Import und Export
Aus Faktura-XP Warenwirtschaft Handbuch und Wiki
Möchten Sie Daten aus der Datenbank Faktura-XP zur Weiterverarbeitung exportieren oder Daten in die Datenbank Faktura-XP importieren, so wählen Sie bitte den Menüpunkt „Import/ Export“. Sie Erreichen diesen Menüpunkt über das Menüfeld "Stammdaten -> Import und Export -> Stammdaten Import Export".
Die Exporte für DATEV, GfK, DTAUS und FiBu Dateien sind zur schnelleren Erreichbarkeit separat aufgeführt, sind aber auch im Menübereich "Stammdaten Import Export" erreichbar.
Tipp: Alle Importe und alle Export werden in diesem Dialog "Stammdaten Import/Export" angeboten. Möglicherweise sind in anderen Programmteilen und Menübereichen Importe oder Exporte anwählbar. Diese sind aber ebenfalls hier zu finden. So haben Sie alle diese Funktionen in nur einem Dialog verfügbar.
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Stammdaten Import und Export
Der Importbereich und der Exportbereich führt mit nur drei Schritten zum Import oder Export der Daten. 1. Auswahl der Datei, 2. Optionale Einstellung, 3. Ausführen des Importes bzw. des Exportes.
Stammdaten Export
Für den Export wählen Sie in der Auswahl "Welche Daten sollen exportiert werden?" den zu exportierenden Bereich aus. Diese Auswahl umfasst nicht nur die Bereiche der Exportdaten für Kunden, Artikel usw. (erster Block der Auswahl) sondern auch die separaten Exportdialoge für DATEV, GfK, DTAUS und FiBu (zweiter Block) sowie den Textransfer und den Export der Datenbankparameter.
Wird eine anderer Block außer der erste angewählt, wird sofort in den separaten Dialog für diesen Export gewechselt.
Auf Grund der Auswahl für den Datenexport aus dem ersten Block wird Ihnen die Option "Sofort in verknüpftem Programm öffnen" angeboten. Setzen Sie hier ein Häkchen, wenn Sie die Daten nach dem Export in eine Datei sofort mit einem entsprechenden Programm weiterverarbeiten möchten. Die Daten werden dann automatisch an dieses Programm übergeben.
Auch bei gewählter Option wird eine Exportdatei erstellt.
Haben Sie die Exportdaten bestimmt, wird Ihnen rechts neben der Auswahl die Anzahl der zu exportierenden Datensätze angezeigt. Zusätzlich wird die Schaltfläche "Export starten" aktiviert.
Klicken Sie auf "Export starten", wird Ihnen ein Dateiauswahldialog angezeigt, in dem Sie den Speicherort der Exportdatei und dessen Name angeben können. Der zuletzt verwendete Pfad wird automatisch vorgeschlagen. Der Dateiname wird ebenfalls automatisch vorgeschlagen und aus dem Exportbereich (z.B. Artikel) und dem aktuellen Monat und Jahr gebildet.
Geben Sie unter "Dateityp" an, in welchem Format die Daten exportiert werden sollen. Verwenden Sie das Excel-Format, ist die Weiterverarbeitung bei installiertem Excel® sehr einfach. Ebenfalls der Export aus Excel ist in viele andere Formate möglich. Die gespeicherten Excel-Dateien sind kompatibel zu MS-Excel® 97 bis hin zu MS-Excel® 2007.
Bei Auswahl "HTML-Format" werden Ihnen die Daten als HTML-Datei in Tabellenform ausgegeben. Die CSV und TXT Dateien sind Textdateien mit Trennzeichen. Das XML-Format enthält die Daten im XML 1.0 Standard-Format und ist in den Feldnamen geschachtelt.
XML ist nicht, wie vielfach angenommen, ein "Universal-Format" für Importe und Exporte sondern hat einen speziellen Aufbau, der auf der Exportseite und der Importseite gleichermaßen große Vorbereitungen erfordert. (Siehe auch [XML -> Wikipedia: http://de.wikipedia.org/wiki/Extensible_Markup_Language])
Bestätigen Sie nun mit "Speichern" wird die Datei an dem ausgewählten Ort erstellt (und eventuell sofort geöffnet).
Sie Können aus diesem Dialog auch direkt in die separaten Export-Dialog für DATEV, GfK, DTAUS sowie zum Texttransfer gelangen. Haben Sie diese ausgewählt, wird der Dialog "Stammdaten Import/Export" geschlossen und der gewählte Export-Dialog geöffnet.
Stammdaten Import
Für den Import wählen Sie in Punkt 1. der Auswahl "Welche Daten sollen importiert werden?" den zu importierenden Bereich aus. In dieser Auswahl finden Sie die klassischen Importe der Stammdaten (Kunden, Artikel, Kategorien usw.) aber auch die Importe für Sachkontenrahmen, Kontoauszugsdateien und Paketdaten / Trackingdaten sowie den Import aus Amazon, ebay oder Ihren eigenen Onlineshop. Die Sonderimporte finden Sie im 4. Abschnitt. Damit können Sie Ihre Inventurdaten direkt aus einem Speicherscanner einlesen oder SQL Anweisungen für Ihre Datenbank importieren. Ihre Einstellungen in Faktura-XP lassen sich aus einer Importdatei ersetzen. Wählen Sie dazu in Abschnitt 5, "Einstellungen / Datenbankparameter" aus.
Wird ein anderer Import als Stammdaten-Import angewählt, wird eventuell in einen separaten Dialog für diesen Import gewechselt.
In diesem Beispiel zeigen wir den Import von Artikeldaten.
In diesem Beispiel werden nun Artikeldaten importiert. Ist eine Auswahl "Artikelimport" getroffen, wird die Schaltfläche "Dateiauswahl" aktiviert. Wählen Sie nun eine zu importierende Datei aus. Empfohlen ist das Dateiformat MS-Excel® (XLS). Dateien in diesem Format können sehr einfach bearbeitet, sortiert und verändert werden. Vorausgesetzt Sie besitzen MS-Excel aus dem Microsoft-Office Paket oder einem Open-Office Paket. Die Datei muss nach dem beigefügten Muster (im Verzeichnis "Dokumente" Ihrer Faktura-XP Installation) in der korrekten Spaltenreihenfolge vorliegen.
Tipp: Exportieren Sie Artikel oder Kunden in eine Datei um sich damit den Aufbau der Spaltenreihenfolge für eine Importdatei anzusehen.
Hat diese Datei den korrekten Aufbau, wird Ihnen eine Voransicht der Daten im Fenster "Datenvoransicht" angezeigt. Zusätzlich werden die Import Schaltflächen in Abschnitt 3. aktiviert.
Komplett Import der gesamten Datei
Möchten Sie die Daten komplett einlesen, wählen Sie die Schaltfläche "1:1 Importieren". Damit werden die Importdaten an die bereits vorhandenen Daten "angehängt", also hinzugefügt. Sind bereits Datensätze mit gleicher Nummerierung vorhanden, werden diese Datensätze NICHT importiert sondern übergangen. Dieses "übergehen" lässt sich ausschalten indem Sie in mit der Schaltfläche "Import-Parameter" vorher einstellen, wie mit dem Import umgegangen wird. Siehe dazu Kapitel "Import-Parameter", weiter unten.
Aktualisierung aus einer Datei
Die Schaltfläche "Aktualisierung" ermöglicht die Aktualisierung der Artikelstammdaten (Datenbank Faktura-XP) mit Hilfe der externen Datei. Dabei werden die ausgewählten Felder aus der Datei in die Datenbank übernommen. Es werden die Datensätze bei der Aktualisierung berücksichtigt dessen "Artikel-ID" der ersten Spalte mit der Artikelnummer innerhalb der Artikelstammdaten übereinstimmt.
Wählen Sie die zu übernehmenden Felder aus, die dann aus der Datei in die Artikel übergehen. Beachten Sie dass Sie damit Werte einzelner Artikel übernehmen, nicht den gesamten Artikel.
Achtung: Gehen Sie mit Bedacht an die Sache heran und machen vorher eine Sicherungskopie Ihrer Faktura-XP Datenbank. Die gewählten Werte werden ohne Meldung überschrieben. Es werden keine Feldwerte überprüft. Auch leere Felder oder unplausible Daten werden übernommen.
Tipp: Mit dieser Technik lassen sich größere Änderungen am Artikelstamm bequem mit externen Programmen (z.B. MS-Excel®) vornehmen. Sie können im ersten Schritt den gesamten Artikelstamm exportieren, im zweiten Schritt die Datendatei extern bearbeiten und im dritten Schritt die Datendatei Feldweise in Faktura-XP aktualisieren.
So lassen sich Preise, EAN, Steuersatz, Lagerorte, Gewichte und Textanpassungen ebenso schnell wie einfach ändern oder ergänzen.
Bei sehr großen Datenmengen kann es vorkommen, dass die Kapazität des externen Programms überschritten werden könnte (Begrenzung der Zeilenzahl oder Speicherkapazität des Arbeits-PC).
Hersteller-Artikel einlesen
Mit der Schaltfläche "Neue Hersteller-Artikel einlesen" werden die Importdaten mit dem Feld "ArtikelnummerLieferant" verglichen und an die bereits vorhandenen Daten "angehängt", also hinzugefügt. Sind bereits Datensätze mit gleicher Nummerierung vorhanden, werden die Nummern der Importdatei durch eindeutige, neue Nummern ersetzt und dann importiert.
Einstellungen für den Import nehmen Sie mit der Schaltfläche "Import-Parameter" vor.
Import-Parameter
Möchten Sie beim Import immer neue Nummern für Kunden-, Artikel- und Lieferanten erzeugen lassen, geben Sie dies mit einem Häkchen an. Damit werden dann in der Importdatei vorhandene Nummern ignoriert und automatisch, eindeutige Nummern von Faktura-XP vergeben.
Jeder Artikel in Faktura-XP hat ein Gültigkeitsdatum (nach DIN ISO 9001 notwendig). Sie können hier ein gültiges Datum für die zu importierenden Artikel angeben. Zusätzlich bestimmen Sie noch, ob die importierten Artikel sofort "Aktiviert", also in der Artikelauswahl sichtbar sind.
Kunden und Lieferanten können ebenfalls aktiviert werden, nach dem diese importiert wurden. Setzen Sie dazu das entsprechende Häkchen.
BarCode / EAN
Möchten Sie beim Import fehlende BarCode / EAN Nummern der Importdatei durch Faktura-XP auffüllen lassen, setzen Sie das entsprechende Häkchen. Ist dies gesetzt werden alle leeren EAN Felder nach dem Import mit einem EAN gefüllt sein. Die Nummernreihe (erste Stelle des EAN) geben Sie im Register "Nummernvergabe" des selben Dialogs an.
Sachkontenrahmen SKR03 - SKR04
Hier können Sie die Sachkontenrahmen bearbeiten oder mit dem Import-Assistenten importieren. Dazu klicken Sie im Sachkontendialog auf die Schaltfläche "Import". Der Assistent führt Sie dann in wenigen Schritten durch den Import. Es kann eine gültige Excel® Datei importiert werden. Diese können Sie vor dem Import auch ändern oder ergänzen. Weitergehende Informationen schlagen Sie bitte im Kapitel Artikel-Erlösart nach.
Kontoauszüge / MT940 Datei
Diese Funktion ist noch in Arbeit. Wir bitten um Verständnis.
Paketdaten für Logistik / Tracking
Mit diesem Dialog sind Sie in der Lage das Feld "Logistikinfo" der offenen Lisferschein per Eingabe mit der Tastatur oder einem angeschlossenen Barcode-Scanner zu erfassen. Lesen Sie näheres dazu im separaten Kapitel Logistik.
Amazon und ebay Import
Hier können Sie den AMAZON Import und den ebay Import aufrufen sowie den Synchronisieren Web-Shop, die jeweils in einem separaten Kapitel schrieben werden.
Logistikdaten exportieren
Hier können Sie sowohl einen Import, als auch einen Export der Logistikdaten für die Versandabwicklung vornehmen. Haben Sie Logistikdaten intern erzeugt (siehe auch Kapitel Logistik), können Sie mit dem oberen Teil des Dialogs eine Auswahl der möglichen Logistiker treffen und dann die Logistikdaten Exportieren. Dazu wird dann der entsprechende Dialog eingeblendet.
Möchten Sie Ihre Trackingdaten, die Ihr Logistikprogramm erstellt hat einlesen, wählen Sie die Schaltfläche "Paketdaten Importieren" aus. Mit dem Dateidialog wählen Sie nun die zu importierende Datei aus. Die Daten werden Ihnen als Voransicht im Fenster angezeigt. Mit der Schaltfläche "Paketdaten zuordnen" werden die Trackingdaten den entsprechenden Lieferscheinen und/oder Rechnungen zugeordnet und dort hinterlegt. Die dort hinterlegten Daten können Sie dann direkt im Lieferschein oder der Rechnung einsehen und auch ein "Online-Tracking" durchführen.
Eine automatisierte Informationsübergabe an den Kunden (z.B. Infomail) ist noch nicht integriert.
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Text-Transfer
Über die Exportauswahl Texttransfer öffnen Sie den Dialog „Datenausgabe als Textdatei“, mit dem Sie komplette Tabelleninhalte Ihrer Datenbank als formatierte Textdateien exportieren können. Es können mehrere Tabellen zur gleichen Zeit exportiert werden. Dabei können Sie im linken Fenster die vorhandenen Tabellen der Datenbank sehen und durch das Klicken auf den Pfeil zwischen den Fenstern die Tabellen in die Liste rechts setzen. Diese 'gemerkten' Tabellen sind dann exportierbar.
Im oberen Teil des Fensters können Sie die Formatierung der Datumsangaben festlegen. Die Datumsreihenfolge können Sie über ein Pulldown-Menü auswählen. Für Datums- und Zeittrennzeichen oder Dezimalzeichen sind Punkt, Doppelpunkt und Komma voreingestellt.
Möchten Sie in der Datumsangabe vierstellige Jahreszahlen und/ oder führende Nullen, so setzen Sie eine Markierung in die entsprechenden Felder.
Wählen Sie nun die Tabelle der linken Liste aus und setzen diese mit der Schaltfläche zwischen den Fenstern in die Liste rechts.
Die Entfernung einer Tabelle aus der rechten Liste erfolgt durch markieren der Tabelle und anschließendem anklicken der Pfeil-Schaltfläche von rechts nach links.
Im unteren Teil des Fensters können Sie das Dateiformat festlegen. Sie können sich hier zwischen den Optionen „Mit Trennzeichen“ und „Feste Breite“ entscheiden. Haben Sie das Feld „Mit Trennzeichen“ markiert, müssen Sie die Feldtrennzeichen und Textbegrenzungszeichen über das Pulldown-Menü auswählen. Wenn die erste Zeile die Feldnamen enthalten soll, setzen Sie eine Markierung in das entsprechende Feld.
Über die Schaltfläche Export starten Sie den Export der gewählten Tabelleninhalte in separate Dateien, die den Namen der Tabelle tragen.
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DATEV-Export
In den Dialog DATEV-Datenexport gelangen Sie über das Menüfeld "Stammdaten –> Import/ Export –> DATEV-Export". Hier können Sie einen Export Ihrer Rechnungsdaten ausführen. Die Daten werden im "ASCII Format" als Textdatei mit der Endung ".ASC" ausgegeben. Weiterführende Informationen zu dem Exportformat finden Sie am Ende dieses Beitrags.
Um den Export auszuführen, müssen Sie zuerst den Pfad und den Dateinamen zur Ausgabe Ihrer Daten festlegen. Falls Sie Positionen einzelner Konten summiert ausgeben wollen, markieren Sie das entsprechende Feld. Dann müssen Sie noch einen Datumsbereich für den Export eingeben. Der Export umfasst dann alle Daten einschließlich den genannten Anfangs- und Endtagen. Der letztmalige Exportbereich wird Ihnen auf der rechten Seite angezeigt.
Export-Einstellungen
Mit den Export-Einstellungen können Sie den Datenaufbau anpassen, der beim Export der Daten verwendet wird.
Satzaufbau des Exports
Satzaufbau für den Export: Standard
1. Währungskennzeichen (3 Zeichen; EUR / USD) 2. Bruttowert der Rechnung 3. Kundenkontonummer 4. Nettobetrag (optional) 5. MwSt-Betrag (optional) 6. Rechnungsnummer 7. Rechnungsdatum 8. Buchungskonto bzw. Erlöskonto 9. Buchungstext 10. OrderID (Bestellnummer OnlineShop, nur Shop- und PRO Gold Edition)
Satzaufbau für den Export: Positionen nach Erlöskonto summiert
1. Währungskennzeichen (3 Zeichen; EUR / USD) 2. Bruttowert der Rechnung 3. Kundenkontonummer 4. Nettobetrag (optional) 5. MwSt-Betrag (optional) 6. MwSt-Satz in % (optional) 7. Rabatt-Betrag (optional) 8. Rabatt-Satz in % (optional) 9. Rechnungsnummer 10. Rechnungsdatum 11. Buchungskonto bzw. Erlöskonto 12. Buchungstext 13. OrderID (Bestellnummer OnlineShop, nur Shop- und PRO Gold Edition)
Optionale Werte können mit 'Export-Einstellungen' verändert werden.
Voransicht
Möchten Sie vor dem Datenexport eine Voransicht als DATEV-Exportbericht klicken Sie die Schaltfläche Voransicht.
Nun betätigen Sie den Export mit der Schaltfläche EXPORT starten. Der Export wird im angegebenen Pfad ausgeführt.
Weiterführende Informationen und Links:
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GfK-Export
Falls Sie von der "Gesellschaft für Konsumforschung" (GfK) beauftragt sind, Wirtschaftsdaten über Ihre Verkäufe zu übermitteln, können Sie mit dieser Schnittstelle auswertbare Daten erstellen. Die Daten werden völlig anonym erhoben - d.h. es werden lediglich Daten bezüglich der verkauften Artikel ermittelt.
Sie erreichen das Modul "GfK-Export" unter dem Menüfeld "Stammdaten -> Import/Export -> GfK-Export".
Für die Erstellung der Daten aus Ihren Rechnungsdaten müssen Sie die von der GfK erhaltene Filiale und Geschäftsnummer eingeben. Diese Eingabe ist einmalig durchzuführen und wird in Faktura-XP aus Sicherheitsgründen nur lokal gespeichert. Nach einem Programmupdate ist diese vor dem ersten Export erneut einzugeben.
Nun legen Sie den Pfad zur Ausgabe Ihrer Daten fest. Der Name der zu exportierenden Datei wird automatisch generiert und kann noch geändert oder ergänzt werden. Durch Markieren können Sie festlegen, ob nur abgeschlossene Rechnungen ausgewertet und Gutschriften nicht mit einbezogen werden sollen. Zum Schluss geben Sie noch einen Datumsbereich für den Export ein. Der letztmalige Exportbereich wird Ihnen zur Info auf der rechten Seite angezeigt.
Tipp: Ein Doppelklick in die Datumseingabefenster öffnet wieder den Kalender
Nun betätigen Sie die Schaltfläche EXPORT starten.
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DTA-Datentransfer
DTA Lastschriften und DTAUS
Lastschriftzahlungen Ihrer Kunden können Sie automatisiert als Datei erstellen und dann zusammen als einen einzigen Buchungsvorgang verarbeiten. Diese "DTA Datensätze" (auch als "DTAUS Datei" bezeichnet) werden in eine Datei mit der Bezeichnung DTAUS gespeichert und besitzen ein genormtes Format.
Zum Einzug per Lastschrift können sowohl Lieferscheine als auch Rechnungen herangezogen werden. Je nach Betriebsinterner Vorgehensweise kann entweder über erstellte Lieferscheine oder über erstellte Rechnungen jeweils ein DTA Lastschriftsatz erzeugt werden. Diese können Sie dann als DTAUS Datei per Datenträger an Ihre Bank geben oder direkt in eine Banksoftware wie StarMoney oder ZV-Light einspielen. Fast jede Banksoftware verfügt über eine solche Schnittstelle.
Die Erstellung der DTAUS Datei erfolgt in zwei Schritten.
1. Vorbereitung zur Übergabe in eine Ausgabeliste
2. Ausgabeliste kontrollieren und Ausgabe in DTAUS Datei
Vorbereitung zur Übergabe in eine Ausgabeliste
In der Rechnungs- und auch der Lieferscheinliste finden Sie den Button "DTA-Daten", der Ihnen die lastschriftfähigen Datensätze gesammelt anzeigt. Hier können Sie eine beliebige Anzahl (oder alle) Zeilen markieren, die als DTA Datensatz in eine interne Ausgabeliste übergeben werden.
Voraussetzung zur Erstellung von DTA Lastschriftsätzen sind bereits erstellte Rechnungen oder Lieferscheine, dessen Beträge von den Kunden per Lastschrift abgebucht werden sollen (Markierung "Lastschrift" im Register "Buchung -> Zahlart" des Lieferscheins oder der Rechnung. Dazu muss dem Kundenstamm unter "Finanzdaten" eine gültige Kontoverbindung hinterlegt sein und zusätzlich ein Häkchen "EE liegt vor" gesetzt sein. Dies bedeutet, daß Sie von diesem Kunden eine Einzugsermächtigung erhalten haben, um Lastschriften von seinem Konto zu buchen.
Sind diese Voraussetzungen nicht alle erfüllt, wird der Lieferschein oder die Rechnung in der Liste der Lastschriften nicht aufgeführt.
Um den Verwendungszweck der Buchungen automatisiert erstellen zu lassen, klicken Sie auf "Verwendungszweck" um die Einstellungen zu ändern oder zu kontrollieren. Bestätigen Sie mit OK.
Da Sie Lastschriften für ein bestimmtes Datum der Ausführung vormerken können, sollten Sie in dem Feld „Lastschriften für Ausführung am:“ das gewünschte Datum eingeben oder den Kalender durch Doppelklick in dem Feld aufrufen. Das Feld ist immer automatisch mit dem Datum von Morgen vorbelegt. Soll unbedingt noch heute eine Ausführung erfolgen, klicken Sie auf die Taste „heute“. Wenn Sie das Häkchen „In DTA-Verarbeitung aktivieren“ setzen, wird jeder der Übergebenen Datensätze automatisch zur Ausführung aktiviert. Somit müssen Sie dies nicht noch mal separat in der Ausgabeliste vor dem Speichern der DTAUS Datei tun. Dies kann bei der Verarbeitung sehr vieler Datensätze nützlich sein.
Klicken Sie nun auf „Ausführen“, werden die markierten Zeilen in die Ausgabeliste übergeben und zum Schluss die Anzahl dieser Datensätze angezeigt.
Sie können diesen Dialog nun schließen und die Rechnungs- oder Lieferscheinliste ebenfalls verlassen.
Ausgabeliste kontrollieren und Ausgabe in DTAUS Datei
Zur Erstellung der DTAUS Datei klicken Sie auf „Stammdaten -> Import / Export -> DTAUS Datei erstellen“.
Der Dialog „DTA Datentransfer“ zeigt mehrere Register, die nach Funktion gegliedert sind.
Im Register „Buchung erfassen“ lassen sich die gesammelten Datensätze, die z.B. aus Schritt eins der Verarbeitung stammen ändern oder einsehen. Sie können aber auch noch weitere Datensätze hinzufügen, die dann ebenfalls mit verarbeitet werden können. Zusätzlich lassen sich hier auch Überweisungen erstellen und der Liste hinzufügen.
Klicken Sie für das Hinzufügen weiterer Buchungssätze den Knopf „Neu“ und wählen dann in der Verarbeitungsart aus, ob es sich um eine Lastschrift oder eine Überweisung handelt. Geben Sie dann die Daten im Formular oben ein. Zum Schluss geben Sie das Ausführungsdatum und das Häkchen „aktiv“ an und klicken dann auf „speichern“. Der
Datensatz wird der Ausgabeliste hinzugefügt.
Im Register „Abgeschl. Buchungen“ können Sie bereits verarbeitete Datensätze einsehen.
Im Register "Gesamtliste" finden Sie ebenfalls alle Datensätze, die Sie hier aber noch verändern können, falls Sie kleine Änderungen oder Aktivierungen vornehmen möchten.
Alle noch unverarbeiteten Datensätze erkennen Sie an den leeren Datumsfeldern „erledigt am“. Es werden zudem nur Datensätze in die DTAUS Datei geschrieben, die im Feld „aktiv“ eine Markierung tragen. Zum Löschen einzelnen oder mehrerer Zeilen markieren Sie mit der Maus den Datensatzmarkierer, die Leiste am linken Rand der Liste. Damit färbt sich der zu löschende Teil ein. Nun können Sie die markierten Datensätze mit der Taste „Entf“ Ihrer Tastatur entfernen.
Ausgabe der DTAUS Datei
Zur Ausgabe in eine DTAUS Datei wechseln Sie auf das Register „DTAUS erstellen“. Hier geben Sie den Auftraggeber und die Kontoverbindung, auf dem die Lastschriften gutgeschrieben und die Überweisungen abgebucht werden sollen. Das ist im Regelfall das eigene Firmenkonto. Bei "Bankadresse" geben Sie die Adresse des Kreditinstituts an, dem Sie die DTAUS Datei übergeben bzw. dem Sie den Buchungsauftrag geben. Klicken Sie auf „Speichern“, damit Sie dieselben Daten auch beim nächsten mal verwenden können.
Im nächsten Abschnitt geben Sie das Laufwerk an, auf dem die DTAUS Datei gespeichert werden soll. Die Datei wird dann direkt auf dem angegebenen, lokalen Datenträger gespeichert. Dies kann die lokale Festplatte (z.B. "C:\"), eine externe Festplatte per USB, oder ein USB-Stick sein.
Achtung: Eine bereits vorhandene Datei wird ohne Meldung überschrieben.
Im Feld „Pfad für Archivierung“ geben Sie einen existierenden Pfad an, in dem eine Kopie der erstellten DTAUS Datei abgelegt werden soll. Diese Kopien tragen im Dateinamen das aktuelle Datum der Dateierstellung und stellen somit ein lückenloses Archiv aller bereits auf diesem Arbeitsplatz erstellten DATAUS Dateien dar.
Im Feld „Datum Erstellung“ steht das Tagesdatum der Dateierstellung und im Feld „Datum Verarbeitung“ dazu Datum an dem die Buchungen ausgeführt werden sollen. Beides wird in die Datei geschrieben und gibt der Bank oder Ihrer Banksoftware die nötige Auskunft der Ausführung. Im Feld „Interne Ref.-Nr“ können Sie eigene Angaben machen, die zur Identifizierung Ihrer Datensätze dienen kann. Das Feld kann auch leer gelassen werden. Da Lastschriften und Überweisungen nicht zusammen in einer Datei verarbeitet werden können, müssen Sie im Feld „Verarbeitungsart“ entweder Lastschrift oder Überweisung einstellen. Haben Sie beides in der Ausgabeliste, müssen Sie zwei DTAUS Dateien nacheinander mit den jeweiligen Verarbeitungsarten erzeugen. Die beiden Methoden der DTAUS Dateierstellung „ausführliche Methode“ und „kurze Methode“ unterscheiden sich in der Datenprüfung vor dem Export der DTAUS Datei.
Ausführliche Methode und kurze Methode des Exportes
Wird die „ausführliche Methode“ gewählt, werden die Ausgabedaten genau auf Länge, Art und Plausibilität geprüft, bevor diese als korrekt eingestuft werden. Erst wenn alle Datensätze diese Prüfung erfolgreich bestanden haben, wird Ihnen dies gemeldet und die derzeit deaktivierten Knöpfe aktiviert. Sie können dann den Begleitzettel drucken, den die Bank bei Übergabe eines Datenträgers benötigt. Die Zahlungsliste aller in der Datei enthaltenen Datensätze, die Sie für eigene Archivierungen ebenfalls drucken sollten. Zum Abschluss klicken Sie auf „DTAUS-Datei schreiben“ um die DATUS Datei nun im angegebenen Laufwerk zu erzeugen.
Die „kurze Methode“ verzichtet auf genaue Datenprüfung und umfangreiche Meldungen und Dialoge, erzeugt aber ebenfalls die DTAUS Datei und auf Wunsch den Begleitzettel und die Zahlungsliste. Diese Methode sollten Sie nur verwenden, wenn Sie nach mehreren Malen sicher sind, dass die Daten immer korrekt exportiert werden. Beachten Sie, daß alle nicht buchbaren Datensätze Ihnen von Ihrer Bank in Rechnung gestellt werden könnten.
Einlesen einer DTAUS Datei
Möchten Sie zur Kontrolle einmal eine DTAUS Datei einlesen, können Sie dies über die Registerkarte „DTAUS einlesen“ erledigen.
Die Datei kann von einem lokalen Datenträger (Festplatte, CD, USB-Stick) eingelesen werden. Geben Sie das zu lesende Laufwerk an und stellen Sie sicher, das die zu lesende Datei sich im Grundverzeichnis dieses Laufwerks befindet (z.B. "C:\" oder "X:\").
Die zu lesende Datei kann folgende Namen haben: "DTAUS", "DTAUS1", "DTAUS1.txt", "DTAUS0.txt", "DTAUS.dat", "DTAUS0.dat", "DTAUS1.dat".
Wurde die Datei erfolgreich eingelesen, werden dessen Einträge in dem Fenster angezeigt. Zusätzlich können Sie die Daten auch als Bericht anzeigen, indem Sie auf die Schaltfläche "Liste anzeigen" klicken.
FiBu-Datentranfer
FiBu Export
In den Dialog FiBu-Datenexport gelangen Sie über das Menüfeld "Stammdaten –> Import/ Export –> FiBu-Daten Export". Hier können Sie einen Export Ihrer Rechnungsdaten ausführen. Die Daten werden als Textdatei mit der Endung ".TXT" ausgegeben. Weiterführende Informationen zu dem Exportformat finden Sie am Ende dieses Beitrags.
Um den Export auszuführen, müssen Sie zuerst den Pfad und den Dateinamen zur Ausgabe Ihrer Daten festlegen. Der FiBu Export beinhaltet zusätzlich das Kassenbuch. Sie können das Kassenbuch als Datei ausgeben, dann müssen Sie das Häkchen dort setzen. Hier können sie sich ein Kassenbuch aussuchen und den Namen Ihrer Bank. Dann müssen Sie noch einen Datumsbereich für den Export eingeben. Der Export umfasst dann alle Daten einschließlich den genannten Anfangs- und Endtagen. Der letztmalige Exportbereich wird Ihnen auf der rechten Seite angezeigt.
Sie exportieren die Dateien von Faktura-XP auf Ihren Computer und fahren dann mit dem Programm Taxpool-Buchhalter fort.
Taxpool Import
Nachdem Sie das Programm gestartet haben, öffnen Sie, indem Sie auf Datei klicken im Drop-Down Menü den Import. Es öffnet sich eine weitere kleinere Drop-Down Liste. Sie wählen den Punkt "Buchungsdaten aus anderen Programmen" aus, damit das Programm die Exportdatei von Faktura erkennt und importieren kann.
Sie gelangen zu dem ersten Importdialog, der sich aus 4 Schritten zusammensetzt.
Der erste Schritt besteht darin, Buchungsdaten aus anderen Programmen, in dem Fall Faktura-XP zu importieren. Dazu setzen Sie das Häkchen bei "Die Daten stammen aus folgender Datenbank" und wählen die Textdatei aus. Somit kann dieses Programm die Daten von Faktura-XP übernehmen. Klicken Sie danach auf "OK".
Als nächstes müssen Sie die Datenquelle auswählen und klicken wieder die Textdatei an. Hier können Sie die Daten, die Faktura beim Export erstellt hat, angeben. Auf "Weiter" kommen Sie zum nächsten Dialog.
Nun wählen Sie Trennzeichen aus. Das Semikolon wäre hierbei die übersichtlichste Lösung. Im unteren Teil sehen Sie die Buchungsdaten, die Faktura-XP erstellt hat, in der Liste. Klicken Sie auf "Weiter".
Hier können Sie eine Auswahl der Importfelder treffen. Der SQL Text ist schon soweit eingetragen. Zudem können Sie auch noch Daten Felder bestimmen, die importiert werden sollen. Als letztes Klicken Sie auf "Fertig stellen".
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Artikeltransfer zum OnlineShop
XT-Commerce, Gambio und andere
Um Artikel in Listenform in Ihren Shop zu transferieren, können Sie diesen Dialog verwenden. Dabei ist es wichtig zu wissen, daß zur Zeit keine Kategorien, Sprachen, Hersteller oder Steuerklassen aus Faktura-XP heraus im Shop erzeugt werden können.
Diese müssen vor dem Transfer der Artikel im Shop bereits angelegt worden sein. Möchten Sie also z.B. Artikel einer neuen Kategorie in Ihren Shop transferieren, legen Sie wie gewohnt im Shop die neue Kategorie an und transferieren dann mit Faktura-XP die Artikelliste unter Angabe dieser Kategorie in Ihren Shop.
Sie erhalten vor dem Schreiben in Ihren Shop noch eine Voransicht der Daten.
Diese Funktion ist nur in der Version "Shop Edition" und "PRO Gold Edition" verfügbar.
Wählen Sie zunächst die Registerkarte "Import aus Datei" an und importieren die vorbereitete Datei. Diese Datei muss im MS-Excel® Format vorliegen. Es werden die Formate Excel® 97 - Excel® 2007 und kompatible unterstützt.
Enthält die importierte Datei bereits die Angaben Kategorie, Steuerklasse, Hersteller und Sprache des Onlineshop oder haben Sie die importierten Artikel der Liste um diese Angaben ergänzt, wechseln Sie zur Registerkarte "Upload zum Shop". Dort wird zunächst die Datenstruktur der Liste und die Verbindung zum Onlineshop geprüft, indem Sie auf die Schaltfläche "Daten u. Verbindung prüfen" klicken. Ist beides in Ordnung, wird die Schaltfläche "Upload starten" aktiviert, mit der Sie den Transfer der Daten in Ihren Onlineshop starten.
Falls Sie die geladenen Artikel erst jetzt einer Kategorie des Onlineshop zuordnen möchten, wählen Sie den Register "Tools" und geben dort Kategorie, Steuerklasse, Hersteller und Sprache an. Danach klicken Sie auf "Ausführen".
Haben Sie in der Artikelliste Eingaben und Ergänzungen gemacht, können Sie diese Daten auch wieder exportieren. Dazu klicken Sie auf die Registerkarte "Export als Datei". Geben Sie dort den Exportpfad und den Dateinamen in den dafür vorgesehenen Feldern an. Der Name der Datei wird automatisch vorgeschlagen und aus dem aktuellen Datum gebildet. Diesen können Sie nun ergänzen oder ändern. Beachten Sie, dass vorhandene Dateien mit dem selben Namen ohne Meldung überschrieben werden.
Um den Export nun zu starten, klicken Sie auf die Schaltfläche "Export starten". Die Datei wird nun erzeugt. Ist das Häkchen "Datei sofort in Excel öffnen" gesetzt wird das installierte Excel® gestartet und die soeben gespeicherte Datei darin geöffnet.
Das Register "Information" zeigt eine Zusammenfassung und Analyse der in der Liste angezeigten Artikel hinsichtlich Vollständigkeit. Damit kann vor einem Upload in den Shop geprüft werden, ob Artikel ohne Preise oder Artikel ohne Angabe der Sprache vorhanden sind, die im Onlineshop nicht verkaufsfähig währen.
Mit der Schaltfläche "Liste leeren" entfernen Sie alle angezeigten Daten. Erstellen Sie vorher mit "Export als Datei" eine Kopie, falls nötig.
Die Schaltfläche "Beenden" verlässt den Dialog. Dabei bleiben die angezeigten Daten auf dem lokalen Arbeitsplatz erhalten und können z.B. später weiter bearbeitet werden.
Magento
Artikelexport
Um in den Stammdaten-Export zu gelangen gehen Sie unter Stammdaten-> Import/Export auf Stammdaten Import/Export.
Wählen Sie den Punkt: „Artikeldatenexport für Magento®” aus.
Filtern Sie jetzt Ihre Artikel, welche Sie nach Magento exportieren möchten. Je nach Auswahl verändert sich die Anzahl der zu exportierenden Artikel.
Wählen Sie nun aus, wo Sie die Datei speichern möchten und bestätigen Sie mit „Speichern”. Nachdem Sie die Datei exportiert haben, loggen Sie sich in Ihren Administrationsbereich des Shops ein.
Schritt 1:
Klicken im oberen Menü auf System(1.), Import/Export(2.) und auf Profile(3.)
Schritt 2:
Wenn nicht wie im Screen gezeigt, das Profil „Import all Products” vorhanden ist, klicken Sie auf „Neues Profil”, ansonsten fahren Sie mit Schritt 3 fort.
Schritt 2.1:
Stellen Sie das neue Profil exakt nach den Einstellungen des Screens ein.
Schritt 2.2:
Bestätigen Sie die Änderung mit 
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Schritt 3:
Wählen Sie im linken Bereich den Punkt „Datei hochladen” aus. Klicken Sie bei File 1 auf durchsuchen und navigieren Sie im Dialog zu Ihrer vorhin exportierten CSV-Datei.
Bestätigen Sie den Upload mit „Speichern und weiter bearbeiten”.
Schritt 4:
Klicken Sie auf das Dropdownmenü mit der Beschriftung „Select a File” und wählen den untersten Eintrag aus. Starten Sie den Import mit einem Klick auf 
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Schritt 5:
Schließen Sie das neue Fenster nicht bis als letzer Punkt „Profilausführung beendet” erscheint (Dies kann mehrere Minuten dauern). Ihre Artikel sind soeben von Faktura-XP nach Magento eingepflegt worden.
