen Kunden automatisch Steuerfrei (ohne Mehrwertsteuer) erstellt.
Im Feld "ebay-Name" tragen Sie den ebay Namen des Kunden ein, falls vorhanden. Damit ist auch die Suche nach diesem Kunden möglich.
Daten für den Serienbriefe geben Sie im Kasten rechts an. Diese können Sie hier hinterlegen und mit einem Serienbrief-fähigen Programm (z.B. MS Word®) in Serienbriefen aus der Datenbank als Datenquelle abgreifen.
Wurden die Kundendaten aus Ihrem Onlineshop abgerufen, stehen im Kasten "OnlineShop" einige Infos zu Steuernummer, Mitgliedschaft und Gastkonto Ihres Shop. Diese Felder dienen nur zur Auskunft und können nicht geändert werden.
9. Registerkarte: Dokumente
Hier kann man beliebige Dokumente diesem Kunden zuordnen. Das können Dokumentdateien in allen beliebigen Formaten (Word, Excel, PDF usw.) sein, aber auch Fotos, Grafiken, Videos oder Klang und Musikdateien.
Es werden keine Dateien kopiert, verschoben oder in die Datenbank übernommen.
Die hier angegebenen Dokumente werden nur mit Ihrem Dateipfad in der Datenbank abgelegt - also als Link bzw. Verknüpfung abgespeichert. Gemeinsam genutzte Kundendokumente sollten Sie dann auch zentral, auf einem gemeinsamen Laufwerk z.B. auf Ihrem Server ablegen, damit jeder Nutzer diese ebenfalls einsehen kann.
Mit der Taste „Dokument einfügen” können Sie eine beliebige Datei, auch über das Netzwerk oder sogar dem Internet auswählen und dessen Verknüfung in die Datenbank übernehmen. Ihnen wird dann ein neuer Eintrag der Liste angezeigt, der den Dateinamen, Einfügedatum und Zeit sowie den Verknüfungspfad anzeigt.
Es handelt sich hierbei lediglich um eine Verknüpfung. Mit der grauen Taste ganz links, können Sie das Dokument abrufen, anzeigen oder abspielen. Die Datei wird automatisch mit dem in Windows vorgesehenem Programm geöffnet.
Mit dem roten Knopf entfernen Sie den Eintrag aus diesem Kunden, ohne die damit verbundene Datei zu löschen oder zu verändern.
