Fiskaldaten-Export und XRechnung: Unterschied zwischen den Seiten

Aus Faktura-XP Handbuch
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<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Fiskaldaten Export"  
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<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|XRechnung"  
 
metakeywords="Warenwirtschaft,Software,faktura"  
 
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metadescription="Software für Unternehmer - Thema: Fiskaldaten Export im IDEA Format aus der Faktura-XP Software"  
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metadescription="Software für Unternehmer - Thema: XRechnung und ERechnung aus der Faktura-XP Software"
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/>
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__NOTITLE__
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=Elektronische Rechnungen an Bund, Länder und Gemeinden=
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=Fiskaldaten Export im IDEA Format aus der Faktura-XP Software=
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<!-- E-Rechnung, ERechnung, XRechnung, Bund, Gemeinde, Elektronische Rechnung -->
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<!--GDPdU, GOBD, GoBS GoB datenexport, Betriebsprüferexport, Betriebsprüfer-Export, Finanzamtprüfung, IDEA Format, Handlungsanweisung, Verfahrensdokumentation, Fiskalexport, Fiskaldatenexport-->
 
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Faktura-XP besitzt einen IDEA Datenkonformen Datenexport für Betriebsprüfer bzw. die Finanzprüfung in Deutschland und der EU. Der Export berücksichtigt die Leitlinien der GOBD. GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Die Leitlinien der GoBD wurden durch das Bundesministerium der Finanzen (BMF) veröffentlicht und gelten für alle Veranlagungszeiträume ab dem 31.12.2014 rückwirkend.
 
  
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'''Navigieren sie zu:  
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Alle Auftraggeber der öffentlichen Hand in Deutschland stellen auf den elektronischen Empfang von Rechnungen um. Vorzugsweise wird dabei auf das Format "'''XRechnung'''" umgestellt. Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 Euro Netto müssen zukünftig in elektronischer Form an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden. Das gilt für Bundesministerien und die Verfassungsorgane sowie alle übrigen Bundesstellen, öffentlichen Auftraggeber und auch Auftraggeber auf Landes- und kommunaler Ebene. Rechnungen in Papierform werden also ab einer Rechnungshöhe von 1.000 Euro nicht mehr akzeptiert und bedürfen der elektronischen Übermittlung im Einheitlichen Datenformat.
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  [[File:00.Navigation_Fiskaldaten_Export.png|Fiskaldaten Export]]
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==Vorbereitungen==
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Bevor eine Elektronische Rechnung erstellt werden kann, muss die Rechnung zunächst wie gewohnt in Faktura-XP erfasst und anschließend [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|als PDF gespeichert]] werden. Diese PDF wird im nachfolgenden der Elektronischen Rechnung in Digitaler Form beigefügt. Die Erstellung der Elektronischen Rechnung geschieht über das E-Rechnungsportal der Fa. Cosinex.
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<box type="hinweis">
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'''Hinweis:'''
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Ein automatisierter Import von Rechnungsdaten via CSV ist seitens der Firma Cosinex derzeit noch nicht möglich.
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</box>
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==Registrierung bei XRechnung.IO==
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Um Elektronische Rechnungen erfassen und generieren zu können müssen Sie sich zunächst kostenfrei im E-Rechnungsportal der Fa. Cosinex registrieren. Gehen Sie dazu auf die Webseite https://www.xrechnung.io und klicken Sie dort auf die Schaltfläche '''Registrierung''' (1).
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[[Datei:13.XRechnung Registrierung.png|border|1100px|Registrierung im E-Rechnungsportal der Firma Cosinex]]
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Füllen Sie dort alle notwendigen Daten aus und erstellen Sie sich einen Zugang zum E-Rechnungsportal.
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==XRechnung erstellen==
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'''XRechnungen''', auch "E-Rechnung" oder "Elektronische Rechnung" genannt sind Dateien welche in einem festgelegten, vereinheitlichten Format alle Informationen einer Rechnung beinhalten und bedingt des Formats unabhängig der genutzten Software maschinell les- und verarbeitbar sind. Um eine XRechnung erstellen zu können bedarf es zunächst einer Rechnung im PDF-Format welche durch das Drucken einer Rechnung als PDF in Faktura-XP möglich ist. Die lesbaren Informationen für das XRechnung-Format werden im zweiten Schritt direkt im E-Rechnungsportal der Firma Cosinex erstellt. Hierzu müssen Informationen der Rechnung manuell erfasst werden um abschließend daraus das Endergebnis, die sogenannte XRechnung als Datei im XML-Format. Die erstellte Datei kann dann als Anhang einer Email dem Rechnungsempfänger zugesendet werden.
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===Wie speichere ich meine Grunddaten für zukünftige E-Rechnungen?===
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Das E-Rechnungsportal der Firma Cosinex bedient jede elektronische Rechnung wie ein leeres Blatt Papier - ohne Rechnungssteller, Rechnungsempfänger und sonstigen Angaben. Oftmals bleibt der Rechnungssteller, hier ihre Firmierung gemeint gleich. Damit die Eingabe dieser Daten nicht für jeden XRechnung-Vorgang neu eingegeben werden muss kann ein sogenannter '''Zwischenstand''' erzeugt und gespeichert werden. Dies geschieht in Form eine Datei die heruntergeladen wird und beinhaltet den aktuellen Stand der Bearbeitung. Um einen solchen Zwischenstand herzustellen und die Eingabe von Rechnungssteller zu beschleunigen gehen Sie wie folgt vor:
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Melden Sie sich zunächst im E-Rechnungsportal der Firma Cosinex an. Navigieren Sie hierzu in ihrem Browser auf die Webseite https://www.xrechnung.io und klicken Sie dort auf die Schaltfläche '''Anmelden''' (2).
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[[Datei:13.XRechnung Anmelden.png|border|1100px|Anmeldung im E-Rechnungsportal der Firma Cosinex]]
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Geben Sie die bei der Registrierung hinterlegte E-Mailadresse sowie das dazugehörige Passwort ein um den Anmeldeprozess abzuschließen. Sie befinden Sich nun im E-Rechnungsportal zur Erfassung von Elektronische Rechnungen. Jede elektronische Rechnung beinhaltet einen '''Rechnungssteller''', einen '''Rechnungsempfänger''', '''Rechnungsdaten''', '''Positionen der Rechnung''', '''Zahlart''' sowie '''Anhänge'''. Der '''Rechnungssteller''' bleibt bis auf wenige Ausnahmen immer identisch. Um die Grunddaten des '''Rechnungsstellers''' hinterlegen zu können, klicken Sie im E-Rechnungsportal zunächst auf das Symbol '''E-Rechnung erstellen''' (3).
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[[Datei:13.XRechnung ERechnung erstellen.png|border|1100px|Schaltfläche zum erfassen einer E-Rechnung im E-Rechnungsportal der Firma Cosinex]]
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Klicken Sie in der Rechnungsübersicht auf den Link '''Zum Modul Rechnungssteller''' (4).
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[[Datei:13.XRechnung Grundeinrichtung Rechnungssteller.png|border|1100px|Link zum Modul "Rechnungssteller" im E-Rechnungsportal]]
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In der anschließend erscheinenden Datenerfassungsmaske können Sie ihre Firmendaten hinterlegen. Es ist hier möglich eine Kreditorennummer anzugeben (5) diese sollte aber bei der Erstellung der
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Grunddaten zunächst ausgelassen werden, da diese sonst bei jeder Rechnungserfassung übernommen wird. Verlassen Sie nun das Modul '''Rechnungssteller''' in dem Sie auf '''Rechnungsübersicht''' (6) klicken.
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[[Datei:13.XRechnung Grundeinrichtung Rechnungssteller Eingabe.png|border|1100px| Eingabe der Rechnungssteller-Informationen für die Erfassung einer Elektronischen Rechnung (XRechnung)]]
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====Exportieren der Grunddaten====
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Ist die Eingabe der Firmendaten abgeschlossen klicken Sie im oberen Menü bei '''Aktionen''' auf '''Zwischenstand exportieren''' und speichern sie die heruntergeladene Datei an einem geeigneten Speicherort für spätere E-Rechnungserfassungen ab.
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  [[Datei:13.XRechnung ERechnung Zwischenstand Exportieren.png|border|Exportieren der hinterlegten Firmendaten (Grunddaten) als Datei, Zwischenstand exportieren]]
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====Importieren der Grunddaten====
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Bevor eine Elektronische Rechnung erfasst wird, kann nun zur Vereinfachung statt auf die Schaltfläche '''E-Rechnung erstellen''' auf die Schaltfläche '''Zwischenstand Importieren''' geklickt und die gespeicherte Datei ausgewählt werden. Dadurch ist die erneute Eingabe der Grunddaten '''Rechnungssteller''' bereits geschehen und nicht mehr notwendig.
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  [[Datei:13.XRechnung ERechnung Zwischenstand Importieren.png|border|Importieren des Zwischenstandes E-Rechnung mit bereits hinterlegten Grunddaten Rechnungssteller]]
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<box type="tipp">
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'''Tipp:'''
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Haben Sie wiederkehrende Rechnungsempfänger, können auch Zwischenstände exportiert und importiert werden in denen bereits die Rechnungsempfänger hinterlegt sind. Benennen Sie die heruntergeladene Datei um damit Sie diese besser identifizieren können. Es ist nicht zu empfehlen einen Zwischenstand mit bereits hinterlegter Rechnungsnummer und Positionen zu exportieren oder zu importieren um Fehler zu vermeiden.
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</box>
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===Erfassen einer E-Rechnung===
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Nach der Eingabe der Grunddaten bzw. dem Import eines Zwischenstands mit hinterlegten Grunddaten können Sie nun im '''Modul Rechnungsempfänger''' (7) die Daten des Rechnungsempfängers erfassen.
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[[Datei:13.XRechnung ERechnung Empfaenger.png|border|1100px|Link zum Modul "Rechnungsempfänger" im E-Rechnungsportal]]
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====Rechnungsempfänger====
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Jeder Rechnungsempfänger wird durch eine eindeutige Leitweg-ID gekennzeichnet. Diese wird von jedem Bundesland für jede Gemeinde, jede Stadt und jede Institution festgelegt. Diese Leitweg-ID finden Sie stets auf dem Auftragsdokument oder kann beim jeweiligen Rechnungsempfänger erfragt werden.
  
  
  
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__TOC__
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'''Online-Links zu Listen der Leitweg-IDs nach Bundesland (Stand Februar 2021)'''
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Mit dieser Schnittstelle können sie einen vollständigen und lückenlosen Datenexport als Datei erstellen. Diese Datendatei liegt dann in unkomprimierter Form im CSV-Format bzw. Textformat vor. Die Datei ist IDEA Datenkonform. Eine Ansicht der Datendatei ist aber auch mit jedem einfachen Texteditor (z.B. Notepad) möglich.
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{| class="wikitable"
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! Bundesland !! Link Leitweg-ID Liste
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| Nordrhein-Westfalen || [https://www.vergabe.nrw.de/sites/default/files/media/document/file/liste_leitwegid_februar_2021.pdf PDF (Stand Februar 2021)]
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|}
  
  
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[[Datei:07.Fiskaldaten_Export.png|Export der Rechnungs- und Gutschriftdaten im IDEA lesbaren Format]]
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Sind die Daten des Rechnungsempfängers eingegeben, kann mit dem nächsten Schritt fortgefahren werden. Klicken Sie hierzu in der Navigation Links auf den Menüpunkt '''Rechnungsdaten''' (8).
  
  
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[[Datei:13.XRechnung ERechnung Empfaenger Eingabe.png|border|1100px|Eingabe der Rechnungsempfänger-Informationen der E-Rechnung]]
  
  
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==Download der Handlungsanweisung==
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<box type="tipp">
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'''Tipp:'''
  
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Eine Handlungsanweisung als separates Handbuch finden sie [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Handlungsanweisung_Fiskaldaten-Export_V22.pdf '''hier'''].
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Sollte der eingegebene Rechnungsempfänger mehrfach Verwendung finden, exportieren Sie '''vor dem Fortfahren der Eingabe''' den aktuellen Zwischenstand. Dadurch wird eine Datei heruntergeladen welche alle bisherigen Eingaben beinhaltet. Diese Datei sollten Sie umbenennen damit Sie diese später wieder identifizieren können. Um für diesen Rechnungsempfänger eine weitere E-Rechnung zu erstellen, kann dann statt auf '''E-Rechnung erstellen''' auf die Schaltfläche '''Zwischenstand importieren''' geklickt und diese Datei ausgewählt werden.</box>
  
  
  
 
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==Ausgabebereich einstellen==
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====Rechnungsdaten festlegen====
  
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Stellen sie vor dem Export zunächst ein, auf welchem Datenträger die Datendatei erstellt werden soll (1). Zur Wahl stehen die lokale Festplatte oder weitere Laufwerke wie zum Beispiel "Externe Datenträger". Für eine Auswahl der aktuell zur Verfügung stehenden Datenträger öffnen sie das DropDown Menü. Sie können hier nur die angezeigten Datenträger verwenden.
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Im Menüpunkt Rechnungsdaten werden die wichtigsten Informationen der Rechnung festgelegt: Die Rechnungsnummer, wann diese ausgestellt wurde, wann diese zu zahlen ist und worauf sich die Rechnung bezieht. Füllen Sie die Rechnungsdaten wie folgt aus:
  
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Den Ausgabepfad können sie nicht einstellen oder wählen. Dieser wird vom System vorgegeben. Sogen sie dafür, dass der entsprechende Datenträger weder voll ist noch einen Schreibschutz hat, der die Datenspeicherung verhindern könnte. Im unteren Bereich (2) stellen sie einen Zeitraum ein für den sie die Daten exportieren möchten. Wählen sie jeweils für die Felder "Von" und "Bis" ein Datum durch Auswahl an oder geben eines im Standard-Datumsformat Ihres Systems ein.  
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{| class="wikitable"
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|-
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! Eingabefeld !! Inhalt
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|-
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| '''Rechnungsnummer''' || Geben Sie hier die Rechnungsnummer ein, welche auf der PDF-Rechnung welche mit Faktura-XP erstellt wurde ausgewiesen ist.
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|-
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| '''Rechnungsdatum''' || Geben Sie das auf der Rechnung ausgewiesene Rechnungsdatum ein
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|-
 +
| '''Rechnungsart''' || Wählen Sie hier "Rechnung" aus
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|-
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| '''Währung''' || Geben Sie hier die Währung an, in welcher der Rechnungsbetrag in der PDF ausgewiesen ist
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|-
 +
| '''Fälligkeitsdatum''' || Geben Sie hier das Datum ein, bis wann diese Rechnung bezahlt seien muss
 +
|-
 +
| '''Leistungsdatum''' || In der Regel identisch mit dem Rechnungsdatum, falls abweichend angeben
 +
|-
 +
| '''Projektnummer''' || sollte die Rechnung zu einem vom Rechnungsempfänger zugehörigen Projekt referenziert sein, kann diese hier angegeben werden
 +
|-
 +
| '''Vertragsnummer''' || Unterliegt die Rechnung einem Vertrag kann die damit verbundene Vertragsnummer als Referenz angegeben werden
 +
|-
 +
| '''Bestellnummer''' || Unterliegt die Rechnung einer Bestellung kann die damit verbundene Bestellnummer als Referenz angegeben werden.  
 +
|}
  
  
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Möchten sie alle in der Datenbank vorhandenen Datenbestände als Datei exportieren, wählen sie den unteren Punkt "Alle Daten..." aus.
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Fügen Sie bei Bedarf weitere Informationen wie Bemerkungen hinzu. Klicken Sie Anschließend in der linken Navigation auf den Menüpunkt '''Positionen''' (9)
  
  
  
 
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====Position festlegen====
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Im nächsten Schritt wird der E-Rechnung zur Vereinfachung der Erfassung exakt '''eine Position''' je Steuersatz hinzugefügt. Beinhaltet die Rechnung mehrere Steuersätze so müssen die Netto-Summen der einzelnen Steuersätze als weitere Positionen hinzugefügt werden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche "Position hinzufügen" (10)
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[[Datei:13.XRechnung ERechnung Position Erfassen.png|border|1100px|Hinzufügen einer Rechnungsposition gemäß Anlage]]
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Fügen Sie nun die Daten der Position wie folgt ein:
  
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==Ausgabe der Daten==
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{| class="wikitable"
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|-
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! Eingabefeld !! Wert
 +
|-
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| '''Positionsnummer''' || Fortlaufend, bei 1 beginnend
 +
|-
 +
| '''Bezeichnung''' || Hier den Wortlaut '''"Betrag gemäß Anlage"''' eingeben
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|-
 +
| '''Einheit''' || Wählen Sie '''"Stück"''' oder '''"Keine"''' aus
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|-
 +
| '''Einzelpreis pro Einheit''' || Geben Sie hier die '''"Netto-Summe"''' des aktuellen Steuersatzes ein
 +
|-
 +
| '''Rabatt als Betrag''' || 0,00
 +
|-
 +
| '''Umsatzsteuersatz''' || Steuersatz denen die Positionen zu Grunde liegen
 +
|-
 +
| '''Menge''' || 1
 +
|-
 +
| '''Weitere Informationen -> Artikelnummer''' || Geben Sie hier '''"Anlage"''' ein
 +
|-
 +
| '''Weitere Informationen -> Beschreibung''' || Geben Sie hier '''"Betrag gemäß Anlage"''' ein.
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|}
  
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Den Datenexport starten sie nach den gewünschten Einstellungen (1 und 2) mit der Schaltfläche "Export" (4). Damit werden die Daten aus der Datenbank zusammengestellt und als Datei abgespeichert. Anschließend wird automatisch der Ablage Ort in der die Datei exportiert wurde im Windows-Explorer geöffnet. Sollte während der Erstellung der Datendatei ein Fehler aufgetreten sein wird ein Signalton ausgegeben und der Fehler als Textbeschreibung in der Logdatei für Fehler "#Error.log" aufgezeichnet. 
 
  
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Wiederholen Sie die Anlage einer Position für jeden in der Rechnung befindlichen Steuersatz. Fahren Sie nun mit dem Menüpunkt '''Zahlungsart''' (13) fort.
  
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Der Export ist nun abgeschlossen. 
 
  
  
  
 
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====Zahlart festlegen====
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Damit die E-Rechnung auch bezahlt wird, muss die zugrundeliegende Zahlungsart angegeben werden. Geben Sie bei "Verwendungszweck" sowie "Zahlungskonditionen, z.B. Skonto" (14) den Wortlaut '''Siehe Anlage''' jeweils ein. Bei Zahlungsmethode legen Sie fest, wie die Rechnung bezahlt werden soll, z.B. '''mittels Überweisungen''' oder '''mittels Lastschrift''' (15)
  
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==Weitere Exportmöglichkeiten von Fiskaldaten==
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[[Datei:13.XRechnung ERechnung Zahlart.png|border|1100px|Angabe der Zahlungsart der E-Rechnung]]
  
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Ein vollständiger und lückenloser Datenexport ist auch mit der integrierten Exportfunktion [http://wiki.faktura-xp.de/Import_und_Export#FiBu_Export "FIBU-Export"] und auch mit der Exportfunktion [http://wiki.faktura-xp.de/Import_und_Export#DATEV-Export "DATEV-Export"] erfüllt. Sie können also mit einer älteren Version unserer Software den seit Ende 2014 geforderten Leitlinien dem BMF nachkommen, indem sie die genannten Exportvarianten anwenden. Die mit dieser Exportfunktion erstellte Datendatei liegt dann in unkomprimierter Form als CSV-Format bzw. Textformat vor und ist mit den entsprechenden Auswertungsprogrammen importierbar und zu verarbeiten. Eine Ansicht der Datendatei ist aber auch mit jedem einfachen Texteditor (z.B. Notepad) möglich.
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Füllen Sie die notwendigen Informationen gemäß der Rechnung aus und fahren Sie mit dem nächsten Menüpunkt '''Anhänge/Verweise''' (16) fort.
  
  
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====Faktura-XP Rechnung als Anhang hinzufügen====
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Im vorletzten Schritt '''Anhänge / Verweise''' wird nun die aus Faktura-XP heraus erstellte PDF-Rechnung hochgeladen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche "Datei auswählen und hochladen" (17) und navigieren Sie zu ihrer PDF-Rechnung.
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[[Datei:13.XRechnung ERechnung Anhang.png|border|1100px|Faktura-XP PDF-Rechnung als Anhang der E-Rechnung hinzufügen]]
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Ist die Rechnung hochgeladen und der Status mit einem Grünen Häkchen versehen, klicken Sie auf den Menüpunkt '''Rechnung generieren'''
  
  
  
 
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====Rechnung generieren====
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Wählen Sie hier die zu exportierende Spezifikation aus. Seit dem 01.01.2021 gilt die neue '''Spezifikation 2.0.0''' (20), ein Export in das bis Ende 2020 gültige '''Spezifikation 1.2.2''' ist auf Wunsch und Aufforderung trotzdem möglich.
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[[Datei:13.XRechnung ERechnung Generieren.png|border|1100px|Generieren der E-Rechnung nach ausgewählter Spezifikation als lokale XML-Datei]]
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<box type="tipp">
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'''Tipp:'''
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Klären Sie im Vorfeld, ob der Rechnungsempfänger bereits in Spezifikation 2.0.0 E-Rechnungen empfangen kann. Sollte ein Klärung vor Erstellung der E-Rechnung nicht möglich sein, erstellen Sie die E-Rechnung in beiden Spezifikationen und markieren Sie die Dateinamen entsprechend der gewählten Spezifikation im Dateinamen. Speichern Sie den Zwischenstand als Datei falls notwendig zusätzlich ab falls nachträglich in einer anderen Spezifikation exportiert werden muss.</box>
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====Weiterleiten der E-Rechnung====
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Die nun heruntergeladene XML-Datei kann nun via Email als Anhang versendet oder in den jeweiligen Portalen des Rechnungsempfängers hochgeladen werden.

Aktuelle Version vom 12. September 2022, 16:03 Uhr

Elektronische Rechnungen an Bund, Länder und Gemeinden

Alle Auftraggeber der öffentlichen Hand in Deutschland stellen auf den elektronischen Empfang von Rechnungen um. Vorzugsweise wird dabei auf das Format "XRechnung" umgestellt. Rechnungen ab einer Höhe von 1.000 Euro Netto müssen zukünftig in elektronischer Form an öffentliche Auftraggeber übermittelt werden. Das gilt für Bundesministerien und die Verfassungsorgane sowie alle übrigen Bundesstellen, öffentlichen Auftraggeber und auch Auftraggeber auf Landes- und kommunaler Ebene. Rechnungen in Papierform werden also ab einer Rechnungshöhe von 1.000 Euro nicht mehr akzeptiert und bedürfen der elektronischen Übermittlung im Einheitlichen Datenformat.

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Vorbereitungen

Bevor eine Elektronische Rechnung erstellt werden kann, muss die Rechnung zunächst wie gewohnt in Faktura-XP erfasst und anschließend als PDF gespeichert werden. Diese PDF wird im nachfolgenden der Elektronischen Rechnung in Digitaler Form beigefügt. Die Erstellung der Elektronischen Rechnung geschieht über das E-Rechnungsportal der Fa. Cosinex.

Hinweis

Hinweis:

Ein automatisierter Import von Rechnungsdaten via CSV ist seitens der Firma Cosinex derzeit noch nicht möglich.


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Registrierung bei XRechnung.IO

Um Elektronische Rechnungen erfassen und generieren zu können müssen Sie sich zunächst kostenfrei im E-Rechnungsportal der Fa. Cosinex registrieren. Gehen Sie dazu auf die Webseite https://www.xrechnung.io und klicken Sie dort auf die Schaltfläche Registrierung (1).

Registrierung im E-Rechnungsportal der Firma Cosinex

Füllen Sie dort alle notwendigen Daten aus und erstellen Sie sich einen Zugang zum E-Rechnungsportal.

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XRechnung erstellen

XRechnungen, auch "E-Rechnung" oder "Elektronische Rechnung" genannt sind Dateien welche in einem festgelegten, vereinheitlichten Format alle Informationen einer Rechnung beinhalten und bedingt des Formats unabhängig der genutzten Software maschinell les- und verarbeitbar sind. Um eine XRechnung erstellen zu können bedarf es zunächst einer Rechnung im PDF-Format welche durch das Drucken einer Rechnung als PDF in Faktura-XP möglich ist. Die lesbaren Informationen für das XRechnung-Format werden im zweiten Schritt direkt im E-Rechnungsportal der Firma Cosinex erstellt. Hierzu müssen Informationen der Rechnung manuell erfasst werden um abschließend daraus das Endergebnis, die sogenannte XRechnung als Datei im XML-Format. Die erstellte Datei kann dann als Anhang einer Email dem Rechnungsempfänger zugesendet werden.


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Wie speichere ich meine Grunddaten für zukünftige E-Rechnungen?

Das E-Rechnungsportal der Firma Cosinex bedient jede elektronische Rechnung wie ein leeres Blatt Papier - ohne Rechnungssteller, Rechnungsempfänger und sonstigen Angaben. Oftmals bleibt der Rechnungssteller, hier ihre Firmierung gemeint gleich. Damit die Eingabe dieser Daten nicht für jeden XRechnung-Vorgang neu eingegeben werden muss kann ein sogenannter Zwischenstand erzeugt und gespeichert werden. Dies geschieht in Form eine Datei die heruntergeladen wird und beinhaltet den aktuellen Stand der Bearbeitung. Um einen solchen Zwischenstand herzustellen und die Eingabe von Rechnungssteller zu beschleunigen gehen Sie wie folgt vor:

Melden Sie sich zunächst im E-Rechnungsportal der Firma Cosinex an. Navigieren Sie hierzu in ihrem Browser auf die Webseite https://www.xrechnung.io und klicken Sie dort auf die Schaltfläche Anmelden (2).


Anmeldung im E-Rechnungsportal der Firma Cosinex


Geben Sie die bei der Registrierung hinterlegte E-Mailadresse sowie das dazugehörige Passwort ein um den Anmeldeprozess abzuschließen. Sie befinden Sich nun im E-Rechnungsportal zur Erfassung von Elektronische Rechnungen. Jede elektronische Rechnung beinhaltet einen Rechnungssteller, einen Rechnungsempfänger, Rechnungsdaten, Positionen der Rechnung, Zahlart sowie Anhänge. Der Rechnungssteller bleibt bis auf wenige Ausnahmen immer identisch. Um die Grunddaten des Rechnungsstellers hinterlegen zu können, klicken Sie im E-Rechnungsportal zunächst auf das Symbol E-Rechnung erstellen (3).


Schaltfläche zum erfassen einer E-Rechnung im E-Rechnungsportal der Firma Cosinex


Klicken Sie in der Rechnungsübersicht auf den Link Zum Modul Rechnungssteller (4).

Link zum Modul "Rechnungssteller" im E-Rechnungsportal


In der anschließend erscheinenden Datenerfassungsmaske können Sie ihre Firmendaten hinterlegen. Es ist hier möglich eine Kreditorennummer anzugeben (5) diese sollte aber bei der Erstellung der Grunddaten zunächst ausgelassen werden, da diese sonst bei jeder Rechnungserfassung übernommen wird. Verlassen Sie nun das Modul Rechnungssteller in dem Sie auf Rechnungsübersicht (6) klicken.

Eingabe der Rechnungssteller-Informationen für die Erfassung einer Elektronischen Rechnung (XRechnung)


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Exportieren der Grunddaten

Ist die Eingabe der Firmendaten abgeschlossen klicken Sie im oberen Menü bei Aktionen auf Zwischenstand exportieren und speichern sie die heruntergeladene Datei an einem geeigneten Speicherort für spätere E-Rechnungserfassungen ab. 

Exportieren der hinterlegten Firmendaten (Grunddaten) als Datei, Zwischenstand exportieren


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Importieren der Grunddaten

Bevor eine Elektronische Rechnung erfasst wird, kann nun zur Vereinfachung statt auf die Schaltfläche E-Rechnung erstellen auf die Schaltfläche Zwischenstand Importieren geklickt und die gespeicherte Datei ausgewählt werden. Dadurch ist die erneute Eingabe der Grunddaten Rechnungssteller bereits geschehen und nicht mehr notwendig. 

Importieren des Zwischenstandes E-Rechnung mit bereits hinterlegten Grunddaten Rechnungssteller


Tipp

Tipp:

Haben Sie wiederkehrende Rechnungsempfänger, können auch Zwischenstände exportiert und importiert werden in denen bereits die Rechnungsempfänger hinterlegt sind. Benennen Sie die heruntergeladene Datei um damit Sie diese besser identifizieren können. Es ist nicht zu empfehlen einen Zwischenstand mit bereits hinterlegter Rechnungsnummer und Positionen zu exportieren oder zu importieren um Fehler zu vermeiden.


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Erfassen einer E-Rechnung

Nach der Eingabe der Grunddaten bzw. dem Import eines Zwischenstands mit hinterlegten Grunddaten können Sie nun im Modul Rechnungsempfänger (7) die Daten des Rechnungsempfängers erfassen.

Link zum Modul "Rechnungsempfänger" im E-Rechnungsportal


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Rechnungsempfänger

Jeder Rechnungsempfänger wird durch eine eindeutige Leitweg-ID gekennzeichnet. Diese wird von jedem Bundesland für jede Gemeinde, jede Stadt und jede Institution festgelegt. Diese Leitweg-ID finden Sie stets auf dem Auftragsdokument oder kann beim jeweiligen Rechnungsempfänger erfragt werden.


Online-Links zu Listen der Leitweg-IDs nach Bundesland (Stand Februar 2021)

Bundesland Link Leitweg-ID Liste
Nordrhein-Westfalen PDF (Stand Februar 2021)


Sind die Daten des Rechnungsempfängers eingegeben, kann mit dem nächsten Schritt fortgefahren werden. Klicken Sie hierzu in der Navigation Links auf den Menüpunkt Rechnungsdaten (8).


Eingabe der Rechnungsempfänger-Informationen der E-Rechnung


Tipp

Tipp:

Sollte der eingegebene Rechnungsempfänger mehrfach Verwendung finden, exportieren Sie vor dem Fortfahren der Eingabe den aktuellen Zwischenstand. Dadurch wird eine Datei heruntergeladen welche alle bisherigen Eingaben beinhaltet. Diese Datei sollten Sie umbenennen damit Sie diese später wieder identifizieren können. Um für diesen Rechnungsempfänger eine weitere E-Rechnung zu erstellen, kann dann statt auf E-Rechnung erstellen auf die Schaltfläche Zwischenstand importieren geklickt und diese Datei ausgewählt werden.


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Rechnungsdaten festlegen

Im Menüpunkt Rechnungsdaten werden die wichtigsten Informationen der Rechnung festgelegt: Die Rechnungsnummer, wann diese ausgestellt wurde, wann diese zu zahlen ist und worauf sich die Rechnung bezieht. Füllen Sie die Rechnungsdaten wie folgt aus:

Eingabefeld Inhalt
Rechnungsnummer Geben Sie hier die Rechnungsnummer ein, welche auf der PDF-Rechnung welche mit Faktura-XP erstellt wurde ausgewiesen ist.
Rechnungsdatum Geben Sie das auf der Rechnung ausgewiesene Rechnungsdatum ein
Rechnungsart Wählen Sie hier "Rechnung" aus
Währung Geben Sie hier die Währung an, in welcher der Rechnungsbetrag in der PDF ausgewiesen ist
Fälligkeitsdatum Geben Sie hier das Datum ein, bis wann diese Rechnung bezahlt seien muss
Leistungsdatum In der Regel identisch mit dem Rechnungsdatum, falls abweichend angeben
Projektnummer sollte die Rechnung zu einem vom Rechnungsempfänger zugehörigen Projekt referenziert sein, kann diese hier angegeben werden
Vertragsnummer Unterliegt die Rechnung einem Vertrag kann die damit verbundene Vertragsnummer als Referenz angegeben werden
Bestellnummer Unterliegt die Rechnung einer Bestellung kann die damit verbundene Bestellnummer als Referenz angegeben werden.


Fügen Sie bei Bedarf weitere Informationen wie Bemerkungen hinzu. Klicken Sie Anschließend in der linken Navigation auf den Menüpunkt Positionen (9)


.

Position festlegen

Im nächsten Schritt wird der E-Rechnung zur Vereinfachung der Erfassung exakt eine Position je Steuersatz hinzugefügt. Beinhaltet die Rechnung mehrere Steuersätze so müssen die Netto-Summen der einzelnen Steuersätze als weitere Positionen hinzugefügt werden. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche "Position hinzufügen" (10)

Hinzufügen einer Rechnungsposition gemäß Anlage


Fügen Sie nun die Daten der Position wie folgt ein:

Eingabefeld Wert
Positionsnummer Fortlaufend, bei 1 beginnend
Bezeichnung Hier den Wortlaut "Betrag gemäß Anlage" eingeben
Einheit Wählen Sie "Stück" oder "Keine" aus
Einzelpreis pro Einheit Geben Sie hier die "Netto-Summe" des aktuellen Steuersatzes ein
Rabatt als Betrag 0,00
Umsatzsteuersatz Steuersatz denen die Positionen zu Grunde liegen
Menge 1
Weitere Informationen -> Artikelnummer Geben Sie hier "Anlage" ein
Weitere Informationen -> Beschreibung Geben Sie hier "Betrag gemäß Anlage" ein.


Wiederholen Sie die Anlage einer Position für jeden in der Rechnung befindlichen Steuersatz. Fahren Sie nun mit dem Menüpunkt Zahlungsart (13) fort.



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Zahlart festlegen

Damit die E-Rechnung auch bezahlt wird, muss die zugrundeliegende Zahlungsart angegeben werden. Geben Sie bei "Verwendungszweck" sowie "Zahlungskonditionen, z.B. Skonto" (14) den Wortlaut Siehe Anlage jeweils ein. Bei Zahlungsmethode legen Sie fest, wie die Rechnung bezahlt werden soll, z.B. mittels Überweisungen oder mittels Lastschrift (15)

Angabe der Zahlungsart der E-Rechnung

Füllen Sie die notwendigen Informationen gemäß der Rechnung aus und fahren Sie mit dem nächsten Menüpunkt Anhänge/Verweise (16) fort.


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Faktura-XP Rechnung als Anhang hinzufügen

Im vorletzten Schritt Anhänge / Verweise wird nun die aus Faktura-XP heraus erstellte PDF-Rechnung hochgeladen. Klicken Sie hierzu auf die Schaltfläche "Datei auswählen und hochladen" (17) und navigieren Sie zu ihrer PDF-Rechnung.

Faktura-XP PDF-Rechnung als Anhang der E-Rechnung hinzufügen

Ist die Rechnung hochgeladen und der Status mit einem Grünen Häkchen versehen, klicken Sie auf den Menüpunkt Rechnung generieren


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Rechnung generieren

Wählen Sie hier die zu exportierende Spezifikation aus. Seit dem 01.01.2021 gilt die neue Spezifikation 2.0.0 (20), ein Export in das bis Ende 2020 gültige Spezifikation 1.2.2 ist auf Wunsch und Aufforderung trotzdem möglich.

Generieren der E-Rechnung nach ausgewählter Spezifikation als lokale XML-Datei


Tipp

Tipp:

Klären Sie im Vorfeld, ob der Rechnungsempfänger bereits in Spezifikation 2.0.0 E-Rechnungen empfangen kann. Sollte ein Klärung vor Erstellung der E-Rechnung nicht möglich sein, erstellen Sie die E-Rechnung in beiden Spezifikationen und markieren Sie die Dateinamen entsprechend der gewählten Spezifikation im Dateinamen. Speichern Sie den Zwischenstand als Datei falls notwendig zusätzlich ab falls nachträglich in einer anderen Spezifikation exportiert werden muss.


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Weiterleiten der E-Rechnung

Die nun heruntergeladene XML-Datei kann nun via Email als Anhang versendet oder in den jeweiligen Portalen des Rechnungsempfängers hochgeladen werden.

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