Lieferscheine erstellen
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Der Lieferschein
Ein Lieferschein (Warenbegleitschein, Abkürzung: Liefersch.) ist ein Dokument, das über die gelieferten Waren Auskunft gibt. Im Idealfall stimmen die dokumentierten Waren sowohl mit dem tatsächlichen Wareneingang als auch mit den auf der Rechnung abgerechneten Zugängen überein. Lieferscheine enthalten zum Beispiel die Stückzahl, das Gewicht und das Lieferdatum. Zudem ist ein Lieferschein eine Urkunde. In Deutschland muss er bei Kaufleuten gemäß § 147 Abgabenordnung 6 Jahre lang aufbewahrt werden - im Falle einer Mischung zwischen Rechnung & Lieferschein auf einem Dokument greift die höhere Aufbewahrungsfrist der Rechnung von 10 Jahren.
Die Erteilung eines solchen ist gesetzlich nicht geregelt. Es besteht also keine gesetzliche Verpflichtung, außer der Rechnung, dem Empfänger der Ware auch einen Lieferschein zu erteilen.
Der Lieferschein in Papierform begleitet generell die Ware, im Gegensatz zur Rechnung, die auch getrennt von der Ware als Brief transportiert werden kann.
Die Lieferscheinliste
Zu den Lieferscheinen gelangen Sie, indem Sie in der Menüleiste oder dem Hauptmenü folgenden Punkt anwählen „Auftrag und Lager -> Lieferscheine“
In der Lieferscheinliste können Sie nun alle noch offenen Lieferscheine sehen. Diese werden Ihnen in absteigender Reihenfolge angezeigt. Ist die Liste leer, oder fehlen Ihnen Lieferscheine in dieser Ansicht, könnte es sein, dass diese bereits abgerechnet, d.h. zu Rechnungen bereits umgewandelt sind. Durch einen Klick auf das Feld "auch abgerechnete anzeigen" oben, werden Ihnen alle, auch bereits abgerechnete Lieferscheine angezeigt.
Schaltflächen im oberen Bereich der Lieferscheinliste
Mit dem Häkchen oben "auch abgeschlossene anzeigen" werden Ihnen alle Lieferscheine, auch abschlossene angezeigt. Die Schaltfläche mit dem "Pfeil nach unten" vergrößert die Zeilenhöhe der Anmerkungsfelder rechts, um mehr Informationen anzuzeigen.
Mit der Schaltfläche "Ansicht der Liste vergrößern" wird Ihren die gesamte Liste im größeren Format angezeigt, damit Sie sich in den Spalten nicht vergucken, werden die Zeilen weiter auseinander gezogen.
Durch das Klicken auf die Schaltfläche "Shopdaten" können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern einsehen. Ursprünglich stehen diese Spalten auf "Anmerkungen", also z.B. der Wunsch eines Kunden, die Ware selbst abzuholen. Wenn Sie die Einstellung auf Shopdaten umgestellt haben, können Sie jederzeit wieder zu den Anmerkungen wechseln.
Schaltflächen im unteren Bereich der Lieferscheinliste
Mit der Schaltfläche "Neu" erstellen Sie eine neue Rechnung.
Durch die Schaltfläche "Details" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.
Mit der Schaltfläche "DTA Daten" können Sie Lastschriftdaten von Rechnungen erstellen.
Die Schaltfläche "Löschen" entfernt den ausgewählten kompletten Lieferschein.
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste. Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie diese im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken die <Enter>-Taste.
Über "Exit" verlassen Sie die Lieferscheinliste.
Neuen Lieferschein erstellen
Für die Erstellung eines neuen Lieferscheins klicken Sie in der Lieferscheinliste unten auf den Schaltfläche 'NEU'. Sie gelangen damit in die leere Eingabemaske zur Erfassung des Lieferscheins. Die Lieferscheinnummer wurde bereits automatisch erzeugt und orientiert sich immer an dem letzten erzeugten. Die genauere Eingabe beschreiben wir weiter unten.
Mindestangaben zur Erstellung eines Lieferscheins
Für die Erstellung eines Lieferscheins sind mindestens die Angabe der Lieferscheinnummer, des Kunden, das Datum und den Termin, sowie mindestens einer Artikelpostition anzugeben.
Nummernreihe / Nummernkreis des Lieferscheins
Wurde noch kein Lieferschein erstellt (also bei dem ersten Lieferschein), wird automatisch zunächst die Lieferscheinnummer "L10000" verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld "Nr".
Für Lieferscheinnummern können nur Zahlen verwendet werden.
Beim nächsten Erstellen eines Lieferscheins wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Lieferscheinnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden.
Automatische Nummernvergabe:
Die höchste, bereits verwendete Lieferscheinnummer +1 ist die nächste Lieferscheinnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben.
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diesen Lieferschein erstellen möchten.
Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen.
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus. Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des Kundenstamm hinterlegt wurde. Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.
Kunde neu erstellen - direkt aus dem aktuellen Lieferschein
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus dem Lieferschein zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamm mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Lieferscheinen erforderlich sind - also die Adressdaten.
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellte Kunde in die noch zur Bearbeitung offenen Eingabemaske des Lieferscheins.
Kundendaten bearbeiten - direkt aus dem aktuellen Lieferscheins
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren.
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text des Lieferscheins verwendet wurden.
Mitarbeiter / Bearbeiter
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld MA (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.
Datum und Termin
Das Datum zeigt an, wann der Lieferschein erstellt wurde. Der Termin kann manuell festgelegt werden, dieser erinnert Sie intern daran, dass Sie den Termin einhalten.
Verschiedene Farben weisen Sie auf die Terminfrist hin:
- Weiß - Der Termin ist erst in den nächsten Tagen/Wochen/Monaten.
- Grün - Der Termin ist einen Tag nach dem aktuellen Tag, sprich "Morgen".
- Gelb - Der Termin ist an dem aktuellen Tag, sprich "Heute".
- Rot - Der Termin ist bereits vergangen.
Schaltflächen am unteren Rand des Lieferscheins
Mit der Schaltfläche "Kopieren" lässt sich Ihr aktueller Lieferschein komplett duplizieren.
Die Schaltfläche "Ansicht" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen.
Mit der Schaltfläche "Sammler" können Sie den Inhalt Ihres Artikelsammlers betrachten und bearbeiten.
Die Schaltfläche "Lagerinfo" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in dem Lieferschein enthaltenen Artikeln.
| a) Die Schaltfläche „Storno” bewirkt, dass reservierte Lagerbuchungen rückgangig gemacht werden. |
| b) Die Schaltfläche bewirkt, dass eine Lagerrückbuchung der Durch den Lieferschein reservierten Artikel. |
| Durch diese Schaltfläche gelangen Sie zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. |
| Weitere Informationen zum Thema Überweisungsträger, siehe unten. |
Mit "Exit" können Sie den Dialog verlassen.
Registerkarte: Lieferschein
In diesem Register werden Ihnen alle in dem Lieferschein enthaltenen Positionen angezeigt. Jede Position hat eine eigene Zeile. Zusätzlich wird am Ende der Liste eine leere Zeile angezeigt. Diese ist die mögliche, weitere Position dieses Lieferscheins. Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Lieferschinposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld keine Eingaben machen, können dies aber tun, falls Sie eine besondere Nummerierung wünschen.
Die Sortierung der Lieferscheinpositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Postionsnummer vorgenommen, können Sie mit einem Doppelklick auf der Überschrift "Pos." eine aufsteigende Sortierung auslösen.
Das Erstellen eines Lieferscheins beginnt immer mit der Angabe des Kunden. Wählen Sie entweder einen Kunden aus der Liste aus oder geben Sie den Namen des Kunden per Tastatur ein. Faktura-XP ergänzt sofort bei der Eingabe den Namen des Kunden, wenn dieser in der eingegebenen Schreibweise vorhanden ist. Für eine genauere Suche des Kunden können Sie auch einen Doppelklick auf dem Feld des Kunden machen. Damit öffnet sich ein Suchfenster, mit dessen Hilfe Sie sehr komfortabel suchen können.
Nun geben Sie im Feld 'MA' den Mitarbeiter an (Ihre eigene Kennung). Das Feld erreichen Sie über die Tastatur mit der Taste TAB. Ist im Mitarbeiterstamm die Anmelderkennung (Benutzername und Kennwort beim Start) dem Mitarbeiter hinterlegt, steht hier automatisch der Mitarbeiter eingetragen. Geben Sie nun im Feld das Lieferscheindatum ein, falls es nicht dem Tagesdatum entsprechen soll. Durch einen Doppelklick auf dem Datumsfeld erhalten Sie einen Kalender zur leichteren Eingabe. Wenn Sie den Lieferschein Terminieren möchten (für eigene, interne Abläufe z.B.) geben Sie hier einen Termin ein. Dieser ist auch in der Lieferscheinliste sichtbar und bei erreichen sogar andersfarbig dargestellt.
Erst jetzt beginnen Sie mit der Eingabe der Positionen des Lieferscheins. Um die Positionierung brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Diese wird automatisch ausgeführt. Durch Eingabe oder Auswahl der Artikelnummer fügen Sie dem Lieferschein die Position hinzu.
Die Auswahl der Artikel können Sie auch mit einem Suchfenster durchführen (wie bei der Auswahl der Kunden). Dazu doppelklicken Sie auf dem Feld Artikelnummer. Nun können Sie eine komfortable Suche durch Eingabe von Begriffen nutzen.
Mit der Schaltfläche 'POS' werden alle Positionen des Lieferscheins in ihrer jetzigen Sortierung neu und lückenlos durchnummeriert. Diese kann hilfreich sein, wenn Sie Positionen aus mehreren Angeboten zusammenstellen und später eine Nummerierung durchführen möchten.
Eine Position anlegen bzw. hinzufügen
Um nun eine Position des Lieferscheins hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im Feld "Artikel Nr." einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus. Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des Artikelstamm hinterlegt wurde. Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.
Stopper in der Artikelbeschreibung
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im Artikelstamm. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Postion nicht verarbeitet oder berücksichtigt.
Tipp:
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.
Verkaufspreis
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie im Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme oder der Taste Enter wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.
Geben Sie Preise möglichst immer mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen ein, um in umfangreichen Summenbildungen von z.B. Rechnungen für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.
Preisverfolgung
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Lieferscheinen verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel Preisverfolgung.
Rabatt
Wenn Sie eine Postion mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab.".
Schaltflächen am unteren Rand der Postionen
Über die Schaltfläche "Ansicht" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Anicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.
Die Schaltfläche "Pos. löschen" löscht die Position aus dem Lieferschein, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer.
Mit "0% MW" können Sie allen Positionen dieses Lieferscheins einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.
Mit der Schaltfläche "Historie" können Sie bereits erstellte Lieferscheine oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.
Hat der Kunde bereits ein Angebot oder einen Lieferschein erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" Daten ganz oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen angezeigt.
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Lieferschein das erste Dokument der Übernahme abgespeichert. Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Lieferscheinen übernommen, bleibt das Feld unverändert.
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: "*4*" für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine.
Im Falle der Übernahme von Positionen aus Angeboten / AB's wird die erste Dokumentnummer im Feld "aus A." gespeichert.
Mit "Sammler einfügen" werden alle Positionen des Artikelsammlers in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.
Die Schaltfläche "Neu Positionieren" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit "1". Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.
Registerkarte: Zusatztext
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen und weiteren Angaben verwenden können.
Der obere Textblock wird oberhalb der Lieferscheinpositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Lieferscheinpositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeiles neben dem Text "Zusatztext".
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Lieferscheinen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Lieferscheinen vorgesehen worden sind.
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in diesem Lieferschein die Auswahl alle Textbausteine umfassen.
Im Register 'Zusatztext' geben Sie die Texte oberhalb und unterhalb der Positionen des Ausdrucks ein. Sie können auch automatisiert Textbausteine einfügen lassen, sobald ein neuer Lieferschein erzeugt wird. Sehen Sie sich dazu die Einstellungen in 'Datenbankparameter -> Dokumenttexte' an.
Zahlungsbedingungen
Mit der Schaltfläche "Zahlungsbedingungen kopieren" können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diesem Lieferschein, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.
Registerkarte: Adresse
Hier können Sie die Lieferscheinadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Lieferscheinadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung nicht auf den Kundenstamm aus. Die Änderung wird also nur für diesen Lieferschein geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.
Mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.
Mit "Lieferadresse auswählen" werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben.
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche "andere Adresse". Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder den Lieferschein noch nicht verlassen haben.
Adress Etikett drucken
Mit der Schaltfläche "Etikett" können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem Labeldrucker (Brother QL-Serie) ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf "Vorlage auswählen" wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechnede Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.
Registerkarte: Buchung
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung der Rechnung enthalten.
Zahlart
Wird hier eine Auswahl getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Lieferscheindialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diesen Lieferschein ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.
Registerkarte: Dokumentinfo
Die Registerkarte Dokument-Info enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.
Stapeldruck
Ob dieser Lieferschein bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieses Lieferscheins.
Versandinfo
Hier können Sie den Lieferschein direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Lieferscheinen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieses Lieferscheins übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.
Beispiel: Versand per DHL am 28.03.2010 - ID: 465464646
Nachkommastellen
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise des Lieferscheins getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.
Registerkarte: InternetShop
Diese Registerkarte wird Ihnen nur ab Version Faktura-XP Shop Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn dieser Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten angezeigt.
Soll dieser Lieferschein den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen eines Lieferscheins ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich - eine Eingabe von Text ist nicht möglich.
Im Feld "Kundentext zur Bestellung" finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden.
Das Feld "Interne Info zur Bestellung" enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus Amazon oder ebay legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.
Aus der Lieferscheinliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb des Lieferscheins finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites mal erstellt wird.
Registerkarte: Intern
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes.
Lieferschein drucken
Mit der Schaltfläche "Drucken" rufen Sie den Druckdialog auf, der Ihnen im Bezug auf Dokument-Ausgabe einige Möglichkeiten bietet.
Im linken Fensterbereich können Sie die Dokumentart auswählen. Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart.Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor.
Die Dokumentart Lieferschein mit Gewichten ist ein Dokument, das über die gelieferten Waren Auskunft gibt. Es informiert den Kunden über das Gewicht des zugestellten Pakets beispielsweise.
Soll ein Lieferschein mit Preisen gedruckt werden, also sollen die Preise der Ware auf dem Lieferschein aufgelistet sein, klicken Sie dieses Feld an.
Eine Pickliste dient zur Kommissionierung (also das Zusammenstellen einer Bestellung) der in dem Lieferschein aufgeführten Lagerartikel. Die Ausgabe erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker.
Mit dem "Stapeldruck" können mehrere Lieferscheine gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Damit werden also alle markierten Lieferscheinen verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden Lieferscheinen wird Ihnen beim Anklicken direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirmvoransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF erstellt und als Anhang in eine Email verarbeitet. Hier ist ebenfalls die Auswahl Stapeldruck mit Gewichten und Stapeldruck mit Preisen anwählbar.
Hinweis:
Die Stapelverarbeitung als PDF-Email ist nur mit installiertem "maxxPDF-Mailer" möglich.
Mit den Optionen rechts haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe.
Wird die Ausgabe mit Stückliste erwünscht, setzen Sie das Häkchen dort.
Den Lieferschein mit Gewichten können Sie als einziges der hier anwählbaren Möglichkeiten als Emailanhang senden.
Bei "Logo im Kopf erzwingen" druckt ein Logo aus, obwohl es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.
Die Option "Währung umrechnen" lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei gelten die aktuell hinterlegten Wechselkurse.
Soll die Rechnung nur "Bruttopreise" enthalten, setzen Sie dort ein Häkchen.
Die aktuellen Währungen / Wechselkurse lassen sich per Internet aktualisieren.
In "weiteren Optionen" können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt.
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.
Überweisungsträger bedrucken
Die Überweisung kann dem Lieferschein hinzugefügt werden, damit der Vorgang schneller abgeschlossen werden kann. Dazu klicken Sie in Ihrem Lieferschein auf die Schaltfläche Ü-Träger. Der Überweisungsträger enthält bereits alle richtigen Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll.
Sie müssen hier den Typ der Überweisungsträger angeben, es sind nur Ausdrucke im DIN A4 Format möglich. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken", um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken.
Zur Überprüfung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" klicken und Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie noch bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die Kästchen, um die eingetragenen Daten zu löschen oder um neue hinzuzufügen. Haben Sie den Vorgang abgeschlossen, drücken Sie auf "Übernehmen", um dann die Überweisung zu drucken.
Lieferscheine abrechnen
Über die Schaltfläche "Abrechnen" gelangen Sie in das Fenster „Lieferscheine abrechnen“. Sie sehen hier alle noch nicht abgerechneten Lieferscheine und können nun über das Pulldown-Menü im Feld „Verrechnungsart“ bestimmen, wie der/ die Lieferscheine abgerechnet werden sollen, z.B. komplett oder einzeln, wöchentlich, monatlich oder Quartal. Bei Anwahl der Kundennummer aus dem Pulldown-Menü des Feldes „Kundennummer“ erscheint die vollständige Adresse des Kunden im rechten, weißen Feld. Möchten Sie die abgerechneten Lieferscheine gleich als Rechnungen ausgeben, markieren Sie das Feld „Rechnungen drucken“. Möchten Sie die Rechnungen direkt auf den Drucker, ohne Druckvorschau, ausgeben markieren Sie das entsprechende Feld. Über die Schaltfläche Standarddrucker wählen können Sie Ihren Drucker für die Ausgabe festlegen. Durch Betätigen der Schaltfläche Abrechnen werden die Lieferscheine abgerechnet.
Lieferscheine umwandeln
Umwandeln ist der Vorgang, der genau einen Lieferschein in eine Rechnung umwandelt. Dabei wird eine neue Rechnung aus den Daten des gewählten Lieferscheins erstellt. Durch Markieren eines noch offenen Lieferscheins in der Liste, und Betätigen der Schaltfläche "Ok" können Sie diesen Lieferschein direkt in eine Rechnung umwandeln.
Optionen
- Als Option können Sie angeben, ob die im Lieferschein hinterlegten Zusatztexte in die Rechnung übernommen werden sollen.
- Handelt es sich um einen Lieferschein, der auf Grundlage einer Onlinebestellung automatisiert erstellt wurde ist zusätzlich die Übernahme der Bestellinformationen des Onlineshop möglich. Dazu markieren Sie das zweite Optionsfeld.
- Die dritte Option "Open Trans XML Datei erstellen" ermöglicht die automatische Erstellung einer OpenTrans Übergabedatei im XML-Format. Diese dienen dazu die Positionen in einem für Ihren Lieferanten lesbaren Format zu erstellen un diesem dann zu übergeben. Das ermöglich die Abwicklung einer Bestellung Ihrer Kunden mit direkter Auslieferung von Ihrem Lieferanten. Den Ablageort der Dateien bestimmen Sie in Datenbankparameter.
