Wartung

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Der Bereich Wartung ist vorwiegend für Administratoren konzipiert und bedarf möglicherweise einiger Kenntnisse im Bereich Windows® Betriebssysteme und Verständnis für Datenbank Techniken zu Microsoft Access® oder Microsoft SQL Server®.


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Wartung im Menü Verwaltung


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Inhaltsverzeichnis

Systeminfo

Der Menüeintrag Systeminfo führt zu einem internen Werkzeug, das eine Mischung aus "Systemauskunft" und "Wartungstool" ist. Dieses Werkzeug ist für den Administrator gedacht, um näheren Einblick in interne Systemdaten und Protokolle zu erlangen. Zusammen mit unserem Support kann damit beispielsweise ein Problem schneller eingegrenzt werden.


Die SystemInfo - Oberfläche

Die Systeminfo hat eine einfache Benutzeroberfläche mit zwei Registerkarten am oberen Rand, die für die gängigen Auskünfte der Anwendung sowie Informationen über die Systemumgebung und dem verwendeten Windows® Betriebssystem gibt. Zusätzlich finden sie noch eine Umstellung des Dialogs auf einen "Expertenmodus" (3).

Systempfade und Lizenzeinzelheiten anzeigen




Erweiterte Ansicht für Experten

Der Expertenmodus ist für IT-Experten gedacht, die tiefere Einblicke in die Anwendung benötigen und damit weitere Eingriffsmöglichkeiten bietet.

Systempfade und Lizenzeinzelheiten anzeigen

Diese Ansicht erweitert die Registerkarten am oberen Rand (4) und erweitert auch die Schaltfläche "Systeminfo" um ein Untermenü mit weiteren Möglichkeiten.

Im folgenden gehen wir nun auf jedes Register und seine Möglichkeiten separat genauer ein.


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Systempfade und User

Im Bereich Systempfade (1) finden Sie die Version Ihres Betriebssystems, den Pfad der Anwendung (Frontenddatenbank) und den Pfad der Serverdatenbank. Hier kann, je nach verwendeter Version der Anwendung der Name und Pfad der Datenbankdatei stehen oder aber die Angabe, dass es sich um eine SQL Server Datenbank handelt mit der sie verbunden sein könnten. Der Zugriff auf die Datenbank der Anwendung erfolgt im Regelfall über die vom Betriebssystem bzw. dem vorliegenden Office-Paket gebotene "DAO-Bibliothek" (DAO=Data Access Objekt). Die auf dem vorliegenden System verwendete Version dieser Bibliothek wird hier angezeigt. Die der Anwendung zu Grunde liegende MS-Access® Anwendung oder MS-Runtime® wird Ihnen in der letzten Zeile als Dateipfad angezeigt.

Werden veraltete Dateien, Versionen oder fehlende Pfadangaben erkannt, werden Angaben mit rotem Hintergrund angezeigt. Im positiven Fall wird der Hintergrund der Zeilen grün dargestellt.

Systempfade und Lizenzdaten anzeigen


Im unteren Bereich der Ansicht (2) finden sie einige Informationen zur verwendeten Lizenz, zwei Schaltflächen (3 und 4) und die bereits oben beschriebenen Umstellung des Dialogs auf den "Expertenmodus".


Die Lizenzangaben werden aus der beim Start der Anwendung vorliegenden Lizenzdatei verwendet und erstrecken sich in dieser Ansicht lediglich auf die Lizenznummer, den Lizenznehmer (Inhaber der Lizenz), den aktuell angemeldeten Benutzer, der aktive Mandant, Lizenztyp (z.B. BE=Basic Edition, SE=Select Edition, PE=Select PRO Edition) und bei Verwendung einer Netzwerkversion, die Anzahl der maximal möglichen Benutzer im Netzwerk.


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Lizenzinfo

Mit der Schaltfläche Lizenzinfo (3) werden ihnen weitere Lizenzangaben angezeigt.

Nähere Informationen zur verwendeten Lizenz


Neben den Lizenzangaben wie die erworbene Version, dem Lizenzinhaber und der Seriennummer wird auch eine Auflistung aller lizenzierten Module und Erweiterungen aufgeführt. Dazu können sie die Liste mit der Bildlaufleiste oder den Pfeilen am rechten Rand weiter einsehen. Um die Lizenzinformationen in die Windows Zwischenablage zu kopieren, klicken sie auf die Schaltfläche (2).



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Systeminfo

Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Systeminfo (4) wird Ihnen eine kurze Zusammenfassung zur Umgebung der Anwendung, der Anwendung selbst sowie Datenbankzugriff und Betriebssystem. Die Erstellung der Zusammenfassung wird in wenigen Sekunden erstellt und in einem separaten Fenster als Text angezeigt.

Zusammenfassung der Umgebung als Systeminfo


Expertenmodus

Wenn sie den "Expertenmodus" aktiviert haben, bietet die Schaltfläche Systeminfo ein Untermenü an, das sie mit der Maus durch Klicken auf das kleine Dreieck (1) am rechten Rand der Schaltfläche erreichen können. Damit wird das Untermenü geöffnet und seine Menüpunkte angezeigt.


Weitere Möglichkeiten als Untermenü in der Schaltfläche Systeminfo



Hardware Analyse und Monitoring

Mit dem Menüeintrag "Hardware Analyse und Monitoring" (2) wird eine externe Anwendung aufgerufen, die sie kostenfrei nutzen können. Dazu beachten sie bei der Nutzung bitte die Lizenzbedingungen des Herstellers. Ist die APP korrekt installiert, wird diese gestartet und zeigt ihnen eine umfangreiche Systemanalyse des verwendeten Computers an. Neben der verwendeten Hardware werden auch Zustandsanalysen wie Auslastung und Temperatur angezeigt.


Windows® Ereignisprotokolle

Bei Problemen im Zusammenhang mit dem Betriebssystem oder im Zusammenspiel zwischen Faktura-XP und den bereits installierten Softwareprodukten kann eine Auswertung der von Windows® mitgeführten Protokolle Aufschluss geben. Dazu ist aber Expertenwissen und Erfahrung im Umgang mit Windows® Betriebssystemen Voraussetzung. Klicken sie auf diesen Menüpunkt (3) um die Windows® Protokolle anzeigen zu lassen. Der Start und das Laden der Protokolle kann einige Zeit in Anspruch nehmen.


Systemleistung prüfen

Mit dem Menüeintrag "Systemleistung prüfen" (4) wird eine externe Anwendung aufgerufen, die sie kostenfrei nutzen können. Dazu beachten sie bei der Nutzung bitte die Lizenzbedingungen des Herstellers. Ist die APP korrekt installiert, wird diese gestartet und zeigt ihnen einen Leistungsindex an. Dieser Leistungsindex ergibt sich aus der niedrigsten Teilbewertung der Komponenten des verwendeten Arbeits-PC. Ein kleiner Wert zeigt eine niedrige Leistung des verwendeten Systems an, ein großer Wert einen hohe Leistung. Der Maximalwert der höchsten Leistung liegt bei 9,9. Der angezeigte Wert kann Aufschluss über die Leistungsfähigkeit des verwendeten PC-Systems geben. So können Leistungsengpässe beteiligter Komponenten besser erkannt werden.


Netzwerkleistung prüfen

Mit dem Menüeintrag "Netzwerkleistung prüfen" (5) wird eine Prüfung der Netzwerkleistung zwischen dem lokalen Arbeits-PC und der angebundenen Datenbank vorgenommen. Dieser Menüeintrag ist zurzeit nicht erreichbar und befindet sich noch in der Entwicklung.


Computerverwaltung aufrufen

Dieser Menüpunkt ruft die Windows® Computerverwaltung auf.


Hinweis

Hinweis:

Wir können zu externen Anwendungen wie z.B. "Hardware Analyse und Monitoring" oder auch den "Ereignisprotokollen" und der "Computerverwaltung" Ihres Windows® keinen kostenlosen Support geben. Ebenso schließen wir jegliche Haftung bei der Verwendung oder unsachgemäßer Handhabung dieser Komponenten aus.



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Protokoll der Systemfehler und Systemaktionen

Die Anwendung Faktura-XP schreibt während der Laufzeit mehrere Protokolle mit. Diese Protokolle können z.B. zur Fehlersuche beitragen. Die Auswertung kann im Bedarfsfall durch unseren Support oder ihrem IT-Experten erfolgen. Es werden im Wesentlichen zwei Protokolle geführt und bestehen aus einfachen Textdateien, die von der Anwendung automatisch fortgeschrieben werden. Jede Installation Faktura-XP führt seine eigenen Protokolldateien lokal auf dem Arbeits-PC. Die Auswertung der Protokolldateien muss also immer auf dem betreffenden Arbeits-PC erfolgen.


Folgende Protokolldateien werden aufgezeichnet:  

* #Error.log 
* #Action.log
 

#Error.log

Die Datei "#Error.log" zeichnet Fehler auf, die während der Laufzeit von Faktura-XP auftreten können. Das sind im Regelfall Fehler, die auf Grund von Wechselwirkungen der geführten Datenbestände oder der verwendeten Hardware und seiner Treiber beruhen könnten. Ebenso könnten unlogischen Eingaben der Benutzer oder leere Pflichtfelder zu Fehlern führen, die hier ebenfalls aufgezeichnet werden. System- bzw. Softwarefehler werden hier ebenfalls aufgezeichnet. Einträge in dieser Datei sind nicht zwingend ein Hinweis auf Schwächen oder Fehler der Software. Es werden oft auch Hinweise mit aufgezeichnet, die nicht unbedingt Fehler sind, die behoben werden müssen. Sie dienen viel mehr zur Sammlung von Erkenntnissen, die der Weiterentwicklung der Software dienen soll.


#Action.log

In der Datei "#Action.log" werden Aktionen aufgezeichnet die von der Anwendung selbst ausgeführt werden und Einfluss auf die Anwendung selbst haben könnten. Das sind beispielsweise Updates der verbundenen Datenbank nach einem Softwareupdate, eine Datensicherung, Starten und beenden der Anwendung, Mandantenwechsel und auch Änderungs- und Löschaktionen in den Datenbeständen.


Bei der Fortschreibung der LOG-Dateien werden Neueinträge an das Ende der Datei zeilenweise angehängt. So finden sie die neuesten Einträge unten am Ende einer Protokolldatei.


Protokoll der Fehleraufzeichnung und Protokoll der Systemaktionen


Anzeigen der Protokolldateien

Mit den Schaltflächen "... Datei öffnen" (1) wird die entsprechende LOG-Datei in ihrem Standard Texteditor angezeigt. Achten sie zur besseren Lesbarkeit der Datei darauf, Zeilenumbrüche bei der Darstellung auszuschalten.



Versenden der Protokolldateien per Email

Nach Bedarf können sie mit den Schaltflächen "Email" (2) das gewünschte Protokoll per Email versenden. Dabei wird das interne Emailfenster geöffnet und die Emailadresse unseres Support als Zieladresse eingetragen. Sie können die Zieladresse auch ändern oder im Feld "CC" einen zweiten Empfänger der Protokolldatei eintragen. Lassen sie die Protokolldatei und den Textinhalt der Email unverändert. Sie können darüber oder darunter aber gern eigenen Text hinzufügen bevor sie die Email versenden. Beachten sie, dass die Email zunächst in den Postausgang abgelegt wird und möglicherweise nicht direkt versendet wird. Sie müssen den Versand in Ihrem Email-Postausgang kontrollieren und notfalls manuell ausführen.



System-Dump

Die Protokolldatei "System-Dump" ist eine umfangreiche Zusammenfassung von Informationen des verwendeten Arbeits-PC. Sie ist ebenfalls eine Textdatei und kann mit den Schaltflächen (1 und 2) angezeigt und als Email versendet werden. Da ein Systemabbild etwas Zeit zur Erstellung benötigt, wird dieses erst erstellt oder aktualisiert, wenn sie die Schaltfläche "Erstellen" betätigen. Im Regelfall ist die Neuerstellung eines Systemabbildes nur dann notwendig, wenn der Support dazu auffordert und sich nach dem letzten Erstellen eines Systemabbildes zwischenzeitlich Veränderungen an Ihrem PC System ergeben haben.



Zusätzlich Lagerbewegungen lokal aufzeichnen

Jede Veränderung Ihrer Lagerbestände von Artikeln wird automatisch in einer separaten Tabelle aufgezeichnet. Diese Tabelle ist nicht vom Benutzer der Anwendung zugänglich. Werden aber Informationen über Lagerbewegungen benötigt, können diese in einer zusätzlichen Protokolldatei aufgezeichnet werden. Um die Aufzeichnung in einer Protokolldatei zu beginnen, setzen sie das Häkchen in das Feld (3). Damit ist die Aufzeichnung für alle Benutzer der Anwendung zentral aktiviert. Jeder Benutzer zeichnet nun seine eigenen Lagerbewegungen lokal in einer Textdatei auf. Für die Anzeige der lokalen Datei klicken sie auf die Schaltfläche "öffnen" (4). Über diese Weg können sie nur die eigenen Lagerbewegungen feststellen. Lagerbewegungen die an anderen Arbeits-PC's ausgeführt werden, werden auch nur dort aufgezeichnet. Diese Protokolldatei kann nicht verwendet werden, um einen zusammenfassenden Überblick der Lagerbestände zu erlangen, da sie nur Daten der eigenen Lagerbewegungen enthält.


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Tabellenverknüpfungen

Dieser Register zeigt Ihnen alle Datenbanktabelle der Anwendung in Spalte-1 an und in Spalte-2 mit welcher Datenbank diese Tabelle aktuell verbunden ist.

Tabellenverknüpfungen zwischen Anwendung und Datenbankdatei anzeigen


Sie können diese Übersicht dazu nutzen, um zum Beispiel fetstellen zu können, wenn ein Wechsel des Mandanten oder Wechseln der Datenquelle (z.B. im Netzwerk) abbricht und nur ein Teil der Tabellen verbunden wird.

Diese Ansicht ist sowohl für Datenbankdateien (MS-Access MDB) als auch für SQL Server Datenbank einsetzbar.



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Wartung der Anwendung und der Datenbank

In diesem Register geht es zum einen um das Update der Datenbank der Anwendung und zum anderen um die Wiederherstellung einer vorherigen Version der Anwendung aus dem lokalen Archiv der Updates. Ein Update der Faktura-XP Anwendung können sie aus diesem Dialog heraus nicht ausführen. Dazu lesen sie das Kapitel Installation und Update zu Faktura-XP.


Wartung und Update Ihrer Datenbank und der Anwendung

Für ein Update der verbundenen Datenbank müssen sie über ausreichende Berechtigungen mit administrativem Zugriff auf die Datenbank besitzen. Sollte der aktuell angemeldete Benutzer nicht über ausreichende Berechtigungen verfügen, kann dieser Benutzer dennoch ein Datenbankupdate vormerken. Dazu setzten sie das Häkchen "Datenbankupdate beim nächsten Start" (1). Damit wird das Datenbankupdate nach dem Neustart der Anwendung automatisch ausgeführt. Dazu muss der Benutzer sich dann so anmelden, dass damit dann ausreichende Rechte zu einem Datenbankupdate bestehen.

Soll während des Updatelaufs ein Protokoll angezeigt werden, setzen sie das Häkchen (2). Eine Aufzeichnung der Ationen des Updates erfolgt automatisch auch in der Logdatei "Action.log". Diese Aufzeichnung erfolgt immer bei Updates und kann nicht deaktiviert werden.


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Datenbestände optimieren

Achtung

Achtung:

Führen sie diese Aktion nur aus nachdem sie eine komplette Datensicherung oder Kopie ihrer Datenbank erstellt haben.

Inkonsistente Datenbestände, leere Pflichtfelder oder andere Datenfehler in der Datenbank können einen Updatelauf der Datenbank erschweren oder sogar verhindern. Diese Probleme entstehen oft dann, wenn sie mit unterschiedlichen Versionen der Hauptanwendung Faktura-XP an derselben Datenbank angeschlossen sind oder waren und so aktiv Daten wie Kunden, Angebote oder Rechnungen erstellt haben.

Bestehen keine Hinweise auf die Notwendigkeit dieser Aktion sollten sie diese auch nicht ausführen ohne vorher eine Datensicherung angefertigt zu haben.

Wird die Aktion gestartet, durchläuft die Datenbank einige Tests in der die Datenbestände geprüft eventuelle korrigiert werden. Die Optimierung kann, je nach Umfang der Datenbestände einige Zeit in Anspruch nehmen. Unterbrechen sie den Vorgang nicht, bis er vollständig abgeschlossen ist. Die Beendigung der Optimierung wird ihnen mit einer Meldung angezeigt.


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Datenbankupdate starten

Das hier beschriebene Datenbankupdate ist ausschließlich für Dateibasierende Datenbanken zu "Faktura-XP BASIC Edition" und "Faktura-XP SELECT Edition". Da sich "Faktura-XP SELECT Pro Edition" auch mit Dateibasierenden Datenbanken verbinden lässt, gilt diese Anleitung auch für diese Version, sofern sie mit einer Dateibasierenden Datenbank verbunden sind.

Ein manuelles Update der Datenbank ist normalerweise nicht erforderlich, da eine Updateprüfung automatisch bei jedem Start von Faktura-XP durchgeführt wird. Möchten sie dennoch ein Datenbankupdate ausführen, verwenden sie diesen Menüpunkt zur manuellen Aktualisierung der aktiv verbundenen Datenbank.



Voraussetzung für ein Datenbankupdate

Sie müssen dazu über ausreichende Berechtigungen mit Zugriff auf die Datenbank besitzen. Eine Meldung vor dem Start des Datenbankupdates weist sie darauf hin.

Meldung vor dem Beginn des Datenbankupdates

Klicken sie auf "Nein", wird der Vorgang abgebrochen und keine Aktion ausgeführt. Wenn sie auf "Ja" klicken, wird das Datenbankupdate der aktuell angebundenen Datenbank (der aktuelle Mandant) ausgeführt.



Anzeige während ein Datenbankupdate ausgeführt wird

Bei einem aktiven Update-Lauf wird die Sanduhr des Betriebssystems angezeigt und kleine Zwischenmeldungen der aktuellen Aktionen angezeigt.

Beispiel für kurze Zwischenmeldungen der aktuellen Aktionen beim Datenbankupdate


Ist die Anwendung so eingestellt, dass eine Protokoll des Updates angezeigt werden soll, wird dieses als separater Dialog mit Text angezeigt.

Beispiel für ein Protokoll während des Datenbankupdates


Die Updatefunktion geht jede einzelne Datenbankdatei durch und aktualisiert nach Bedarf die entsprechenden Tabellen.

Protokoll nach dem Ende des Datenbankupdates

Sind alle Datenbankdateien abgearbeitet, wird am Ende des Protokolls eine Zusammenfassung und die Schlussmeldung "Der Vorgang ist beendet" eingeblendet (1). Erst dann klicken sie auf OK (2) um das Protokoll zu schließen.


Warten sie auf jeden Fall ab, bis alle Aktionen des Datenbankupdates vollständig ausgeführt worden sind. Das 
Ende des Datenbankupdates wird Ihnen am Schluss mit einem Signalton und einer Meldung angezeigt.


Sie müssen die Anwendung nicht verlassen und erneut starten, wenn sie dazu nicht aufgefordert werden.


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Datenbankupdate SQL Server starten

Die Faktura-XP SELECT Pro Edition verfügt über die Möglichkeit mit einer Dateibasierenden MS-Access® Datenbank oder aber mit dem Microsoft SQL Server® als Datenbank zu arbeiten. Im Falle des SQL Server als Datenbasis kann bei einem Versionsupdate die Erweiterung oder Aktualisierung der SQL Server Datenbank notwendig werden.

Diese Aktualisierung wird direkt am SQL Server mit dem Dienstprogramm "SQL Server Management Studio" ausgeführt. Dazu muss zuvor von Faktura-XP ein Update-Script generiert werden. Im Regelfall wird nach einem Versionsupdate der Anwendung beim ersten Startvorgang der aktualisierten Anwendung dieser Script mit entsprechender Dialogführung automatisiert erstellt. Nach Fertigstellung des Scriptes wird dieser Script im Startverzeichnis der Anwendung abgelegt.

Möchten Sie einen Update Script für die Aktualisierung der SQL Server Datenbank von Hand erstellen, verwenden sie den entsprechenden Menüeintrag in der Gruppe "Verwaltung -> Wartung -> Datenbankupdate SQL Server".


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Update Script erstellen

Das "Datenbankupdate SQL Server" ist eine Aktualisierung der Datenbankstruktur für MS SQL Server Datenbanken.

45.Tabellenupdate SQLScript.png

Mit der Auswahl "Datenbankupdate Script..." wird ein Script erstellt mit dessen Hilfe Sie eine Aktualisierung der Datenbankstruktur Ihrer MS SQL Server® Datenbank über das Management-Studio des SQL Server ausführen können.



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Direkt Aktualisierung Ihrer MS SQL Server® Datenbank

Um eine Aktualisierung direkt aus Faktura-XP an der entfernten MS SQL Server® Datenbank auszuführen, verwenden sie die zweite Auswahl "Datenbankupdate direkt...".

45.Tabellenupdate SQLServer direkt.png



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Wiederherstellung der Anwendung

Sie können die Anwendung auf eine vorherige Version zurücksetzen indem sie die Schaltfläche "Wiederherstellung" (6) klicken. Die Wiederherstellung einer vorherigen Version der Anwendung basiert auf dem lokalen Archiv der Updates. Sie müssen also zuvor bereits Updates auf diesem Arbeits-PC installiert haben um auf vorherige Versionen zugreifen zu können. Das lokale Archiv der Updates befindet sich im Unterverzeichnis "Restore" der Faktura-XP Installation. Die Funktion greift auf den Inhalt dieses Verzeichnis zu und erstellt eine Liste der verfügbaren Versionen. Sie können dann eine Version aus dieser Liste auswählen und diese dann aktivieren. Nach einer Zwischenmeldung wird dann auf die gewählte version gewechselt.



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Interner Adminbereich

Dieser Register ist vorwiegend für die interne Softwarewartung durch den Hersteller oder Händler konzipiert.

Adminbereich der Anwendung für Wartungszwecke


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Adminbereich

Der interne Bereich für die Softwarewartung ist mit einem Kennwort geschützt. Der Bereich ist nur durch den Hersteller oder durch den Händler der Software erreichbar. Dieser kann durch eingabe einen Kennwortes weitere Funktionen zur Softwarewartung freischalten und aufrufen. Diese werden in seltenen Fällen notwendig, wenn Funktionsstörungen der Software durch z.B. ein Update der Datenbank oder der Software nicht behoben werden kann.


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Netzwerkmonitor

Mit dem Netzwerkmonitor können die Anzahl der Benutzer und die Anmeldedaten der einzelnen Benutzer ansehen. Im oberen Teil sehen Sie die Anzahl der angemeldeten Benutzer (1). In der Liste (2) die Anmeldedaten der einzelnen Benutzer. Die Liste zeigt die angemeldeten Benutzer derselben Datenbank an. Die Benutzer eines anderen Mandanten oder einer anderen Instanz der Anwendung werden nicht angezeigt.

Netzwerkmonitor


Mit dem Häkchen "Automatisch aktualisieren" (3) können Sie die Aktualisierung der Liste (2) aktivieren. Die Aktualisierung erfolgt dann alle 2 Sekunden. Zur Kennzeichnung der automatisierten Aktualisierung wird ein farbiger Rahmen um die Liste (2) angezeigt. Eine Manuelle Aktualisierung können Sie mit der Schaltfläche "Aktualisieren (4) auslösen.

Mit "Exit" wird der Netzwerkmonitor verlassen.


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Dienstprogramm für Zugriffrechte

Dienstprogramm zur Korrektur der UAC Zugriffsrechte auf Dateien





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Menüleisten EIN und AUS

Mit den Schaltflächen "Menüleiste ON" und "Menüleiste OFF" können sie die Sichtbarkeit der Menüleiste oberhalb des Dashboard ein- oder ausschalten.

Menüleiste über dem Dashboard Ein/Aus

Die Menüleiste enthält nützliche Funktionen Seiteneinrichtung und Drucken von Dokumenten, zur Windows® Zwischenablage sowie Datensätze Filtern und anzeigen und der Rechtschreibprüfung, falls eine Rechtschreibprüfung mit Ihrem Office-Paket® installiert wurde.


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Persönliche Werkzeuge