Email-Versand

In einer digitalisierten Geschäftswelt ist die Kommunikation per Email gängig und löst den Briefversand und den Faxversand nahezu vollständig ab. Oft ist es einfacher einen Kunden oder Lieferanten per Email zu kontaktieren, als ein Anruf. Man ist unabhängig von Öffnungszeiten oder den Terminen der Kontaktperson. Ebenso einfach ist es Dokumente an eine Email zu "hängen" und dieses in wenigen Sekunden dem Empfänger zu senden. Mit Faktura-XP nutzen sie einfach die bereits bestehende Methode für den Emailversand weiter wie bisher.

Outlook, Thunderbird oder Direktversand per SMTP

Im Regelfall wird ein sogenannter Email-Client verwendet um Emails zu senden und zu empfangen. Ein Email-Client ist ein Zusatzprogramm wie Microsoft Outlook®, Thunderbird®, Opera Mail® oder andere Emailprogramme. Ist dies der Fall (sie haben also ein Emailprogramm aktiv auf Ihrem PC betriebsbereit installiert), müssen sie soweit nichts tun, da Faktura-XP in seiner Auslieferung bereits mit dem Versand über einen installierten Email-Client ausgelegt ist. Verwenden sie jedoch externe Dienste wie T-Online, GMX, Web.de, GMail oder andere Mail-Dienste können sie direkt mit dem Email-Server kommunizieren. Diese Art des Emaildirektversand nennt sich SMTP Versand und steht in jeder Version Faktura-XP mit der Erweiterung CRM-Mailoffice zur Verfügung. Haben sie dieses Modul Erworben, müssen lediglich in den Einstellungen einmalig die Zugriffdaten für den Versand und Empfang der Emails hinterlegt werden. Welche der beiden Methoden (Email-Client oder SMTP Versand) für sie in Betracht kommt, kann ihnen ihr Systemadministrator beantworten bzw. die Einrichtung vornehmen. Diesen technischen Teil der Anleitung "Konfiguration" haben wir an das Ende des Kapitels gelegt. Wir zeigen Ihnen nun, wie sie Emails an ihre Kunden und Lieferanten schreiben und Angebote, Rechnungen und Bestellungen für den Einkauf versenden können.

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Email an Kunden oder Lieferanten senden

Sie können Kunden beispielsweise direkt aus der Kundenliste oder auch aus der Detailansicht des Kunden per Email anschreiben. Voraussetzung ist natürlich, dass sie dem Kunden eine Emailadresse im Kundenstamm hinterlegt haben. Dasselbe gilt natürlich auch für ihre Lieferanten. Auch die Lieferanten lassen sich in gleicher Weise per Email anschreiben.

In der Kundenliste können sie zum Beispiel den gewünschten Kunden suchen und markieren diesen dann in der Liste, indem sie mit der Maus in die Zeile des Kunden Klicken. Der Datensatzmarkierer zeigt am linken Rand ein Dreieck an.

Danach klicken sie auf die Schaltfläche "Email" um eine Email an den Kunden zu verfassen. Ist dem Kunden keine Emailadresse hinterlegt, wird ihnen dies angezeigt. Der Dialog zum Verfassen einer Email wird dann nicht geöffnet. Sie müssen dann in die Detailansicht des Kunden wechseln um dort eine Emailadresse zu hinterlegen.

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Emailadresse im Kunden eintragen

Sie können jedem Kundenstamm zwei Emailadressen hinterlegen. Für jeden Ansprechpartner des Kunden jeweils noch weitere Emailadressen. Dazu finden sie weitere Informationen direkt im Kapitel Ansprechpartner im Kundenstamm.

Geben sie im Feld "Email" eine gültige Emailadresse ein. Diese wird dann für allgemeine Anschreiben oder Rundschreiben bzw. Newsletter an den Kunden verwendet. Im Feld "Email Rechnung" können sie optional eine Emailadresse hinterlegen, die vorwiegend für die Zusendung von Rechnungen genutzt wird. Wird hier keine Emailadresse eingetragen, wird die Standard-Emailadresse auch für die Zusendung von Rechnungen verwendet.

An Beiden Feldern finden sie eine Schaltfläche (1) und (2) für den Versand von Emails. Klicken sie auf die entsprechende Schaltfläche um eine Email an diese Adresse zu verfassen.

Ansprechpartner mit Emailadresse

Jedem Ansprechpartner eines Kunden können sie eine eigene Emailadresse hinterlegen.

Durch Auswahl der gewünschten Zeile der Ansprechpartner setzen sie den Datensatzmarkierer auf den Ansprechpartner, dem sie eine Email senden möchten. Danach Klicken sie auf die Schaltfläche "Email" (3). Der Dialog zum Verfassen einer Email wird geöffnet und die Emailadresse des Ansprechpartners direkt im Feld "An" übergeben.

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Email verfassen

Zum Verfassen einer Email wird ein separater Dialog mit einigen Funktionen verwendet. Die Emails können in einfacher Textform oder als HTML-Email verfasst werden. Emails in Textform lassen keinerlei Formatierung wie Hervorhebungen, Farben oder Grafiken zu. Emails im HTML-Formata hingegen lassen die Formatierung und grafische Elemente zu. Bedenken sie, dass nicht jeder Empfänger über ein Emailprogramm verfügt, das die von ihnen vorgenommenen Formatierungen darstellen kann. Kommt es also zu Darstellungsproblemen beim Empfänger ihrer Emails, kann möglicherweise ihre Formatierung oder Grafiken der Grund sein. Dies tritt häufig dann auf, wenn der Absender über ein anderes Betriebssystem als der Empfänger verfügt. Beispielsweise wenn der Absender einen Windows®-PC verwendet und der Empfänger eine Android® Smartphone oder Apple® MAC zum Betrachten Ihrer Email genutzt wird. Der Sichere Weg ist der Versand von Emails in Textform oder eine Mischung aus HTML-Format und alternativem Text ohne Formatierung.

Da die Wahrscheinlichkeit mittlerweile gering ist, durch HTML-Formatierung unlesbare Emails zu verfassen, beschreiben wir hier das Verfassen von Emails im HTML-Format. 

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Pflichtfelder für den Emailversand

Um eine Email gut und sicher dem Empfänger zustellen zu können, müssen sie mindestens die drei Pflichtfelder im Emaildialog füllen. Das sind die Felder "An", "Betreff" und "Emailtext". Logischerweise ist der Versand ohne gültige Emailadresse nicht möglich. Eine gültige Emailadresse besteht aus zwei Teilen, die durch ein @-Zeichen voneinander getrennt sind. Der lokale Teil, im Englischen local-part genannt, steht vor dem @-Zeichen. Der Domänenteil, im Englischen domain-part genannt, steht nach dem @-Zeichen. Dieser Aufbau wird von Faktura-XP vor der Verarbeitung geprüft und bei fehlerhafter Emailadresse bemängelt.

In der Betreffzeile schreiben sie eine kurze Information, die der Empfänger als Hinweis zum Inhalt der Email erwartet. Theoretisch kann man eine Email auch ohne Betreff versenden. Dabei ist die Wahrscheinlichkeit aber sehr hoch, dass Emails ohne Inhalt in der Betreffzeile auf der Empfängerseite als "SPAM" aussortiert werden. Es ist also dringen anzuraten, immer eine Betreffzeile zu verfassen. Der Inhaltstext der Email ist zwar wie der Betreff ebenfalls nicht unbedingt erforderlich, aber auch hier könnte eine Email ohne Textinhalt auf der Empfängerseite als "SPAM" aussortiert werden. Auch wenn sie nur einen Dateianhang an ihren Kunden senden möchten, verfassen sie immer Betreff und Text bevor sie auf Postausgang (2) klicken.

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Betreff und Emailtext aus Textbaustein

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Anhang an eine Email

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Emailtext formatieren

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Variablen in Betreff und Text verwenden

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Email als Rundschreiben verfassen

Mit der Funktion "Rundschreiben an Kundenauswahl" aufrufen können Sie an die gerade in der Kundenliste gezeigten Kunden ein Rundschreiben oder Newsletter per Email verfassen. Schränken Sie die Liste der Kunden durch Eingabe von Suchbegriffen ein oder verwenden die Filter A-Z, die Merker M1-M6 oder wählen sie eine Kundengruppe im oberen Teil der Liste an. Haben sie die gewünschten Kunden in der Liste sichtbar, klicken sie im Untermenü der Schaltfläche "Email" (1) auf den Eintrag "Rundschreiben an Kundenauswahl" (2).

Nun wird der Verarbeitungsdialog für Rundschreiben angezeigt.

Geben Sie einen Betreff ein oder wählen sie einen Betreff aus der Liste aus. Durch Auswahl einer Betreffzeile wird der dazu gehörige Text (Textbaustein) automatisch als Emailtext übernommen. Sie können diesen aber auch direkt im Feld "Text" eingeben oder abändern. Wenn Sie dem Rundschreiben noch einen Anhang hinzufügen möchten, können Sie diesen unterhalb der Betreffzeile im Feld "Anhang" einfügen. Sie können einen Pfad mit Datei direkt eingeben oder die Schaltflächen am Ende des Feldes nutzen. Die erste Schaltfläche dient zur Ansicht des Anhangs, die zweite zur Auswahl einer Datei, die als Anhang verwendet werden soll. Es kann nur ein Anhang eingefügt werden.

Empfängerliste bearbeiten

Im unteren Bereich des Dialogs finden sie die Empfängerliste. Sie enthält alle Empfänger dieses Rundschreibens, die in den Stammdaten (Detailansicht der Kunden oder Lieferanten) eine gültige Emailadresse hinterlegt haben. Die Empfängerliste können sie vor der Verarbeitung noch bearbeiten. Falls sie noch Empfänger vom Versand ausschließen möchten, können sie die Zeilen mit den entsprechenden Empfängern durch markieren und entfernen (ENTF-Taste der Tastatur) aus der Liste löschen. Das Löschen einer Zeile entfernt nur den Eintrag zu diesem Rundschreiben. Die Daten des Kunden oder des Lieferanten bleiben unverändert.

Versand des Rundschreibens

Klicken sie nun auf "Postausgang" um den Versand zu starten. Die Verarbeitung der Empfänger startet nun und legt die einzelnen Emails in den Postausgang. Der eigentliche Versand muss, je nach Einstellung ihres Email-Clients, separat erfolgen.

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Email-Versand über Microsoft Outlook®

Falls sie die Email nach ihrer Übergabe an den Email-Client noch einmal bearbeiten oder betrachten möchten, können sie dies durch Aktivierung des Häkchenfeldes (1) vermerken. Die Versandpriorität können sie mit der Auswahl (2) an den Email-Client übergeben, sofern dies von dem verwendeten Email-Client unterstützt wird.

Nach dem Klicken auf die Schaltfläche "Postausgang" wird eie Email entweder im Email-Client geöffnet (Häkchenfeldes (1) aktiviert) oder direkt in den Postausgang des Email-Client abgelegt. Damit ist die Emailverarbeitung seitens Faktura-XP abgeschlossen. Je nach Einstellung innerhalb ihres Email-Client wird die Email erst versendet

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Email-Versand über SMTP-Server

Um Ihre Angebote, Lieferscheine usw. per Email via SMTP-Server zu versenden, gehen Sie in die Übersicht (z.B. bei Lieferscheinen) und klicken auf "Drucken". Danach erscheint ein Dialog, wo Sie auf der rechten Seite auf "weitere Optionen" klicken können. Wenn Sie dies getan haben, erscheint der Dialog "...weitere Optionen".

Hier wählen Sie dann wie im Screen bereits ausgewählt "Emailversand direkt per SMTP Server (Konfiguration erforderlich)" aus. Diese Einstellung gilt dann systemweit auch für andere Dokumentarten.

Gehen Sie nun auf die Schaltfläche "Emailparameter" um die Konfiguration vorzunehmen.

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Parameter Einstellungen für den SMTP Server

Hier ersetzen Sie nun die Beispieladressen und Zugangsdaten gegen Ihre. Die Emailadresse im Feld "Antwortadresse" können Sie optional angeben, um Antwort Emails direkt auf diese Adresse weiterzuleiten.

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Zugangsdaten Ihres Postfaches

Die Zugangsdaten zu Ihrem Email Postfach ehalten Sie von Ihrem Serveranbieter bzw. Postfachanbieter.

In die Feldern SMTPHost und POP3Host sowie Username und Passwort geben Sie die von Ihrem Provider erhaltene Daten Ihres Email Postfaches ein.

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Profieinstellungen

Normalerweise sind die Werte korrekt eingestellt. Ändern Sie diese nur, wenn Sie dessen Wirkung genau kennen. Ziehen Sie im Bedarfsfalle Ihren Systemadministrator zu Rate bevor sie hier Veränderungen vornehmen.

UsePopAuthentication_value: Einstellung SMTP vor POP (Mögliche Werte 1 oder 0) - (Standard=1)

UseAuthentication_value: Einstellung SMTP vor POP (Mögliche Werte 1 oder 0) - (Standard=1)

SMTPHostValidation_value: Hostprüfung der Empfänger vor dem Senden von Emails - (Standard=3)

EmailAddressValidation_value: Prüfung der Empfänger Emailadresse vor dem Senden von Emails (Standard=1)

ISO-2 Kennung: Landeskennung Ihres Standortes in zweistelliger Internationalen Schreibweise (Z.B. DE, FR, CH)

Als HTML Email versenden: Hier ein Häkchen setzen, wenn Sie die Emails als HTML Email versenden wollen. (Standard=AUS)

ConnectRetry_value: Anzahl der Wiederholungsversuche für die Kontaktaufnahme zum Postausgang Ihres Postfaches beim Provider (Standard=5)

PersistentSettings_value: (Standard=1)

SMTPPort_value: Portnummer für den Emailversand (Standard=25)

EncodeType_value: (Standard=0)

ContentBase_value: (Standard=<leer>)

ConnectTimeout_value: Zeitintervall bis Timeout für Verbindungsaufbau (Standard=10)

MessageTimeout_value: Zeitintervall bis Timeout für den Versand / Zustellung der Emails (Standard=60)

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Testen der Postfacheinrichtung

Mit der Schaltfläche "Testen" können sie die zuvor eingegebenen Daten ausprobieren. Beim Klicken der Schaltfläche wird eine Verbindung zu Ihrem Postfach aufgebaut. Diese Verbindung wird zunächst von Ihrem lokalen Arbeits-PC über Ihre Netzwerkverbindung zum Internet hergestellt. Dabei muss sicher gestellt sein, dass Ihre Firewall oder Schutzprogramme für Internetsicherheit (Antiviren Programm, Internet Security Programm, Anti Malware) eine Verbindung zwischen Faktura-XP und dem Internet zulässt.

Bei bestehender Verbindung wird dann automatisch eine Test Email an die oben unter "Absender Email" eingegebene Emailadresse gesendet.

Die Email müsste dann nach kurzer Zeit in Ihrem Posteingang für Emails abrufbar sein.

Liegt die Email vor, ist die Einrichtung korrekt. Erhalten sie keine Email, prüfen sie zunächst erneut die Einstellungen und prüfen sie, ob eine Firewall oder andere Schutzprogramme die Anwendung beim Versand behindern. Notfalls fragen sie Ihren Systemadministrator um Rat.

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