Gutschriften erstellen
Aus Faktura-XP Warenwirtschaft Handbuch und Wiki
| Inhaltsverzeichnis |
Inhaltsverzeichnis |
Gutschriften
Eine Gutschrift ist die Korrektur einer Rechnung - zum Beispiel auf Grund einer Beanstandung bzw. Mängelrüge.
Die Gutschrift berechtigt nach § 14 Abs. 2 des Umsatzsteuergesetzes zum Vorsteuerabzug, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:
* Der leistende Unternehmer (Empfänger der Gutschrift) muss zum gesonderten Ausweis der Steuer in
einer Rechnung berechtigt sein.
* Zwischen dem Aussteller und dem Empfänger der Gutschrift muss Einverständnis darüber bestehen, dass
mit einer Gutschrift über die Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird.
* Die Gutschrift muss die gleichen Angaben enthalten wie eine Rechnung.
* Die Gutschrift muss dem leistenden Unternehmer zugeleitet worden sein.
Liste der Gutschriften
Um den Menüpunkt Gutschriften erstellen zu öffnen, gehen Sie über das “Menüfeld Auftrag und Lager -> Gutschriften”. Hier sehen Sie die folgende Gutschriftenliste.
In der Gutschriftenliste erscheinen alle noch nicht bearbeiteten Gutschriften. Möchten Sie auch die schon abgeschlossen Gutschriften sehen, muss entweder das Feld „auch abgeschlossene anzeigen“ markiert werden, das hier gekennzeichnet ist oder der Knopf „Alle“ im unteren Bereich der Liste angeklickt werden. In der Gutschriftenliste werden Ihnen alle derzeit offenen Gutschriften angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Gutschrift. Der Status verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge der offenen Posten. Sie sollten den Status nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden.
Folgende Stati sind vorhanden:
- unbearbeitet
- unbearbeitet *L*
- gedruckt
- Mahnung 1, 2 und 3
- Teilzahlung
- Skonto
- abgeschlossen
Der Status "unbearbeitet" ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Gutschrift. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Gutschrift dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. Der Status "unbearbeitet *L*" ist ebenfalls eine unfertige Gutschrift, zeigt aber durch das *L* an, das diese Gutschrift auf Grund eines automatischen Vorgangs aus einem oder mehrerer Lieferscheine erstellt wurde.
Wird eine Gutschrift ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in "Datenbankparameter") auf "gedruckt" gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Gutschrift zum offenen Posten geworden und in dem automatischen Mahnwesen aufgenommen.
Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt.
Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status "Teilzahlung" angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor.
Wird eine Gutschrift unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf "Skonto". Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen.
Schaltflächen im oberen Bereich:
Mit dem Häkchen oben "auch abgeschlossene anzeigen" werden Ihnen alle Gutschriften, auch abschlossene angezeigt. Die Schaltfläche mit dem "Pfeil nach unten" vergrößert die Zeilenhöhe der Anmerkungsfelder rechts, um mehr Informationen anzuzeigen.
In dem hellblauen Feld, rechts in der Gutschriftenliste haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu schreiben. Diese ist nur für den internen Gebrauch und wird für Ihre Kunden nicht sichtbar. Dieses Feld wird auch bei der Suche berücksichtigt.
Schaltflächen im unteren Bereich der Gutschriftenliste
Mit der Schaltfläche "Neu" erstellen Sie eine neue Gutschrift.
Durch die Schaltfläche "Details" gelangen Sie in die ausgewählte Gutschrift und können diese einsehen und bearbeiten.
Die Schaltfläche "Löschen" entfernt die ausgewählte komplette Gutschrift.
Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste. Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie diese im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken die <Enter>-Taste.
Über "Exit" verlassen Sie die Gutschriftenliste.
Mit der Schaltfläche Neu kommen Sie zu einer neuen Gutschrift.
Gutschrift erstellen
Zum Erstellen einer neuen Gutschrift sollten Sie bereits einen Kunden angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit dem Erstellen der Gutschrift begonnen haben. Klicken Sie in der Gutschriftenliste auf die Schaltfläche "Neu" um eine neue Gutschrift zu erstellen.
Mindestangaben zur Erstellung einer Gutschrift
Für die Erstellung einer Gutschrift sind mindestens die Angabe der Gutschriftennummer, des Kunden, des Mitarbeiters und des Datums anzugeben.
Nummernreihe / Nummernkreis der Gutschriften
Wurde noch keine Gutschrift erstellt (also bei der ersten Gutschrift), wird automatisch zunächst die Gutschriftennummer "50000" verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld "Nr".
Beim nächsten Erstellen einer Gutschrift wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Gutschriftnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.
Automatische Nummernvergabe:
Die höchste, bereits verwendete Gutschriftnummer +1 ist die nächste Gutschriftnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Gutschriftnummer kann den maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen
Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Gutschrift erstellen möchten.
Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen.
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus. Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des Kundenstamm hinterlegt wurde. Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.
Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Gutschrift
Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Gutschrift zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamm mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Gutschriften erforderlich sind - also die Adressdaten.
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellte Kunde in die noch zur Bearbeitung offenen Eingabemaske der Gutschrift.
Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Gutschrift
Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.
Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren.
Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Gutschrift verwendet wurden.
Mitarbeiter / Bearbeiter
Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld MA (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.
Datum
Das Datum zeigt an, wann die Gutschrift erstellt wurde. Sie können diese Information intern nachlesen.
1. Registerkarte Gutschrift
In diesem Register werden Ihnen alle in der Gutschrift enthaltenen Positionen angezeigt. Jede Position hat eine eigene Zeile. Zusätzlich wird am Ende der Liste eine leere Zeile angezeigt. Diese ist die mögliche, weitere Position dieser Gutschrift. Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld keine Eingaben machen, können dies aber tun, falls Sie eine besondere Nummerierung wünschen.
Die Sortierung der Gutschriftenpositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Postionsnummer vorgenommen, können Sie mit einem Doppelklick auf der Überschrift "Pos." eine aufsteigende Sortierung auslösen.
Eine Position anlegen bzw. hinzufügen
Um nun eine Position der Gutschrift hinzuzufügen wählen Sie im Feld "Artikel Nr." einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.
Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus. Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des Artikelstamm hinterlegt wurde. Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.
Tipp:
Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.
Verkaufspreis
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie im Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme oder der Taste Enter wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.
Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.
Rabatt
Wenn Sie eine Postion mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als postivite Zahl ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie auf das Feld "Rab.".
Schaltflächen am unteren Rand der Postionen
Die Schaltfläche "Pos. löschen" löscht die Position aus der Gutschrift, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer.
Mit "0% MW" können Sie allen Positionen dieser Gutschrift einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.
Mit der Schaltfläche "Historie" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.
Hat der Kunde bereits ein Angebot oder einen Lieferschein erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" Daten ganz oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen angezeigt.
Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Gutschrift das erste Dokument der Übernahme abgespeichert. Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Lieferscheinen übernommen, bleibt das Feld unverändert.
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Gutschriften. Beispiel: "*4*" für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine.
Im Falle der Übernahme von Positionen aus Angeboten / AB's wird die erste Dokumentnummer im Feld "aus A." gespeichert.
Mit "Sammler einfügen" werden alle Positionen des Artikelsammlers in die Positionsliste der Gutschrift eingefügt.
Die Schaltfläche "Neu Positionieren" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit "1". Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.
2. Registerkarte Zusatztext
Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen und weiteren Angaben verwenden können.
Der obere Textblock wird oberhalb der Gutschriftenpositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Gutschriftenpositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeiles neben dem Text "Zusatztext".
Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Gutschriften markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Gutschriften vorgesehen worden sind.
Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Gutschrift die Auswahl alle Textbausteine umfassen.
Auch hierbei lassen sich Zusatztexte anfügen, die dann entweder über und/ oder unter den Gutschriftenpositionen erscheinen. Falls die Gutschrift direkt aus einem Lieferschein erstellt wurde, erscheint dies als Information im Zusatztext.
Registerkarte Adresse
Hier können Sie die Gutschriftenadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Gutschriftenadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung nicht auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Gutschrift geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.
Mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.
Mit "Lieferadresse auswählen" werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben.
Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche "andere Adresse". Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.
Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder die Gutschrift noch nicht verlassen haben.
Adress Etikett drucken
Mit der Schaltfläche "Etikett" können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem Labeldrucker (Brother QL-Serie) ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf "Vorlage auswählen" wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechnede Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.
4. Registerkarte Buchung
In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung der Gutschrift enthalten.
Gegenkonto und Buchungstext
Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Gutschriftendaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben.
Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, weil ein Export im DATV Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der text entsprechend länger sein.
Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.
Gutschrift-Typ:
Diese Auswahl ist im Standard auf "Normale Gutschrift" eingestellt, was einen Ausdruck der Gutschrift mit der üblichen Artikelauflistung ausgibt. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen zu einer zusammengefasst und dessen Anzahl als Summe gerechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.
5. Registerkarte Dokument-Info
Nachkommastellen
Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.
Gutschrift drucken
Mit der Schaltfläche "Drucken" rufen Sie den Druckdialog auf, der Ihnen im Bezug auf Dokument-Ausgabe einige Möglichkeiten bietet.
Im linken Fensterbereich können Sie die Dokumentart auswählen. Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "Gutschrift" gibt die Gutschrift auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor.
Soll ein Dokument per Fax versendet werden, wählen Sie diese Dokumentart aus. Die Ausgabe kann dann mit einem "Faxgerechten" Logo, z.B. in Graustufen erfolgen. Soll eine Gutschrift als Emailanhang versendet werden, wählen Sie diese Option. Der Versand per Email erfolgt dann mit einem seperaten Dialog, an die im Kundenstamm hinterlegte Emailadresse.
Die Dokumentart "Gutschrift als PDF-Datei" gibt die Gutschrift als Datei im PDF-Format aus.
Mit dem "Stapeldruck" können mehrere Gutschriften gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Damit werden also alle markierten Gutschriften verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden Gutschriften wird Ihnen beim Anklicken direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirmvoransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Gutschriften im Stapel zunächst als PDF erstellt und als Anhang in eine Email verarbeitet.
Hinweis:
Die Stapelverarbeitung als PDF-Email ist nur mit installiertem "maxxPDF-Mailer" möglich.
Mit den Optionen rechts haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe.
Wird das "Drucken mit Stückliste" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier.
Bei "Logo im Kopf erzwingen" druckt ein Logo aus, obwohl es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.
Die Option "Währung umrechnen" lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei gelten die aktuell hinterlegten Wechselkurse.
Die aktuellen Währungen / Wechselkurse lassen sich per Internet aktualisieren.
In "weiteren Optionen" können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt.
Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.
