Rechnungen erstellen
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Rechnungen
Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Brachne unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.
Pflichtangaben auf Rechnungen
Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).
Die Druckdokumente in Faktura-XP sind nach DIN Norm aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.
Weiterführende Informationen
- Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei, mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.
- Merkblatt zu Pflichtangaben, der IHK Nürnberg
- Merkblatt zu Pflichtangaben, der IHK Rheinhessen
- Webseite der IHK Stuttgart
Beispiele
- Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei
- Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei
- Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei
Die Rechnungsliste
In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü "Auftrag und Lager -> Rechnungen".
Hier lassen sich Rechnungen suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten und ändern. Die Spalten sind von links nach rechts so angeornet, das Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" dienen zum Markieren und drucken von Rechnungen die im Stapel - also zusammen in einem Druckvorgang - verarbeitet werden sollen. Der "Stapeldruck" wird weiter unten erklärt.
In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte "A" gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.
Die Spalte "AK" ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt.
Die Spalte "Z" hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an.
Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.
Im Feld "Anmerkungen" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu schreiben. Sie können direkt dort eine Eingabe machen. Diese ist nur für den internen Gebrauch und wird für Ihre Kunden nicht sichtbar. Dieses Feld wird auch bei der Suche berücksichtigt.
In der Version Faktura-XP PRO ist eine direkte Änderung im Feld "Anmerkungen" nicht möglich. Sie müssen auf dem Feld einen Doppelklick ausführen um im dann folgenden Dialog die Eingabe zu machen.
In der Rechnungsliste werden Ihnen alle derzeit offenen Rechnungen angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.
Folgende Stati sind vorhanden:
- unbearbeitet
- gedruckt
- Mahnung 1, 2 und 3
- Teilzahlung
- Skonto
- abgeschlossen
- storniert
Der Status "unbearbeitet" ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. Der Status "unbearbeitet *L*" ist in neueren Versionen entfallen.
Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in Datenbankparameter) auf "gedruckt" gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden und in dem automatischen Mahnwesen aufgenommen.
Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt.
Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status "Teilzahlung" angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor.
Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf "Skonto". Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen.
Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.
Statusänderungen von Hand
Sie sollten den Status nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status 'storniert'. Den müssen Sie von Hand einstellen, wenn dieser Status erforderlich wird.
Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste
Mit dem Häkchen oben "auch abgeschlossene anzeigen" werden Ihnen alle Rechnungen, auch abschlossene angezeigt. Die Schaltfläche mit dem "Pfeil nach unten" vergrößert die Zeilenhöhe der Anmerkungsfelder rechts, um mehr Informationen anzuzeigen. Die Schaltfläche "i" zeigt eine Legende der möglichen Farbkennungen in dieser Liste.
Mit der Schaltfläche "Ansicht der Liste vergrößern" wird Ihren die gesamte Liste im größeren Format angezeigt, damit Sie sich in den Spalten nicht vergucken, werden die Zeilen weiter auseinander gezogen.
Die Schaltfläche "Legende zu den Farben in dieser Liste" beschreibt die Bedeutungen der einzelnen Farben in der Rechnungsliste. So haben Sie stets eine Übersicht.
Durch das Klicken auf die Schaltfläche "Shopdaten" können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern einsehen. Ursprünglich stehen diese Spalten auf "Anmerkungen", also z.B. der Wunsch eines Kunden, die Ware selbst abzuholen. Wenn Sie die Einstellung auf Shopdaten umgestellt haben, können Sie jederzeit wieder zu den Anmerkungen wechseln.
Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste
Mit der Schaltfläche "Neu" erstellen Sie eine neue Rechnung.
Durch die Schaltfläche "Details" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.
Mit der Schaltfläche "DTA Daten" können Sie Lastschriftdaten von Rechnungen erstellen.
Die Schaltfläche "Kalkulation" gibt Ihnen die Druckvorschau der Kalkulation für die markierte Rechnung.
Falls Sie die Standard-Druckausgabe von Faktura-XP auf „Drucker“ umgestellt haben, werden Ihre Rechnungen beim Klicken ohne Voransicht direkt gedruckt! Sie finden diese Einstellung in der Menüleiste unter Einstellungen Druckausgabe festlegen.
Die Schaltfläche "Löschen" entfernt die ausgewählte komplette Rechnung.
Rechnungen können nur dann gelöscht werden, wenn bereits verbuchte Zahlungseingänge entfernt werden. Die Entfernung von gebuchten Zahlungseingängen nehmen Sie in "Korrektur Zahlungseingang" vor.
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste. Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie diese im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken die <Enter>-Taste.
Über "Exit" verlassen Sie die Rechnungsliste.
Rechnung erstellen
Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die Schaltfläche "Neu" um eine neue Rechnung zu erstellen.
Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung
Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angabe der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelpostition anzugeben.
Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen
Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch zunächst die Rechnungsnummer "200000" verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld "Nr".
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.
Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.
Automatische Nummernvergabe:
Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten.
Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen.
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus. Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des Kundenstamm hinterlegt wurde. Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.
Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamm mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellte Kunde in die noch zur Bearbeitung offenen Eingabemaske der Rechnung.
Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren.
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.
Mitarbeiter / Bearbeiter
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld MA (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.
Rechnungsdatum und Lieferdatum
Im Feld "Rechnungsdatum" wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld "Liefer-Datum" das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen.
Stapel
Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld "Stapel". Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in Datenbankparameter änderbar.
Akonto
Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung. Mehr dazu erfahren Sie unter [| Akonto-Rechnungen/ Abschlagsrechnungen erstellen]
Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung
Mit der Schaltfläche "Kopieren" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.
Die Schaltfläche "Ansicht" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen.
Mit der Schaltfläche "Sammler" können Sie den Inhalt Ihres Artikelsammlers betrachten und bearbeiten.
Die Schaltfläche "Lagerinfo" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln.
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich "Überweisungsträger bedrucken" nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen.
Weitere Informationen zum Thema Überweisungsträger, siehe unten.
Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche "Gesperrt" wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in "Eingabe" geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über Datenbankparameter einstellen.
Mit "Exit" können Sie den Dialog verlassen.
Registerkarte: Rechnung
In diesem Register werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt. Jede Position hat eine eigene Zeile. Zusätzlich wird am Ende der Liste eine leere Zeile angezeigt. Diese ist die mögliche, weitere Position dieser Rechnung. Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld keine Eingaben machen, können dies aber tun, falls Sie eine besondere Nummerierung wünschen.
Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Postionsnummer vorgenommen, können Sie mit einem Doppelklick auf der Überschrift "Pos." eine aufsteigende Sortierung auslösen.
Eine Position anlegen bzw. hinzufügen
Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im Feld "Artikel Nr." einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus. Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des Artikelstamm hinterlegt wurde. Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.
Stopper in der Artikelbeschreibung
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im Artikelstamm. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Postion nicht verarbeitet oder berücksichtigt.
Tipp:
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.
Verkaufspreis
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.
Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.
Preisverfolgung
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel Preisverfolgung.
Rabatt
Wenn Sie eine Postion mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als postivite Zahl ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab.".
Schaltflächen am unteren Rand der Postionen
Über die Schaltfläche "Ansicht" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Anicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.
Die Schaltfläche "Pos. löschen" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer.
Mit "0% MW" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.
Mit der Schaltfläche "Historie" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.
Hat der Kunde bereits ein Angebot oder einen Lieferschein erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" Daten ganz oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen angezeigt.
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung das erste Dokument der Übernahme abgespeichert. Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Lieferscheinen übernommen, bleibt das Feld unverändert.
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: "*4*" für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine.
Im Falle der Übernahme von Positionen aus Angeboten / AB's wird die erste Dokumentnummer im Feld "aus A." gespeichert.
Mit "Sammler einfügen" werden alle Positionen des Artikelsammlers in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.
Die Schaltfläche "Neu Positionieren" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit "1". Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.
Registerkarte: Zusatztexte
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen und weiteren Angaben verwenden können.
Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeiles neben dem Text "Zusatztext".
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.
Zahlungsbedingungen
Mit der Schaltfläche "Zahlungsbedingungen kopieren" können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.
Anmerkung
Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der Rechnungsliste im rechten Bereich angezeigt.
Registerkarte: Adresse
Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung nicht auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.
Mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.
Mit "Lieferadresse auswählen" werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben.
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche "andere Adresse". Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder die Rechnung noch nicht verlassen haben.
Adress Etikett drucken
Mit der Schaltfläche "Etikett" können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem Labeldrucker (Brother QL-Serie) ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf "Vorlage auswählen" wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechnede Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.
Registerkarte: Buchungstext
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung der Rechnung enthalten.
Gegenkonto und Buchungstext
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den Parametern angegeben, dass diesre Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, sa ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.
Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein Sperrvermerk im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im Kundenstamm gesetzt wurde.
Zahlart
Wird hier eine Auswahl getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.
Korrektur Abschlußbuchung
Diese Felder sollten Sie nur im Notfall von Hand ändern. Verwenden Sie immer den Zahlungseingang bzw. bei Änderungen Korrektur des Zahlungseingang.
Hinweis:
Rechnungen sollten Sie immer über den Zahlungseingang abschließen. Nicht in der Rechnung selbst!
Rechnungs-Typ: Diese Auswahl ist im Standard auf "Normale Rechnung" eingestellt, was einen Ausdruck der Rechnung mit der üblichen Artikelauflistung ausgibt. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen zu einer zusammengefasst und dessen Anzahl als Summe gerechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.
Registerkarte: Dokument-Info
Die Registerkarte Dokument-Info enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.
Stapeldruck
Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.
Optionen
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion Wechslekurse eingeben und erst danach hier aussuchen.
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".
Versandinfo
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.
Beispiel: Versand per DHL am 28.03.2010 - ID: 465464646
Nachkommastellen
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.
Registerkarte: InternetShop
Diese Registerkarte wird Ihnen nur ab Version Faktura-XP Shop Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten angezeigt.
Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sei, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich - eine Eingabe von Text ist nicht möglich.
Im Feld "Kundentext zur Bestellung" finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden.
Das Feld "Interne Info zur Bestellung" enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus Amazon oder ebay legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.
Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites mal erstellt wird.
Registerkarte: Intern
In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.
Das Feld "Markierungsfarbe" dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der Rechnungsliste angezeigt.
Akonto Rechnung/ Abschlagrechnung erstellen
Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.
Wenn Sie in der aktuellen Rechnung das Feld "Akonto" markieren, wird diese Rechnung als Abschlagrechnung / Akotorechnung markiert. Sie erstellen also in normaler Weise eine Rechnung für einen Abschlag. Dieser Abschlag wird in der Regel bei der Schlussrechnung aus der Gesamtsumme wieder abgezogen. Damit Sie dies nicht vergessen können ist das Häkchen "Akonto" in der Abschlagrechnung / Akotorechnung zu setzen. Sie können ein oder mehrere dieser Abschlagrechnung erstellen indem Sie jeweils das Häkchen "Akonto" setzen.
Schreiben Sie also eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, das es bereits mindestens eine offene "Akontorechnungen" für diesen Kunden gibt.
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.
Die Schlussrechnung darf nicht als Akontorechnung markiert sein!
Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt war) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige.
Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Postitionen übernehmen”.
Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift Pos..
Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.
Rechnung drucken
Mit der Schaltfläche "Drucken" rufen Sie den Druckdialog auf, der Ihnen im Bezug auf Dokumentausgabe einige Möglichkeiten bietet. Hier stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument ausgedruckt werden soll. Im wesentlichen versucht Faktura-XP selbst zu ermitteln, welche Art und Sprache der Ausgabe sinnvoll währe. Dazu wird beispielsweise über den Kunden und dessen Rechnungsadresse der Wohnort und damit das Land ermittelt und somit die Sprache vorgeschlagen in der das Dokument ausgegeben wird. Dies ist dann zusätzlich durch den Benutzer änderbar.
Im linken Fensterbereich können Sie die Dokumentart auswählen. Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "Rechnung" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor.
Soll ein Dokument per Fax versendet werden, wählen Sie diese Dokumentart aus. Die Ausgabe kann dann mit einem "Faxgerechten" Logo, z.B. in Graustufen erfolgen. Soll eine Rechnung als Emailanhang versendet werden, wählen Sie diese Option. Der Versand per Email erfolgt dann mit einem seperaten Dialog, an die im Kundenstamm hinterlegte Emailadresse.
Die Dokumentart "Rechnung als PDF-Datei" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus. Eine "Pickliste" dient zur Kommissionierung (also das Zusammenstellen einer Bestellung) der in der Rechnung aufgeführten Lagerartikel. Die Ausgabe erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker.
Mit dem "Stapeldruck" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden also alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markierten sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirmvoransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF erstellt und als Anhang in eine Email verarbeitet.
Hinweis:
Die Stapelverarbeitung als PDF-Email ist derzeit nur mit installiertem maxxPDF-Mailer möglich.
Stapeldruck in Version Faktura-XP PRO Gold
In der Version Faktura-XP PRO Gold müssen Sie zuerst die Schaltfläche "Drucken" anklicken und im Druckdialog die Schaltfläche 
betätigen. Nun wird ein separater Dialog geöffnet.
In diesem Dialog können Sie die Rechnungen markieren (Häkchen in Spalte "S" und die Druckanzahl je Dokument der im Stapel zu verarbeitenden Rechnungen eingeben.
Falls Sie Änderungen an dem Hinweistext, welcher blau markiert ist, vornehmen möchten, dann klicken Sie doppelt auf das entsprechende Feld. Haben Sie dies getan öffnet sich dieses Fenster:
Optionen der Druckausgabe
Mit den Optionen rechts haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. Wird das "Drucken mit Stückliste" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Bei "Logo im Kopf erzwingen" druckt ein Logo aus, obwohl es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.
Die Option "Währung umrechnen" lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei gelten die aktuell hinterlegten Wechselkurse.
Die aktuellen Währungen / Wechselkurse lassen sich per Internet aktualisieren.
Rechnungen mit "Bruttopreise"
Soll die Rechnung nur "Bruttopreise" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen. Die Druckausgabe von Bruttorechnungen in anderen Landessprachen außer deutsch ist derzeit nicht vorgesehen. Sie können also Rechnungen mit Bruttopreisen nur in deutscher Sprache drucken. Für die Ausgabe in z.B. englischer Sprache nehmen Sie das Häkchen "Bruttopreise" heraus, bevor Sie den Ausdruck starten.
Dialog mit weiteren Optionen
In "weiteren Optionen" können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt.
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.
Überweisungsträger bedrucken
Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung un gehen auf Details (alternativ doppelklicken Sie auf die Rechnungsnummer).
Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Versand" um einen Vordruck-Typ zu wählen. Dieser Typ wird dann beim schließen des Auswahldialogs gespeichert und zukünftig verwendet, bis eine neue Auswahl getroffen wird. Klicken Sie nun direkt auf die Schaltfläche "Versand", wird eine Voransicht ausgegeben. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag.
Sie müssen hier den Typ der Überweisungsträger angeben, es sind nur Ausdrucke im DIN A4 Format möglich. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken", um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken.
Zur Überprüfung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" klicken und Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie noch bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die Kästchen, um die eingetragenen Daten zu löschen oder um neue hinzuzufügen. Haben Sie den Vorgang abgeschlossen, drücken Sie auf "Übernehmen", um dann die Überweisung zu drucken.
