Gutschriften erstellen

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Gutschriften erstellen


Inhaltsverzeichnis

Gutschriften / Korrekturrechnung


Eine Gutschrift ist die Korrektur einer Rechnung - zum Beispiel auf Grund einer Beanstandung bzw. Mängelrüge. Eine Korrekturrechnung ist im allgemeinen Sprachgebrauch auch als "Gutschrift" bekannt und meint das selbe. In Faktura-XP wird intern der Begriff "Korrekturrechnung" verwendet. Der von Ihnen verwendete Begriff in der Druckausgabe können sie in den Einstellungen unter Datenbankparameter -> Dokumentbezeichnungen selber eingeben.


Achtung

Achtung: Gesetz geändert.

In einem Gesetz mit dem Namen “Amtshilferichtlinieumsetzungsgesetz” wurden einige wichtige Änderungen im Umsatzsteuergesetz geändert. Dieses Gesetz ist bereits am 30. Juni 2013 in Kraft getreten. Unter anderem ist die Begrifflichkeit “Gutschrift” nur noch in besonderen Fällen statthaft. Die sogenannte Kaufmännische Gutschrift darf nun noch als z.B. “Rechnungskorrektur” bezeichnet werden.

Rechnungskorrekturen können “Stornorechnungen” oder “Korrekturrechnungen” heißen oder es können Rechnungen ohne gesonderte Zusatzbezeichnung verwendet werden, in denen die Korrekturbeträge mit dem Minus-Zeichen gekennzeichnet werden.

Auf keinen Fall darf für eine Rechnungskorrektur noch das Wort Gutschrift verwendet werden!

Wie Sie für einen einzelnen Ausdruck die Dokumentbezeichnung ändern, finden Sie weiter unten im Thema Korrekturrechnung drucken.


Die Korrekturrechnung berechtigt nach § 14 Abs. 2 des Umsatzsteuergesetzes zum Vorsteuerabzug, wenn folgende Voraussetzungen vorliegen:

   * Der leistende Unternehmer (Empfänger der Korrekturrechnung) muss zum gesonderten Ausweis der Steuer in 
     einer Rechnung berechtigt sein.
   * Zwischen dem Aussteller und dem Empfänger der Korrekturrechnung muss Einverständnis darüber bestehen, dass
     mit einer Korrekturrechnung über die Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird.
   * Die Korrekturrechnung muss die gleichen Angaben enthalten wie eine Rechnung.
   * Die Korrekturrechnung muss dem leistenden Unternehmer zugeleitet worden sein.


Navigation

In die Gutschriftenliste gelangen Sie über das Menü "Verkauf -> Korrekturrechnungen".

Navigation zu den Korrekturrechnungen



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Rechtssicherheit nach GoBS und GoB

Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).

Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. Juli 1995 bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die DV-Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht auch Faktura-XP bereits ab Version 4.0 - Oktober 2011.



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Liste der Korrekturrechnungen


In der Korrekturrechnungenliste erscheinen alle noch nicht bearbeiteten Korrekturrechnungen. Möchten Sie auch die schon abgeschlossen Korrekturrechnungen sehen, muss entweder das Feld „auch abgeschlossene anzeigen“ markiert werden, das hier gekennzeichnet ist oder der Knopf „Alle“ im unteren Bereich der Liste angeklickt werden.


Korrekturrechnungenliste bzw. Gutschriftenliste


In der Korrekturrechnungenliste werden Ihnen alle derzeit offenen Korrekturrechnungen angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Korrekturrechnung. Der Status verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge der offenen Posten. Sie sollten den Status nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden.


Folgende Stati sind vorhanden:

  • unbearbeitet
  • unbearbeitet *L*
  • gedruckt
  • Mahnung 1, 2 und 3
  • Teilzahlung
  • Skonto
  • abgeschlossen


Der Status "unbearbeitet" ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Korrekturrechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Korrekturrechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung. Der Status "unbearbeitet *L*" ist ebenfalls eine unfertige Korrekturrechnung, zeigt aber durch das *L* an, das diese Korrekturrechnung auf Grund eines automatischen Vorgangs aus einem oder mehrerer Lieferscheine erstellt wurde.


Wird eine Korrekturrechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in "Datenbankparameter") auf "gedruckt" gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Korrekturrechnung zum offenen Posten geworden und in dem automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt.


Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status "Teilzahlung" angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor. Wird eine Korrekturrechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf "Skonto". Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen.


Schaltflächen im oberen Bereich:


Oberer Ausschnitt

Mit dem Häkchen oben "auch abgeschlossene anzeigen" werden Ihnen alle Korrekturrechnungen, auch abschlossene angezeigt. Die Schaltfläche mit dem "Pfeil nach unten" vergrößert die Zeilenhöhe der Anmerkungsfelder rechts, um mehr Informationen anzuzeigen.

In dem hellblauen Feld, rechts in der Korrekturrechnungenliste haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu schreiben. Diese ist nur für den internen Gebrauch und wird für Ihre Kunden nicht sichtbar. Dieses Feld wird auch bei der Suche berücksichtigt.



Schaltflächen im unteren Bereich der Korrekturrechnungenliste



Schaltfläche Neu

Schaltfläche Neu Mit der Schaltfläche "Neu" erstellen Sie eine neue Korrekturrechnung.


Schaltfläche Details

Schaltfläche Details Durch die Schaltfläche "Details" gelangen Sie in die ausgewählte Korrekturrechnung und können diese einsehen und bearbeiten.


Schaltfläche Drucken

Schaltfläche Drucken
Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Drucken" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im seperaten Kapitel Dokumentdruck.


Schaltfläche Löschen

Schaltfläche Löschen Die Schaltfläche "Löschen" entfernt die ausgewählte komplette Korrekturrechnung.


Schaltfläche Suchen

Schaltfläche Suchen
Die Anzeige in der Korrekturrechnungenliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.

Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste. Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie diese im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken die <Enter>-Taste.


Schaltfläche Spezialsuche

Schaltfläche Spezialsuche
Mit der Schaltfläche "Spezialsuche" können Sie Korrekturrechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.


Schaltfläche Exit

Schaltfläche Exit Über "Exit" verlassen Sie die Korrekturrechnungenliste.



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Korrekturrechnung erstellen

Zum Erstellen einer neuen Korrekturrechnung sollten Sie bereits einen Kunden angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit dem Erstellen der Korrekturrechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Korrekturrechnungenliste auf die Schaltfläche "Neu" um eine neue Korrekturrechnung zu erstellen.



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Mindestangaben zur Erstellung einer Korrekturrechnung

Für die Erstellung einer Korrekturrechnung sind mindestens die Angabe der Korrekturrechnungennummer, des Kunden, des Mitarbeiters und des Datums anzugeben.


Korrekturrechnung bzw. Gutschrift oberer Ausschnitt


Nummernreihe / Nummernkreis der Korrekturrechnungen

Wurde noch keine Korrekturrechnung erstellt (also bei der ersten Korrekturrechnung), wird automatisch zunächst die Korrekturrechnungsnummer "-50000" verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld "Nr".

Beim nächsten Erstellen einer Korrekturrechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Korrekturrechnungnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.

Hinweis


Automatische Nummernvergabe: Die höchste, bereits verwendete Korrekturrechnungnummer +1 ist die nächste Korrekturrechnungnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Korrekturrechnungnummer kann den maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen



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Auswahl des Kunden für diese Korrekturrechnung

Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Korrekturrechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt.


Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?

In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Korrekturrechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den Einstellungen als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Korrekturrechnung beim klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Korrekturrechnungenliste gestanden hatte.


Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen.

Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.

Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des Kundenstamm hinterlegt wurde.

Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe 
               Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.



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Kundenauswahl durch Doppelklick

Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.

Kundenauswahl - Kundensuche

Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der Kundenliste. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.


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Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Korrekturrechnung

Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Korrekturrechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamm mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Korrekturrechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.

Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellte Kunde in die noch zur Bearbeitung offenen Eingabemaske der Korrekturrechnung.



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Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Korrekturrechnung

Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.

Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren.

Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Korrekturrechnung verwendet wurden.


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Mitarbeiter / Bearbeiter

Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld MA (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.


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Gutschriftdatum

Im Feld "Datum" wird bei der Neuanlage einer Gutschrift automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Dieses Feld ist eine Pflichtfeld. Ohne gültigen Inhalt ist die Gutschrift ungültig.


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Registerkarte Korrekturrechnung


In diesem Register werden Ihnen alle in der Korrekturrechnung enthaltenen Positionen angezeigt. Jede Position hat eine eigene Zeile. Zusätzlich wird am Ende der Liste eine leere Zeile angezeigt. Diese ist die mögliche, weitere Position dieser Korrekturrechnung. Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld keine Eingaben machen, können dies aber tun, falls Sie eine besondere Nummerierung wünschen.

Die Sortierung der Korrekturrechnungenpositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Postionsnummer vorgenommen, können Sie mit einem Doppelklick auf der Überschrift "Pos." eine aufsteigende Sortierung auslösen.

Positionen einer Korrekturrechnung


Eine Position anlegen bzw. hinzufügen

Um nun eine Position der Korrekturrechnung hinzuzufügen wählen Sie im Feld "Artikel Nr." einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.


Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.

Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des Artikelstamm hinterlegt wurde.

Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe 
               Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.



Artikelauswahl

Die Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3" ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.

Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer

Hier können sie nun nach belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.


Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl 
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.


Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.


Tipp

Tipp:

Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.


Verkaufspreis

Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie im Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme oder der Taste Enter wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.


Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein
um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.


Rabatt

Wenn Sie eine Postion mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als postivite Zahl ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie auf das Feld "Rab.".



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Schaltflächen am unteren Rand der Postionen


Schaltfläche Pos löschen Die Schaltfläche "Pos. löschen" löscht die Position aus der Korrekturrechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer.


Schaltfläche 0% MW Mit "0% MW" können Sie allen Positionen dieser Korrekturrechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.


Schaltfläche Historie Mit der Schaltfläche "Historie" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.


Schaltfläche + Aus Angebot / AB Hat der Kunde bereits ein Angebot oder einen Lieferschein erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" Daten ganz oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen angezeigt.

Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Korrekturrechnung das erste Dokument der Übernahme abgespeichert. Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Lieferscheinen übernommen, bleibt das Feld unverändert.

Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Korrekturrechnungen. Beispiel: "*4*" für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine.

Im Falle der Übernahme von Positionen aus Angeboten / AB's wird die erste Dokumentnummer im Feld "aus A." gespeichert.


Schaltfläche Sammler einfügen Mit "Sammler einfügen" werden alle Positionen des Artikelsammlers in die Positionsliste der Korrekturrechnung eingefügt.


Schaltfläche Neu Positionieren Die Schaltfläche "Neu Positionieren" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit "1". Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.


Positionieren von Hand

Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändernsie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.

Sortieren der Positionierung 




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Registerkarte Zusatztext


Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen und weiteren Angaben verwenden können.

Der obere Textblock wird oberhalb der Korrekturrechnungenpositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Korrekturrechnungenpositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeiles neben dem Text "Zusatztext".

Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Korrekturrechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Korrekturrechnungen vorgesehen worden sind.

Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Korrekturrechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.


Zusatztext in der Korrekturrechnung

Auch hierbei lassen sich Zusatztexte anfügen, die dann entweder über und/ oder unter den Korrekturrechnungenpositionen erscheinen. Falls die Korrekturrechnung direkt aus einem Lieferschein erstellt wurde, erscheint dies als Information im Zusatztext.


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Registerkarte Adresse


Hier können Sie die Korrekturrechnungenadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Korrekturrechnungenadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung nicht auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Korrekturrechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.


Adresse

Mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.

Mit "Lieferadresse auswählen" werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben.

Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche "andere Adresse". Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können.


Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder 
die Korrekturrechnung noch nicht verlassen haben.


Adress Etikett drucken

Mit der Schaltfläche "Etikett" können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem Labeldrucker (Brother QL-Serie) ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf "Vorlage auswählen" wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechnede Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.



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Registerkarte Buchung


In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung der Korrekturrechnung enthalten.

Buchung

Gegenkonto und Buchungstext

Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Korrekturrechnungendaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben.

Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, weil ein Export im DATV Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der text entsprechend länger sein.

Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.


Korrekturrechnung-Typ: Diese Auswahl ist im Standard auf "Normale Korrekturrechnung" eingestellt, was einen Ausdruck der Korrekturrechnung mit der üblichen Artikelauflistung ausgibt. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen zu einer zusammengefasst und dessen Anzahl als Summe gerechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.



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Registerkarte Dokument-Info


Hier können sie einsehen, wann und in welcher Weise dieses Dokument gedruckt oder als Email versendet wurde. Ebenso ist hier einstellbar in welcher Menge der Ausdruck erfolgt wenn dieses Dokument zusammen mit anderen Dokumenten im Stapel gedruckt bzw. verarbeitet wird. Geben sie dazu einfach eine Zahl zwischen 1 und 99 ein. Wenn sie direkt hier bereits das Dokument zum Stapeldruck anmelden möchten, setzen sie das Häkchenfeld "Stapel".


Dokumentinfo



Nachkommastellen

Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.


Gewicht

In diesem Feld wird Ihnen das Gesamtgewicht aller in dem Dokument verwendeten Einzelgewichte angezeigt. Die Einzelgewichte werden zum Zeitpunkt der Positionserfassung gespeichert und bleiben in diesem Dokument unverändert, auch wenn sie das Gewicht der beteiligten Artikel in Artikelstamm ändern würden.


PDF Ordner

Mit dieser Schaltfläche wird der Windows Explorer geöffnet, der dann das Verzeichnis der PDF Dokumente anzeigt, die sie beim drucken automatisch erstellen. Der Pfad ist in den Parametern hinterlegt.



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Korrekturrechnung drucken


Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.

Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.


Der Druckdialog

Dokumentdruck Korrekturrechnung


Mit der Schaltfläche "Drucken" rufen Sie den Druckdialog auf, der Ihnen im Bezug auf Dokument-Ausgabe einige Möglichkeiten bietet.

Im linken Fensterbereich können Sie die Dokumentart auswählen. Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "Korrekturrechnung" gibt die Korrekturrechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor.

Soll ein Dokument per Fax versendet werden, wählen Sie diese Dokumentart aus. Die Ausgabe kann dann mit einem "Faxgerechten" Logo, z.B. in Graustufen erfolgen. Soll eine Korrekturrechnung als Emailanhang versendet werden, wählen Sie diese Option. Der Versand per Email erfolgt dann mit einem seperaten Dialog, an die im Kundenstamm hinterlegte Emailadresse.

Die Dokumentart "Korrekturrechnung als PDF-Datei" gibt die Korrekturrechnung als Datei im PDF-Format aus.

Mit dem "Stapeldruck" können mehrere Korrekturrechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Damit werden also alle markierten Korrekturrechnungen verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden Korrekturrechnungen wird Ihnen beim Anklicken direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirmvoransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Korrekturrechnungen im Stapel zunächst als PDF erstellt und als Anhang in eine Email verarbeitet.


Hinweis


Hinweis: Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des kostenlosen "PDF Creator". Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.



Mit den Optionen rechts haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe.

Wird das "Drucken mit Stückliste" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier.

Bei "Logo im Kopf erzwingen" druckt ein Logo aus, obwohl es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.

Die Option "Währung umrechnen" lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei gelten die aktuell hinterlegten Wechselkurse.

Die Auswahl "Bruttopreise drucken" gibt die Beträge und Summen inkl. MwSt aus.


Die aktuellen Währungen / Wechselkurse lassen sich per Internet aktualisieren.



"weiteren Optionen"


Dokumentdruck Korrekturrechnung weitere Optionen


In weiteren Optionen können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt.


Dokumentbezeichnung ändern

Im Feld 'Dokumentbezeichnung' wird automatisch die Dokumentbezeichnung eingetragen, die dem Dokument in seiner Sprache zu Grunde liegt. Diese können sie für diesen einen Ausdruck abändern um z.B. das Dokument doch als 'Gutschrift' ausdrucken zu können.


Stapeldruck

Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie auswählen, wie sie Dokumente für den Stapeldruck Markieren möchten. Es lassen sich auch Dokumente nach bestimmten Angaben 'Filtern'. Dazu klicken Sie auf die Option 'Markierung nach Filter' und klicken danach auf die Schaltfläche 'Filter'.


Emailversand von Dokumenten

Für die Verarbeitung der Dokumente zum Versand als Emails können Sie hier die Verarbeitungsart angeben. Die gezeigte Auswahl richtet sich nach den gegebenheiten Ihres Systems.



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Weiterführende Links zum Thema Korrekturrechnung / Gutschrift





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