Lieferscheine erstellen und Rechnungen erstellen: Unterschied zwischen den Seiten

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<seo title="Onlinehandbuch Faktura-XP Software|Lieferscheine erstellen"  
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<title>Warenwirtschaft und Faktura Software | Rechnung erstellen</title>
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<!--== Lieferscheine erstellen ==-->
 
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==Der Lieferschein==
 
  
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Ein Lieferschein (Warenbegleitschein, Abkürzung: LS) ist ein Dokument, das über die gelieferten oder zu liefernde Waren Auskunft gibt. Im Idealfall stimmen die dokumentierten Waren sowohl mit dem tatsächlichen Wareneingang  als auch mit den auf der Rechnung  abgerechneten Zugängen überein. Lieferscheine enthalten zum Beispiel die Stückzahl, das Gewicht und das Lieferdatum. Zudem ist ein Lieferschein eine Urkunde. In Deutschland muss er bei Kaufleuten gemäß § 147 Abgabenordnung  6 Jahre lang aufbewahrt werden - im Falle einer Mischung zwischen Rechnung & Lieferschein auf einem Dokument greift die höhere Aufbewahrungsfrist der Rechnung von 10 Jahren.
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==Rechnungen==
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Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung  für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.
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===Rechtssicherheit nach GoBD===
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Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP.
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'''Tip'''
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Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. '''Nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.'''
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====Praxisleitfaden GoBD====
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* [https://www.awv-net.de/fachergebnisse/schriftenverzeichnis/steuer-und-handelsrecht/gobd-ein-praxisleitfaden-fuer-unternehmen-version-2.0.html GoBD – Ein Praxisleitfaden für Unternehmen]
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===Umsetzung von GoBD in Faktura-XP===
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Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen. Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept.
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====Neuanlage von Rechnungen====
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Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg.
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Die Erteilung eines Lieferscheins ist gesetzlich nicht geregelt. Es besteht also keine gesetzliche Verpflichtung, außer der Rechnung, dem Empfänger der Ware auch einen Lieferschein zu erteilen. Der Lieferschein in Papierform begleitet im Regelfall die Ware, im Gegensatz zur Rechnung, die auch getrennt von der Ware als Brief oder Email transportiert werden kann.
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====Festschreibung von Rechnungen====
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Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.
  
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Der [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Druckvorgang]] kann als '''"Vorschau'''" oder als '''"Original"''' ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine [[Rechnungen_erstellen#Original_oder_Entwurf|Rechnung mit einem Wasserzeichen]], welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.
  
  
  
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==Die Lieferscheinliste==
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====Änderungen werden protokolliert====
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Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden.
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[[File:13.Aenderungsprotokoll_anzeigen.png|Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen]]
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Die Lieferscheine finden sie unter '''"Verkauf -> Lieferscheine"'''
 
  
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[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]
 
  
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====Fiskaldaten Export====
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Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren.
  
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Diesen Export finden sie im Kapitel [[Import_und_Export#Fiskaldaten_Export|'''Fiskaldaten Export''']].
  
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Nach dem Sie die Lieferscheinliste geöffnet haben (1), werden Ihnen zunächst alle noch offenen Lieferscheine angezeigt. Das sind die Lieferscheine zu denen zum Beispiel noch keine Rechnung oder Proformarechnung erstellt wurde. Die Sortierung ist zunächst absteigend nach Lieferscheinnummer - Sie finden also die neueren Lieferscheine weiter oben in der Liste.
 
  
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Sie können die Liste auch nach einem anderen Kriterium sortieren. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen. Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.
 
  
  
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'''Liste ist leer?'''
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===Pflichtangaben auf Rechnungen===
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Ist die Liste nach dem öffnen leer, oder fehlen Ihnen Lieferscheine in dieser Ansicht, könnte es sein, dass diese bereits abgerechnet, d.h. zu Rechnungen oder Proformarechnungen bereits umgewandelt sind. Durch einen Klick auf das Feld '''"auch abgerechnete anzeigen"'''(2), werden Ihnen alle, auch bereits abgerechnete Lieferscheine angezeigt. Je nach Datenmenge, PC-Leistung und Einstellungen kann das Laden aller Lieferscheine etwas länger dauern. Jedes Klicken auf dieses Feld lädt die Liste neu.
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Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).
  
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[[Bild:12.Lieferscheinliste.png|1200px|Lieferscheinliste]]
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Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 Norm] aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.
  
  
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====Weiterführende Informationen====
  
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* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnungen_2007.pdf Musterrechnungen "Korrekter Aufbau von Rechnungen" - als PDF Datei], mit freundlicher Unterstützung der IHK Frankfurt Main.
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* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben-auf-Rechnungen_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Nürnberg
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* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Pflichtangaben_Rechnungen_Text_IHK.pdf Merkblatt zu Pflichtangaben], der IHK Rheinhessen
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* [https://www.stuttgart.ihk24.de/Fuer-Unternehmen/recht_und_steuern/steuerrecht/Umsatzsteuer_Verbrauchssteuer/Umsatzsteuer_national/Neue_Pflichtangaben_fuer_Rechnungen/684834 Webseite der IHK Stuttgart zum Thema "Pflichtangaben auf Rechnungen"]
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* [https://www.stuttgart.ihk24.de/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/umsatzsteuer-verbrauchssteuer/umsatzsteuer-international/umsatzsteuerfreie-lieferungen-unternehmen-3011330 Infos zu "Steuerfreiheit" bzw. "Innergemeinschaftliche Lieferung" und Rechnung in der EU]
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* [https://www.rhein-neckar.ihk24.de/recht/steuerrecht/umsatzsteuer-international/steugrenzdienst-938896 Infos zu "Steuerfreiheit" bei Kunden in Drittländern (nicht EU)]
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* [https://de.wikipedia.org/wiki/DIN_5008 DIN 5008 bei Wikipedia]
  
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===Die Listenansicht und seine Spalten===
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* [https://handbuch.faktura-xp.de/download/ust_idnr_aufbau.pdf Aufbau von EU Umsatzsteuer-Identnummern je Land]
  
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Die Lieferscheinliste ist in Spalten aufgeteilt, die ganz links mit der Lieferscheinnummer beginnt. Die Spalte "S" zeigt an, ob dieser Lieferschein für einen Stapeldruck markiert ist. Das danach folgende Feld "Anz" gibt die Anzahl der Ausdrucke an, die im Stapeldruck für das jeweilige Dokument verwendet wird. Sie können für jeden Lieferschein eine separate Anzahl in der Detailansicht des Lieferscheins festlegen. Eine Eingabe direkt in der Liste ist nicht möglich.
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====Musterrechnungen====
  
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Die Spalte "Datum" zeigt das Lieferscheindatum an. Die Felder "Name 1" und "Name 2" zeigen den Kundennamen an. Der Name des Lieferschein-Empfängers im Adressblock des Lieferscheins kann von diesen Namensfeldern abweichen. Die Spalte "Brutto" zeigt die Gesamtsumme aller im Lieferschein aufgeführten Artikel. Der Wert ist der Endkunden Verkaufspreis.
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* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung1_fxp.pdf Musterrechnung mit einem Steuersatz - als PDF Datei]
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* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung2_fxp.pdf Musterrechnung mit zwei Steuersätzen - als PDF Datei]
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* [https://www.faktura-xp.de/download/dokumente/Musterrechnung3_fxp.pdf Muster "Bruttorechnung" - als PDF Datei]
  
  
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===Differenzbesteuerung von Artikeln===
  
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===Termine im Lieferschein===
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Sie können einzelne Artikel für eine [[Differenzbesteuerung|Differenzbesteuerung]] nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf.
  
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Sie können Lieferschein in der Detailansicht auf einen Termin z.B. für die Weiterverarbeitung intern oder einer Terminlieferung festlegen. In der Lieferscheinliste werden die Termine dann ausgehend vom aktuellen Datum farbig dargestellt.  
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Lesen sie auch das separate Kapitel zur [[Differenzbesteuerung|'''Differenzbesteuerung''']].
  
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[[Datei:12.Lieferschein_Termine.png|Termine in der Lieferscheinliste]]
 
  
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Termine, die dem aktuellen Datum entsprechen werden in der Farbe '''"gelb"''' dargestellt. Termine die für morgen (Heute + 1 Tag) eingetragen sind werden in der Farbe '''"grün"''' dargestellt. Alle weiter in der Zukunft liegenden Termine werden in '''"weiß"''' dargestellt. Bereits verstrichene Termine werden alle in der Farbe "rot" dargestellt.
 
  
  
 
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===Lagerstatus in der Lieferscheinliste===
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== Die Rechnungsliste ==
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In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü '''"Verkauf -> Rechnungen"'''.
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[[Datei:00.Navigation_Verkauf.png]]
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In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.
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[[Bild:13.Rechnungsliste_2015.png|1200px|Rechnungsliste]]
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Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "[[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck|Stapeldruck]]" wird weiter unten erklärt.
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In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte '''"A"''' gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.
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Die Spalte '''"AK"''' ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt.
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Die Spalte '''"Z"''' hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an.
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'''Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.'''
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In der Lieferscheinliste können Sie mit der Spalte '''"LS" - Lagerstatus''' - den Lagerstatus der im Lieferschein enthaltenen Lagerartikel anzeigen lassen. Dazu müssen Sie zuvor die Anzeige dieser Spalte aktivieren. Dies nehmen Sie in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Einstellungen - Parameter]] (4) vor. Ist diese Option aktiviert, finden Sie in der Spalte "LS" den aktuellen Status der Lagerartikel der einzelnen Lieferscheine in farbig dargestellten Zahlen von 0, 1 oder 2.
 
  
  
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[[Datei:12.Lieferschein_Lagerstatus.png|Lagerstatus in der Lieferscheinliste]]
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===Filterung nach Status===
  
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In der '''Rechnungsliste''' werden Ihnen alle derzeit offenen Rechnungen angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.
  
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* Der Lagerstatus "0" steht für "neutral" und wird "weiß" dargestellt. Dieser Status tritt dann auf, wenn keine Positionen im Lieferschein vorhanden sind oder wenn die enthaltenen Positionen keine Lagerartikel sind.
 
  
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* Der Status "1" wird "rot" dargestellt und beutet auf ein Lagerdefizit hin. Dieser Status tritt auf, wenn die im Lieferschein enthaltenen Positionen nicht in voller Anzahl verfügbar sind - also ein Lagerdefizit besteht.
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'''Folgende Status sind vorhanden:'''
  
−
* Der Status "2" zeigt in "grün" die Verfügbarkeit aller im Lieferschein enthaltenen Lagerartikel an. In diesem Zustand kann der Lieferschein freigegeben (Staus bedeutet "Freigabe") und weiterverarbeitet werden.
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* unbearbeitet
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* gedruckt
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* Mahnung 1, 2 und 3
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* Teilzahlung
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* Skonto
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* abgeschlossen
 +
* storniert
  
  
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Der Status '''"unbearbeitet"''' ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung.
  
 
<box type="hinweis">
 
<box type="hinweis">
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'''Hinweis:'''
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'''Ausdrucken ändert den Status'''
  
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Beachten Sie, dass die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Einstellung zur Anzeige der Spalte "LS" - Lagerstatus]] erheblich mehr Rechenzeit zur Anzeige der Liste benötigen kann. Dies könnte sich durch verlängerte Wartezeiten bei der Anzeige der Lieferscheinliste bemerkbar machen.
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Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden.  
  
 
</box>
 
</box>
  
  
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Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]]) auf '''"gedruckt"''' gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt.
  
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===Zahlart in der Lieferscheinliste===
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Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status '''"Teilzahlung"''' angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor.
  
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Die Zahlart, die für den Kunden des Lieferscheins für diesen Lieferschein eingestellt ist, wird Ihnen in der Spalte "Z" als Zahl von 0 bis 3 in unterschiedlichen Farben angezeigt.
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Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf '''"Skonto"'''. Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen.
  
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[[Datei:12.Lieferschein_Zahlarten.png|Zahlarten in der Lieferscheinliste]]
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Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.
  
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* Der Wert "0" ist der Standard und bedeutet "Rechnung". Der Kunde erhält also eine normale Rechnung mit üblichen Zahlungszielen.
 
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* Der Wert "1" steht für "Vorkasse". Der Kunde muss vor der Lieferung der Ware zahlen.
 
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* Mit dem Wert "2" wird die Zahlart "Nachnahme" bestimmt. Der Kunde bezahlt bei der Übergabe der Ware.
 
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* Der Wert "3" bedeutet "Lastschrift". Der Betrag wird vom Bankkonto des Kunden per SEPA Lastschrift eingezogen.
 
  
  
  
 
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=== Schaltflächen im oberen Bereich der Lieferscheinliste ===
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===Statusänderungen von Hand===
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Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich.
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Einen Zahlungseingang buchen sie '''NICHT''' indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die [[Zahlungseingang|'''Funktion Zahlungseingang''']] dazu.
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Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.
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=== Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste ===
 
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  [[Bild:12.Lieferschein_Liste_Filter_oben.png|Oberer Bereich in der Lieferscheinliste ]]
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  [[Bild:13.Rechnungsliste_obere_Schaltflaechen.png|Oberer Bereich in der Rechnungsliste]]
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'''Abgeschlossene Rechnungen anzeigen'''
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In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.
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'''Mehr Textzeilen für Hinweistexte'''
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Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt.
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[[Datei:13.Schaltflaeche_Pfeil.png|Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern]]
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Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.
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'''Legende anzeigen'''
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Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.
  
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[[Datei:13.Legende.png|Legende zu den Farben der Liste]]
  
−
Mit dem Häkchen oben "'''auch abgeschlossene anzeigen'''" werden Ihnen alle Lieferscheine, auch abschlossene angezeigt. Die Schaltfläche mit dem "Pfeil nach unten" vergrößert die Zeilenhöhe der Anmerkungsfelder rechts, um mehr Informationen anzuzeigen.
 
  
  
−
Mit der Schaltfläche "'''Ansicht der Liste vergrößern'''" wird Ihren die gesamte Liste im größeren Format angezeigt, damit Sie sich in den Spalten nicht vergucken, werden die Zeilen weiter auseinander gezogen.
 
  
 +
'''Anzeigefilter der Rechnungsliste'''
  
−
Lieferscheine können auch auf Basis von Onlinebestellungen über eine Shopschnittstelle generiert worden sein. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" werden ihnen die Kundennummern und die Bestellnummern statt der Spalte Hinweistext der Lieferscheinliste angezeigt.  
+
Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.
  
−
[[Datei:12.Lieferschein_Liste_Shopdaten_oben.png|12.Lieferschein_Liste_Shopdaten_oben.png]]
+
[[Datei:13.Anzeigefilter.png|Anzeigefilter für die Rechnungsliste]]
  
−
Durch erneutes Anklicken der Schaltfläche "Shopdaten" wird ihnen wieder die Spalte Hnweistext angezeigt.
+
Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (4) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (3) und klicken anschließend auf OK (2).
  
  
  
  
−
'''Ansicht des Hinweistextes vergrößern'''
+
'''Shopdaten anzeigen'''
 +
 
 +
Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "'''Shopdaten'''" (5) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt.
 +
 
 +
[[Datei:13.Schaltflaeche_Shopdaten.png|Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten]]
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Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (5) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.
 +
 
 +
 
 +
 
 +
'''Hilfe anzeigen'''
 +
 
 +
Mit der Schaltfläche "?" (6) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.
  
−
[[Datei:12.Lieferschein_Liste_Pfeil_oben.png|Pfeil-Taste im oberen Bereich der Liste]]
 
  
  
Zeile 130: Zeile 255:
 
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−
===Schaltflächen im unteren Bereich der Lieferscheinliste===
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=== Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste ===
 
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 +
 +
  
 
====Schaltfläche Neu====
 
====Schaltfläche Neu====
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[[Bild:00.Neu_Auswahl_unselektiert.png|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.
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 +
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'''Weitere Funktionen mit einem Klick'''
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Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1).
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[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]
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<box type="hinweis">
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'''Hinweis:'''
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Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.
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</box>
  
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[[Bild:00.Neu.gif|Schaltfläche Neu]] Mit der Schaltfläche "'''Neu'''" erstellen Sie einen neuen Lieferschein.
 
  
  
 
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====Schaltfläche Details====
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=====Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen=====  
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Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kassensystem]. 
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Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] eingeben oder einscannen können.
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[[Datei:13.Rechnung_aus_Kassenbeleg.png|Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg]]
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Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der [[POS-Kasse|'''POS Kasse''']] bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.
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Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen [[POS-Kasse|'''Kassensystem''']] bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion.
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Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene [https://www.faktura-cash.de/ Faktura.CASH Kasseninstallation].
  
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[[Bild:00.Details.gif|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in den ausgewählten Lieferschein und können diese einsehen und bearbeiten.
 
  
  
 
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====Schaltfläche Drucken====
 
  
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[[Bild:00.Drucken.gif|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im separaten [[Lieferscheine_erstellen#Lieferschein_drucken|Kapitel Dokumentdruck]].
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=====Gutschrift aus Rechnung erstellen=====
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Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen.
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[[Datei:00.Neu_Rechnung_DropDownAuswahl.png|DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU]]
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Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.
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====Schaltfläche SEPA====
 
  
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[[Bild:00.SEPA_Button_mit_Auswahl.png|Schaltfläche SEPA]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#DTA-Datentransfer|Lastschriftdaten]] für offene Posten - z.B. Rechnungen - erstellen.
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=====Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren=====
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Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, das Sie in den [[Datenbankparameter#Dateipfade|Parametereinstellungen für Dateipfade]] angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml".  
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====Schaltfläche Status====
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====Schaltfläche Details====
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[[Bild:00.Details.png|Schaltfläche Details]] Durch die Schaltfläche "'''Details'''" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.
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[[Bild:00.Status.gif|left|Status]] Durch die Schaltfläche "'''Status'''" öffnet sich der Dialog '''Lieferscheinstatus'''. Die Optionen '''Lieferschein offen''' und '''Abgerechnet''' sind anwählbar.
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====Schaltfläche Drucken====
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[[Bild:00.Drucken.png|left|Schaltfläche Drucken]] Mit einem Klick auf die Schaltfläche "'''Drucken'''" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Abschnitt Dokumentdruck]].
  
  
 
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====Schaltfläche Abrechnen====
 
  
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[[Bild:00.Abrechnen.gif|left|Abrechnen]] Diese Schaltfläche ist für das Abrechnen mehrerer Lieferscheine für einen oder mehreren Kunden. Siehe dazu weiter unter  [[Lieferscheine_erstellen#Lieferscheine_abrechnen|Lieferscheine abrechnen]].
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====Schaltfläche SEPA====
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[[Bild:00.SEPA_Button_mit_Auswahl.png|Schaltfläche SEPA, mit Auswahl]] Mit der Schaltfläche "'''SEPA'''" können Sie [[Import_und_Export#SEPA_Datentransfer|Lastschriftdaten von Rechnungen]] erstellen.
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[[Datei:00.SEPA_Untermenu.png]]
  
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[[Datei:07.SEPA_Lastschrift_Formular.png|Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste]]
  
  
 
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====Schaltfläche Umwandeln====
 
  
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[[Bild:00.Umwandeln.gif|left|Umwandeln]] Hier haben Sie die Möglichkeit, Lieferscheine in Rechnungen umzuwandeln. Damit gilt dieser Lieferschein als abgerechnet. Siehe dazu weiter unter [[Lieferscheine_erstellen#Lieferscheine_umwandeln|Lieferscheine umwandeln]].
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====Schaltfläche Kalkulation====
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[[Bild:00.kalkulation.png|Schaltfläche Kalkulation]] Die Schaltfläche "'''Kalkulation'''" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. [[Datenbankparameter#Standard-Druckausgabe|Je nach Voreinstellung]] wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.
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====Schaltfläche Löschen====
 
  
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[[Bild:00.Loeschen3.gif|Schaltfläche Löschen]] Die Schaltfläche "'''Löschen'''" entfernt den ausgewählten Lieferschein komplett aus der Datenbank.
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====Schaltfläche Storno====
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[[Bild:00.Storno.png|link=Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|Schaltfläche Storno]] Die Schaltfläche "'''Storno'''" storniert die ausgewählte Rechnung.
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Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren|'''Rechnung stornieren''']] erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird.  
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====Schaltfläche Suchen====
 
====Schaltfläche Suchen====
  
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[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Lieferscheinliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.
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[[Bild:00.Suchen.gif|left|Schaltfläche Suchen]] Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.
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Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste. Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie diese im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken die <Enter>-Taste.
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Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal".  
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Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen '''oder''' nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".
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====Schaltfläche Spezialsuche====
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[[Bild:00.Spezialsuche.gif|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.
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[[Datei:13.Suche_Spezialsuche.png|Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen]]
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Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.
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Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.
  
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Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.
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Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.
  
 
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====Schaltfläche Spezialsuche====
 
  
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[[Bild:00.Spezialsuche.gif|left|Schaltfläche Spezialsuche]] Mit der Schaltfläche "'''Spezialsuche'''" können Sie Lieferscheine ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.  
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====Schaltfläche EXIT====
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[[Bild:00.Exit.png|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Rechnungsliste.
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====Schaltfläche Exit====
 
  
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[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Über "'''Exit'''" verlassen Sie die Lieferscheinliste.
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===Hinweistext mit Anmerkungen===
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Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen.
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Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.
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Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern.
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[[Datei:13.Hinweistext_Anmerkungen.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Kundendaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]<->[[Datei:13.Hinweistext_Rechnungsdaten.png|Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten]]
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Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.
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Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.
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== Rechnung erstellen ==
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Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die '''Schaltfläche "Neu"''' um eine neue Rechnung zu erstellen.
  
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== Neuen Lieferschein erstellen ==
 
  
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Für die Erstellung eines neuen Lieferscheins klicken Sie in der Lieferscheinliste unten auf den '''Schaltfläche 'NEU''''. Sie gelangen damit in die leere Eingabemaske zur Erfassung des Lieferscheins. Die Lieferscheinnummer wurde bereits automatisch erzeugt und orientiert sich immer an dem letzten erzeugten. Die genauere Eingabe beschreiben wir weiter unten.
 
  
  
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=== Mindestangaben zur Erstellung eines Lieferscheins ===
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===Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung===
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Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich.
  
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Für die Erstellung eines Lieferscheins sind mindestens die Angaben der Lieferscheinnummer, des Kunden, der Ersteller und das Lieferscheindatum (1) sowie mindestens einer Artikelposition (2) anzugeben. Die Lieferscheinnummer wird automatisch und fortlaufend zu den bereits bestehenden Nummern fortgeführt. Das Lieferscheindatum wird ebenfalls autoamtisch auf den Tag der Erstellung (also dem Tagesdatum) gesetzt. Die optionalen Angaben wie Termin oder die Merker (Häkchenfelder) [[Rückstandsverwaltung|Rückstandsüberwachung]], [[Preisverfolgung]] und [[Leihstellung]] (3) sind keine Pflichtfelder.
 
  
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  [[Bild:12.Lieferschein_Mindestangaben.png|Mindestangaben im Lieferschein]]
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  [[Bild:13.Auschnitt_rechnung.jpg|Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung]]
  
  
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'''Nummernreihe / Nummernkreis des Lieferscheins'''
 
  
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Wurde noch kein Lieferschein erstellt (also bei dem ersten Lieferschein), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld "Nr". Für Lieferscheinnummern können Zahlen und Buchstaben verwendet werden. Der rechte Teil sollte unbedingt mit Zahlen enden, damit eine automatische Erhöhung bei Neuanlage möglich ist.
+
'''Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen'''
  
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Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter [[Nummernkreise|'''Nummernkreise''']] eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld '''"Nr:"'''. Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich.
  
−
Beim nächsten Erstellen eines Lieferscheins wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Lieferscheinnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Die maximale Anzahl der Stellen ist 10 Zeichen.
+
Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.
  
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Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.
  
 
  <box type="hinweis">
 
  <box type="hinweis">
  
 
'''Automatische Nummernvergabe:'''
 
'''Automatische Nummernvergabe:'''
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Die höchste, bereits verwendete Lieferscheinnummer +1 ist die nächste Lieferscheinnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben.
+
 
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Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.
 
</box>
 
</box>
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====Auswahl des Kunden für diesen Lieferschein====
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====Auswahl des Kunden für diese Rechnung====
  
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Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diesen Lieferschein erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt.  
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Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt.  
  
  
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'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''
 
'''Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?'''
  
−
In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neuen Lieferschein erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Lieferschein beim klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Lieferscheinliste gestanden hatte.
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In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den [[Weitere_Parameter#Registerkarte:_...weitere|Einstellungen]] als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.
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  Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.
 
  Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des [[Kundenstamm#1._Registerkarte:__Adressdaten|Kundenstamm]] hinterlegt wurde.
 
   
 
   
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  Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie
+
  Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe  
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ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.
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                Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.
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====Kreditlimit eines Kunden====
 
====Kreditlimit eines Kunden====
  
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Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei Erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.
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Zu einem Kunden kann ein '''[[Kundenstamm#Registerkarte:_Finanzdaten|Kreditlimit]]''' hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.
  
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[[Datei:12.Kreditlimit_Lieferschein.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]
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[[Datei:13.Kreditlimit_Rechnungen.png|Kreditlimit Anzeige eines Kunden]]
  
 
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.
 
Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.
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Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.
 
Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der [[Kundenstamm#Kundenstamm|Kundenliste]]. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.
  
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====Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung====
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Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.
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Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.
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====Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung====
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Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.
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Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren.
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Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.
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====Mitarbeiter / Bearbeiter====
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Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.
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====Rechnungsdatum und Lieferdatum====
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Im Feld '''"Rechnungsdatum"''' wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld '''"Lieferdatum"''' das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist).
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====Stapeldruck====
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<!--Drucken im Stapel, Stapel-Druck-->
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Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld '''"Stapel"'''. Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in [[Datenbankparameter#10._Registerkarte:_Rechnung.2FZahlung|Datenbankparameter]] änderbar.
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====Akonto bzw. Abschlag====
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<!--Abschlagsrechnungen, Akontorechnungen-->
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Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen]].
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===Positionen in der Rechnung erfassen===
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Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.
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====Mindesteingaben einer Position====
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Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.
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[[Datei:13.Positionen_erfassen_kleine_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht]]
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Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.
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Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).
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====Erweiterte Ansicht der Positionen====
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Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).
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[[Datei:13.Positionen_erfassen_grosse_Ansicht.png|Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht]]
  
  
  
 
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====Kunde neu erstellen - direkt aus dem aktuellen Lieferschein====
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=====Eingabe von links nach rechts=====
  
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Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus dem Lieferschein zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Lieferscheinen erforderlich sind - also die Adressdaten.
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Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der [[Rechnungen_erstellen#Eine_Position_anlegen_bzw._hinzuf.C3.BCgen|Eingabe oder Auswahl]] der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das  nächste Feld.
  
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Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offenen Eingabemaske des Lieferscheins.
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[[Datei:13.Ansicht1.png]]
  
  
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Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2".
  
  
 
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====Kundendaten bearbeiten - direkt aus dem aktuellen Lieferscheins====
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=====Artikelbezeichnung=====
  
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Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.
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Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software.  
  
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Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren.
 
  
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Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text des Lieferscheins verwendet wurden.
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=====Preiseingabe Brutto oder Netto=====
  
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Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.
  
  
  
 
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====Mitarbeiter / Bearbeiter====
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=====Rabatteingabe je Position=====
  
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Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld '''MA''' (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.
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Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.
  
  
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====Datum und Termin====
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=====Zusatzinfo als Überschrift=====
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In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.
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=====Funktionen zum Artikel=====
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In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln.
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[[Datei:13.Ansicht2.png]]
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'''Artikel bearbeiten oder ansehen'''
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Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern.
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'''Informationen zu diesem Artikel'''
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Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.
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[[Datei:04.Artikel-Info.png|Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen]]
  
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Das '''Datum''' zeigt an, wann der Lieferschein erstellt wurde. Der '''Termin''' kann manuell festgelegt werden, dieser erinnert Sie intern daran, dass Sie den Termin einhalten.
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Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).
  
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Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle.
  
−
Verschiedene Farben weisen Sie auf die Terminfrist hin:
 
  
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* Weiß - Der Termin ist erst in den nächsten Tagen/Wochen/Monaten.
 
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* Grün - Der Termin ist einen Tag nach dem aktuellen Tag, sprich "Morgen".
 
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* Gelb - Der Termin ist an dem aktuellen Tag, sprich "Heute".
 
−
* Rot  - Der Termin ist bereits vergangen.
 
  
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'''Position einfügen'''
  
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Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert. 
  
  
 +
'''Preisauswahl'''
  
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Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.
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[[Datei:04.Artikel_Preisauswahl.png|Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position]]
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Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.
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Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.
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Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.
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<box type="hinweis">
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'''Hinweis:
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Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.
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'''
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</box>
  
 
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=== Schaltflächen am unteren Rand des Lieferscheins ===
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=====Weitere Eingaben je Position=====
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Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung.
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[[Datei:13.Ansicht3.png]]
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'''Der Einkaufspreis'''
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Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.
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'''Seriennummer und Garantie'''
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Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der [[Seriennummern|Seriennummern]] verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.
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'''Seriennummer Eingabehinweis'''
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Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Erinnerung im Artikel aktiviert]], wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.
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Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben.
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[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Anfrage_Meldung.png]]
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Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.
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[[File:13.Rechnung_Seriennummer_Eingabe.png]]
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Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.
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'''Seriennummer nach Festschreibung ergänzen'''
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Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.
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[[File:13.Seriennummer_eingeben.png|Seriennummer nach Festschreibung eingeben]]
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Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert.
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Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.
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'''Positionen ohne Betrag'''
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Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (='''O'''hne '''B'''etrag) (15) aktivieren.
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[[Datei:13.Position_ohne_Berechnung.png|Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position]]
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Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.
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'''Mehrwertsteuer je Position'''
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Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.
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'''Erlöskonto einer Position'''
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Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld  "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die [[Kategorie:Buchungen|Buchhaltung]] oder einem [[Import_und_Export#DATEV-Export|DATEV Export]] verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.
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=====Summenanzeige je Position=====
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In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt.
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[[Datei:13.Ansicht4.png]]
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Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.
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===Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung===
 
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  [[Bild:12.Lieferschein_untere_schaltflaechen.png]]
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  [[Bild:13.Rechnung_Detailansicht_Navigation_unten.png|Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung]]
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[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihr aktueller Lieferschein komplett duplizieren.
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[[Bild:00.Kopieren.gif|Kopieren]] Mit der Schaltfläche "'''Kopieren'''" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.
  
  
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[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in dem Lieferschein enthaltenen Artikeln.
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[[Bild:00.Rabatt_mit_DropDown.png|Rabatt]] Die Schaltfläche "'''Rabatt'''" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.
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[[File:13.Rabatt_DropDown.png|Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt]]
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Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "'''AKonto'''". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen)''']] des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.
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Hier finden sie auch den Eintrag "'''Kalkulation'''" und "'''SEPA'''".
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Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.
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Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.
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Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.
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Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion [[#Rabatt auf Endsumme|Rabatt auf Endsumme]] . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.
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Im Untermenüpunkt [[#Kalkulation der Rechnung|Kalkulation]] können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.
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Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene [[Rechnungen_erstellen#Akontorechnung_oder_Abschlagrechnung_erstellen|'''"Akonto-Rechnung"''']] für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.
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[[Bild:00.Lagerinfo.gif|Schaltfläche Lagerinfo]] Die Schaltfläche "'''Lagerinfo'''" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln.  
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[[Bild:00.Versand.jpg|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.
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[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen]] Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_drucken|Dialog der Druckausgabe]] für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.
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[[Bild:00.Drucken_RG_popup.jpg|left|Drucken - Untermenü]]
  
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Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.
  
  
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{| border=0
 
−
| [[Bild:Storno.gif]]
 
−
| a) Die Schaltfläche „'''Storno'''” bewirkt, dass reservierte Lagerbuchungen rückgängig gemacht werden.
 
−
|-
 
−
|
 
−
| b) Die Schaltfläche bewirkt, dass eine Lagerrückbuchung der Durch den Lieferschein reservierten Artikel.
 
−
|}
 
  
  
  
−
{|
 
−
| [[Bild:00.Ue-Traeger.gif|Ü-Träger]]
 
−
| Durch diese Schaltfläche gelangen Sie zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen.
 
−
|-
 
−
|
 
−
| Weitere Informationen zum Thema '''[[Lieferscheine_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.
 
−
|}
 
  
 +
* 1. Über einen angeschlossenen [[Anhang_6_(Etiketten_und_Aufkleber)#ZEBRA.C2.AE_Drucker_mit_ZPL_Standard|ZEBRA Drucker]], der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.
  
 +
* 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.
  
−
[[Bild:00.Versand.gif|left|Schaltfläche Versand]] Mit der Schaltfläche "'''Versand'''" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch '''[[Logistik|Kapitel Logistik]]'''.
+
* 3. [[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Ausdrucken eines Überweisungsträgers]] für den Kunden mit den Rechnungsdaten. Dieser Ausdruck erfolgt auf DIN A4 Vordrucken und kann mit jedem A4 Drucker ausgedruckt werden.
 +
  
  
  
−
[[Bild:00.Drucken_RG.jpg|left|Schaltfläche Drucken]] Mit der Schaltfläche "'''Drucken'''" können Sie das aktuelle Dokument ausdrucken. Möchten Sie Lieferscheinpositionen auf einem ZEBRA® Drucker ausgeben, klappen sie die Schaltfläche am Dreieck rechts auf und wählen die gewünschte Option aus. Um diese Funktion nutzen zu können ist eine Lizenz erforderlich, die Sie bei uns [https://www.faktura-xp.de/produktkategorie/zusatzmodule-faktura-xp/ bestellen] können.
+
Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich '''"Überweisungsträger bedrucken"''' nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen.  
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Weitere Informationen zum Thema '''[[Rechnungen_erstellen#.C3.9Cberweisungstr.C3.A4ger_bedrucken|Überweisungsträger]]''', siehe unten.
  
  
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[[Bild:00.Eingabe.gif|Schaltfläche Eingabe]] [[Bild:00.Gesperrt.gif|Schaltfläche Gesperrt]] Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche '''"Gesperrt"''' wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in '''"Eingabe"''' geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über '''[[Datenbankparameter#11._Registerkarte:_Allgemeines|Datenbankparameter]]''' einstellen. 
  
  
 
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.
 
[[Bild:00.Exit.gif|Schaltfläche Exit]] Mit "'''Exit'''" können Sie den Dialog verlassen.
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=== Registerkarte: Lieferschein ===
+
 
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====Rabatt auf Endsumme====
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<!-- rabatte, Rabattrechner -->
 
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In diesem Register werden Ihnen alle in dem Lieferschein enthaltenen Positionen angezeigt. Jede Position hat eine eigene Zeile. Zusätzlich wird am Ende der Liste eine leere Zeile angezeigt. Diese ist die mögliche, weitere Position dieses Lieferscheins. Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Lieferscheinposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld keine Eingaben machen, können dies aber tun, falls Sie eine besondere Nummerierung wünschen.
 
  
−
Die Sortierung der Lieferscheinpositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie mit einem Doppelklick auf der Überschrift "Pos." eine aufsteigende Sortierung auslösen.
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Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1).
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[[File:13.Rabattrechner_aufrufen.png|Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen]]
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'''Handhabung der Rabattierung'''
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Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden.
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 +
 
  
 +
Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.
  
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[[Bild:12.Lieferschein_Register_1.png|Lieferschein erstellen]]
+
[[Bild:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme.png|Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen]]
  
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'''Das Erstellen eines Lieferscheins beginnt immer mit der Angabe des Kunden.''' Wählen Sie entweder einen Kunden aus der Liste aus oder geben Sie den Namen des Kunden per Tastatur ein. Faktura-XP ergänzt sofort bei der Eingabe den Namen des Kunden, wenn dieser in der eingegebenen Schreibweise vorhanden ist. Für eine genauere Suche des Kunden können Sie auch einen Doppelklick auf dem Feld des Kunden machen. Damit öffnet sich ein Suchfenster, mit dessen Hilfe Sie sehr komfortabel suchen können.
 
  
−
Nun geben Sie im Feld 'MA' den Mitarbeiter an (Ihre eigene Kennung). Das Feld erreichen Sie über die Tastatur mit der '''Taste TAB'''. Ist im Mitarbeiterstamm die Anmelderkennung (Benutzername und Kennwort beim Start) dem Mitarbeiter hinterlegt, steht hier automatisch der Mitarbeiter eingetragen. Geben Sie nun im Feld das Lieferscheindatum ein, falls es nicht dem Tagesdatum entsprechen soll. Durch einen Doppelklick auf dem Datumsfeld erhalten Sie einen Kalender zur leichteren Eingabe. Wenn Sie den Lieferschein Terminieren möchten (für eigene, interne Abläufe z.B.) geben Sie hier einen Termin ein. Dieser ist auch in der Lieferscheinliste sichtbar und bei erreichen sogar andersfarbig dargestellt.
 
  
  
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'''Erst jetzt beginnen Sie mit der Eingabe der Positionen des Lieferscheins.''' Um die Positionierung brauchen Sie sich nicht zu kümmern. Diese wird automatisch ausgeführt. Durch Eingabe oder Auswahl der Artikelnummer fügen Sie dem Lieferschein die Position hinzu.
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'''Die Auswahl entscheidet'''
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Die Auswahl der Artikel können Sie auch mit einem '''Suchfenster''' durchführen (wie bei der Auswahl der Kunden). Dazu doppelklicken Sie auf dem Feld Artikelnummer. Nun können Sie eine komfortable Suche durch Eingabe von Begriffen nutzen.
 
  
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Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.
  
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Mit der Schaltfläche 'POS' werden alle Positionen des Lieferscheins in ihrer jetzigen Sortierung neu und lückenlos durchnummeriert. Diese kann hilfreich sein, wenn Sie Positionen aus mehreren Angeboten zusammenstellen und später eine Nummerierung durchführen möchten.
 
  
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Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten.
  
  
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'''Eine Position anlegen bzw. hinzufügen'''
 
  
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Um nun eine Position des Lieferscheins hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.
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=====Eingabe eines Rabattes in Prozent=====
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Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die [[Artikelstamm#Register_-_.22Intern.22|Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm]] eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert.
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Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt.
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[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Prozenteingabe.png|Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung]]
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Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.
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'''Übernahme in die Rechnung'''
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Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen.
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=====Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme=====
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Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein.
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Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.
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[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe.png|Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt]]
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Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.
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Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.
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'''Anzeige ohne vorherigen Rabatt'''
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Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt.
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[[Datei:13.Rabatt_auf_Gesamtsumme_Endsummeneingabe_ohne_Rabatt.png]]
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Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.
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'''Übernahme in die Rechnung'''
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Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht.
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<box type="hinweis">
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'''Hinweis:'''
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Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet.
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</box>
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====Kalkulation der Rechnung====
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Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".
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Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt.
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[[Bild:13.Kalkulation_Rechnung.jpg|Kalkulation dieser Rechnung]]
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Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.
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===Registerkarte: Rechnung===
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In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2).
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[[Bild:13.Rechnung_Detailansicht.png|Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus]]
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Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt.
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Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.
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Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen. 
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'''Kennzeichnung "Position ohne Betrag"'''
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Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.
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[[File:13.Detailansicht_Ohne_Betrag_Kennzeichnung.png|Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag]]
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====Eine Position anlegen bzw. hinzufügen====
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Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im '''Feld "Artikel Nr."''' einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden.
  
  
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'''Artikelauswahl'''
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====Artikelauswahl====
  
 
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.
 
Die '''Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3"''' ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.
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[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]
 
[[Datei:04.Artikelauswahl_2015.png|Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer]]
  
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Hier können sie nun nach belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.
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Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt.
  
  
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Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.  
+
Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.
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'''Stopper in der Artikelbeschreibung'''
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====Stopper in der Artikelbeschreibung====
  
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Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamms an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.
+
Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im [[Artikelstamm#Registerkarte:_Artikeldaten|Artikelstamm]]. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.
  
  
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'''Verkaufspreis'''
+
====Verkaufspreis====
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Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.
 +
 
  
−
Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie im Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme oder der Taste Enter wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt.
+
'''Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein'''
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'''um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''
  
  
−
'''Geben Sie Preise möglichst immer mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen ein, um in umfangreichen '''
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====Preisverfolgung====
−
'''Summenbildungen für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.'''
 
  
 +
Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.
  
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'''Preisverfolgung'''
 
  
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Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Lieferscheinen verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel '''[[Preisverfolgung|Preisverfolgung]]'''.
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====Rabatt====
  
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Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel '''[[Rechnungen_erstellen#Rabatt_auf_Endsumme|Rabatt auf Endsumme]]''' nach.
  
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'''Rabatt'''
 
  
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Wenn Sie eine Position mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab.".
 
  
  
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=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===
 
=== Schaltflächen am unteren Rand der Positionen ===
 
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Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen.
  
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[[Bild:13.Rechnung2014_UntereNavigation.jpg|Navigation der Positionen]]
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'''Die Schaltflächen im Einzelnen'''
  
 
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.
 
[[Bild:00.Ansicht2.gif|Schaltfläche Ansicht]] Über die Schaltfläche "'''Ansicht'''" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.
  
  
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[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus dem Lieferschein, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer.
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[[File:00.Position_loeschen.png|Löschen der aktuellen Position]] Die Schaltfläche "'''Pos. löschen'''" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.
  
  
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[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieses Lieferscheins einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.
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[[Bild:00.0_Prozent_MW.gif|Schaltfläche 0% MW]] Mit "'''0% MW'''" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.
  
  
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[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Lieferscheine oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.
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[[Bild:00.Historie2.gif|Schaltfläche Historie]] Mit der Schaltfläche "'''Historie'''" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.
  
  
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Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.
 
Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.
  
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Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in das aktuelle Angebot einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen.
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Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.
  
 
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste.   
 
Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste.   
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'''Alle Positionen übernehmen'''
 
'''Alle Positionen übernehmen'''
  
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Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihren aktuellen Lieferschein übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.
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Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.
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'''Einzelauswahl von Positionen'''
 
'''Einzelauswahl von Positionen'''
  
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Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihren aktuellen Lieferschein übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.
+
Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.
  
 
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]
 
[[Datei:10.Angebot_Uebernahme_Einzelpositionen.png|Dialog zur Einzelauswahl von Positionen]]
  
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Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in Ihrem Lieferschein angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihres Lieferscheins doppelt vorkommen können.
+
Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.
  
 
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden.  
 
Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden.  
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'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''
 
'''Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme'''
  
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[[Datei:00.Angebot_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]]  
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[[Datei:00.Rechnung_aus_Angebot_Dropdown.png|Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten]]  
  
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Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihr aktuelles Angebot / AB übernehmen.
+
Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.
  
  
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'''Speicherung des Quelldokumentes'''
 
'''Speicherung des Quelldokumentes'''
  
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Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in dem Angebot festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist.  
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Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist.  
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[[Datei:13.Rechnung_Intern_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]
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Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.
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[[Datei:12.Lieferschein_aus_Dok.png|Anzeige des Quelldokumentes]]
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'''Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein'''
  
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Bei z.B. einer Übernahme von Positionen einer Rechnung wird automatisch die Rechnungsnummer in das Feld "aus Rechnung" auf dem Register "intern" des Angebotes eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Rechnungen übernommen, bleibt das Feld unverändert.  
+
Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: '''"*4*"''' für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine.  
  
  
  
  
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[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste des Lieferscheins eingefügt.
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[[Bild:00.Sammler_einfuegen.gif|Schaltfläche Sammler einfügen]] Mit "'''Sammler einfügen'''" werden alle Positionen des [[Artikelsammler_bearbeiten|Artikelsammlers]] in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.
  
  
 
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.
 
[[Bild:00.Neu_Positionieren.gif|Schaltfläche Neu Positionieren]] Die Schaltfläche "'''Neu Positionieren'''" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit '''"1"'''. Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.
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'''Positionieren von Hand'''
 
'''Positionieren von Hand'''
  
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Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Sie können für die Positionierung nur ganze Zahlen verwenden - keine Trenn- oder Füllzeichen wie Punkte, Bindestriche oder andere Textzeichen. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift '''"POS"'''. Damit wird die Auflistung der Positionen sofort neu sortiert.
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Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS.
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[[Bild:13.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]]
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[[Bild:12.Sortierung_Positionen.png|Sortieren der Positionierung]]
 
  
  
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=== Registerkarte: Zusatztext ===
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=== Registerkarte: Zusatztexte ===
 
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Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".
  
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Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen und weiteren Angaben verwenden können.
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Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.
  
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Der obere Textblock wird oberhalb der Lieferscheinpositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Lieferscheinpositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils neben dem Text "Zusatztext".
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Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.
  
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Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Lieferscheinen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Lieferscheinen vorgesehen worden sind.
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[[Bild:13.Rechnung2014_Zusatztext.jpg|Zusatztexte]]
  
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Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in diesem Lieferschein die Auswahl alle Textbausteine umfassen.
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====Beispiel für Zusatztexte====
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Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:
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'''"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."'''
  
  
  
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[[Bild:12.Lieferschein_Register_2.png|Zusatztext]]
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'''Zahlungsbedingungen'''
  
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Im Register ''''Zusatztext'''' geben Sie die Texte oberhalb und unterhalb der Positionen des Ausdrucks ein. Sie können auch automatisiert Textbausteine einfügen lassen, sobald ein neuer Lieferschein erzeugt wird. Sehen Sie sich dazu die Einstellungen in 'Datenbankparameter -> Dokumenttexte' an.  
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Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.
  
  
  
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'''Zahlungsbedingungen'''
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'''Anmerkung'''
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Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] im rechten Bereich angezeigt.
  
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Mit der Schaltfläche '''"Zahlungsbedingungen kopieren"''' können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diesem Lieferschein, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.
 
  
  
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=== Registerkarte: Adresse ===
 
=== Registerkarte: Adresse ===
 
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Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.
  
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Hier können Sie die Lieferscheinadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Lieferscheinadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung '''nicht''' auf den Kundenstamm aus. Die Änderung wird also nur für diesen Lieferschein geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.
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[[Bild:13.Rechnung2014_Adresse.jpg|Registerkarte Adresse]]
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[[Bild:12.Lieferschein_Register_3.png|Adresse]]
 
  
 
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.
 
Mit der Schaltfläche '''"Kundenadresse einfügen"''' können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.
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  Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder  
 
  Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder  
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  den Lieferschein noch nicht verlassen haben.
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  die Rechnung noch nicht verlassen haben.
  
  
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Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.
 
Mit der Schaltfläche '''"Etikett"''' können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem '''Labeldrucker (Brother QL-Serie)''' ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf '''"Vorlage auswählen"''' wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.
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=== Registerkarte: Buchung ===
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=== Registerkarte: Buchungstext ===
 
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In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.
  
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In diesem Register sind Einstellungen über die Zahlart der anschließenden Rechnung enthalten. Wird also ein Lieferschein in eine Rechnung umgewandelt, kann hier bereits die Zahlart eingestellt werden, die der Rechnung zugrunde liegen wird.
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[[Bild:13.Rechnung_Buchung.png|Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung]]
  
  
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[[Bild:12.Lieferschein_Register_4.png|Buchung]]
 
  
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'''Gegenkonto und Buchungstext (1)'''
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Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametern]] angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.
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Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.
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Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.
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Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Sperrvermerk]] im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im [[Kundenstamm#7._Registerkarte:__Zahlung_.2F_Sonstiges|Kundenstamm]] gesetzt wurde.
  
  
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'''Zahlart'''
 
'''Zahlart'''
  
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Wird hier eine Auswahl getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Lieferscheindialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diesen Lieferschein ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.
+
Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.
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'''Zahlungsstatus und Zahlungsweg'''
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Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.
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'''Info zur Abschlussbuchung'''
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Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt.
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Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die [[Mitarbeiterverwaltung#Registerkarte:Berechtigungen|Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen]] besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.
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Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] bzw. bei Änderungen [[Korrektur_Zahlungseingang|Korrektur des Zahlungseingang]] zur Verbuchung von Zahlungseingängen.
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<box type="hinweis">
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'''Hinweis:'''
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Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" [[Zahlungseingang|Zahlungseingang]] der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen. 
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</box>
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'''Rechnungs-Typ und Info'''
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Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.
  
  
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−
=== Registerkarte: Dokumentinfo ===
+
=== Registerkarte: Dokument-Info ===
 
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Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.
 
Die Registerkarte '''Dokument-Info''' enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.
  
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[[Bild:12.Lieferschein_Register_5.png|Dokumentinfo]]
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[[Bild:13.Rechnung2014_Dokumentinfo.jpg|Dokumentinfo]]
  
  
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'''Stapeldruck'''
 
'''Stapeldruck'''
  
−
Ob dieser Lieferschein bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieses Lieferscheins.
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Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.
  
  
  
 +
'''Optionen'''
  
−
'''Versandinfo'''
+
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.
  
−
Hier können Sie den Lieferschein direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.
+
Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".
  
−
Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.
 
  
−
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Lieferscheinen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.
 
  
−
"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieses Lieferscheins übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.
+
'''Versandinfo'''
−
 
 
−
Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''
 
  
 +
Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.
  
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Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.
  
−
'''Optionen'''
+
In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.
  
−
In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diesen Lieferschein erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diesen Lieferschein angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion [[Wechselkurse|Wechslekurse]] eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach [https://de.wikipedia.org/wiki/ISO_4217 ISO 4217] (3 Buchstaben) vorgenommen werden.
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"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt.
  
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Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".
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Beispiel: Versand per '''DHL''' am '''28.03.2010''' - ID: '''465464646'''
  
  
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'''Nachkommastellen'''
 
'''Nachkommastellen'''
  
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Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise des Lieferscheins getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.
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Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.
  
  
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===Registerkarte: InternetShop===
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=== Registerkarte: InternetShop ===
 
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Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diesen Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.
+
Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.
  
  
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====Statusänderung automatisch an Shop melden====
 
====Statusänderung automatisch an Shop melden====
  
−
Soll dieser Lieferschein den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen eines Lieferscheins ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich.  
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Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich.  
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[[Bild:13.Rechnung2014_Internetshop.jpg|InternetShop]]
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[[Bild:12.Lieferschein_Register_6.png|InternetShop]]
 
  
 
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert.  
 
Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert.  
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[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]
 
[[Datei:13.Internetshop_Bestellstatus_manuell.png|Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden]]
  
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Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrem Lieferschein auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet.  
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Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet.  
  
  
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Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.
 
Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.
  
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Mit der Schaltfläche "Senden" wird dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet.  
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Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet.  
  
  
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Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.
 
Das Feld '''"Interne Info zur Bestellung"''' enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus '''Amazon''' oder '''ebay''' legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.
  
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Aus der Lieferscheinliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites mal erstellt wird.
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Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.
  
 
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.
 
Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.
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===Registerkarte: Intern===
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=== Registerkarte: Intern ===
 
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In diesem Register werden ihnen einige Informationen im Zusammenhang mit der Entstehung des Lieferscheins und der Verbindung zu anderen Dokumenten angezeigt.  
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In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.
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[[Bild:13.Rechnung_Intern.png|Intern]]
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Das Feld '''"Markierungsfarbe"''' dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der [[Rechnungen_erstellen#Die_Rechnungsliste|Rechnungsliste]] angezeigt.
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[[File:12.Lieferschein_Register_intern_ohne_Sperrung.png|Lieferschein Details - Register "Intern" in Faktura-XP Warenwirtschaft]]
 
  
  
 
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====Pickliste zu diesem Lieferschein====
 
−
Im Bereich Picklistendruck (1) wird ihnen die Picklistennummer angezeigt, sofern sie zu diesem Lieferschein eine [[Lieferscheine_erstellen#Pickliste_drucken|Pickliste erstellt bzw. gedruckt]] haben. Die Erstellung einer Pickliste zu einem Lieferschein erfolgt über den [[Lieferscheine_erstellen#Lieferschein_drucken|Druckdialog des Lieferscheins aus der Liste der Lieferscheine]].
 
  
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[[File:12.Pickliste_eines_Lieferscheins_drucken.png|Faktura-XP Warenwirtschaft]]
+
==Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen==
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<!--Akontorechnung Akontozahlung, Abschlagrechnung, Abschlagzahlung, Einbehalt, Vorbehalt-->
 +
 
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Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.
  
  
−
Nach dem Drucken und damit der Erstellung einer Pickliste zu diesem Lieferschein, wird die Picklistennummer automatisch im Feld Pickliste eingetragen. Darunter wird das Erstelldatum und der Ersteller dieser Pickliste angezeigt.
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Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.
  
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[[File:12.Lieferschein_Pickliste_gedruckt.png|Faktura-XP Warenwirtschaft]]
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===Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung===
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Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.
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[[Datei:13.Akonto_Schritt1.png|Akonto bzw. Abschlagrechnung]]
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Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren.
  
  
  
−
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====Herkunft von Positionen====
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===Automatischer Hinweis===
−
Wenn sie die Positionen aus anderen Dokumenten in diesen Lieferschein einfügen, werden diese Dokumente in den Feldern (2) angezeigt.
 
  
 +
Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Allgemeines-3|Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen"]] aktiviert haben. 
  
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====Referenz====
 
−
Wird ein Lieferschein zu einer Rechnung umgewandelt oder abgerechnet, wird die Rechnungsnummer im Feld Referenz (3) angezeigt, die auf Grundlage dieses Lieferscheins automatisiert erstellt wurde. Wurde der Lieferschein nicht zu einer Rechnung umgewandelt oder abgerechnet ist das Feld leer oder enthält den Standardwert "0" (Null). Ist in diesem Feld ein Wert eingetragen können sie mit einem Doppelklick in das Feld die entsprechende Rechnung zur Ansicht öffnen.
 
  
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[[Datei:13.Akonto_Schritt2.png|Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung]]
  
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−
====Interne Informationen====
 
−
Im Feld "Interne Informationen" (4) können sie einen Text zu internen Zwecken eingeben. Dieser Text wird an keiner Stelle auf Dokumenten aufgedruckt und dient lediglich zur Information für Mitarbeiter.
 
  
 +
Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.
  
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<box type="achtung"> Die Schlussrechnung darf '''nicht''' als Akontorechnung markiert sein!
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====Gewicht====
 
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Das Feld Gewicht (5) zeigt das Gesamtgewicht aller Positionen dieses Lieferscheins an. Das Gewicht entspricht auch dem Gewicht, das auf der Pickliste gedruckt wird. Es ist dann nützlich, wenn der Lagerist das Gesamtgewicht für z.B. den Versand disponieren muss.
 
  
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</box>
  
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[[Datei:13.Akonto_Schritt3.png]]
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====Ersteller und Änderung====
 
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In diesen Feldern (7) finden sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Lieferscheins.
 
  
  
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Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige.
  
  
  
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Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”.
  
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====Dokumentverknüpfungen====
 
  
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Wenn sie einen Lieferschein aus einem anderen Dokument wie zum Beispiel aus einem ERP-Auftrag generiert haben oder aus einem solchen Positionen eingefügt haben, wird die Dokumentnummer in dem entsprechenden Feld "Aus ERP-Auftrag", "Aus Angebot" oder "Aus Rechnung" automatisch eingetragen.
 
  
  
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Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. '''Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist'''. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift '''Pos.'''.  
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=====Dokumentverknüpfung erstellen=====
 
  
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Sie können den aktuell geöffneten Lieferschein manuell mit einem anderen Dokument wie einem ERP-Auftrag, einem Angebot oder einer Rechnung verknüpfen. Dazu Doppelklicken sie auf einen leeren Verknüpfungseintrag der gewünschten Dokumentart (2). Für die Verknüpfung mit einem ERP-Auftrag oder einem Projekt aus der Projektverwaltung Doppelklicken sie im Bereich (6) auf eines der Felder. Wenn sie zum Beispiel auf das Feld "Aus Rechnung" Doppelklicken, wird ihnen eine Auswahl aller Rechnungen des Kunden angezeigt der als Kunde dieses Lieferscheins verwendet wurde.
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[[Datei:13.Akonto_Schritt4.png]]
  
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[[Datei:12.Lieferschein_intern_aus_Dokument.png]]
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===Schlussrechnung===
  
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In dieser Liste können sie eine Auswahl treffen oder auch eine Suche über Suchbegriffe formulieren um die gewünschte Rechnung zu finden. Möchten sie ein Dokument eines anderen Kunden als Verknüpfung auswählen, klicken sie in der Auswahlliste im Bereich der Suche auf die Schaltfläche "Gesamt". Damit werden ihnen alle Rechnungen aller Kunden angezeigt, die wieder durch Suchbegriffe gefiltert werden kann.  
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Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss.
  
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Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position
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[[Datei:13.Akonto_Ausdruck.png]]
  
  
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=====Dokumentverknüpfung Folgen oder entfernen=====
 
  
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Sie können einem verknüpften Dokument Folgen - also parallel zu dem geöffneten Lieferschein das verknüpfte Dokument zur Ansicht öffnen. Dazu Doppelklicken sie auf den Eintrag mit der Dokumentnummer, die geöffnet und angezeigt werden soll. Nun wird eine Auswahl angezeigt, ob sie das im Feld eingetragene Dokument öffnen möchten oder den Eintrag (die Verknüpfung) entfernen möchten.
 
  
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[[Datei:12.Lieferschein_intern_aus_Dokument_Auswahl.png]]
 
  
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Wählen sie "... zur Ansicht öffnen" und das verknüpfte Dokument in einem separaten Fenster anzuzeigen. Wählen sie "... entfernen" um die Verknüpfung zu diesem Dokument zu entfernen. Das Feld wird damit geleert. So können sie auch durch Doppelklick auf das nun leere Feld ein anderes Dokument mit diesem Lieferschein verknüpfen.
 
  
  
 
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==Lieferschein drucken==
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==Rechnung drucken==
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Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.
 
Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.
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===Der Druckdialog===
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Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf.
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[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen.png|Druckausgabe oder Versand von Rechnungen]]
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Hier stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument ausgegeben werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF Datei archiviert werden oder direkt als Anhang an eine Email versendet werden.
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====Original oder Entwurf====
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Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme ([https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD]) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Der Druckvorgang kann als "Vorschau" oder als "Original" ausgeführt werden.
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[[File:13.Druckausgabe_Rechnungen_Vorschau_Button.png|Druck Vorschau einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft]]
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Dieser Unterscheid entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine Rechnung mit einem Wasserzeichen, welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt.
  
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===Der Druckdialog===
 
  
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Mit der Schaltfläche '''"Drucken"''' rufen Sie den Druckdialog auf, der Ihnen im Bezug auf Dokumentausgabe einige Möglichkeiten bietet.
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'''Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang den sie mit der Schaltfläche Drucken (6) auslösen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) hingegen schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument.'''
 
   
 
   
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[[Datei:13.Rechnungsdruck_Entwurf.png|Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht]]
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'''Beispiele:''' Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)
  
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[[File:12.Lieferscheine_drucken_Dialog.png|Dokumentdruck Lieferscheine in Faktura-XP Warenwirtschaft]]
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[[File:13.Drucken_Rechnung_Entwurf.png|280px]]
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[[File:13.Drucken_Rechnung_Original.png|280px]]
  
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Hier stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument ausgedruckt werden soll. Im wesentlichen versucht Faktura-XP selbst zu ermitteln, welche Art und Sprache der Ausgabe sinnvoll währe. Dazu wird beispielsweise über den Kunden und dessen Lieferadresse der Wohnort und damit das Land ermittelt und somit die Sprache vorgeschlagen in der das Dokument ausgegeben wird. Dies ist dann zusätzlich durch den Benutzer änderbar.
 
  
  
 
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====Weitere Druckoptionen====
 
  
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[[File:12.Lieferscheindruck_weitere_optionen.png|Faktura-XP Warenwirtschaft]]
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===Dokumentarten===
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Im linken Dialogbereich können Sie die '''Dokumentart''' (1) auswählen.
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[[Datei:13.Dokumentart_Ausschnitt.png|Druckart bei der Druckausgabe festlegen]]
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Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "'''Rechnung'''" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor.
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====Rechnung als FAX====
  
−
===Formular Editor===
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Soll ein Dokument per '''Fax''' versendet werden, wählen Sie diese Dokumentart aus. Die Ausgabe kann dann mit einem "Faxgerechten" Logo, z.B. in Graustufen erfolgen. Soll eine Rechnung als Emailanhang versendet werden, wählen Sie diese Option. Der Versand per Email erfolgt dann mit einem separaten Dialog, an die im Kundenstamm hinterlegte Emailadresse.
−
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor-->
 
−
----
 
  
−
'''Aufbau nach DIN 5008'''
 
  
−
Die Druckdokumente wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente.
 
  
  
−
====Eigene Druckdokumente entwerfen====
+
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 +
====Rechnung als Emailanhang====
  
−
Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.
+
Wird diese Druckart angegeben, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden".
  
−
  [[Bild:78.Formulareditor_Angebot_DE.png|800px|link=Formulareditor|Der Editor für die Dokumentvorlagen mit geladener Dokumentvorlage]]
+
  [[Datei:13.Druckausgabe_Rechnungen_SendenButton.png]]
  
  
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Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.
  
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<box type="achtung">
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'''Achtung:'''
  
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Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.
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</box>
  
  
 
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.
  
−
===Dokumentarten===
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====Rechnung als PDF-Datei====
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<!--pdf creator, pdfcreator, 7pdf printer, 7-PDF Printer-->
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Die Dokumentart "'''Rechnung als PDF-Datei'''" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus. Dabei wird möglichst das auf Ihrem Computer installierte PDF Erstellungsprogramm genutzt. Ist kein oder kein kompatibles PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation eines der aufgeführten und kostenlosen PDF Tools. Der 7PDF-Printer kann als Free-Edition kostenlos genutzt werden. Sie erhalten beim Hersteller aber auch erweiterte Versionen und Firmenlizenzen. Der "PDF Creator" ist ebenfalls eine PDF Erstellungssoftware, die als kostenlose Version erhältlich ist. Beide sind funktionell mit Faktura-XP kompatibel und können auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen. Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang dieser PDF Tools gewährleisten.
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Bezugsquellen und weitere Informationen zur Erstellung von PDF Dateien aus Faktura-XP heraus finden sie im separaten Kapitel [[PDF-Erstellung-beim-Dokumentdruck|PDF Erstellung beim Dokumentdruck]]
  
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Im linken Dialogbereich können Sie die Dokumentart auswählen. Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor.
 
  
  
 
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====Lieferschein====
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=====Autoarchivierung von PDF Rechnungen=====
  
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Die Dokumentart '''Lieferschein''' ist ein neutrales Dokument, das über die gelieferten Waren Auskunft gibt. Es enthält keine Gewichte und keine Preise.  
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Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das '''Dateiformat PDF/A''' verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.
  
  
  
 
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====Lieferschein mit Gewichten====
 
  
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Die Dokumentart '''Lieferschein mit Gewichten''' ist ein Dokument, das über die gelieferten Waren Auskunft gibt. Es informiert den Kunden über das Gewicht des zugestellten Pakets beispielsweise.  
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=====Revisionssichere Archivierung=====
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Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.
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Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der [https://de.wikipedia.org/wiki/Grunds%C3%A4tze_zur_ordnungsm%C3%A4%C3%9Figen_F%C3%BChrung_und_Aufbewahrung_von_B%C3%BCchern,_Aufzeichnungen_und_Unterlagen_in_elektronischer_Form_sowie_zum_Datenzugriff GoBD] unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert.
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'''Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher'''
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Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.
  
  
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====Lieferschein mit Preisen====
 
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Soll ein '''Lieferschein mit Preisen''' gedruckt werden, also sollen die Preise der Ware auf dem Lieferschein aufgelistet sein, klicken Sie dieses Feld an.
 
  
  
  
 
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====Pickliste drucken====
 
====Pickliste drucken====
 
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste-->
 
<!--Pickliste, Packliste, Versandliste-->
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Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einem Lieferschein enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]).   
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Eine '''Pickliste''' (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status '''[[Artikelstamm#Lagerf.C3.A4hige_Artikel|Lagerfähig]]''' besitzen (Markierung "Lagerfähig" im [[Artikelstamm#Register_-_.22Artikeldaten.22|Artikelstamm]]).   
  
 
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=====Stücklisten in Picklisten=====
 
=====Stücklisten in Picklisten=====
  
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Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammen gestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.
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Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine [[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Stückliste]] - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit '''"Lagerbestand mitführen"''' markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im '''[[Artikelstamm#Register_-_.22St.C3.BCckliste.22|Kapitel Stückliste]]'''.
  
  
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Die Pickliste enthält im wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.
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Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.
  
  
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* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.
 
* 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.
  
−
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Lieferscheinnummer
+
* 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer
 
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.
 
* 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.
 
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.
 
* 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.
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Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehendlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.
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Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.
  
  
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</box>
 
</box>
  
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 +
====RMA Schein drucken====
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<!--Rücksendung, Rücksendepapiere, Rücksendescheine, RMA Papiere-->
 +
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Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat.
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'''Beispiel eines RMA Rücksendescheins'''
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[[Datei:13.Ausdruck_RMA_Schein.png|Beispiel eines RMA Rücksendescheins]]
  
  
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====Stapeldruck====
 
====Stapeldruck====
  
−
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Lieferscheine gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Damit werden alle markierten Lieferscheine verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden Lieferscheine wird Ihnen beim Anklicken direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Lieferscheine im Stapel zunächst als PDF erstellt und dann als Anhang in eine Email verarbeitet.  
+
Mit dem "'''Stapeldruck'''" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
  
−
Hier ist ebenfalls die Auswahl '''Stapeldruck mit Gewichten''' und '''Stapeldruck mit Preisen''' anwählbar.
+
.
  
 +
====Rechnungen zum Stapeldruck markieren====
  
−
<box type="hinweis">
+
Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1).
−
'''Hinweis:'''
 
  
−
Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://www.pdfforge.org/de/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.
+
[[Datei:13.Rechnungsdetail_Stapeldruck.png|Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren]]
  
−
</box>
 
  
 +
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] erklärt.
  
  
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.
  
−
===Optionen für den Ausdruck===
+
=====Stapeldruckmarkierung in Liste setzen=====
 +
 
 +
Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren, müssen Sie zuerst die Schaltfläche "Drucken" der Rechnungsliste anklicken. Im Druckdialog klicken sie auf daskleine Dreieck der Schaltfläche '''"Drucken"'''. Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" aus.
 +
 
 +
[[Datei:13.Stapelmarkierungen_setzen.png|Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren]]
 +
 
  
−
Mit den Optionen rechts haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe. Wird die '''Ausgabe mit Stückliste''' erwünscht, setzen Sie das Häkchen dort.
 
  
−
Den '''Lieferschein mit Gewichten''' können Sie als einziges der hier anwählbaren Möglichkeiten '''als Emailanhang senden'''.
 
  
−
Bei "'''Logo im Kopf erzwingen'''" druckt ein Logo aus, obwohl es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.
 
  
−
Die Option "'''Währung umrechnen'''" lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei gelten die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]].
+
Nun wird ein separater Dialog in Form einer Liste geöffnet.  
  
−
Soll der Lieferschein "'''Bruttopreise'''" (inkl. MwSt) enthalten, setzen Sie dort ein Häkchen.
 
  
 +
[[Bild:13.Rechnungen_Stapeldruckauswahl.png|1100px|Stapeldruckauswahl für Rechnungen]]
  
−
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.
+
 
 +
In diesem Dialog können Sie die '''Rechnungen markieren''' (Häkchen in Spalte "S" setzten oder entfernen) und die '''Druckanzahl je Dokument''' der im Stapel zu verarbeitenden Rechnungen eingeben. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle anderen Felder der Liste können Sie keine Eingaben machen.
 +
 
 +
 
 +
'''Eigenschaften dieses Dialogs'''
 +
 
 +
Die Liste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden.
 +
Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können.
 +
Die Schaltfläche "Auswahlfilter" öffnet einen Filterdialog mit dessen Hilfe Sie den Inhalt der Liste ausfiltern können.
  
  
  
  
−
===Weitere Optionen für den Ausdruck===
 
  
−
[[File:12.Lieferscheindruck_weitere_optionen.png|Weitere Optionen für den Ausdruck von Lieferscheinen in Faktura-XP Warenwirtschaft]]
+
.
  
 +
=====Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen=====
  
  
 +
Die Filtermethode erreichen Sie über den [[Rechnungen_erstellen#Optionen_der_Druckausgabe|Druckdialog im Bereich Optionen (rechts)]]. Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt [[Rechnungen_erstellen#Stapeldruck-Optionen|Stapeldruck Optionen]] genauer erklärt.
  
−
In "'''weiteren Optionen'''" können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt.
 
  
−
Auf der rechten Seite finden Sie die "'''Stapeldruck Optionen'''", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.
 
  
  
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.
 
.
  
−
==Formular Editor==
+
===Optionen der Druckausgabe===
−
<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor-->
+
 
 +
Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe.
 +
 
 +
[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen.png|Optionen für das Druckdokument]]
 +
 
 +
 
 +
'''Drucken mit Stückliste'''
 +
 
 +
Wird das "'''Drucken mit Stückliste'''" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt.
 +
 
 +
 
 +
[[Datei:13.Rechnungsdruck_Stueckliste.png|680px|Druck von Stücklisten]]
 +
 
 +
Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
 
 +
'''Logo im Kopf erzwingen'''
 +
 
 +
Bei der Option '''Logo im Kopf erzwingen''' gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.
 +
 
 +
 
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 +
 
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'''Währung umrechnen'''
 +
 
 +
Die Option '''Währung umrechnen''' lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten [[Wechselkurse|Wechselkurse]] verwendet.
 +
 
 +
Die aktuellen Währungen / [[Wechselkurse|Wechselkurse]] lassen sich per Internet aktualisieren.
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'''Bruttopreise drucken'''
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Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "'''Bruttopreise'''" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.
 +
 
 +
Das Häkchen '''Bruttopreise drucken''' wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option '''Bruttopreise drucken''' automatisch eingeschaltet.
 +
 
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 +
'''Logistikausgabe'''
  
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===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===
+
Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.
  
−
Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.
 
  
  
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'''Drucken mit Briefpapier'''
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===Eigene Druckdokumente entwerfen===
 
  
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Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.
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Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.
  
  
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'''Hinweis:'''
 
'''Hinweis:'''
  
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Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung:
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Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des [https://de.pdfforge.org/pdfcreator/download kostenlosen "PDF Creator"]. Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.
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</box>
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===Dialog mit weiteren Optionen ===
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In '''"weiteren Optionen"''' können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt.
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[[Bild:13.Druckausgabe_Rechnungen_Optionen.png|Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen]]
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Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.
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* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]
 
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* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]
 
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* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]
 
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* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]
 
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* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]
 
  
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====Dokumentsprache====
  
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Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.
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Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen [[Kundenstamm#Registerkarte:_Weitere_Informationen|ISO-3166-2 Angabe]] - gesteuert.  
  
  
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</box>
 
  
  
 
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====Stapeldruck-Optionen====
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Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.
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'''Alle Markierungen entfernen'''
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Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.
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'''Alle mit folgendem Status markieren'''
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Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.
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'''Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen'''
  
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==Überweisungsträger bedrucken==
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Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.
  
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Möchten Sie einem gedruckten Lieferschein auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht eines Lieferscheins auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Lieferscheinliste auf den entsprechenden Lieferschein und öffnen diesen in der Detailansicht.
 
  
  
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Nun klicken Sie in Ihrem Lieferschein unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken".  
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'''Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...'''
  
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[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]
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Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.
  
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Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. 
 
  
  
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'''Markierung nach Filter'''
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===Vorlagentyp auswählen===
 
  
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Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).
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Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2).
  
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[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]
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[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_optionen_Filter_klick.png]]
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Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).
 
  
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[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]
+
'''Filter anwenden'''
  
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Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.
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Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können.  
  
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[[Datei:13.Dokumentdruck_Rechnung_Filter.jpg]]
  
  
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Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.
+
Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.
  
  
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'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''
 
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* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)
 
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* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)
 
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* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)
 
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* Quicken - Überweisung/Zahlschein
 
−
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand
 
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* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand
 
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* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)
 
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* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)
 
  
  
  
 
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===Überweisung ändern und drucken===
 
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Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken.
 
  
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[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]
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====Emailversand====
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Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen.
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'''1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"'''
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Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den [[Email-Versand|Alternativen Versandweg "SMTP"]] verwenden.
  
  
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Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen.
 
  
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[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]
 
  
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Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange dieser Lieferschein geöffnet bleibt. Nach dem Schließen des Lieferscheins verfallen die vorgenommenen Änderungen.
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'''2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"'''
  
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Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die [[Email-Versand|Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver]] erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.
  
  
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== Lieferscheine abrechnen ==
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====Druckoptionen====
  
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Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.
  
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Über die Schaltfläche '''"Abrechnen"''' der Lieferscheinliste gelangen Sie in die Funktion „'''Lieferscheine abrechnen“'''. Diese Funktion ermöglicht die Abrechnung mehrerer offene Lieferscheine zu Rechnungen. Sie können damit sowohl Sammelrechnungen - also mehrere Lieferscheine eines Kunden in eine Rechnung setzen, als auch einzelne Rechnungen aus Lieferscheinen erzeugen.
 
  
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[[Datei:13.Druckausgabe_Druckoptionen.png|Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck]]
  
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Im dem geöffneten Dialog werden Ihnen zunächst alle offenen Lieferscheine angezeigt.
 
  
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[[Bild:12.Lieferscheine_abrechnen_sammelrechnung_Hauptdialog.png|Lieferschein abrechnen zu Sammelrechnungen]]
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Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).
  
  
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Die Liste selbst umfasst einige Eckdaten der Lieferscheine wie Lieferscheinnummer, Kunde, Lieferscheindatum und daraus resultierend Zeiträume wie Kalenderwoche, Quartal und Monat. Zusätzlich werden Ihnen auch der Warenwert, die Zahlart und Datenherkunft der Lieferscheine angezeigt. Scrollen sie die Liste weiter nach rechts, werden Ihnen auch Datenherkunft, Picklisten-Nr, Zahlart und Zahlstatus angezeigt.
 
  
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===Rechnung stornieren===
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<!--Storno, Stornorechnung, Korrekturrechnung-->
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Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine [[Gutschriften_erstellen|Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen]]. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|das "Storno"]]. Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.
  
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'''Sortierung der angezeigten Liste'''
 
  
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Die Sortierung der angezeigten Liste wird wie in allen Listen durch Klicken in der Überschriftzeile vorgenommen. Einmal Klicken sortiert aufsteigend, ein weiteres Klicken sortiert die Liste absteigend.
 
  
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[[Bild:12.Lieferscheine_abrechnen_sortierung.png|Sortierung der Lieferscheinliste dieser Anzeige]]
 
  
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====Rechnung löschen====
  
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Alternativ können sie auch mit der rechten Maustaste in die Spalte einer Zeile klicken, nach der sie die Liste sortieren möchten. Damit öffnet sich dann das Kontextmenü. Darin können sie dann zwischen aufsteigender oder absteigender Sortierung wählen.
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Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine [[Gutschriften_erstellen|'''Gutschrift bzw. Korrekturrechnung''']] in selber Höhe. Oder verwenden sie die [[Rechnungen_erstellen#Rechnung_stornieren_2|'''Funktion "Storno"''']].
  
  
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====Rechnung stornieren====
  
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'''Besondere Eigenschaften der Liste'''
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Die [[Rechnungen_erstellen#Schaltfl.C3.A4che_Storno|Schaltfläche "Storno"]] in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.
  
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Neben den Eckwerten der Lieferscheine können sie noch weitere Informationen anzeigen lassen.
 
  
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[[Bild:12.Lieferscheine_abrechnen_Adresstipp.png|Besondere Eigenschaften der Lieferscheinliste dieser Anzeige]]
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'''Der Stornovorgang im Einzelnen'''
  
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Es wird der Stornodialog geöffnet.
  
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Klicken Sie beispielsweise in eine Zeile der Lieferscheine auf eine Kundennummer oder Lieferscheinnummer, werden die Adressdaten (Lieferadresse und Kundenadresse) als "ToolTip Text" für diese Datensatzzeile nachgeladen. Dieser wird angezeigt, wenn sie eine kurze Zeit mit der Maus auf der Kunden- oder Lieferscheinnummer stehen bleiben.
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[[File:13.Rechnung_Storno_2020.png|Stornieren einer Rechnung]]
  
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Dieses Prinzip setzt sich in weiteren Spalten derselben Zeile nach diesem Muster fort. Probieren sie es gern einmal aus.
 
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[[Bild:12.Lieferscheine_abrechnen_Bestelltipp.png|Besondere Eigenschaften der Lieferscheinliste dieser Anzeige]]
 
  
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Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).
  
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'''Geben sie einen Grund für das Storno an'''
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===Eingrenzung und Markierung der Lieferscheine===
 
  
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Um Lieferscheine abrechnen zu können müssen sie die Lieferscheine markiert haben. Damit ist ein Häkchen gemeint, das sie am Anfang der Liste, in der gelben Spalte sehen. Diese können sie einzeln setzen indem sie in der Liste jeweils ein Häkchen in die erste (gelbe) Spalte der Liste setzen (alternativ auch in Spalte 14 - ebenfalls gelber Hintergrund). Ist die Liste umfangreicher, macht es Sinn die Lieferscheine nach bestimmten Kriterien zu filtern, um sie dann gemeinsam zu markieren.  
+
Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit klar wird. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen".  
  
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Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.
  
  
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Um eine Filterung der Liste vorzunehmen, können sie den Bereich "Filter und Markierung" verwenden. Die Filterung funktioniert in zwei Schritten. In Schritt-1 wählen sie aus den vier möglichen DropDown Feldern "Kunde"(1), "Jahr"(2), "Zahlstatus"(3) und "Zeitraum"(4) die geeignete Kombination aus, die auf Ihre zu verarbeitenden Lieferscheine als Einschränkung der Liste zutrifft. Lassen sie das jeweilige Feld leer um keine Einschränkungen für z.B. einen bestimmten Kunden oder ein bestimmtes Jahr vorzunehmen. Alternativ klicken Sie auf die jeweilige Taste "Alle", neben der Filterauswahl.   
 
  
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[[Bild:12.Lieferscheine_abrechnen_filter_und_markieren.png|Lieferscheine für Sammelrechnungen filtern]]
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'''Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel'''
  
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Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck, der Lagerbuchung und der SEPA Verarbeitung(4).
  
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*1 Lieferscheine eines bestimmten Kunden in die Filterung einbeziehen
+
Den Grund für das Storno sollten sie immer angeben und auch möglichst für die Übernahme in die Stornorechnung aktivieren. Um den Text für den Grund des Storno in das Dokument der Stornorechnung zu übernehmen, aktivieren sie das Häkchen "Grund des Storno in Dokument einfügen". Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text für interne Zwecke bzw. der Nachvollziehbarkeit?
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*2 Lieferscheine eines bestimmten Jahres in die Filterung einbeziehen
 
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*3 Lieferscheine einer bestimmten Zahlstatus in die Filterung einbeziehen
 
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*4 Lieferscheine eines bestimmten Zeitraums wie Monat, Quartal oder Kalenderwoche in die Filterung einbeziehen
 
  
−
Sie können mit einer Kombination aus diesen vier Angaben eine sehr genaue Eingrenzung erreichen.  
+
Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Soll die in der Rechnung enthaltene Lagerware dem Lager wieder gutgeschrieben werden, setzen sie das Häkchen "Lagerware in das Lager zurückbuchen". Das bewirkt eine Lagerzubuchung der enthaltenen Artikel, die im Artikel als lagerfähig markiert sind. Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.
  
  
  
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Schritt-2 ist die Filterung der Auswahl. Um nun die Filterung anzuwenden, klicken sie nun auf die Schaltfläche "Filter setzen"(5). Damit wird die Liste der offenen Lieferscheine nun nach der eingestellten Kombination gefiltert. Die Anzeige (6) gibt Ihnen Informationen über die aktuelle Anzahl der Lieferschein gesamt, die gefilterten Lieferscheine und die markierten Lieferscheine. Das Feld "Alle" gibt Anzahl der offenen Lieferscheine als Gesamtanzahl an. Das Feld "gefiltert" zeigt die Anzahl der Lieferscheine an, die sie mit Hilfe der Filter (1-4) eingeschränkt haben. Das Feld "markiert" gibt Ihnen die Anzahl der in der Liste zur Abrechnung markierten Lieferscheine an - also die Lieferscheine die bereits eine Markierung bzw. Häkchen erhalten haben.
 
  
  
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Sie können die Liste mehrfach filtern und markieren. So können sie beispielsweise Lieferscheine aus dem Jahr 2018 filtern, dann markieren(7) und danach eine neue Filterung auf z.B. das Jahr 2019 setzen und auch diese Lieferscheine markieren(7). Sie sehen dann in der Anzeige (6) die "markiert" Anzahl ansteigen. Das bedeutet, das die zuvor markierten Lieferscheine zwar nicht mehr angezeigt aber weiterhin zur Abrechnung markiert bleiben.
+
'''Steuern zurück erhalten'''
  
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Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben.
  
  
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'''Markieren von Lieferscheinen'''
+
Beispielausdruck einer Korrekturrechnung
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[[File:13.Korrekturrechnung_Ausdruck_Beispiel.png]]
  
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Die Markierung der Lieferschein, die abgerechnet werden sollen, können durch das setzen einzelner Häkchen markiert werden (1). Alternativ können sie auch alle angezeigten Lieferscheine der Liste markieren, indem sei das Häkchen in der Überschriftzeile der Liste anklicken (2). Damit werden dann alle Häkchen gesetzt. Ein erneutes anklicken des Häkchens in der Überschriftzeile bewirkt ein Abwählen aller Häkchen der angezeigten Liste.
 
  
 
   
 
   
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[[Bild:12.Lieferscheine_abrechnen_markieren_in_Spalte.png|Lieferscheine für Sammelrechnungen markieren]]
 
  
  
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Die Anzeige unten (4) zeigt Ihnen den aktuellen Wert der insgesamt markierten Lieferscheine. Dort können sie ebenfalls mit der Taste "Alle" die Markierung aller Lieferscheine der Liste bewirken. Die Schaltfläche "Keine" bewirkt das Abwählen aller markierten Lieferscheine. Auch die Lieferscheine, die gerade in der Liste nicht angezeigt werden, werden damit ebenfalls abgewählt - also die Häkchen entfernt. Die Anzeige (4) zeigt danach den Wert "0" an.
 
  
  
 +
'''Storno ausführen'''
  
 +
Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren.
 +
 +
Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno
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[[File:13.Rechnung_Storno_Erstellung.png]]
  
  
 
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===Optionen für die Abrechnung===
+
===Rechnungsnummer ändern===
  
−
Die Optionen sind Einstellungen, die direkten Einfluss auf den aktuell anstehenden Verarbeitungsprozess haben. Stellen sie die Optionen daher sehr sorgsam ein.  
+
Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|Angabe in den Datenbankparametern]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden.
  
−
[[Bild:12.Lieferscheine_abrechnen_optionen.png|Optionen für die Abrechnung der Lieferscheine zu Sammelrechnungen]]
 
  
 +
Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Parameter|"Eigener Standort"]] ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt.
  
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Die folgende Optionen können einzeln oder in Kombination angewählt werden. Die Standardeinstellung ist keine angewählte Option.
+
In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.
  
  
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[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Aufrufen.png]]
  
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'''Lieferscheine einzeln abrechnen'''
 
  
−
Diese Option (1) wirkt direkt auf die Abrechnung der Lieferscheine, ob es sich um Einzelrechnungen oder Sammelrechnungen handeln wird. Wird diese Option aktiviert, werden die markierten Lieferscheine 1:1 in jeweils eine Rechnung umgewandelt. Sollten mehrere Lieferscheine eines Kunden zur Abrechnung markiert sein, werden auch diese "einzeln" abgerechnet. Jeder Lieferschein erzeugt genau eine Rechnung. Wird diese Option nicht gesetzt, werden die Lieferscheine zu gleichen Kunden gruppiert und dann je Kunde genau eine Rechnung erstellt, die alle Positionen aller markierten Lieferscheine dieses Kunden enthält.
+
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====Eingabe der neuen Rechnungsnummer====
  
 +
Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt. 
  
−
'''Rechnungen drucken'''
+
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Dialog.png]]
  
−
Möchten Sie die abgerechneten Lieferscheine gleich als Rechnungen auf dem Standarddrucker ausgeben, markieren Sie diese Option (2). Damit wird Ihnen jede Rechnung in einer Vorschau angezeigt.
+
Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.
  
  
−
'''Rechnungen direkt drucken'''
 
  
−
Möchten Sie die Rechnungen direkt auf dem Standarddrucker, ohne Druckvorschau ausgeben, markieren Sie die Option (3). Wenn sie mit der Maus kurz auf der Schaltfläche (6) verweilen, wird ihnen der aktuell eingestellte Standarddrucker als Text am Mauszeiger angezeigt. Möchten sie einen anderen Drucker zum Standarddrucker auswählen, klicken sie auf diese Schaltfläche. Es wird dann der Systemweite Druckerdialog ihres Betriebssystems angezeigt. Dort können sie z.B. durch Klicken mit der rechten Maustaste auf einen Drucker die Umstellung auf einen anderen Standarddrucker vornehmen.
+
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 +
====Änderungsprotokoll anzeigen====
 +
Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A).
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 +
[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_aufrufen.png]]
  
  
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'''Stapeldruckmarkierung setzen'''
 
  
−
Setzt in der Rechnungsliste eine Stapeldruckmarkierung an die neu erstellte Rechnung. Optional können sie einen festen Wert für die Anzahl der Stapeldrucke (7) je Rechnung angeben. Der Standardwert in diesem Feld ist "0". Das bedeutet, dass die Anzahl der Stapeldrucke automatisch über die Dokumenteinstellungen für Rechnungen oder die dem Kunden hinterlegten Einstellungen verwendet werden. Sie sollten den Wert nur bei Bedarf anders als Null einstellen.
 
  
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Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt.
  
−
'''OpenTrans XML Datei erstellen'''
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[[File:13.Rechnung_Nummer_aendern_Protokoll_anzeigen.png]]
  
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Ist diese Option gesetzt, wird nach der Umwandlung des Lieferscheins zu einer Rechnung direkt eine '''OpenTrans XML Datei''' erstellt. Die kann z.B. die Weiterverarbeitung bei Ihren Lieferanten verwendet werden (Streckengeschäft). Dazu ist eine Konfiguration notwendig die sie in dem separaten Kapitel finden. Mit der Schaltfläche (8) können sie den Ausgabepfad der XML Dateien festlegen.
 
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===Abrechnung starten===
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==Formular Editor==
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<!--Formulareditor, Reporteditor, Rechnungseditor-->
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===Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut===
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Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.
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Mit der Schaltfläche '''Ausführen''' werden die Lieferscheine wie eingestellt abgerechnet. Vergewissern sie sich bei einer Druckausgabe vorher, ob der Drucker über ausreichend Farbe und Papier verfügt. Dieser Vorgang kann je nach Datenmenge einige Zeit in Anspruch nehmen. Unterbrechen Sie den Vorgang möglichst nicht, wenn dieser einmal gestartet ist.
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===Eigene Druckdokumente entwerfen===
  
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Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen '''Faktura-XP® SELECT Pro Edition''' und '''Faktura-XP® PREMIUM Edition''' zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt '''[[Formulareditor]]'''.
  
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[[Datei:12.Lieferscheine_abrechnen_Progress.png|Abrechnung der Lieferscheine zu Sammelrechnungen]]
 
  
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<box type="hinweis">
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'''Hinweis:'''
  
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Am Schluss wird Ihnen dann eine zusammenfassende Meldung angezeigt.
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Der Formulareditor steht nicht für die Version '''"BASIC Edition"''' und nicht für die Version '''"SELECT Edition"''' zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung:
  
  
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== Lieferscheine umwandeln ==
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* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf_Ein.2FAus|Verwendung von Briefköpfen und Fusszeilen]]
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* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Briefkopf-Daten für Absender und Firmenadresse]]
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* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Firmenlogo|Firmenlogo des Unternehmens als Grafik einbinden]]
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* [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Gru.C3.9Fzeilen|Grußzeilen am Dokumentende]]
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* [[Datenbankparameter#PDF_Briefpapier|PDF Briefpapier für z.B. Rechnungsversand per Email]]
  
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Umwandeln ist der Vorgang, der genau einen Lieferschein in eine Rechnung umwandelt. Dabei wird eine neue Rechnung aus den Daten des gewählten Lieferscheins erstellt. Durch Markieren eines noch offenen Lieferscheins in der Liste, und Betätigen der Schaltfläche "OK" (3) können Sie diesen Lieferschein in eine Rechnung umwandeln.
 
  
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[[Bild:12.Lieferschein_zu_Rechnung_Reg1.png|Lieferschein zu Rechnung umwandeln]]
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Alle Einstellungen können Sie über die [[Datenbankparameter#Registerkarte:_Briefkopf|Parametereinstellungen]] vornehmen.
  
  
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</box>
  
  
 
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===Optionen===
 
  
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In den Optionen der Umwandlung (1) können sie verschiedene Einstellung vornehmen bzw. aktivieren, die während der Umwandlung greifen.
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==Überweisungsträger bedrucken==
  
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Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.
  
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* Als Option können Sie angeben, ob die im Lieferschein hinterlegten Zusatztexte in die Rechnung übernommen werden sollen.
 
  
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* Handelt es sich um einen Lieferschein, der auf Grundlage einer Onlinebestellung automatisiert erstellt wurde ist zusätzlich die Übernahme der Bestellinformationen des Onlineshop möglich. Dazu markieren Sie das zweite Optionsfeld.  
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Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken".  
  
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* Die Option "Open Trans XML Datei erstellen" ermöglicht die automatische Erstellung einer OpenTrans Übergabedatei im XML-Format. Diese dienen dazu, die Positionen in einem für Ihren Lieferanten lesbaren Format zu erstellen und diesem dann zu übergeben. Das ermöglich die Abwicklung einer Bestellung Ihrer Kunden mit direkter Auslieferung von Ihrem Lieferanten. Den Ablage Ort der Dateien bestimmen Sie in [[Datenbankparameter#2._Registerkarte:_Dateien|Datenbankparameter]].
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[[Datei:13.Drucken_DropDown.png|Auswahl in der Drucken-Taste]]
  
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* Wenn die Rechnung zum Stapeldruck markiert werden soll, aktivieren sie hier das Häkchen.
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Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt. 
  
  
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Wenn sie bereits eine Zahlart im Lieferschein hinterlegt haben (Register Buchung), wird diese Zahlart hier angezeigt. Mit der Einstellung "Zahlart der neuen Rechnung" (2) kann eine Änderung der Zahlart wie sie in der Rechnung übernommen werden soll noch verändert werden.
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===Vorlagentyp auswählen===
  
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Wählen sie einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp / Vordruck]] aus dem DropDown Menü aus (1).
  
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[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl.png|Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]
  
  
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Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).
  
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[[File:13.Ueberweisung_drucken_Einstellungen.png|Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern]]
  
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===Register "Informationen zum Kunden"===
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Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.
  
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Informationen zu Zahlungsbedingungen, Skonto und Kontodaten bei eventueller SEPA Lastschrift des Kunden werden Ihnen hier angezeigt (5).
 
  
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[[Bild:12.Lieferschein_zu_Rechnung_Reg2.png|Lieferschein zu Rechnung umwandeln]]
 
  
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Eine Veränderung an dieser Stelle ist nicht möglich. Dazu müssen Sie vor der Umwandlung die zu ändernden Daten im Lieferschein verändern.
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Sie müssen einen [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vorlagentyp für Überweisungsträger]] angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen.
  
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'''Verwendbare [[Anhang_8_(Vordrucke)|Vordrucke für Überweisungsträger]]:'''
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* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)
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* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)
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* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)
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* Quicken - Überweisung/Zahlschein
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* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand
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* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand
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* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)
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* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)
  
  
  
 
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===Ausführen===
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===Überweisung ändern und drucken===
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Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken.
  
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Mit der Schaltfläche "OK" wird die Umwandlung gestartet, mit der Schaltfläche "Abbrechen" wird der Dialog ohne Aktion geschlossen.
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[[File:13.Ueberweisung_drucken_Auswahl_Navigation.png|Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck]]
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Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen.
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[[File:13.Ueberweisungstraeger_drucken.png|Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern]]
  
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Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen.
  
  
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[[Category:Betriebsanleitung]] [[Category:Auftrag und Lager]]
 

Version vom 12. September 2022, 13:06 Uhr

Rechnungen

Eine Rechnung ist ein Dokument, das eine detaillierte Aufstellung über eine Geldforderung für eine Warenlieferung oder eine sonstige Leistung enthält. Sie kann in Papierform oder als elektronisches Dokument (Email, PDF) übermittelt werden und enthält Angaben über die Leistung (Art, Menge, Datum, Preis), die Zahlung (Zahlungsbedingungen, Bankverbindung) und den Aussteller (Firma, Adresse). Die steuerliche Anerkennung von Rechnungen - insbesondere von solchen in elektronischer Form - oder ersatzweise von Eigenbelegen ist an genaue Bedingungen geknüpft, die je nach Land oder Region sowie in Abhängigkeit der Branche unterschiedlich sein können. Das Ausstellen einer Rechnung nennt man Fakturierung.


Inhaltsverzeichnis

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Rechtssicherheit nach GoBD

Faktura-XP entspricht den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD bzw. GoBS). Die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) sind Regeln zur Buchführung mittels Datenverarbeitungssystemen, die durch das Bundesfinanzministerium bekanntgegeben wurden. Sie stellen Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) im Hinblick auf die digital verarbeitete Buchführung dar. Diesen Grundsätzen entspricht Faktura-XP.

Tipp

Tip

Grundsätzlich gibt es keine Zertifizierung für Software, die die GoBD Konformität bestätigen kann. Jedes Unternehmen ist mit seinem eigenen Verfahren für die Einhaltung und Umsetzung verantwortlich. Damit Sie die GoBD-Richtlinien in Ihrem Unternehmen umsetzen können, ist es zunächst wichtig, dass Sie sich in eigenem Interesse ein fundiertes Grundlagenwissen über diese Regelung aneignen. Nur wenn Sie über den kompletten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg gewährleisten können, alle Vorgaben korrekt umzusetzen, handeln Sie GoBD-konform. Nutzen sie zum Beispiel die nun folgenden Quellen.

Praxisleitfaden GoBD

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Umsetzung von GoBD in Faktura-XP

Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung gelten für alle steuerrelevanten Dokumente, so auch für Rechnungen und Korrekturrechnungen. Die Dokumente können in digitaler Form (z.B. PDF Datei) oder in Papierform aufbewahrt werden. Zur Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Rechnungen bzw. Korrekturrechnungen unterstützt sie Faktura-XP im Hinblick auf Einhaltung der Richtlinien mit einem einfachen Konzept.


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Neuanlage von Rechnungen

Die Neuanlage von Rechnungen erstellt eine fortlaufende und Lückenlose Nummerierung der Neudokumente. Die Rechnung wird als Datensatz in der Datenbank angelegt und dort unveränderlich gespeichert. Ein einmal angelegter Rechnungsdatensatz kann nicht mehr entfernt werden. Danach erfolgt die Bearbeitung der Rechnung durch den Benutzer, der nun den noch leeren Rechnungsdatensatz mit Angaben füllt die eine Rechnung ausmachen. Das sind Angaben zu Kunde, Rechnungsdatum, Leistungsdatum Positionen und dem Rechnungstext. Die Summen werden automatisch berechnet und beim Verlassen der Eingabemaske der Rechnung automatisch gespeichert. Jede Rechnung hat einen Status, der darüber Auskunft gibt in welcher Phase sich die Rechnung befindet. Eine manuell erstellte Rechnung hat immer den Status "unbearbeitet". Dieser Status ist der Zustand einer Rechnung den man auch als "Entwurf" bezeichnen kann. Sie können eine Rechnung mit dem Status "unbearbeitet" nach Belieben auch mehrfach bearbeiten - sogar über Tage hinweg.


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Festschreibung von Rechnungen

Um die von der GoBD Richtlinie geforderte Unveränderlichkeit der Rechnung zu erreichen, wird von Faktura-XP eine sogenannte "Festschreibung" vorgenommen. Die Festschreibung ist der interne Vorgang, der zur Unveränderlichkeit der Rechnung führt. Sie wird automatisch beim "Drucken als Original" ausgeführt und kann danach nicht mehr rückgängig gemacht werden.

Der Druckvorgang kann als "Vorschau" oder als "Original" ausgeführt werden. Dieser Unterschied entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine Rechnung mit einem Wasserzeichen, welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. Sie können den Entwurf der Rechnung als Bildschirmvoransicht anzeigen lassen, einen Ausdruck machen oder eine PDF Datei erstellen. So können sie sich das Dokument ohne Festschreibung genauer ansehen und nötigenfalls noch Änderungen vornehmen. Wird die Rechnung im Original gedruckt oder als PDF Datei erstellt, ändert sich der Status der Rechnung automatisch von "unbearbeitet" in "gedruckt". Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung festgeschrieben und kann Inhaltlich nicht mehr verändert werden.


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Änderungen werden protokolliert

Veränderungen am Sachgehalt einer Rechnung (z.B. Kunde, Betrag, Steueranteile, Rechnungsdatum und Rechnungsnummer) sind nach der Festschreibung nicht mehr möglich. Optionale Änderungen für den Ausdruck oder Dateiausgabe einer Rechnung können auch an festgeschriebenen Rechnungen vorgenommen werden. Diese Änderung kann z.B. Ausgabe einer Rechnung mit oder ohne Briefpapier, Ausdruck mit Stückliste, mit oder ohne Logo oder Brutto/Netto Rechnung oder Sprache der Rechnung sein. Jede dieser Änderungen wird intern in einem Änderungsprotokoll aufgezeichnet und kann jederzeit über die Funktion "Änderungsprotokoll der Rechnung" aufgerufen werden. 

Änderungsprotokoll einer Rechnung aufrufen



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Fiskaldaten Export

Mit Faktura-XP haben sie im Falle einer Finanzprüfung durch die Steuerbehörden die Möglichkeit Rechnungsdaten in einem für die Finanzbehörden lesbaren Format (IDEA Format) zu exportieren. 

Diesen Export finden sie im Kapitel Fiskaldaten Export.



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Pflichtangaben auf Rechnungen

Die Pflichtbestandteile auf Rechnungen in der Bundesrepublik Deutschland sind im Umsatzsteuerrecht geregelt. Insofern regeln sie primär die Geschäftsbeziehungen zwischen umsatzsteuerpflichtigen Selbstständigen und Unternehmern. Die einschlägigen Bestimmungen des Umsatzsteuerrechts gelten sinngemäß aber auch bei der Anerkennung von Belegen als betrieblicher Aufwand (zum Beispiel bei der Gewinnermittlung im Rahmen der Einkommen- oder Gewerbesteuererklärung).

Die Druckdokumente / Belege in Faktura-XP sind nach DIN 5008 Norm aufgebaut und enthalten alle Angaben für jeden Berufszweig nach dem Steuerrecht der Bundesrepublik Deutschland.


Weiterführende Informationen

Musterrechnungen


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Differenzbesteuerung von Artikeln

Sie können einzelne Artikel für eine Differenzbesteuerung nach § 25a UStG (Deutschland) vorbereiten und verwenden. Gebrauchtartikel oder Kunstgegenstände können gemäß der Bestimmung des § 25a UStG versteuert werden. Bei der Differenzbesteuerung unterliegt damit nur die Differenz zwischen Einkaufspreis und Verkaufspreis der Umsatzsteuer. Beispiel: Autohandel (Gebrauchtwagen), Klavierhandel (Inzahlungnahmen), Gemälde An- und Verkauf. 

Lesen sie auch das separate Kapitel zur Differenzbesteuerung.



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Die Rechnungsliste

In die Rechnungsliste gelangen Sie über das Menü "Verkauf -> Rechnungen". 

00.Navigation Verkauf.png


In der Rechnungsliste lassen sich Rechnungen suchen, filtern, erstellen, drucken, bearbeiten, ansehen und ändern. Die Spalten haben eine feste Länge und sind von links nach rechts so angeordnet, dass Sie schnell eine Übersicht zusammenhängender Daten erhalten. Bearbeitungen können in der Gesamtliste nicht direkt vorgenommen werden. Für eine Bearbeitung müssen Sie einen Doppelklick auf das zu bearbeitende Feld (siehe auch Spalte "Anmerkungen") ausführen. Es wird dann ein entsprechender Dialog zur Bearbeitung angezeigt.

Rechnungsliste

Die erste Spalte zeigt die Rechnungsnummer in absteigender Sortierung (neueste oben) und das Rechnungsdatum in der zweiten Spalte an. Die Spalten "S" mit dem nachfolgenden Feld "Anzahl" zeigen die Markierung und Anzahl für den Stapeldruck von Rechnungen. Also Rechnungen die zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden sollen. Der "Stapeldruck" wird weiter unten erklärt.


In der Spalte Kunde finden Sie den Namen des Kunden. Die Werte Netto, MWSt und Brutto zeigen die entsprechenden Werte der einzelnen Rechnungen an. Die Spalte "A" gibt Auskunft, ob eine Rechnung bereits den Status abgeschlossen - im Sinne von allen Zahlungseingängen erfasst - hat. Der Status in Textform zeigt den momentanen Status der Rechnung im Bezug auf den Verarbeitungszustand.


Die Spalte "AK" ist dann markiert, wenn es sich bei der Rechnung um eine sogenannte "Akonto-Rechnung" handelt. Diese Rechnungsart wird im Kapitel "Rechnung erstellen" genauer erklärt.

Die Spalte "Z" hat den Wert 0, wenn es sich um die Zahlart "Rechnung" handelt. Andere Wert >0 zeigen eine andere Zahlart an. 

Zahlart: 0=Rechnung, 1=Vorkasse, 2=Nachnahme, 3=Lastschrift.



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Filterung nach Status

In der Rechnungsliste werden Ihnen alle derzeit offenen Rechnungen angezeigt. Diese gefilterte Ansicht richtet sich nach dem Status der jeweiligen Rechnung. Der Status jeder Rechnung verwaltet sich automatisch durch Druckvorgänge oder Zahlungseingänge offener Rechnungen. Bereits erledigte Rechnungen sind zunächst ausgeblendet um in der Anzeige nur die aktuellen, zur Bearbeitung notwendigen Rechnungen anzuzeigen.


Folgende Status sind vorhanden:

  • unbearbeitet
  • gedruckt
  • Mahnung 1, 2 und 3
  • Teilzahlung
  • Skonto
  • abgeschlossen
  • storniert


Der Status "unbearbeitet" ist der Grundstatus nach der Erstellung einer neuen Rechnung. Solange dieser Status aktiv ist, ist die Rechnung dem Kunden offiziell nicht zugestellt. Damit ist der Posten nicht offen und das Mahnwesen berücksichtigt diese Rechnung nicht bei der Auswertung.

Hinweis

Ausdrucken ändert den Status

Eine gedruckt Rechnung ändert den Status auf "gedruckt". Nach dem Ausdruck kann der Status nicht mehr auf "unbearbeitet" gestellt werden.


Wird eine Rechnung ausgedruckt, wird dessen Status (je nach Einstellung in Datenbankparameter) auf "gedruckt" gestellt und das Druckdatum gespeichert. Ab diesem Zeitpunkt ist die Rechnung zum offenen Posten geworden, Inhaltlich nicht mehr Änderbar und im automatischen Mahnwesen aufgenommen. Angemahnte, offene Posten werden nach Mahnungszustellung (siehe auch Mahnwesen) mit den entsprechenden Mahnstufen angezeigt.

Werden Teilbeträge eines offenen Postens über den Zahlungseingang gebucht, wird dies mit dem Status "Teilzahlung" angezeigt. Der Posten bleibt weiterhin offen und liegt im Mahnwesen weiterhin vor.

Wird eine Rechnung unter Abzug eines Skonto über den Zahlungseingang eingebucht und abgeschlossen, ist der Status auf "Skonto". Der Posten ist damit nicht mehr offen und quasi abgeschlossen.

Der Status 'storniert' kann direkt in der Liste vergeben / geändert werden und bewirkt ein sofortiges, automatisches 'abschließen' des Dokumentes. Damit ist dann kein gesondertes Buchen für diesen Post notwendig.



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Statusänderungen von Hand

Sie sollten den Status einer Rechnung nur von Hand verändern, wenn ein Eingriff zwingend erforderlich wird. Im Normalfall verändert sich der Status einer Rechnung automatisch in den betreffenden nächsten Status dann, wenn zeitliche oder sachliche Erfordernisse erkannt werden. Das kann zum Beispiel das Ablaufen eines Zahlungszieles sein oder aber auch die Zahlung oder Teilzahlung der Rechnung. Den Status von Hand zu ändern ist also nicht erforderlich. 

Einen Zahlungseingang buchen sie NICHT indem sie den Status der Rechnung auf z.B. "erledigt" verändern. Nutzen sie auf jeden Fall die Funktion Zahlungseingang dazu.

Die Änderung des Status kann je nach eingestellter Berechtigung (siehe auch Benutzerverwaltung) zugelassen oder verhindert werden. Zur Änderung doppelklicken Sie auf das Feld mit der Statusbezeichnung der entsprechenden Rechnung. Die einzige Ausnahme bildet hier der Status "unbearbeitet". Dieser wird in der Auswahl der Status nicht angezeigt, da sie eine bereits gedruckte Rechnung nicht mehr in den Status "unbearbeitet" versetzen können.




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Schaltflächen im oberen Bereich der Rechnungsliste


Oberer Bereich in der Rechnungsliste


Abgeschlossene Rechnungen anzeigen

In der Rechnungsliste werden Ihnen im Regelfall nur Rechnungen angezeigt, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Mit dem Häkchen "auch abgeschlossene anzeigen" (1) werden Ihnen direkt auch abgeschlossene Rechnungen angezeigt. Wurde die Rechnungsliste durch einen Suchbegriff gefiltert, bleibt die Filterung aktiv und sie können mit dem Häkchenfeld (1) die Ansicht zwischen offene Rechnungen / abgeschlossene Rechnungen wechseln.


Mehr Textzeilen für Hinweistexte

Mit der Schaltfläche "Pfeil" (2) wird Ihren die angezeigte Rechnungsliste mit erweiterten Textzeilen für den Hinweistext / Anmerkungen jeder Rechnung angezeigt. Die Zeilen werden damit weiter auseinander gezogen und mehr Textzeilen angezeigt. 

Ansicht der Hinweistexte / Anmerkungen vergrößern

Ein weiterer Klick auf diese Schaltfläche stellt die normale Ansicht wieder her.


Legende anzeigen

Die Schaltfläche "Info" (3) zeigt eine farbige Legende zur Bedeutung der Farben in der Rechnungsliste an.

Legende zu den Farben der Liste



Anzeigefilter der Rechnungsliste

Über die Schaltfläche "Filter" (4) können sie einen Anzeigefilter für die Rechnungsliste definieren. Ist ein Anzeigefilter für die Rechnungsliste definiert, werden beim Aufruf der Rechnungsliste nur Rechnungen mit dem Status angezeigt, die in dem Filter definiert wurden.

Anzeigefilter für die Rechnungsliste

Durch Klicken auf einen oder mehrere mögliche Status (1) markieren sie die Status, die in der Rechnungsliste angezeigt werden sollen. Mit dem Häkchen "Filter merken" (4) wird der Filter lokal gespeichert und bei jedem Aufruf der Rechnungsliste angewendet. Möchten sie keine Filterung der Liste mehr, entfernen sie den gespeicherten Filter mit der Schaltfläche (3) und klicken anschließend auf OK (2).



Shopdaten anzeigen

Beim Aufrufen der Rechnungsliste wird im hinteren Teil der Liste die Spalte "Hinweistext" angezeigt. Das sind interne Anmerkungen und hinweise jeder einzelnen Rechnung. Durch das Klicken auf die Schaltfläche "Shopdaten" (5) können Sie die Kundennummern und die Bestellnummern aus Ihrer Onlinebestellung einsehen, die den angezeigten Rechnungen zu Grunde liegen. Es wird die Spalte "Hinweistext" ausgeblendet und stattdessen die Spalten "OrderID" (Bestellnummer aus Ihrem Onlineshop) und "CustomerID" (Kundennummer aus Ihrem Onlineshop) angezeigt. 

Umschaltung zwischen Hinweistext und Shopdaten

Die Schaltfläche hat Ihren Text zu "Anmerkungen" verändert. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche (5) zeigt wieder die Hinweistext Spalte an und blendet die Shopdaten aus.


Hilfe anzeigen

Mit der Schaltfläche "?" (6) gelangen sie in dieses Handbuch, auf die Seite zum Thema Rechnungen.



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Schaltflächen im unteren Bereich der Rechnungsliste


Schaltfläche Neu

Schaltfläche Neu Mit der Schaltfläche "Neu" erstellen Sie eine neue Rechnung. Diese Schaltfläche bietet eine DropDown-Auswahl. Beim Klicken auf das kleine Dreieck wird ein Menü angezeigt.


Weitere Funktionen mit einem Klick

Die Schaltfläche "Neu" besitzt eine Auswahl. Diese Erreichen Sie durch klicken auf den kleinen Pfeil rechts auf der Schaltfläche (1). 

DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU


Hinweis

Hinweis:

Beachten sie, dass sie eine einmal angelegte Rechnung nicht mehr löschen können. Versehendlich angelegte Rechnungen können sie als "Null-Rechnung" ohne Positionen lassen. Damit ist die Summe und der Steueranteil dieser Rechnung Null. Beschreiben sie die versehentliche Anlage als Text in z.B. Textbaustein-1 dieser Rechnung.


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Neue Rechnung aus Kassendaten erstellen

Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie automatisiert eine Rechnung auf Basis eines Kassenbelegs Ihrer POS Kasse erstellen lassen. Voraussetzung ist ein im selben Netzwerk an Faktura-XP angeschlossenes Faktura.CASH Kassensystem.


Klicken Sie auf die Funktion in der DropDown-Auswahl, wird ein Dialog geöffnet in den Sie die Belegnummer der POS Kasse eingeben oder einscannen können.

Erstellen einer Rechnung aus einem Kassenbeleg


Haben Sie die Belegnummer im Dialog eingegeben bzw. eingescannt, klicken Sie auf OK. Nun werden die Belegdaten der POS Kasse im System ermittelt und aus den Daten eine Rechnung erstellt. Wurde beim Kassiervorgang an der POS Kasse bereits ein Kunde ausgewählt, wird dieser als Rechnungsinhaber verwendet. Das können sie aber später in der Rechnung noch ändern. Ebenso können sie der Rechnung noch weitere Positionen hinzufügen oder weglassen.


Ebenso können Sie mit Faktura-XP erstellte Rechnungen am verbundenen Kassensystem bezahlen. Dazu gibt es in der Kassensoftware eine separate Funktion. 


Voraussetzung für diese Funktion ist eine mit der Warenwirtschaft verbundene Faktura.CASH Kasseninstallation.


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Gutschrift aus Rechnung erstellen

Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die aktuell markierte Rechnung als Gutschrift erstellen lassen. 

DropDown Auswahl in der Schaltfläche NEU

Dazu klicken Sie auf die DropDown-Auswahl. Wählen sie den Menüeintrag "Rechnung in Gutschrift wandeln". Es wird eine neue Gutschrift mit den enthaltenen Rechnungsdaten erstellt. Die betreffende Rechnung und auch dessen Status werden dabei nicht verändert.


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Rechnung als OpenTrans® XML Datei exportieren

Mit dieser Funktion der DropDown-Auswahl in der Schaltfläche 'NEU' können Sie die Rechnungsdaten der aktuell ausgewählten Rechnung als XML Datei im OpenTrans® (BMEcat®) Format exportieren. Dabei wird eine Datei erstellt, die der Formatspezifikation OpenTrans® entspricht. Die Datei wird im Exportverzeichnis für BMEcat® bzw. OpenTrans® abgelegt, das Sie in den Parametereinstellungen für Dateipfade angegeben haben. Alternativ wird das Verzeichnis "Data" verwendet. Der verwendete Dateiname ist "Rechnung_" + <Rechnungsnummer> + ".xml". Zum Beispiel "Rechnung_200317.xml".



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Schaltfläche Details

Schaltfläche Details Durch die Schaltfläche "Details" gelangen Sie in die ausgewählte Rechnung und können diese einsehen und bearbeiten.


Schaltfläche Drucken

Schaltfläche Drucken

Mit einem Klick auf die Schaltfläche "Drucken" erscheint der Druckdialog. Mit dem Druckdialog ist die Ausgabe des Dokumentes als Ausdruck oder Email möglich. Den Dialog finden Sie im Abschnitt Dokumentdruck.


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Schaltfläche SEPA

Schaltfläche SEPA, mit Auswahl Mit der Schaltfläche "SEPA" können Sie Lastschriftdaten von Rechnungen erstellen. 

00.SEPA Untermenu.png

Beispiel der Eingabe einer SEPA Lastschrift direkt aus der Rechnungsliste


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Schaltfläche Kalkulation

Schaltfläche Kalkulation Die Schaltfläche "Kalkulation" gibt Ihnen die Kalkulation für die markierte Rechnung alsBericht aus. Je nach Voreinstellung wird die Ausgabe als Vorschau auf dem Bildschirm oder direkt als Ausdruck auf dem Standarddrucker erfolgen.


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Schaltfläche Storno

Schaltfläche Storno Die Schaltfläche "Storno" storniert die ausgewählte Rechnung.

Eine Rechnung kann nach dem Ausdruck nicht mehr verändert werden. Die Finanzbehörden fordern, dass die Korrektur einer Rechnung durch eine Stornorechnung erfolgen muss. Das ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Die Vorgehensweise zur Rechnungskorrektur hat sich in den letzten Jahren mehrfach geändert. Im Abschnitt Rechnung stornieren erklären wir, wie eine Rechnung aktuell korrekt storniert wird.


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Schaltfläche Suchen

Schaltfläche Suchen

Die Anzeige in der Rechnungsliste kann durch Eingabe von Suchbegriffen eingegrenzt werden. Der verwendete Suchbegriff kann ein Teil des Kundennamens, des Matchcodes, die Lieferscheinnummer oder ein Teil des Anmerkungsfeldes sein.

Geben Sie im Eingabefeld den gesuchten Begriff ein und drücken dann die <Enter>-Taste oder klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Sie können mehrere Teilbegriffe eingeben, die sie mit einem Leerzeichen trennen müssen. Beispiel: "Meier Wuppertal Amazon" findet alle "Amazon"-bestellungen von "Meier" in "Wuppertal".

Zur direkten Suche über die Kundennummer geben Sie die vollständige Kundennummer des gesuchten Kunden im Feld "Kd.Nr.:" ein und drücken dann die <Enter>-Taste bzw. klicken mit der Maus auf die Schaltfläche mit dem Lupen-Symbol. Es werden dann alle Dokumente die genau dieser Kundennummer zugeordnet sind angezeigt. Sie können eine Suche nur nach Suchbegriffen oder nach Kundennummer ausführen. Die direkte Suche nach einer Kundennummer arbeitet nur, wenn Sie keinerlei Suchbegriffe Feld "Name / MatchCode" eingegeben haben. Die "Begriffsuche" ist also höher priorisiert als die "Kundennummernsuche".


Schaltfläche Spezialsuche

Schaltfläche Spezialsuche

Mit der Schaltfläche "Spezialsuche" können Sie Rechnungen ausfiltern, die z.B. einen bestimmten Bruttobetrag aufweisen und/oder in einem bestimmten Datumsbereich liegen. Zusätzlich ist das Suchen von Kunden- und Bestellnummer des OnlineShop möglich, sofern der Lieferschein auf Grund einer Onlinebestellung erstellt wurde.

Spezielle Suche mit optionaler Auswahl in den Rechnungen


Geben Sie für die Suche bzw. Filterung optional an, welche Daten im Ergebnis angezeigt werden sollen. Suchen Sie nach einem bestimmten Betrag, können sie diese Suche aktivieren, indem Sie das Häkchen "Brutto-Betrag" setzen (1) und dann den Bereich zwischen X und Y angeben, wobei X und Y für den Eingabebetrag stehen und der Wert X kleiner oder gleich Y sein muss.

Die Eingrenzung über einen Datumsbereich nehmen sie mit dem Häkchen "Rechnungs-Datum" (2) vor. Geben sie in den beiden Feldern den Bereich des Rechnungsdatums an. Der erste Eingabewert muss kleiner oder gleich dem zweiten Wert sein.


Möchten Sie nach Rechnungen suchen, die im Zusammenhang von Onlinebestellungen stehen (z.B. aus Ihrem Onlineshop), setzen Sie das Häkchen "Onlineshop" (3) und geben im Feld darunter (4) einen Teilk der Kunden- oder Bestellnummer ein.


Klicken Sie auf "Suchen" (5) wird Ihnen die Liste der Rechnungen (im Hintergrund) entsprechend Ihrer Eingaben ausgefiltert.

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Schaltfläche EXIT

Schaltfläche Exit Über "Exit" verlassen Sie die Rechnungsliste.




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Hinweistext mit Anmerkungen

Im Feld "Hinweistext" haben Sie die Möglichkeit eine Anmerkung zu erfassen. Sie können in der Rechnungsliste dort keine direkt Eingabe machen. Doppelklicken Sie auf das Feld um einen Eingabedialog zu öffnen.

Dieser Dialog besteht aus drei Registerkarten. Auf der ersten Registerkarte finden Sie den Hinweistext in Textform. Diesen können Sie direkt im Feld (2) editieren. Wenn Sie ein Office Produkt von Microsoft® installiert haben, das eine kompatible Rechtschreibprüfung beinhaltet können Sie diese Rechtschreibprüfung für den Hinweistext starten (3). Da wird diese Funktion nicht selbst liefern, können wir allerdings auch keine Funktionsgarantie dazu geben.

Wenn Sie den Hinweistext in Ihre Windows® Zwischenablage kopieren möchten können Sie dazu die Schaltfläche "Zwischenablage" (4) verwenden. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird die Änderung in der Rechnung gespeichert. Mit der Schaltfläche "Abbrechen" verlassen Sie den Dialog ohne die Änderungen im Hinweistext zu speichern.

Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten<->Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten<->Hinweistext mit Anmerkungen bearbeiten

Im Register "Kundendaten" werden Ihnen einige Informationen zu dem Kunden der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie IBAN Kontodaten, Telefon, Emailadresse des Kunden. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.


Im Register "Rechnungsdaten" werden Ihnen einige Informationen zu der Rechnung angezeigt. Diese Felder enthalten Daten wie Zahlart, Dokumentsprache und Bestelldaten des Onlineshop oder eCommerce Portalen wie ebay oder Amazon. Zusätzlich werden auch die Trackingnummer sowie Bestellnummer und Besteller der Rechnung angezeigt. Diese Felder können Sie markieren und die Inhalte mit der Schaltfläche "Zwischenablage" (4), einem Rechtsklick mit der Maus oder der Tastenkombination [STRG]+C kopieren und z.B. in anderen Anwendungen einfügen.



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Rechnung erstellen

Zum Erstellen einer neuen Rechnung sollten Sie bereits den Kunden und mindestens einen Artikel angelegt haben. Es ist aber auch möglich den Kunden zu erstellen, während Sie bereits mit der Erstellung der Rechnung begonnen haben. Klicken Sie in der Rechnungsliste auf die Schaltfläche "Neu" um eine neue Rechnung zu erstellen.




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Mindestangaben zur Erstellung einer Rechnung

Für die Erstellung einer Rechnung sind mindestens die Angaben der Rechnungsnummer, des Kunden, dem Rechnungs- und Lieferdatum, sowie mindestens einer Artikelposition zwingend erforderlich. 


Ausschnitt im oberen Bereich der Rechnung


Nummernreihe / Nummernkreis der Rechnungen

Wurde noch keine Rechnung erstellt (also bei der ersten Rechnung), wird automatisch die in den Parametern unter Nummernkreise eingestellte Nummer verwendet. Wenn Sie eine Ihnen bekannte Nummernreihe fortführen möchten, überschreiben Sie die von Faktura-XP vorgeschlagene Nummer durch Eingabe im Feld "Nr:". Beachten Sie, das eine Eingabe bzw. Änderung der Nummer nur möglich ist, wenn die Rechnung den Status "unbearbeitet" hat, also noch nicht gedruckt wurde. Nach dem ersten Druck einer Rechnung ist eine Eingabe dann nicht mehr möglich. 

Für Rechnungsnummern können nur Zahlen verwendet werden.

Beim nächsten Erstellen einer Rechnung wird die höchste vorhandene Nummer ermittelt und dann die nächst höhere berechnet und verwendet. Im Regelfall ist die Erhöhung für Rechnungsnummern "+1", kann aber in den Parametern mit einem Faktor anders eingestellt werden. Im deutschen Steuerrecht ist die Nummernvergabe vorgeschrieben und ist lückenlos fortzuführen.

Hinweis


Automatische Nummernvergabe:

Die höchste, bereits verwendete Rechnungsnummer +1 ist die nächste Rechnungsnummer. Sie können auch durch eigene Eingaben die vorgeschlagene Nummer überschreiben. Die Rechnungsnummer kann den Maximalwert einer 32-Bit Zahl von 2.147.483.647 annehmen.


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Auswahl des Kunden für diese Rechnung

Geben Sie nun einen Kunden an, für den Sie diese Rechnung erstellen möchten. Dazu öffnen Sie die DropDown Liste und suchen einen Kunden aus bzw. Doppelklicken auf das Kundenfeld und es wird Ihnen ein Suchfenster zur einfacheren Auswahl eines Kunden angezeigt.


Es wird bereits ein Kunde angezeigt. Wie kommt das?

In den Versionen Faktura-XP ab 4.2.x ist bereits ein Kunde vorgewählt, wenn Sie eine neue Rechnung erstellen. Das ist der Kunde den Sie in den Einstellungen als Barverkauf- oder Standard-Kunde angegeben haben. Wurde dort noch kein Standard-Kunde hinterlegt wird der Kunde verwendet dessen Rechnung beim Klicken auf "Neu" markiert war auf dem also der Datensatzzeiger in der Rechnungsliste gestanden hatte.



Die Auswahl des Kunden kann über mehrere Wege erfolgen. 

Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.

Möglichkeit 2: Durch Eingabe des Kundennamen, so wie er im Feld "Namensfeld-1" des Kundenstamm hinterlegt wurde.

Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe 
               Sie den Kunden suchen und direkt übernehmen können.



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Kreditlimit eines Kunden

Zu einem Kunden kann ein Kreditlimit hinterlegt sein, das eine Obergrenze für Warenkäufe oder Dienstleistungen festlegt. Bei erreichen oder Überschreiten dieser Obergrenze wird bei der Erstellung neuer Verkaufsdokumente wie z.B. Angebot, Lieferschein, ERP-Auftrag, Proformarechnung oder Rechnung ein Informationsdialog angezeigt.

Kreditlimit Anzeige eines Kunden

Sie erhalten damit eine kurze Zusammenfassung der offenen Summen aus Rechnungen, Gutschriften und Lieferscheinen. Die Gesamtsumme der Posten wird darunter angezeigt und setzt sich aus den Summen der offenen Rechnungen minus der offenen Gutschriften plus der offenen Lieferscheine zusammen. Die Werte aus ERP-Aufträgen, Angeboten oder Proformarechnungen werden in diesem Dialog nicht mit angezeigt.

Für eine genauere Zusammensetzung der offenen Posten verwenden sie die linke Schaltfläche des Dialogs. 


Kreditlimit - Anzeige der offenen Posten

Sie können mit dieser Schaltfläche verschiedene Berichte erstellen, die die Posten genauer auflistet.


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Kundenauswahl durch Doppelklick

Durch einen Doppelklick in das Feld "Kunde" erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe Sie einen Kunden suchen und direkt übernehmen können.

Kundenauswahl - Kundensuche

Die Suche in dieser Kundenauswahl entspricht im Wesentlichen der Suche in der Kundenliste. Über Filter M1-M6 (1), Kundengruppen (2), der A-Z Leiste (3) oder durch Eingabe eines Suchbegriffs (4) kann die Suche ausgeführt werden (5). Mit der Schaltfläche Übernehmen (6) können Sie den markierten Kunden in das geöffnete Dokument übernehmen. Eine aufsteigende Sortierung können Sie durch einmaliges Klicken auf die Überschrift der gewünschten Spalte ausführen (8). Ein erneutes Klicken kehrt die Sortierung um.


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Kunde neu erstellen - direkt aus der aktuellen Rechnung

Es ist auch möglich einen Kunden direkt aus der Rechnung zu erstellen. Dazu klicken Sie auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde". Ist das Feld "Kunde" also noch leer wird beim Klicken auf diese Schaltfläche ein neuer Kundendatensatz erstellt und eine leere Eingabemaske des Kundenstamms mit neuer Kundennummer angezeigt. Hier füllen Sie zumindest die Felder aus, die zur Erstellung von Rechnungen erforderlich sind - also die Adressdaten.

Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP diesen neu erstellten Kunden in die noch zu Bearbeitende offene Eingabemaske der Rechnung.


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Kundendaten bearbeiten - direkt aus der aktuellen Rechnung

Soll ein bereits ausgewählter Kunde noch bearbeitet werden, kann durch Klicken auf die Schaltfläche rechts neben dem Feld "Kunde" direkt in den Kundenstamm dieses Kunden verzweigt werden.

Wird die Eingabemaske dann verlassen, übernimmt Faktura-XP die geänderten Kundendaten mit Ausnahme der Adressdaten. Die müssen Sie im Register "Adresse" z.B. mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" aktualisieren.

Übernommen werden alle Daten wie Kundennummern, Zahlungsziele, Kontoverbindungen, Steuernummern, Preisgruppen sofern diese in Variablen im Text der Rechnung verwendet wurden.


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Mitarbeiter / Bearbeiter

Der bearbeitende Mitarbeiter lässt sich im Feld MA (=Mitarbeiter) eintragen. Dieser wird dann, je nach Einstellung, im Dokument in der "Grußzeile" mit Namen und "Unser Zeichen" mit seinem Kürzel genannt.


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Rechnungsdatum und Lieferdatum

Im Feld "Rechnungsdatum" wird bei der Neuanlage einer Rechnung automatisch das Tagesdatum eingetragen. Sie können dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Beim Verlassen des Feldes - z.B. mit der Taste <TAB> - wird im Feld "Lieferdatum" das Rechnungsdatum übernommen. Sie können auch dieses Feld durch Eingabe per Tastatur ändern oder mit einem Doppelklick ein Datum aus einem Kalender aussuchen. Das Feld Lieferdatum / Leistungsdatum (bei Dienstleistungen wird es auch Leistungsdatum genannt, bei Waren wird es i.d.R. als Lieferdatum bezeichnet) ist nach deutschem Steuerrecht eine Pflichtangabe auf Rechnungen und kann beim weglassen diese Rechnung ungültig werden lassen. Möchten Sie das Feld dennoch leeren, genügt das Entfernen des Inhaltes. Es wird beim Verlassen des Feldes nicht erneut gefüllt (außer - wie oben beschrieben - wenn der Cursor vorher im Feld Rechnungsdatum gewesen ist).


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Stapeldruck

Mit Faktura-XP haben Sie die Möglichkeit mehrere Rechnungen im "Stapeldruck" (auch "Zusammendruck" genannt) gemeinsam mit anderen, ebenfalls markierten Rechnungen zu drucken. So können Sie mit einem Druckvorgang alle markierten Rechnungen auf einem Drucker ausgeben. Markieren Sie dazu das Häkchen im Feld "Stapel". Geben Sie nun noch im Feld dahinter die Anzahl der zu druckenden Dokumente als ganze Zahl ein. Der verwendete Vorgabewert ist in Datenbankparameter änderbar.


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Akonto bzw. Abschlag

Sie können mit Faktura-XP auch Akontorechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen. Diese dienen als Form der Teilzahlung oder Anzahlung (Abschlagzahlung) zu einem Auftrag oder Projekt. Sie erstellen für einen Kunden eine oder mehrere "normale" Rechnungen, die als Akontorechnung markiert wird. Wird dann eine Schlussrechnung erstellt, werden sie automatisch benachrichtigt, dass noch unverrechnete Akontorechnungen des Kunden vorliegen. Diese können Sie dann von Faktura-XP automatisiert in Abzug bringen und damit zur Gesamtsumme ausgleichen lassen. Eine genauere Anweisungen, wie Sie Akontorechnungen erstellen und in einer Schlussrechnung verrechnen, finden Sie unter Akonto-Rechnungen bzw. Abschlagsrechnungen erstellen.




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Positionen in der Rechnung erfassen

Die Eingabe von Rechnungspositionen erfolgt in einer Liste auf dem Register "Rechnung" der Detailansicht einer Rechnung. Die Liste ist ein Endlosformular mit dem sie eine beliebige Anzahl an Positionen erfassen können. Die Standard Ansicht zeigt oberhalb der Positionen eine Überschrift der Spalten.


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Mindesteingaben einer Position

Die Spalten umfassen die Positionsnummer, Artikelnummer, Anzahl, Einheit der Anzahl, die Artikelbezeichnung, den Netto Verkaufspreis (ohne Mehrwertsteuer) und einen Rabatt in Prozent. Diese Angaben einer Position sind die Mindesteingaben einer Position in einer gültigen Rechnung. Es darf kein Feld mit Ausnahme der Artikelnummer leer bleiben. Auf ein leeres Artikelnummern-Feld gehen wir später noch genauer ein.


Ansicht der Positionen in der Standard-Ansicht

Die Eingaben werden von links nach rechts per Tastatur und / oder Maus vorgenommen. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld. Die Eingabe einer Positionsnummer ist nicht erforderlich, weil das System diese Nummerierung automatisch vornimmt, bei eins beginnt und bei jeder weiteren Position der Rechnung dann fortlaufend um eins erhöht. Sie können natürlich eine beliebige Nummerierung manuell vornehmen. Sie dürfen bei einer manuellen Eingabe allerdings nur ganze Zahlen verwenden. Buchstaben, Punkte oder andere Zeichen sind nicht zulässig.


Eine erweiterte Ansicht der Positionen erreichen sie durch Klicken auf eine der Schaltflächen "Ansicht" (2).



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Erweiterte Ansicht der Positionen

Die erweiterte Ansicht der Positionen bietet eine Vielzahl an Funktionen und zusätzlichen Feldern für die Anlage von Positionen. Diese Ansicht erreichen Sie durch Klicken auf eines der Schaltflächen "Ansicht" (4). Jede Position wird dann mit zusätzlichen Schaltflächen und Feldern dargestellt (3).

Ansicht der Positionen in der erweiterten Ansicht


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Eingabe von links nach rechts

Die Eingabe nehmen sie von links nach rechts mit der Tastatur oder der Maus vor. Beginnen Sie mit der Eingabe oder Auswahl der Artikelnummer (2), da die Positionsnummer (1) automatisch hochgezählt und in dem Feld eingetragen wird. Durch die Tasten "ENTER" (Eingabetaste) oder "TAB" (Doppelpfeil, links neben der Taste "Q") gelangen sie zur Eingabe in das nächste Feld.

13.Ansicht1.png


Danach geben Sie die Anzahl (3) ein. Die Eingabe der Anzahl ist eine Pflichtangabe und muss eine Zahl mit oder ohne Nachkommastellen sein. Das Feld darf nicht leer bleiben. Geben Sie also mindestens "0,00" bzw. "0" ein. Danach geben sie die Einheit zu der eingegebenen Anzahl ein. Das kann ein beliebiger Text wie z.B. "stk" oder "x" (=Stück) sein, oder auch "kg", "Liter", "l", "qm" oder "m2".


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Artikelbezeichnung

Geben Sie in der Artikelbezeichnung (5) einen beliebigen Text ein. Der Text kann bis zu 64.000 Zeichen lang sein. Einen Zeilenumbruch geben sie in diesem Feld mit der Tastenkombination STRG+ENTER ein. Sie können in das Feld auch ein Doppelklick machen, um damit eine Eingabehilfe aufzurufen. Mit der Schaltfläche (10) können sie die Rechtschreibprüfung Ihres installierten Office Paketes aufrufen. Die Rechtschreibprüfung kann nur genutzt werden, falls Ihr System mit einer entsprechenden Software ausgestattet ist und diese auch von Ihrer Software unterstützt wird. Wir geben zur Funktion der Rechtschreibprüfung weder Support noch Garantie und verweisen hiermit ausdrücklich auf den Hersteller Ihrer Office® Software.


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Preiseingabe Brutto oder Netto

Für die Eingabe von Preisen je Position (6) (7) können sie sich entscheiden, ob sie den jeweiligen Preis mit oder ohne Mehrwertsteuer eingeben möchten. Es ist nicht nötig VK Brutto und VK Netto einzugeben, da das System die Eingabe des einen Preises immer sofort den anderen Wert berechnet (der nicht eingegeben wurde) und dort einträgt. Im Feld "VK Brutto" (2) können sie einen Preis inkl. Mehrwertsteuer eingeben oder den vorhandenen Wert in diesem Feld ändern. Beim Verlassen dieses Feldes (mit ENTER oder TAB bzw. der Maus) wird automatisch über den Steuersatz (16) der Position der Nettowert "VK Netto" (3) berechnet und in diesem Feld eingetragen. Geben sie im Feld "VK Netto" einen Wert ein, wird der Feldinhalt "VK Brutto" berechnet und dort eingetragen.


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Rabatteingabe je Position

Im Feld "Rab." (8) können sie einen Rabatt auf diese Position als Prozentwert (mit oder ohne Nachkommastellen) eingeben. Beim Verlassen des Feldes wird der Rabatt dieser Position dann sofort berechnet und die Summen aktualisiert.



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Zusatzinfo als Überschrift

In der Zusatzzeile oberhalb der eigentlichen Position (9) können Sie einen freien Text eingeben. Dieser wird dann als eine Art Überschrift im Rechnungsdruck über der Position ausgedruckt. So können sie eine optische Gruppierung nach beliebigen Themen innerhalb der Rechnung vornehmen.



Funktionen zum Artikel

In der erweiterten Anzeige der Positionen finden sie vier Schaltflächen zur Bearbeitung und Anzeige von Positionsartikeln. 

13.Ansicht2.png

Artikel bearbeiten oder ansehen

Mit der Schaltfläche "Editor" (1) können sie den Artikelstamm der Position aufrufen und bei Bedarf auch direkt dort ändern.


Informationen zu diesem Artikel

Die Schaltfläche "Artikel-Info" (2) zeigt wichtige Eckdaten des Positionsartikels an.

Artikelinfo zum Artikel der Position anzeigen

Die Artikel-Info zeigt Ihnen Kategorie, Preise, Lagerbestand und Artikelbild an. Für weitergehende Informationen können sie alternativ auch den Artikel-Editor zu diesem Artikel aufrufen (1).

Falls sie nicht alle Felder der Artikel-Info kennen, bleiben sie mit dem Mauszeiger kurz auf eines der Felder stehen. Es wird Ihnen dann ein kurzer Hilfetext angezeigt. Zum Schließen der Artikel-Info klicken sie mit der Maus in den Dialog auf eine beliebige Stelle.


Position einfügen

Um eine Position unterhalb der aktuellen Position einzufügen, können sie die Schaltfläche "Position einfügen" (3) verwenden. Dabei wird die Position ab der aktuellen Position um eine Position "aufgerückt". Alle weiteren Positionen danach werden ebenfalls um eins erhöht. Klicken Sie also beispielsweise in der Position 5 auf die Schaltfläche "Position einfügen" (3), wird Position 6 zu 7, 7 zu 8 usw.. So entsteht also eine Positionslücke (in diesem Beispiel Position 6) ohne Artikel, die sie nun mit einem Artikel durch Eingabe oder Auswahl belegen können. Die Positionsnummern sind bereits automatisch und fortlaufend umgeändert.


Preisauswahl

Mit der "Preisauswahl" (4) können sie alle verfügbaren Verkaufspreise und Staffelpreise des aktuellen Artikels aufrufen und für diese Position verwenden. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, wird Ihnen der Auswahldialog angezeigt.

Artikelpreisauswahl zur Auswahl des betreffenden Preises dieser Position

Der Dialog zur Preisauswahl zeigt Ihnen im oberen Teil die aktuellen Verkaufspreise VK-1 bis VK-6 an. Sie können damit einen Preis zu Ihrer aktuellen Rechnungsposition abrufen, indem Sie die Markierung rechts neben dem Einzelpreis setzen und dann auf "Übernehmen" klicken. Der gewählte Verkaufspreis wird nun in die Position der Rechnung übernommen und überschreibt den vorherigen Wert des Verkaufspreises der Position.


Möchten Sie einen Preis aus einer Mengenstaffel (Staffelpreis) abrufen, können sie den unteren Teil des Dialogs verwenden. Dazu klicken Sie zunächst auf die Optionsauswahl "Staffelpreis der Preisgruppe-1". Damit ist die Staffelermittlung aktiv. Falls sie für jede Preisgruppe eine eigene Preisstaffel im Artikel eingepflegt haben, können sie die entsprechende Preisgruppe der Staffel vorwählen. Das Wort "Preisgruppe-1" ist als Auswahl Drop-Down Menü ausgeführt. Wählen sie durch Auswahl in diesem Drop-Down Menü die gewünschte Preisgruppe aus. Damit wird Ihnen dann die entsprechende Preisstaffel angezeigt.


Klicken Sie auf "Übernehmen", wird die Staffel über die bereits in der Position eingegebenen Menge / Anzahl ermittelt und als Verkaufspreis in die Position der Rechnung übernommen. Der vorherige Wert des Verkaufspreises der Position wird dabei überschrieben.


Hinweis

Hinweis:

Beachten Sie, dass der Einkaufspreis (EK-Preis) des Artikels bei der Preisauswahl nicht mit in die Position übernommen oder verändert wird.

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Weitere Eingaben je Position

Es stehen noch weitere Eingaben zu jeder Position zur Verfügung. 

13.Ansicht3.png


Der Einkaufspreis

Der Einkaufspreis wird automatisch bei der Erstellung einer neuen Position im Feld "EK" (12) eingetragen. Wird also eine neue Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels erstellt, wird der zu diesem Zeitpunkt vorhandene EK-Preis aus dem Artikelstamm übernommen. Der Wert wird dann nicht mehr aktualisiert, auch wenn sich der EK-Preis im Artikel ändert. Damit können sie auch später noch Kalkulationen auf Basis des Erstellungszeitpunktes der Rechnung ausführen.


Seriennummer und Garantie

Im Feld "Serien-Nr." (13) können sie eine Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen. Setzen Sie zum Scannen den Textcursor mit der Maus in das Feld und scannen dann den Barcode des Artikels ab. Dieser wird dann direkt in das Feld geschrieben. Eine Handeingabe der Seriennummer ist natürlich ebenfalls möglich. Sobald sie eine Seriennummer in das Feld gesetzt haben, ist diese Rechnungsposition mit der Seriennummer in der Verwaltung der Seriennummern verbunden. Im Feld "Garantie" (14) können sie noch die Anzahl der Monate für die Garantie oder Gewährleistung eintragen.


Seriennummer Eingabehinweis

Für manche Produkte sind Seriennummern oft zwingend notwendig. Damit Seriennummern bei der Eingabe in Lieferscheinen oder Rechnungen durch den Sachbearbeiter nicht vergessen werden können besteht die Möglichkeit eine Erinnerung zur Eingabe einer Seriennummer bereits im Artikel zu aktivieren. Ist diese Erinnerung im Artikel aktiviert, wird der Bearbeiter bei der Eingabe oder Auswahl des Artikels automatisch darauf hingewiesen eine Seriennummer einzugeben.

Bei der Eingabe, oder Auswahl eines Artikels der zur Seriennummern-Anforderung aktiviert ist, wird eine Meldung als Hinweis angezeigt, die den Bearbeiter dazu auffordert für diese Position eine Seriennummer einzugeben.

13.Rechnung Seriennummer Anfrage Meldung.png


Der Benutzer sollte nun auf die vergrößerte Ansicht der Positionen umschalten (1) und dann im Feld "Seriennummer" (2) die Seriennummer des Artikels eingeben oder einscannen.

13.Rechnung Seriennummer Eingabe.png

Die Hinweismeldung zur Eingabe einer Seriennummer wird nur einmal, bei der Eingabe angezeigt.


Seriennummer nach Festschreibung ergänzen

Nach dem Drucken einer Rechnung tritt die Festschreibung der Rechnung in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt sind keine für die Rechnung relevante Änderung wie Positionen, Summen oder Empfänger mehr möglich. Wenn sie jedoch die noch fehlende Seriennummer in einer bereits festgeschriebenen Rechnung ergänzen möchten, ist das mit wenigen Schritten möglich. Doppelklicken sie dazu auf das noch leere Feld Seriennummer.

Seriennummer nach Festschreibung eingeben

Es wird ein Eingabefenster geöffnet, in das sie die Seriennummer eingeben können. Handelt es sich bei der Seriennummer um einen BarCode, kann dieser auch mit einem angeschlossenen Scanner gescanned werden. Mit OK wird die Seriennummer in die Position übernommen und direkt gespeichert. 

Beachten sie, dass bereits vorhandene Seriennummern in einer Position mit dieser Funktion nicht ändern können. Es werden also nur leere Felder der Seriennummern verarbeitet.



Positionen ohne Betrag

Falls Sie eine Position in der Rechnung erfassen möchten, die beim Ausdruck und der Summenberechnung keinen Wert ausgibt, können sie das Häkchen-Feld "OB" (=Ohne Betrag) (15) aktivieren. 

Ausdruck der Rechnung ohne Betrag einer Position

Im Ausdruck der Rechnung wird dann die Summe der Position weg gelassen und auch in der Endsumme wird diese Position nicht berücksichtigt. Die Einzelpreise und die Menge werden jedoch ausgegeben.


Mehrwertsteuer je Position

Der Steuersatz wird automatisch bei der Auswahl oder Eingabe des Artikels in die Position vom Artikelstamm in dieses Feld kopiert. Der Steuersatz kann von Hand je Position geändert werden. Die Eingabe erfolgt als Zahl, mit oder ohne Nachkommastellen. Wenn sie die Position Steuerfrei setzen möchten, geben sie den Wert Null ein. Lassen sie das Feld nicht leer.


Erlöskonto einer Position

Sie können in der Rechnung je Position das jeweils zum Artikel passende Erlöskonto im Feld "Erlös-ID" angeben. Der vorgeschlagene Wert wird bei der Erstellung einer neuen Position durch Auswahl oder Eingabe eines vorhandenen Artikels automatisch eingetragen. Dieser Wert ist dem Artikel hinterlegt. Sie können diesen Wert von Hand oder durch Auswahl in der Drop-Down Auswahl verändern. Dieses Feld wird bei der Datenübergabe an die oder einem DATEV Export verwendet. Sie sollten das Feld nicht leer lassen.


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Summenanzeige je Position

In jeder Position einer Rechnung können sie die Werte separat eingeben oder verändern. Um auch je Position einen Überblick über die Summen zu haben, werden Ihnen im rechten Teil der Position die Gesamtsumme der und die Summe der Steuer als Wert angezeigt. 

13.Ansicht4.png


Diese Werte werden automatisch über Ihre Eingaben von VK-Preis, Menge und Steuersatz gebildet.



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Schaltflächen am unteren Rand der Rechnung


Ausschnitt des unteren Bereichs der Rechnung


Kopieren Mit der Schaltfläche "Kopieren" lässt sich Ihre aktuelle Rechnung komplett duplizieren.


Ansicht Die Schaltfläche "Ansicht" dient zur Umschaltung zwischen zwei verschiedenen Ansichten der Artikelpositionen.


Sammler Mit der Schaltfläche "Sammler" können Sie den Inhalt Ihres Artikelsammlers betrachten und bearbeiten.


Rabatt Die Schaltfläche "Rabatt" ermöglich einen Rabatt auf die Gesamtsumme der Proformarechnung als Position zu erstellen.

Dropdown Menü der Schaltfläche Rabatt

Im Menü der Schaltfläche Rabatt finden sie den Menüpunkt "AKonto". Damit werden Ihnen beim Klicken evtl. vorhandene AKonto Rechnungen (Abschlagrechnungen) des Kunden angezeigt, die ggf. zum Abzug in die aktuelle Rechnung eingefügt werden. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.

Hier finden sie auch den Eintrag "Kalkulation" und "SEPA".





Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion Rabatt auf Endsumme . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.

Im Untermenüpunkt Kalkulation können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.

Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene "Akonto-Rechnung" für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.




Mit dem ersten Untermenüpunkt erreichen Sie die Funktion Rabatt auf Endsumme . Damit lassen sich Endsummen einer Rechnung nacharbeiten.

Im Untermenüpunkt Kalkulation können Sie den Gewinn einer Rechnung anzeigen lassen.

Der dritte Untermenüpunkt "Akonto" kann eine bereits für diesen Kunden geschriebene "Akonto-Rechnung" für die Aktuelle Rechnung in Abzug bringen.



Schaltfläche Lagerinfo Die Schaltfläche "Lagerinfo" zeigt Ihnen den aktuellen Lagerbestand von den in der Rechnung enthaltenen Artikeln.


Schaltfläche Versand

Mit der Schaltfläche "Versand" können Sie Daten- und Druckausgaben für GLS, DHL, UPS und DPD erzeugen. Für GLS wird beim Klicken eine Datei für "GLS Gepard" erstellt, die mit dem Namen "GLS.ASC" auf Ihrer Festplatte gespeichert wird. Die Schaltfläche DHL ermöglicht das Bedrucken eines DIN A4 Aufkleberbogens. Mit der Schaltfläche UPS wird ein Datensatz in der UPS Exportliste abgelegt. Siehe auch Kapitel Logistik.


Schaltfläche Drucken - mit Auswahl weiterer Optionen

Mit dieser Schaltfläche gelangen Sie direkt in den Dialog der Druckausgabe für diese Rechnung. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil am Ende der Schaltfläche und sie erhalten ein weiteres Menü.


Drucken - Untermenü

Das Untermenü der Schaltfläche "Drucken" öffnet sich und zeigt drei weitere Menüpunkte an.




  • 1. Über einen angeschlossenen ZEBRA Drucker, der den ZPL Standard unterstützt, können Sie mit dieser Option Aufkleber ausdrucken. Diese enthalten Informationen über die in dieser Rechnung enthaltene Positionen.
  • 2. Setup der Etiketten zu der unter 1. beschriebenen Funktion.



Durch das Klicken auf den Pfeil, der sich auf der Schaltfläche Versand befindet, öffnet sich ein weiteres Drop-Down Feld, dass sich "Überweisungsträger bedrucken" nennt. Sie gelangen zu dem Dialog "Überweisung drucken" und können sich in aussuchen, welche Art von Vordruck Sie nehmen. Zudem können Sie noch Änderungen an dem Überweisungsträger vornehmen. Weitere Informationen zum Thema Überweisungsträger, siehe unten.


Schaltfläche Eingabe Schaltfläche Gesperrt Wurde die Rechnung im gesperrten Modus geöffnet, kann eine Bearbeitung nur nach einer Entsperrung erfolgen. Durch Anklicken der Schaltfläche "Gesperrt" wird die Rechnung zur Bearbeitung freigegeben und die Schaltfläche in "Eingabe" geändert. Sie befinden sich nun im Eingabemodus. Den Modus können Sie über Datenbankparameter einstellen.


Schaltfläche Exit Mit "Exit" können Sie den Dialog verlassen.




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Rabatt auf Endsumme

Mit dieser Funktion erhalten Sie ein Werkzeug um Endsummen einer Rechnung individuell zu gestalten. So können Sie die Endsumme der aktuell geöffneten Rechnung durch Handeingabe verändern bzw. anpassen. Dazu klicken sie im Fußbereich des Rechnungsformulars auf die Schaltfläche "Rabatt" (1). 

Rabattrechner mit der Schaltfläche "Rabatt" aufrufen




Handhabung der Rabattierung

Sie können sich zwischen der Eingabe eines Prozentwertes für einen Nachlass oder für die Eingabe einer Brutto Endsumme entscheiden. Die Eingabe eines Prozentwertes führt dazu, dass ein Nachlass in Form eines Rabattes in jede vorhandene Position der Rechnung als Prozentwert eingetragen wird. Bei der Eingabe einer Brutto Endsumme wird der Rechnung am Ende automatisch eine weitere Position hinzugefügt. Diese gleicht die Differenz zwischen der realen Berechnung der Einzelpreise und der Handeingabe der Brutto Endsumme aus. Dabei wird die Position sich an den verwendeten Steuersätzen orientieren und den Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwenden.


Beim Aufruf des Rabatt Dialogs werden der Brutto- und Nettobetrag der aktuellen Rechnung in den Dialog zur Rabattberechnung übernommen. Im oberen Teil des Dialogs finden Sie die aktuellen Rechnungswerte "Aktuelle Summe" als Netto und als Brutto Feld. Im unteren Bereich des Dialogs finden Sie die neu berechneten Werte "Neue Summe" als Netto und als Brutto Feld.

Rabatt auf Endsumme mit dem Rabattrechner anlegen



Die Auswahl entscheidet

Mit der Auswahl (1) entscheiden Sie durch anklicken, ob sie für den Rabatt eine Prozentwert-Eingabe oder die Eingabe der Rechnungs-Endsumme vornehmen möchten. Die Eingabe des Prozentwertes bzw. der Endsumme erfolgt hinter dem Auswahlfeld als Zahlenwert. Geben sie hier nur Zahlen mit oder ohne Nachkommastellen ein.


Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" links neben der Schaltfläche (2) angezeigt. Durch wechselndes Klicken auf die Auswahl (1) "Prozent" oder "Endsumme" können Sie zur Probe hin- und herschalten, um dabei die Ergebniswerte im unteren Bereich zu beobachten.



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Eingabe eines Rabattes in Prozent

Für die Eingabe eines Rabattes in Prozent, tragen sie den Prozentwert als Zahl in das Feld "Prozent auf Summe" im Bereich "Auswahl" (6) ein. Dieser Rabatt wird dann bei Übernahme als Rabatt in jede Position der Rechnung eingetragen. Voraussetzung für den Rabatteintrag in einer Position ist die Rabattfähigkeit des Artikels. Der Artikel muss also die Eigenschaft "Rabattierbar" im Artikelstamm eingetragen haben. Artikel, die nicht oder nicht mehr im Artikelstamm vorhanden sind oder Positionen die durch eine Handeingaben erstellt wurden, werden ebenfalls rabattiert.


Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die Gesamtsumme der Rechnungspositionen ohne den bereits eingetragenen Rabatt als "Gesamtsumme" (7) angezeigt. 


Eingabe eines Prozentwertes für die Rabattierung


Mit der Schaltfläche "Rechner" (2) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (8) angezeigt.


Übernahme in die Rechnung

Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (5) wird der Rabatt (10) in jede rabattierbare Position der aktuellen Rechnung übernommen. Ein bereits vorhandener Rabatteintrag einer Position wird dabei mit dem neuen Wert überschrieben. Ein "aufsummierender Rabatt" ist hiermit nicht möglich und müsste manuell in der Rechnung selbst erfolgen.



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Eingabe eines Rabattes durch neue Endsumme

Sie können einen Rabatt auch in Form einer selbst bestimmten Endsumme geben. Dazu wählen sie im Rabatt Dialog die Auswahl "Endsumme Gesamt" (9) und geben hinter der Auswahl im Feld die gewünschte Endsumme als Bruttobertrag (inkl. MwSt) ein.


Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher bereits ein prozentualer Rabatt eingetragen, wird dies durch einen Text im oberen Bereich des Dialogs (3) angezeigt. In diesem Falle wird Ihnen die aktuelle Gesamtsumme der Rechnungspositionen mit dem bereits eingetragenen Rabatt (in %) als "Aktuelle Summe" (10) angezeigt. Sie können also auf die bereits rabattierten Positionen zusätzlich einen Nachlass auf die Gesamtsumme der Rechnung erstellen.

Eingabe einer neuen Endsumme als Rabatt


Mit der Schaltfläche "Rechner" (11) wird eine Berechnung auf Basis Ihrer Eingabe vorgenommen und als Voransicht in den Feldern "Neue Summe" (12) angezeigt.

Da ein Rabatt durch Eingabe einer neuen Endsumme zur Anlage einer weiteren Position am Ende der Rechnung führt, müssen Sie im Feld "Text" (13) noch einen Beschreibungstext für den Rabatt eingeben. Das System trägt zunächst als Vorgabe den Text "Nachlass / Rabatt" ein. Der Text kann mit einem beliebigen anderen Text ergänzt oder ersetzt werden.


Anzeige ohne vorherigen Rabatt

Wurde in diesem Beleg (der Rechnung) vorher kein prozentualer Rabatt eingetragen, wird im oberen Teil des Dialogs die "Aktuelle Summe" (15) der Rechnung angezeigt. 


13.Rabatt auf Gesamtsumme Endsummeneingabe ohne Rabatt.png

Nach Eingabe Endsumme wird dann im unteren Bereich des Rabatt-Dialogs die "Neue Summe" (16) angezeigt. Dieser Wert wird dann bei "Übernahme" in die Rechnung als neue Endsumme eingefügt.



Übernahme in die Rechnung

Durch klicken auf die Schaltfläche "Übernehmen" (14) wird eine neue, weitere Position am Ende der Rechnung hinzugefügt. Die Bezeichnung dieser Position wird aus dem Feld "Text" (13) verwendet. Der Preis dieser Position so berechnet, dass die gewünschte Endsumme (12) entsteht.


Hinweis

Hinweis:

Die Position des Nachlasses bzw. des Rabattes wird nach Ihrer Eingabe automatisch als Nettowert berechnet und mit der Umsatzsteuer der Hauptleistung ausgestattet. Sind also mehrere Steuersätze in einer Rechnung beteiligt, wird der Steuersatz des wertmäßig höchsten Anteils der Rechnung verwendet.



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Kalkulation der Rechnung

Um den Ertrag / Erlös einer einzelnen Rechnung festzustellen, klicken Sie auf den Menüpunkt "Kalkulation". Das ist ein Untermenüpunkt der Schaltfläche "Akonto".

Nach dem Klicken wird Ihnen ein Bericht der Kalkulation angezeigt. 


Kalkulation dieser Rechnung


Bei der Berechnung wird vom aktuellen "EK-Preis" ausgegangen und über den Endpreis und dem Steuersatz ein Gewinn ermittelt. Diese wird als Summe und Prozentwert ausgegeben.




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Registerkarte: Rechnung

In der Detailansicht der Rechnung finden sie im Kopfbereich (1) das Feld Kunde und Mitarbeiter sowie die Felder Rechnungsdatum und Lieferdatum sowie Stapeldruckmarkierung und Anzahl der Drucke für diese Rechnung. Darüber finden Sie die Rechnungsnummer und den Kundennamen sowie die Gesamtsummen (Brutto und Netto) der Rechnung (2).

Rechnung Detailansicht - im Bearbeitungsmodus


Eine Rechnung ist in mehrere thematische gruppierte Register (3) aufgeteilt. Im Register "Rechnung" werden Ihnen alle in der Rechnung enthaltenen Positionen angezeigt (4). Jede Position hat eine eigene Zeile mit Angabe der Positionsnummer, Artikeltext, VK Preis (Netto - ohne MwSt), Rabatt in Prozent. Zusätzlich wird am Ende der Liste aller Positionen eine leere Zeile angezeigt, die vorn am Datensatzmarkierer mit einem Stern (*) markiert ist. Diese kann zur Erstellung weiterer Positionen dieser Rechnung genutzt werden. Sobald sie eine Positionszeile erstellt haben, wird automatisch immer eine neue, leer Zeile am Ende angefügt.


Im ersten Feld "Pos." steht die Positionsnummer der Rechnungsposition, die automatisch bei "1" beginnt und dann chronologisch und automatisch weitergeführt wird. Sie müssen in dem Feld also keine Eingaben machen. Sie können die vorgegebene Positionsnummer dennoch durch Handeingabe überschreiben, falls Sie eine abweichende Nummerierung wünschen.

Die Sortierung der Rechnungspositionen beim Anzeigen und Drucken erfolgt immer aufsteigend nach den Positionsnummern. Haben Sie eigene Eingaben der Positionsnummer vorgenommen, können Sie durch klicken auf der Überschrift "Pos." (5) eine aufsteigende Sortierung nach Positionsnummer auslösen.


Kennzeichnung "Position ohne Betrag"

Um direkt in der Detailansicht der Rechnung zu erkennen, dass mindestens eine Position der Rechnung vorhanden ist, die eine Markierung "OB" (ohne Betrag) enthält (A), wird der Hintergrund der Summenanzeige in gelber Farbe dargestellt (B). Sobald also eine der Positionen dieser Rechnung eine Markierung "OB" erhält wird der Hintergrund von weiß in gelb geändert.

Kennzeichnung bei Positionen ohne Betrag


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Eine Position anlegen bzw. hinzufügen

Um nun eine Position der Rechnung hinzuzufügen wählen Sie in der untersten "leeren" Zeile (markiert mit einem Sternchen) im Feld "Artikel Nr." einen Artikel des Artikelstamm aus. Dazu sind mehrere Möglichkeiten der Auswahl vorhanden. 


Möglichkeit 1: Durch Aufklappen der DropDown Liste und Auswahl aus dieser Liste mit der Maus.

Möglichkeit 2: Durch Eingabe der Artikelnummer, so wie sie im Feld "Artikelnummer" des Artikelstamm hinterlegt wurde.

Möglichkeit 3: Durch einen Doppelklick in das Feld "Artikel Nr." erhalten Sie ein Suchfenster mit dessen Hilfe 
               Sie den Artikel suchen und direkt übernehmen können.




Artikelauswahl

Die Artikelauswahl nach "Möglichkeit 3" ist die effektivste. Doppelklicken sie einfach in das Feld "Artikel-Nr." um diese Auswahl anzuzeigen.

Auswahl der Artikel durch Doppelklick im Feld Artikelnummer

Hier können sie nun nach Belieben die gewünschten Artikel mit Suchbegriffen (1) und Auswahl einer Kategorie (2) aussuchen (3). Den Artikel übernehmen sie dann mit der Schaltfläche "Übernahme" in den Eingabedialog. Die Übernahme erfolgt in der Position in der sich der Fokus der Position im Eingabedialog befindet. Im Regelfall steht der Fokus auf der letzten, leeren Position. So werden neue Positionen in der Liste ganz unten angefügt. 


Befindet sich der Fokus auf einer bereits vorhandenen Position (wenn sie diesen vor der Auswahl 
dort hingesetzt haben) wird die Position mit dem ausgewählten Artikel bei der Übernahme ersetzt.


Nach der Übernahme bleibt der Artikel Auswahldialog geöffnet und kann für eine weitere Suche verwendet werden. Verschieben sie den Auswahldialog um die eingefügten Positionen besser sehen zu können. Der Dialog kann auch durch ziehen am Rand in seiner Größe verändert werden. Er wird zudem als Fenster im Vordergrund angezeigt und kann durch Klicken neben den Auswahldialog hinter den Eingabedialog gesetzt werden. Damit ist eine Änderung im Eingabedialog (z.B. für Preis- oder Textänderungen an den Positionen) möglich, währen der Auswahldialog noch geöffnet ist. Möchten sie dann weitere Positionen einfügen, klicken sie in den Artikel Auswahldialog, der dann wieder in den Vordergrund springt und für eine weitere Suche anderer Artikel zur Verfügung steht.

Stopper in der Artikelbeschreibung

Wenn Sie den Beschreibungstext des Artikels innerhalb der Position nur mit einem begrenzten Teil des Artikeltextes ausgeben möchten, setzen Sie vorher im Artikeltext des Artikelstamm an einer beliebigen Stelle einen "Stopper". Der Stopper ist das Zeichen "Pipe", das als senkrechter Strich "|" dargestellt wird. Lesen Sie dazu den Teil im Artikelstamm. Wenn Sie dann einen Artikel in eine Position einfügen, wird nur der erste Teil des Artikeltextes bis zum "Stopper" eingefügt. Der übrige Text (der Artikeltext hinter dem Stopper) wird in der Position nicht verarbeitet oder berücksichtigt.


Tipp

Tipp:

Navigieren Sie durch die einzelnen Felder jeder Position indem Sie nach Eingabe des Feldinhaltes auf die Taste <ENTER> drücken oder mit der Taste <TAB> das nächste Feld anspringen.


Verkaufspreis

Geben Sie als nächstes den Verkaufspreis ohne Mehrwertsteuer (Nettopreis) im Feld "VK" ein, falls dieser Ihnen nicht aus dem Artikelstamm vorgeschlagen wird oder Sie den Preis abändern möchten. Möchten Sie einen Bruttopreis eingeben, doppelklicken Sie auf das Feld "VK". Nun wird Ihnen ein Dialog zur Umrechnung angezeigt in den Sie den Bruttopreis eingeben können. Bei Übernahme wird der Nettopreis berechnet und im Feld "VK" eingetragen. Dabei wird er dem Artikel zu Grunde liegende Mehrwertsteuersatz verwendet. Diese Umrechnung wird immer mit vier Nachkommastellen ausgeführt. 


Geben Sie den Preis möglichst mit 3 oder besser 4 Nachkommastellen bei Handeingabe ein
um in der Summierung für die Gesamtsumme keinen Rundungsfehler zu erhalten.


Preisverfolgung

Die Preisverfolgung ist eine Funktion um bereits verwendete Preise des Kunden zu diesem Artikels anzeigen und verwenden zu können. Sie können damit sofort sehen, zu welchem Preis Sie dem Kunden diesen Artikel zu welchem Zeitpunkt bereits in anderen Angeboten verwendet hatten. Lesen Sie dazu das Kapitel Preisverfolgung.


Rabatt

Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einem prozentualen Rabatt vergünstigen möchten, geben Sie den Prozentwert als positive Zahl in der Rabatt-Spalte "Rab." der Rechnungspositionen ein. Der Rabatt kann nur als Prozentwert eingegeben werden. Für die Eingabehilfe eines Taschenrechners doppelklicken Sie im Feld "Rab." einer Position. Möchten Sie einen Rabatt auf die Endsumme oder einen prozentualen Rabatt für jede Position festlegen, schlagen Sie dies bitte im Kapitel Rabatt auf Endsumme nach.




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Schaltflächen am unteren Rand der Positionen

Am unteren Rand des Unterformulars der Positionen finden Sie eine Leiste mit Schaltflächen, die sich auf die Positionen der Rechnung beziehen. 

Navigation der Positionen


Die Schaltflächen im Einzelnen

Schaltfläche Ansicht Über die Schaltfläche "Ansicht" können Sie zwischen zwei Ansichtsarten der Positionsliste umschalten. Die Standard-Ansicht ist die einzeilige Ansicht. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, rastet diese ein und die ausführlichere Positionsansicht wird angezeigt. Diese Ansicht enthält mehr Informationen und zusätzliche Felder wie Sachkontenrahmen, Seriennummer und Schaltflächen für Preisauswahl oder Bearbeitung der Artikel. Ein weiterer Klick auf die Schaltfläche "Ansicht" zeigt wieder die einfache Ansicht.


Löschen der aktuellen Position Die Schaltfläche "Pos. löschen" löscht die Position aus der Rechnung, die momentan aktiv ist. Die aktive Position erkennen Sie am Datensatzmarkierer - dem schwarzen Dreieck vor der Positionsnummer. Positionen einer abgeschlossenen Rechnung lassen sich weder ändern noch löschen.


Schaltfläche 0% MW Mit "0% MW" können Sie allen Positionen dieser Rechnung einen Mehrwertsteuersatz von 0% zuweisen. Damit werden alle Steuersätze der einzelnen Positionen mit dem Wert "0%" überschrieben.


Schaltfläche Historie Mit der Schaltfläche "Historie" können Sie bereits erstellte Rechnungen oder andere Dokumente auflisten und anzeigen lassen.


Schaltfläche + Aus Angebot / AB Hat der Kunde bereits ein Angebot erhalten, dann können Sie mit der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" Positionen daraus komplett oder Positionsweise übernehmen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" (1).


Übernahme aus einem Angebot

Nun wird Ihnen ein Auswahldialog angezeigt (2), der alle Angebote und Auftragsbestätigungen dieses Kunden anzeigt. Angebote werden in hellerem Gelb und Auftragsbestätigungen in dunklerem Gelb angezeigt. Zusätzlich sind Auftragsbestätigungen an dem gesetzten Häkchen in der Spalte "AB" erkennbar. Die Spalte "A" (hinter der Dokumentnummer) zeigt an, ob das jeweilige Dokument den Status "Abgeschlossen" hat. Abgeschlossene Dokumente erkennen Sie an einem vorhandenen Häkchen in diesem Feld. Die Liste ist zunächst absteigend nach Dokumentnummer sortiert und kann durch Klicken auf der jeweiligen Spaltenüberschrift umsortiert werden.

Möchten Sie in der Liste nach einem bestimmten Angebot oder AB suchen, verwenden Sie die Suchfunktion (6) um die angezeigte Liste mit Begriffen zu filtern. Würden Sie gern Positionen oder ein gesamtes Angebot eines anderen Kunden in die aktuelle Rechnung einfügen, können Sie mit der Schaltfläche "Gesamt" (5) eine Gesamtliste aller im System vorhandenen Angebote und Auftragsbestätigungen anzeigen lassen. Also auch Dokumente anderer Kunden.

Haben Sie das gewünschte Angebot gefunden, markieren Sie es indem Sie in die entsprechende Zeile klicken. Die markierte Zeile erkennen Sie an dem Datensatzzeiger am linken Rand der Liste.


Alle Positionen übernehmen

Wenn Sie alle Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Übernahme" (7). Zuvor können Sie noch auswählen, ob Sie die Zusatztexte des markierten Dokumentes der Liste in Ihr Dokument mit übernehmen möchten. In diesem Falle markieren Sie das Feld "Zusatztexte" (4) vor der Übernahme.


Einzelauswahl von Positionen

Wenn Sie nur einen Teil der Positionen des markierten Dokumentes der Liste in ihre aktuelle Rechnung übernehmen möchten, markieren Sie vor der "Übernahme" (7) das Feld "Einzelpositionen" (3). Mit dieser Option wird Ihnen nun ein weiterer Dialog angezeigt, der die einzelnen Positionen des markierten Dokumentes der Liste anzeigt.

Dialog zur Einzelauswahl von Positionen

Wählen Sie nun mit der Maus die gewünschten Positionen zur Übernahme aus der angezeigten Liste aus. Falls Sie bereits Positionen in ihre aktuelle Rechnung angelegt haben, könnte es sinnvoll sein, die Markierung "Neue Positionen an das Ende anhängen" (3) zu setzen. Im Falle ohne Markierung (3) werden die Positionen mit den Positionsnummern des Originaldokumentes übernommen. Das kann dazu führen, dass die Positionsnummern Ihrer Rechnung doppelt vorkommen können.

Zur Vermeidung von doppelten Positionsnummern setzen Sie die Markierung (3). Damit werden die Positionen bei der Übernahme so nummeriert, dass Sie am Ende der bereits vorhandenen Positionen angehängt werden.

Mit der Schaltfläche "Positionen übernehmen" (4) werden die markierten Positionen in Ihr aktuelles Dokument übernommen.


Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme

Weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahme aus anderen Dokumenten

Klicken Sie auf der Schaltfläche "+ Aus Angebot / AB" das kleine Dreieck an, wird Ihnen eine Auswahl weiterer Möglichkeiten der Positionsübernahmen aus anderen Dokumenten angezeigt. Wird eine Auswahl getroffen, können Sie in wie zuvor beschrieben Weise alle Positionen oder einzelne Positionen eines anderen Dokumentes in ihre aktuelles Rechnung übernehmen.


Speicherung des Quelldokumentes

Werden auf diese Art Positionen übernommen, wird in der Rechnung festgehalten aus welchem Quelldokument die Übernahme erfolgte. Es wird allerdings nur die Nummer des ersten Dokumentes gespeichert, aus dem die Übernahme erfolgt ist. 

Anzeige des Quelldokumentes

Bei z.B. einer Übernahme von Positionen eines Angebotes wird automatisch die Angebotsnummer in das Feld "aus A." eingetragen. Werden weitere Positionen aus anderen Angeboten übernommen, bleibt das Feld unverändert. Bei einer Übernahme von Positionen eines Lieferscheins wird automatisch die Lieferscheinnummer in das Feld "aus L." eingetragen.


Ausnahme bei Übernahme aus einem Lieferschein

Eine Ausnahme bildet das Abrechnen von Lieferscheinen. Werden mehrere Lieferscheine automatisiert abgerechnet (z.B. Monatsrechnung), steht im Feld "aus L." statt der Lieferscheinnummer des zuerst verarbeiteten Lieferscheins die Anzahl der verarbeiteten Rechnungen. Beispiel: "*4*" für vier zur Rechnung verarbeiteten Lieferscheine.



Schaltfläche Sammler einfügen Mit "Sammler einfügen" werden alle Positionen des Artikelsammlers in die Positionsliste der Rechnung eingefügt.


Schaltfläche Neu Positionieren Die Schaltfläche "Neu Positionieren" schreibt die Positionsnummern von oben nach unten neu und beginnt mit "1". Dabei bleibt die aktuelle Anordnung der Positionen erhalten.



Positionieren von Hand

Möchten Sie innerhalb der Positionen selber die Reihenfolge anpassen, ändern sie die Positionsnummern einfach von Hand und tippen die Zahlen in der gewünschten Reihenfolge ein. Um diese Reihenfolge dann anzuwenden klicken Sie am oberen Rand der Positionsauflistung auf die Überschrift POS. 

Sortieren der Positionierung





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Registerkarte: Zusatztexte

Die Zusatztexte sind Texte oder Textbausteine, die Sie in diesem Dokument für den einleitenden Text und den Schlusstext sowie Zahlungsbedingungen, Zahlungsziel, Skonto Informationen, Steuerinfo für Kleinunternehmer und weiteren Angaben verwenden können. Der obere Textblock wird oberhalb der Rechnungspositionen verwendet, der untere Textblock unterhalb der Rechnungspositionen. Die Auswahl der Textbausteine erfolgt durch Aufklappen des Pfeils (DropDown) neben dem Text "Zusatztext".

Sie finden hier eine Auflistung aller in "Textbausteine" angelegten Texte, die zur Anzeige in Rechnungen markiert sind (siehe auch Textbausteine). Das hat den Vorteil, dass nicht immer alle vorhandenen Textbausteine in der Auswahl sichtbar sind sondern nur die, die für die Verwendung in Rechnungen vorgesehen worden sind.

Möchten Sie dennoch einmal alle Texte der Textbausteine angezeigt bekommen, markieren Sie das Häkchen "alle Textbausteine" anzeigen. Dann wird in dieser Rechnung die Auswahl alle Textbausteine umfassen.

Zusatztexte

Beispiel für Zusatztexte

Beispiel für Kleinunternehmer in Deutschland:

"Gemäß § 19 UStG erheben und weisen wir keine Umsatzsteuer aus (Kleinunternehmerstatus)."


Zahlungsbedingungen

Mit der Schaltfläche "Zahlungsbedingungen kopieren" können Sie die Zahlungsbedingungen direkt aus dem Kundenstamm in diese Rechnung, in Zusatztext-2 (unten) kopieren. Ist bereits Text in diesem Eingabefeld vorhanden, wird Faktura-XP die Auswahl "Anfügen" oder "Überschreiben" anbieten.


Anmerkung

Das Feld Anmerkung ist nur für den internen Gebrauch und kann z.B. Stichworte für die Umschreibung der Rechnung enthalten. Dieses Feld wird Ihnen in der Rechnungsliste im rechten Bereich angezeigt.




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Registerkarte: Adresse

Hier können Sie die Rechnungsadresse einsehen oder auch abändern. Wird die Rechnungsadresse hier geändert, wirkt sich die Änderung nicht auf den Kundenstamm aus. Die Änderung also nur für diese Rechnung geändert. So können Sie z.B. einmalig einen Ansprechpartner oder Adresszusatz sehr schnell hinzufügen. Die Adresse ist im Bereich des Adressfeldes beim Ausdrucken sichtbar.

Registerkarte Adresse


Mit der Schaltfläche "Kundenadresse einfügen" können Sie die Kundenadresse des Kundenstamm in dieses Feld einfügen. Dabei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben. Zusätzliche Eingaben können hier direkt vorgenommen werden.

Mit "Lieferadresse auswählen" werden alle Lieferadressen des Kunden in einer Auswahl angezeigt und können von dort aus in dieses Feld übernommen werden. Auch hierbei wird die bereits eingetragene Adresse komplett ausgetauscht bzw. überschrieben.

Soll eine gänzlich andere Adresse aus dem Kundenstamm in dieses Feld eingefügt werden, verwenden Sie die Schaltfläche "andere Adresse". Daraufhin erhalten Sie eine Auswahl der vorhandenen Kundenadressen, aus der Sie dann eine Adresse übernehmen können. 


Mit der Taste "ESC" lässt sich die ursprüngliche (überschriebene) Adresse wieder herstellen, solange Sie den Register oder 
die Rechnung noch nicht verlassen haben.


Adress-Etikett drucken

Mit der Schaltfläche "Etikett" können Sie die angezeigte Adresse direkt auf einem Labeldrucker (Brother QL-Serie) ausgeben. Für die Auswahl einer Vorlagendatei klicken Sie auf der selben Schaltfläche das kleine Dreieck zur Auswahl an. Klicken Sie nun auf "Vorlage auswählen" wird Ihnen ein Dateiauswahl-Dialog angezeigt um eine entsprechende Vorlage (*.LBL Datei) zu wählen. Die damit gewählte Vorlage wird als Standard-Vorlage für den Ausdruck von Adressetiketten verwendet, bis eine andere Vorlagendatei ausgewählt wurde oder die gewählte Vorlagendatei verschoben oder umbenannt wurde.




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Registerkarte: Buchungstext

In diesem Register sind Einstellungen und Eckdaten bezüglich der Buchung, des aktuellen Buchungsstatus sowie die Zahlart, Zahlungsweg und Status (Druckstatus und Mahnstatus) der Rechnung ersichtlich oder einstellbar.

Register Buchung für Informationen rund um Buchung und Zahlung dieser Rechnung


Gegenkonto und Buchungstext (1)

Der Buchungstext und das Gegenkonto werden beim Zahlungseingang verwendet und auch beim Export der Rechnungsdaten in die Finanzbuchhaltung (FiBu) oder dem DATEV® Export übernommen. Der Buchungstext kann Informationen für die Buchhaltung enthalten oder auch leer bleiben. Wird in den Parametern angegeben, dass diese Buchungstext automatisch gefüllt wird, werden die ersten 30 Stellen des Kundennamen in diesem Feld eingetragen.

Mit der Schaltfläche "Auf 30 Zeichen kürzen" wird der im Feld "Buchungstext" vorhandene Text auf 30 Stellen gekürzt, da ein Export im DATEV® Format nur maximal 30 Zeichen unterstützt. Verwenden Sie einen anderen Export kann der Text entsprechend länger sein.

Über die Schaltfläche "Kundenname einfügen" wird der Name des Kunden als Buchungstext übernommen.

Die Anzeige "Sperrvermerk" zeigt an, ob für diesen Kunden ein Sperrvermerk im Falle von z.B. Zahlungsrückständen oder ähnlichem im Kundenstamm gesetzt wurde.


Zahlart

Wird hier eine Auswahl (2) getroffen, erscheint die Auswahl als einzelner Großbuchstabe vor den Werten "Brutto / Netto" im Kopfteil des Rechnungsdialogs. So können Sie sofort die Zahlart erkennen. Ist für diese Rechnung ein DTA Datensatz erstellt worden ist das Feld "DTA erstellt" angehakt. Dieses Feld ist nur zur Auskunft und kann hier nicht geändert werden.


Zahlungsstatus und Zahlungsweg

Der Zahlungsstatus (3) gibt einen der beiden möglichen Zahlungszustände "offen" und "bezahlt" wieder. Der Zahlungsweg ist die Methode der Zahlung die in der DropDown-Liste alle Zahlungswege anzeigt. Hier können sie einen Zahlungsweg auswählen oder einen vorhandenen abändern. Beachten sie bei der Änderung des Zahlungsweges, dass eine Transaktionsnummer (Feld "Transaktions-ID") nur im Zusammenhang mit dem Zahlungsweg gültig ist. Wenn sie den Zahlungsweg ändern, entfernen oder ändern sie dann auch die Transaktions-ID. Zur Änderung der Transaktions-ID müssen sie das Feld vorher mit der Schaltfläche (4) entsperren.


Info zur Abschlussbuchung

Diese Felder geben Auskunft über die Zahlungseingangsbuchung dieser Rechnung. Ist für diese Rechnung also bereits ein Zahlungseingang gebucht worden, werden das Datum der Buchung und der Buchungsbetrag hier angezeigt. Handelt es sich bei der Zahlung um einen Teilbetrag, wird das Häkchenfeld "Rechnung abgeschlossen" leer sein. Ist die Rechnung jedoch komplett bezahlt, ist das Häkchenfeld gefüllt.

Ist die Rechnung noch nicht verbucht, ist das Feld "Abschlussdatum" und "Rechnung abgeschlossen" nicht gefüllt. Sie können bei Bedarf direkt aus der aktuell geöffneten Rechnung einen Zahlungseingang dieser Rechnung ausführen (5). Voraussetzung ist dass der angemeldete Benutzer (Sie) die Berechtigung zur Ausführung von Zahlungseingängen besitzt und dass die aktuelle Rechnung mindestens den Status "gedruckt" hat, aber den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht hat. Sind die Rahmenbedingungen nicht erfüllt, wird die Schaltfläche inaktiv dargestellt und kann nicht betätigt werden. Rechnungen mit negativem Bruttowert (zum Beispiel Stornorechnungen) können nicht über den Zahlungseingang verbucht werden.

Dieser Weg einen Zahlungseingang einer Rechnung zu buchen ist nur für Einzelfälle gedacht. Verwenden Sie immer den Zahlungseingang bzw. bei Änderungen Korrektur des Zahlungseingang zur Verbuchung von Zahlungseingängen.

Hinweis

Hinweis:

Der Abschluss-Status, der Abschlussbetrag und das Abschlussdatum kann nicht durch eine direkte Eingabe in den entsprechenden Feldern der Rechnung erfolgen. Sie müssen den Weg über den "normalen" Zahlungseingang der Buchhaltung wählen. Alternativ können sie die Schaltfläche Zahlungseingang (5) in dieser Rechnung verwenden. Damit können sie die aktuell geöffnete Rechnung verbuchen.


Rechnungs-Typ und Info

Die Auswahl "Rechnungs-Typ" beeinflusst die Art der Artikelauflistung beim Ausdrucken der Rechnung. Im Standardfall steht die Einstellung auf "Normale Rechnung". Dies bewirkt beim Ausdrucken der Rechnung die Artikelauflistung "Artikel für Artikel" nacheinander, von oben nach unten. Im Falle der Auswahl "Summiert" werden alle gleichen Positionen dieser Rechnung zu einer Position zusammengefasst und dessen Anzahl und Preise jeweils als Summe berechnet. Bei der Auswahl "Gruppiert" werden gleiche Positionen jeweils als Einzelposition aufgeführt - je nach Anzahl mit entsprechend vielen Positionen.



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Registerkarte: Dokument-Info

Die Registerkarte Dokument-Info enthält Informationen über den Stapeldruck, Versandinformationen der verwendeten Währung und die Einstellung der Nachkommastellen in den Ausdrucken. Im Feld Dok.- Info können Sie zusätzlich eigene Notizen unterbringen.

Dokumentinfo


Stapeldruck

Ob diese Rechnung bei einem Stapeldruck mit gedruckt wird entscheiden Sie über die Markierung "Stapel". Wie oft dieser Druck erfolgen soll finden Sie im Feld "Anzahl". Das Feld Druckdatum enthält das Datum des letzten Ausdrucks dieser Rechnung.


Optionen

In Optionen können Sie eine Bestellnummer und Besteller (Kunde) eingeben für den Sie diese Rechnung erstellt haben. Möchten Sie eine alternative Währung für diese Rechnung angeben, wählen Sie diese aus der Liste "Alternative Währung" aus. Eine abweichende Eingabe direkt in diesem Feld ist nicht möglich. Sie müssen die Eingabe dann über die Funktion Wechslekurse eingeben und erst danach hier aussuchen. Die Angabe der Währung muss nach ISO 4217 (3 Buchstaben) vorgenommen werden.

Der Umrechnungsfaktor zum Euro wird bei der Auswahl der Währung automatisch gesetzt. Der Standard ist "1".


Versandinfo

Hier können Sie der Rechnung direkt die Versanddaten hinterlegen. Im Feld "Versand" steht das Datum des Versandtages. Hier können Sie eine Eingabe per Tastatur machen oder mit einem Doppelklick eine Auswahl aus dem Kalender machen.

Im Feld "Logistik-Info" tragen Sie die Sendungsnummer der Sendung ein. Das Feld kann auch durch einen Scanner oder einem Datenimport gefüllt werden oder worden sein.

In "Unternehmen" tragen Sie das Kürzel des Logistikunternehmens ein. Das Feld gestattet eine freie Eingabe, die dann in späteren Rechnungen als Auswahl (DropDown) verwendet werden kann.

"Text vorh." ist der Merker, der darüber Auskunft gibt, ob die Logistikinfo bereits in den Zusatztext dieser Rechnung übertragen wurde. Damit wird eine doppelte Angabe vermieden. Mit der Schaltfläche "Versandinfo in Zusatztext übernehmen" wird aus den Feldern der Versandinfo eine Textzeile zusammengestellt und als Schlusszeile im Zusatztext, unten einkopiert. Gleichzeitig wird der Merker "Text vorh." gesetzt. 

Beispiel: Versand per DHL am 28.03.2010 - ID: 465464646


Nachkommastellen

Sie können für die Einzelpreise und die Gesamtpreise der Rechnung getrennt einstellen, welche Anzahl Nachkommastellen für dieses Dokument verwendet werden. Der Standard ist zwei Nachkommastellen.



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Registerkarte: InternetShop

Diese Registerkarte wird Ihnen nur in Version Faktura-XP SELECT Edition und SELECT Pro Edition bzw. mit einer Lizenzierung zu dieser Version angezeigt. Im Bereich "Bestelldaten" finden Sie Informationen der Bestellung, wenn diese Rechnung auf Grund einer Onlinebestellung generiert wurde. Die flach dargestellten Felder sind Auskunftsfelder, die Bestellnummer, Bestelldatum, Bestellwährung usw. enthalten können. Mit der Schaltfläche "Bankdaten" werden Ihnen die in der Bestellung eventuell hinterlegten Bankdaten (z.B. bei Bezahlung per SEPA Lastschrift) angezeigt.


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Statusänderung automatisch an Shop melden

Soll diese Rechnung den Status der Onlinebestellung verändern - Beispielsweise könnte das Erstellen einer Rechnung ein Zeichen für den bevorstehenden Versand der Bestellung sein, markieren Sie das Feld "Status dieser Bestellung im Shop bei nächster Verbindung aktualisieren auf:". Dann geben Sie noch im DropDown den zu übermittelnden Status an. Es ist nur die vorhandene Auswahl möglich.

InternetShop

Beim erneuten Abruf von Bestellungen aus Ihrem Onlineshop werden dann die so markierten Rechnungen ausgewertet und der Status der dazu vorliegenden Bestellung im Onlineshop auf den eingestellten Status abgeändert.


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Statusänderung manuell an Shop melden

Möchten Sie einen Status manuell und direkt an Ihren Onlineshop senden, können Sie dies im Bereich Statusänderung (1) mit der Schaltfläche "Aktualisieren" (2) tun. Klicken Sie also auf die Schaltfläche (2), wird ein Dialog geöffnet (3) mit dessen Hilfe Sie den im Bereich Statusänderung (1) eingestellten Status der Bestellung abändern bzw. direkt an Ihren Shop senden können. Beachten Sie, dass der Bereich Statusänderung (1) nur sichtbar ist, wenn dieser Rechnung eine Bestellung aus Ihrem Onlineshop zugrunde liegt und eine entsprechende Version mit einer Lizenz für einen entsprechenden Onlineshop vorliegt.

Bestellstatus mit Kommentar an den Shop melden

Der Statusänderungsdialog zeigt im oberen Bereich die Daten der Bestellung - wie Bestellnummer, Kunde und den Ziel-Status der Bestellung. Zusätzlich haben Sie hier die Möglichkeit einen kurzen Infotext einzugeben (4). Diese Information wird dann zusammen mit der Statusänderung an den Shop gesendet und dort in der Historie der Bestellungen aufgeführt. Falls in Ihrer Rechnung auch eine Trackingnummer des Versenders eingegeben wurde (Register "Dokumentinfo"), wird auch diese Information in die Historie des Shops gesendet. 


Das Feld "Info an den Kunden" ist optional und kann auch leer bleiben.


Ist das Häkchen "Kunde benachrichtigen" im Bereich Statusänderung (1) aktiviert, wird dem Kunden zu dieser Statusänderung eine Email zugestellt. Diese wird über eine einstellbare Funktion innerhalb Ihres Shopsystems (nicht von Faktura-XP) an den Kunden gesendet.

Mit der Schaltfläche "Senden" werden dann die Statusänderung und die Informationen für die Historie direkt versendet.


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Kundentext zur Bestellung

Im Feld "Kundentext zur Bestellung" finden Sie den Text, den der Kunde als Kommentar in der Bestellung des Onlineshop eingegeben hat. Dieser Text kann auch geändert oder ergänzt werden. Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.


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Interne Info zur Bestellung

Das Feld "Interne Info zur Bestellung" enthält Informationen der zu Grunde liegenden Bestellung - wie Zahlart, Datum oder besondere Informationen. Sowohl eine Bestellung Ihres OnlineShop als auch Bestellungen aus Amazon oder ebay legen dort bei der automatisierten Bestellabwicklung Informationen ab.

Aus der Rechnungsliste heraus besteht die Möglichkeit "DTA Datensätze" (auch DTAus genannt) für die Erstellung von elektronischen Lastschriften zu erzeugen. Innerhalb der Rechnung finden Sie nach der Erstellung eines DTA Datensatzes die Markierung "Lastschrift für DTA wurde bereits erstellt". Dies ist ein "Merker", damit der DTA Datensatz nicht versehentlich ein zweites Mal erstellt wird.

Mit der Schaltfläche "Clipboard" am Ende des Textfeldes, können Sie den Inhalt des Feldes in die Zwischenablage kopieren lassen. So können Sie den Text auch in ein anderes Feld oder anderes Programm kopieren.


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Registerkarte: Intern

In diesem Register finden Sie Informationen über den Ersteller und der letzten Änderung dieses Dokumentes. Zusätzlich können Sie hier das Gesamtgewicht aller verwendeten Positionen ablesen, sofern die einzelnen Positionen in Ihrem Stammdatensatz (Artikelstamm) eine Gewichtsangabe enthalten.

Intern

Das Feld "Markierungsfarbe" dient zur Markierung von besonderen Rechnungen. Dies könnten z.B. Sonderaufträge oder Aufträge mit besonderen Bedingungen oder ähnliches sein.. Wird hier die Markierung gesetzt, wird diese Rechnung in der angezeigten Farbmarkierung in der Rechnungsliste angezeigt.





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Akontorechnung oder Abschlagrechnung erstellen

Die Abschlagszahlung (auch À-conto-Zahlung, italienisch für: auf Rechnung) ist eine Form von Teilzahlung. Sie steht unter dem - meist beiderseitigen - Vorbehalt der endgültigen Abrechnung. Abschlagszahlungen kommen typischerweise als Entgelt für länger andauernde Sachleistungen vor, wie z.B. Bauleistungen. Zweck von Abschlagszahlungen ist es, die Belastung des Gläubigers durch eine Vorfinanzierung seiner Leistungen und das Risiko eines Ausfalls mit seiner Forderung in der Insolvenz des Schuldners zu verringern.


Um eine Akontorechnung anzulegen, erstellen sie zunächst eine normale Rechnung für Ihren Kunden und gehen zunächst in gewohnter Weise vor. Nun erfassen sie eine Position, die diese Abschlagzahlung formuliert. Beispielsweise "Abschlagzahlung zu Auftrag nach Angebot A4711". Dann geben Sie einen Preis ein, der den Wert der Anzahlung hat.


Eine Rechnung wird mit einem Klick zur Akontorechnung

Setzen Sie nun das Häkchen "Akonto" oben rechts (1), wird die Rechnung als "Akontorechnung" markiert. Dies ist der einzige Unterschied zu einer "normalen" Rechnung. Es wird nun eine Meldung ausgegeben, ob es wirklich eine Akontorechnung sein soll (2). Bestätigen sie mit Ja (3), ist die Akontorechnung fertig.


Akonto bzw. Abschlagrechnung


Die neue Akontorechnung kann nun gedruckt und dem Kunden zugestellt werden. Sie können auf diese Weise auch weitere Akontorechnungen für diesen oder andere Kunden erstellen. Faktura-XP hat sich bereits gemerkt, bei welchen Kunden aktive Akontorechnungen existieren.



Automatischer Hinweis

Schreiben Sie eine weitere Rechnung für den gleichen Kunden, wird Faktura-XP einen Hinweis geben, dass es bereits mindestens eine offene Akontorechnung für diesen Kunden gibt. Beachten Sie, dass der Hinweis nur dann angezeigt wird, wenn Sie dies in den Parametereinstellungen für "Akton-Rechnungen" aktiviert haben.


Abschlussrechnung mit Verrechnung der Akontozahlung


Handelt es sich um die Schlussrechnung des gleichen Auftrags für diesen Kunden, schreiben Sie die Schlussrechnung mit dem vollen Betrag (inklusive aller Vorab- bzw. Akontozahlungen) und klicken dann auf die Schaltfläche "Akonto" am unteren Rand der Rechnung.

Achtung
Die Schlussrechnung darf nicht als Akontorechnung markiert sein!

13.Akonto Schritt3.png


Nun öffnet sich eine Liste mit Rechnungen, die vorher als Akontorechnungen markiert wurden (also das Häkchen "Akonto" gesetzt wurde) und zum selben Kunden passen. Je nachdem wie viele Aktontorechnungen angelegt wurden variiert die Anzeige.


Wählen Sie jetzt die Akontorechnung/en aus, die in der Schlussrechnung in Abzug gebracht werden sollen und klicken auf die Schaltfläche „Positionen übernehmen”.



Jetzt sind die Positionen aus der Akontorechnung übernommen worden. Diese werden negativ angezeigt, da sie bereits bezahlt wurden. Achten Sie darauf, dass die Positionierung richtig ist. Klicken Sie eventuell auf die Schaltfläche "Neu Positionieren", um fortlaufende Positionszahlen zu erzeugen, oder geben Sie die Positionszahlen manuelle ein. Um eine Sortierung von 1... bis x zu erhalten klicken doppelt auf die Überschrift Pos..


13.Akonto Schritt4.png

Schlussrechnung

Hier sehen Sie nun ein Beispiel einer Schlussrechnung. Die bereits bezahlten Positionen werden abgezogen und der Kunde erhält somit den richtigen Restbetrag, den er noch bezahlen muss. 

Beispiel einer Schlussrechnung mit Akonto Position

13.Akonto Ausdruck.png




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Rechnung drucken

Der Ausdruck von Dokumenten wird grundsätzlich und ausschließlich von dem verwendeten Betriebssystem und den darauf installierten Druckern des lokalen Arbeitsplatzes ausgeführt. Die Anwendung selbst macht keine Druckausgaben. Die Dokumente werden lediglich im vordefinierten Format vorbereitet und dann an das Betriebssystem zum Ausdruck übergeben.

Einrichtung neuer Drucker und Einstellungen der vorhandenen Drucker, Farbeauswahl, Druckqualität, Schachtauswahl oder ähnliches wird ausschließlich in der Systemsteuerung Ihres Betriebssystems vorgenommen. Bei Druckproblemen sollten Sie zuerst dort nachsehen oder einen Fachmann zu Rate ziehen.


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Der Druckdialog

Mit der Schaltfläche "Drucken" in der Rechnungsliste oder der Detailansicht der Rechnung rufen Sie den Druckdialog auf.

Druckausgabe oder Versand von Rechnungen


Hier stellen Sie ein, in welcher Art und welcher Sprache das Dokument ausgegeben werden soll. Die Ausgabe kann als Ausdruck auf einem Drucker erfolgen, als PDF Datei archiviert werden oder direkt als Anhang an eine Email versendet werden.


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Original oder Entwurf

Nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBD) darf eine Originalrechnung nicht mehr verändert werden. Der Druckvorgang kann als "Vorschau" oder als "Original" ausgeführt werden.

Druck Vorschau einer Rechnung in Faktura-XP Warenwirtschaft

Dieser Unterscheid entscheidet darüber, ob eine Rechnung festgeschrieben wird. Die "Vorschau" erstellt eine Rechnung mit einem Wasserzeichen, welches erkennen lässt, dass es sich bei dieser Rechnung nicht um ein Original sondern um ein ungültigen "Entwurf" handelt. 


Die "Festschreibung" einer Rechnung erfolgt in Faktura-XP über den Druckvorgang den sie mit der Schaltfläche Drucken (6) auslösen. Die Schaltfläche "Vorschau" (5) hingegen schreibt die Rechnung nicht fest, setzt aber ein Wasserzeichen "Entwurf" in das Dokument.

Ansicht einer Rechnung in der Vorschau / Entwurfsansicht


Beispiele: Vorschau einer Rechnung (mit Wasserzeichen) und Original einer Rechnung (ohne Wasserzeichen)

13.Drucken Rechnung Entwurf.png 13.Drucken Rechnung Original.png


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Dokumentarten

Im linken Dialogbereich können Sie die Dokumentart (1) auswählen. 

Druckart bei der Druckausgabe festlegen


Die Vorauswahl richtet sich nach der zuletzt ausgewählten Dokumentart. Die Dokumentart "Rechnung" gibt die Rechnung auf dem Bildschirm oder Drucker aus. Die Einstellung, ob Bildschirm oder Drucker nehmen Sie mit der Einstellung "Ausgabe auf" vor.



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Rechnung als FAX

Soll ein Dokument per Fax versendet werden, wählen Sie diese Dokumentart aus. Die Ausgabe kann dann mit einem "Faxgerechten" Logo, z.B. in Graustufen erfolgen. Soll eine Rechnung als Emailanhang versendet werden, wählen Sie diese Option. Der Versand per Email erfolgt dann mit einem separaten Dialog, an die im Kundenstamm hinterlegte Emailadresse.



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Rechnung als Emailanhang

Wird diese Druckart angegeben, verändert sich die Schaltfläche von "Drucken" in "Senden". 

13.Druckausgabe Rechnungen SendenButton.png


Wird die Schaltfläche "Senden" geklickt, wird die markierte Rechnung zunächst intern als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email verarbeitet. Dabei wird die Emailadresse für Rechnungen oder alternativ die Standard Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.

Achtung

Achtung:

Bei der Erstellung der PDF Datei wird die Rechnung festgeschrieben. Verwenden sie vorher die "Vorschau" um den Rechnungsinhalt zu prüfen.


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Rechnung als PDF-Datei

Die Dokumentart "Rechnung als PDF-Datei" gibt die Rechnung als Datei im PDF-Format aus. Dabei wird möglichst das auf Ihrem Computer installierte PDF Erstellungsprogramm genutzt. Ist kein oder kein kompatibles PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation eines der aufgeführten und kostenlosen PDF Tools. Der 7PDF-Printer kann als Free-Edition kostenlos genutzt werden. Sie erhalten beim Hersteller aber auch erweiterte Versionen und Firmenlizenzen. Der "PDF Creator" ist ebenfalls eine PDF Erstellungssoftware, die als kostenlose Version erhältlich ist. Beide sind funktionell mit Faktura-XP kompatibel und können auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen. Beachten sie, dass nur aktuelle Versionen Faktura-XP den vollen Umfang dieser PDF Tools gewährleisten. 


Bezugsquellen und weitere Informationen zur Erstellung von PDF Dateien aus Faktura-XP heraus finden sie im separaten Kapitel PDF Erstellung beim Dokumentdruck


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Autoarchivierung von PDF Rechnungen

Das Ausdrucken von Rechnungen bewirkt im Hintergrund immer die Erstellung einer PDF Rechnung. Also eine PDF Datei, die die Rechnung als Digitales Dokument enthält. Dabei wird das Dateiformat PDF/A verwendet welches als unveränderbar angesehen wird. Der erste Ausdruck der Rechnung legt die PDF Datei als "Digitales Original" in dem konfigurierten Verzeichnis des Arbeits-PC, des internen Servers oder dem externen Cloudspeicher revisionssicher ab. Der wiederholte Ausdruck derselben Rechnung bewirkt eine Archivierung jeden Ausdrucks dieser Rechnung. Die Dateinamen werden dann automatisch mit fortlaufender Nummerierung ergänzt. So befindet sich immer eine digitale Kopie jeden Ausdrucks der Rechnung im Archiv.


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Revisionssichere Archivierung

Revisionssichere Archivierung wird als Begriff im Zusammenhang mit der Aufbewahrungspflicht nach dem geltenden Handelsrecht und Steuerrecht verwendet. Die Aufbewahrungspflicht ist Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Folglich ist derjenige, der nach Steuer- oder Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, auch verpflichtet, diese nach AO und HGB aufzubewahren.

Eine Software zur Archivierung von aufbewahrungspflichtigen Unterlagen wird als revisionssicher bezeichnet, wenn sie durch die Nachvollziehbarkeit der Bearbeitungsschritte und Versionen von Dokumenten bei der Umsetzung der GoBD unterstützt. Der Begriff wurde durch die Verbände der DMS-Branche (nicht dem Gesetzgeber) geprägt und bedeutet in diesem Zusammenhang, dass verschiedener Versionen eines Dokuments inklusive dem Originaldokument im Sinne der gesetzlichen Anforderungen stets nachvollziehbar sein muss. Dem kommt Faktura-XP nach, indem die Software eine Archivierung jeden Ausdruckes revisionssicher speichert.


Gesetzeskonforme Archivierung in einem revisionssicheren Cloudspeicher

Faktura-XP unterstützt Sie bei der Einhaltung Ihrer Aufbewahrungspflichten durch eine Archivierung in der Cloud, die die gesetzlichen Anforderungen umfassend erfüllt. Dazu können sie einen gesicherten Serverspeicher zur Aufbewahrung Ihrer Daten in einem digitalen Archiv anmieten. Das verwendete Rechenzentrum ist für diese Art der Datenarchivierung ausgestattet und verfügt über redundante Datenhaltung.



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Pickliste drucken

Eine Pickliste (auch Packliste oder Versandliste genannt) dient dazu, die in einer Rechnung enthaltene Lagerartikel zusammenstellen. Dieser Vorgang wird auch als Kommissionierung bezeichnet. Voraussetzung ist, dass die Artikel den Status Lagerfähig besitzen (Markierung "Lagerfähig" im Artikelstamm).

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Stücklisten in Picklisten

Die Pickliste kann nicht nur lagerfähige Hauptartikel enthalten sondern auch Artikel, die aus anderen Artikeln zusammengestellt - also eine Stückliste - sind. Die in einer Stückliste enthaltenen Artikel werden in der Pickliste nur dann aufgeführt, wenn diese innerhalb der Stückliste mit "Lagerbestand mitführen" markiert sind. Eine genauere Beschreibung finden Sie direkt im Kapitel Stückliste.


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Ausdruck einer Pickliste

Die Ausgabe einer Pickliste erfolgt wahlweise auf dem Bildschirm oder Drucker.

Ausdruck einer Pickliste


Die Pickliste enthält im Wesentlichen zwei Bereiche. Den Kopf-Bereich und den Detail-Bereich. Im Kopf-Bereich finden Sie Im Ausdruck die Eckdaten des Auftrags wie Picklistennummer, Kundenname, Rechnungsnummer, Bestellnummer, Gesamtgewicht und Anzahl der Teile.


Kopf-Bereiche der Pickliste:

  • 1 - Picklisten Nummer. Diese Nummer ist eine eindeutige Kennung dieser Pickliste. Sie wir nur einmal vergeben und ist fest mit dieser Pickliste verbunden. Die Picklistennummer wir als Zahl und in Form eines BarCode ausgegeben.
  • 2 - Die dieser Pickliste zu Grunde liegende Rechnungsnummer
  • 3 - Im Falle eine Onlinebestellung die Bestellnummer mit Kürzel für die Datenherkunft - zum Beispiel MAG=Magento, AMZ=Amazon, EBY=ebay usw.
  • 4 - Gesamtgewicht alle Positionen ohne Verpackungsmaterial und Anzahl der Teile der Pickliste.


Detail-Bereiche der Pickliste:

  • 5 - EAN des Artikels als Zeichenfolge und als Grafik
  • 6 - Lagerort des Artikels (danach wird sortiert)
  • 7 - Lagerfach des Artikels (danach wird sortiert)
  • 8 - Anzahl die "gepickt" wird. Also die Menge, die der Packer sammelt.
  • 9 - SKU Nummer des Artikels (SKU=Stock Keeping Unit) - entspricht der "Lagerhaltungsnummer".
  • 10 - Faktura-XP® Artikelnummer
  • 11 - Gesamtgewicht der Artikel dieser Position (Einzelgewicht X Anzahl).
  • 12 - Unterschriften der Bearbeiter - je nach Bedarf


Fuß-Bereiche der Pickliste:

Im Fußbereich der Pickliste wird auf jeder Seite das Datum und die Picklistennummer mit Seitenzahl abgedruckt.


Wiederholtes Drucken einer Pickliste

Jede Pickliste erhält eine eigene fortlaufende Picklistennummer, die beim "Erstdruck" der Pickliste erstellt und dann im Archiv der Picklisten gespeichert wird. Soll eine Pickliste ein weiteres mal gedruckt werden, erscheint eine Hinweismeldung, dass es sich um eine bereits gedruckte Pickliste handelt.


Wiederholungsdruck einer Pickliste wird angezeigt


Dies soll verhindern, das keine Pickliste versehentlich mehrfach gedruckt und die Ware dann nochmals an den Kunden gesendet wird.


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Sortierung in der Pickliste

Die Positionen auf einer Pickliste sind nach Lagerorten UND Lagerfach sortiert. Haben Sie also in Ihren Artikeln Lagerorte und Lagerfach hinterlegt, werden diese zur Sortierung der Pickliste herangezogen. Die Sortierung erfolgt nach Lagerort absteigend UND Lagerfach aufsteigend.


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Hinweis zu Picklisten
Tipp

Tipp:

Wird in Ihrem Druckdialog die Auswahl "Pickliste" nicht aufgeführt, kann dies mit einer deaktivierten Option für Picklisten zusammenhängen. Aktivieren Sie dazu in den Parametern die entsprechende Option für Picklisten.



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RMA Schein drucken

Ein RMA Schein dienst dem Kunden zur vereinfachten Rücksendung von Produkten. Mit dem Ausdruck eines RMA Scheins werden alle in der Rechnung enthaltenen Positionen aufgeführt, die der Kunden bei Rücksendung nur noch anzukreuzen hat. 

Beispiel eines RMA Rücksendescheins

Beispiel eines RMA Rücksendescheins



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Stapeldruck

Mit dem "Stapeldruck" können mehrere Rechnungen gleichzeitig, also zusammen in einem Druckvorgang verarbeitet werden. Es werden damit alle Rechnungen, die in der Spalte "S" der Rechnungsliste markiert sind (also ein Häkchen gesetzt haben) verarbeitet. Die Anzahl der zu verarbeitenden - also markierten - Rechnungen wird Ihnen beim Anklicken der Option direkt angezeigt. Beim Stapeldruck ist keine Bildschirm Voransicht möglich. Wird zusätzlich die Option "als PDF per Email" angegeben, werden die Rechnungen im Stapel zunächst als PDF Dokument erstellt und dann als Anhang in einer Email an den Postausgang (bei SMTP Email direkt an den Kunden) gesendet. Dabei wird die Emailadresse aus dem Kundenstamm verwendet.



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Rechnungen zum Stapeldruck markieren

Eine Rechnung können Sie in der Detailansicht - bei der Erstellung oder Änderung einer Rechnung - bereit zum Stapeldruck markieren (1). 

Rechnungbei der Bearbeitung zum Stapeldruck markieren


Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren gibt es zwei Methoden. Zum einen können Sie in einer Liste die Anzahl und Markierung von Hand setzen oder entfernen. Mit der Filtermethode können Sie die Markierungen zum Stapeldruck auch über Kriterien wie Rechnungsdatum (Bereich), Nummernkreis oder Rechnungsstatus setzen lassen. Die Filtermethode wird im Abschnitt Stapeldruck Optionen erklärt.



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Stapeldruckmarkierung in Liste setzen

Um mehrere Rechnungen zum Stapeldruck zu markieren, müssen Sie zuerst die Schaltfläche "Drucken" der Rechnungsliste anklicken. Im Druckdialog klicken sie auf daskleine Dreieck der Schaltfläche "Drucken". Es wir ein Untermenü der Schaltfläche angezeigt. Wählen sie den Eintrag "Stapeldruck Markierungen" aus. 

Rechnungen in einer Liste zum Stapeldruck markieren



Nun wird ein separater Dialog in Form einer Liste geöffnet.


Stapeldruckauswahl für Rechnungen


In diesem Dialog können Sie die Rechnungen markieren (Häkchen in Spalte "S" setzten oder entfernen) und die Druckanzahl je Dokument der im Stapel zu verarbeitenden Rechnungen eingeben. Die Eingabe muss eine ganze Zahl sein. In alle anderen Felder der Liste können Sie keine Eingaben machen.


Eigenschaften dieses Dialogs

Die Liste kann mit der Maus in seiner Größe durch "klicken und ziehen" verändert werden. Mit der Schaltfläche "Pfeil runter" am oberen Rand der Liste können Sie die Ansicht der Felder vergrößern / verkleinern um die Inhalte auch mehrzeilig sehen zu können. Die Schaltfläche "Auswahlfilter" öffnet einen Filterdialog mit dessen Hilfe Sie den Inhalt der Liste ausfiltern können.



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Stapeldruckmarkierung mit Filter setzen

Die Filtermethode erreichen Sie über den Druckdialog im Bereich Optionen (rechts). Dort klicken Sie auf die Schaltfläche "weitere Optionen". Der Dialog im wird im Abschnitt Stapeldruck Optionen genauer erklärt.




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Optionen der Druckausgabe

Mit den Optionen auf der rechten Seite des Dialogs haben Sie noch zusätzliche Möglichkeiten der Ausgabe.

Optionen für das Druckdokument


Drucken mit Stückliste

Wird das "Drucken mit Stückliste" gewünscht setzen Sie das Häkchen hier. Damit werden zu den Positionen der Rechnung jeweils auch die enthaltenen Artikel der Stückliste mit aufgeführt. Die einzelnen Positionen der Stückliste werden jedoch nicht als separate Position sondern zusammen mit dem Hauptartikel in einem Artikeltext aufgeführt. 


Druck von Stücklisten

Es wird nur Artikeltext, Anzahl und Einheit der einzelnen Stücklistenpositionen aufgeführt. Die Auflistung ist zur leichteren Erkennung etwas nach rechts eingerückt und jede Position der Stückliste besitzt einen vorangestellten Bindestrich als "feste Einstellung".



Logo im Kopf erzwingen

Bei der Option Logo im Kopf erzwingen gibt das in den Parametern hinterlegte Logo aus, auch wenn es Standardmäßig nicht angezeigt werden würde.



Währung umrechnen

Die Option Währung umrechnen lässt die Positionen mit der eingestellten Währung und dessen Faktor umgerechnet erscheinen. Dabei werden die aktuell hinterlegten Wechselkurse verwendet. 

Die aktuellen Währungen / Wechselkurse lassen sich per Internet aktualisieren.


Bruttopreise drucken

Der Standard bei der Druckausgabe von Rechnungen sind die "Nettorechnungen". Also Rechnungen auf denen die Preise je Position ohne Mehrwertsteuer aufgeführt werden und die Auflistung der Steueranteile am Schluss dazu gerechnet werden. Dies ist bei Rechnungen an Unternehmen üblich. Bei Privat bzw. Endkunden ist es üblich "Bruttorechnungen" auszustellen. Soll die Rechnung also "Bruttopreise" enthalten, also Preise inkl. Mehrwertsteuer, setzen Sie dort ein Häkchen.

Das Häkchen Bruttopreise drucken wird beim nächsten Aufruf des Druckdialogs so eingestellt sein, wie sie es zuletzt verwendet haben. Soll jedoch eine Rechnung gedruckt werden, dessen Kunde im Kundenstamm als "Privatkunde" (also Endkunde / Verbraucher im Sinne des BGB) markiert ist, wird diese Option Überstimmt und die Option Bruttopreise drucken automatisch eingeschaltet.


Logistikausgabe

Im Normalfall werden Daten für den Versand - je nach Einstellung - z.B. einmalig beim Drucken erstellt. Dieses Häkchen ist entsprechend dieser Einstellungen gesetzt oder nicht gesetzt. Soll im Zuge dieses Rechnungsdrucks ein Datensatz für den Versand erstellt oder nicht erstellt werden, markieren Sie das Häkchen entsprechend.


Drucken mit Briefpapier

Mit diesem Häkchen können Sie für diesen Ausdruck ein von Ihnen vorgefertigten Briefbogen im PDF Format verwenden um Ihre Rechnung zu drucken. Dann wird der hinterlegte (leere) Briefbogen mit den Rechnungsinhalten dieser Rechnung zusammengeführt und als PDF Datei abgelegt und ausgedruckt.


Hinweis

Hinweis:

Ist kein PDF Programm installiert, empfehlen wir Ihnen die Installation des kostenlosen "PDF Creator". Dieser ist funktionell mit Faktura-XP kompatibel und kann auch zusätzlich, neben Ihrem aktuellen PDF Programm installiert werden. Faktura-XP findet diesen dann bei Bedarf automatisch auf Ihrem System und verwendet dessen Funktionen um Dokumente als PDF Dateien zu erstellen.




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Dialog mit weiteren Optionen

In "weiteren Optionen" können Sie den Dokumentdruck auch in anderen Sprachen ausführen lassen. Zur Auswahl stehen Deutsch, Englisch und Französisch. Ihre Eingaben werden nicht von Faktura-XP übersetzt, wenn Sie eine andere Sprache als Deutsch verwenden. Nur die Dialoge wechseln in der Sprache und werden beim Druck dementsprechend angezeigt.

Weitere Optionen für die Dokumentausgabe von Rechnungen

Auf der rechten Seite finden Sie die "Stapeldruck Optionen", hier können Sie aussuchen, ob Sie alle Markierungen entfernen wollen oder alle einen Status bekommen.



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Dokumentsprache

Hier können Sie die Sprache für die Druckausgabe ändern. Im Normalfall wird die Sprache zum Dokumentdruck verwendet, die als Sprache für den Standort des Kunden ermittelt werden konnte. Möchten Sie die automatische Wahl überstimmen, setzen Sie die Markierung auf eine beliebige Sprache. Mit der Schaltfläche "Übernehmen" wird diese Einstellung für diesen Dokumentdruck verwendet. Andere Ausdrucke werden weiterhin in der automatisch ermittelten Sprache gedruckt. Die automatische Ermittlung der Sprache wird über den Standort des Kunden - spezielle dessen ISO-3166-2 Angabe - gesteuert.



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Stapeldruck-Optionen

Die Stapeldruck-Optionen sind ein Werkzeug um die Stapeldruckmarkierungen (Spalte "S") in der Rechnungsliste zu aktivieren oder zu deaktivieren.


Alle Markierungen entfernen

Entfernt alle Stapeldruckmarkierung aller Rechnungen.


Alle mit folgendem Status markieren

Markiert alle Rechnungen mit dem eingestellten Status.


Alle Markierungen von abgerechneten Dokumenten entfernen

Entfernt alle Markierungen, dessen Status "abgerechnet" bzw. "abgeschlossen" lautet.


Druckanzahl aller markierten Dokumente ändern auf...

Die Anzahl der Ausdrucke aller bereits markierten Dokumente auf den eingestellten Wert ändern. Der Eingabewert muss eine Ganzzahl zwischen 0 und 999 sein.


Markierung nach Filter

Möchten Sie Rechnungen nach bestimmten Kriterien markieren, bietet sich der Markierungsfilter an. Klicken Sie auf "Markierung nach Filter" (1) und anschließend auf die Schaltfläche "Filter" (2). 

13.Dokumentdruck Rechnung optionen Filter klick.png


Filter anwenden

Der Filter bietet sechs verschiedene Möglichkeiten der Auswahl, die alle zur selben Zeit verwendet werden können.

13.Dokumentdruck Rechnung Filter.jpg


Das sind Dokumentdatum- und Dokument-Nummernbereiche sowie Zahlart, Datenherkunft (Onlineshop, ebay Amazon oder manuell) und Zahlmethode. Zusätzlich könnten Sie auch bereits abgeschlossene Dokumente markieren lassen, um z.B. Dokumentnachdrucke (Duplikate) zu ermöglichen. Bei Zahlart, Datenherkunft und Bezahlmethode können Sie mit einem Dropdown die entsprechend vorhandene Auswahl treffen. Eigene Eingaben sind in diesen Feldern nicht möglich.



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Emailversand

Mit dieser Grundlegenden Einstellung für den Emailversand von Druckdokumenten können Sie zwischen zwei Versandarten wählen.


1. "Standard Emailversand über MAPI Client(z.B. Outlook)"

Mit dieser Einstellung wird das auf Ihrem Arbeitscomputer eingerichtete Emailprogramm verwendet. Beachten Sie, dass es sich dabei um ein "MAPI fähiges" Emailprogramm wie z.B. Microsoft® Outlook handeln muss. Einfache Programme wie z.B. Morzilla Thunderbird® können auf Grund der ihnen fehlenden MAPI Funktionen nicht verwendet werden. Sie müssen dann den Alternativen Versandweg "SMTP" verwenden.



2. "Emailversand direkt über SMTP Server (Konfigurartion erforderlich)"

Mit der Versandmethode "SMTP Versand" wird der Emailversand von Dokumenten direkt mit Ihrem Mailserver ausgeführt. Dazu ist die Konfiguartion zum Versand mit Ihrem Emailserver erforderlich. Es wird nur der Versand von Dokumenten ausgeführt. Den Empfang von Emails können Sie damit nicht vornehmen. Diesen müssen Sie wie bisher ausführen.


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Druckoptionen

Mit der Schaltfläche "Druckoptionen" (5) können Sie festlegen, mit welchem Drucker diese Dokumentart (in diesem Falle Rechnungen) ausgedruckt wird. Zusätzlich haben sie darüber hinaus die Möglichkeit weitere Optionen zu dieser Dokumentart zu bestimmen.


Druckoptionen für die Schachtsteuerung, Farb- und Duplexdruck


Wählen sie einen Drucker aus der Liste der verfügbaren Drucker aus (1). Mit der Auswahl wird nun ermittelt, welche Optionen der gewählte Drucker bietet. Mit der Schachtsteuerung (2) können sie nun festlegen aus welcher Quelle die Seite-1 und aus welcher Quelle alle weiteren Folgeseiten gedruckt werden. Mit der Auswahl (3) können sie eine vom Drucker unterstützte Auflösung einstellen. Je höher der Wert ist, desto feiner wird das Druckergebnis sein. Möglicherweise steigt damit allerdings auch der Tinten- oder Tonerverbrauch. Wünschen Sie einen beidseitigen Ausdruck (Vorder- und Rückseite des Blattes wird bedruckt), schalten Sie "Duplexdruck" (4) ein. Wird der Ausdruck in Farbe gewünscht, können sie auch diese Option einstellen (4). Bei Mehrseitigen Ausdrucken können Sie die Sortierung der Blätter einstellen (5).


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Rechnung stornieren

Es passiert schneller als man denkt. Ein falscher Betrag auf der Rechnung, die Adresse stimmt nicht oder eine falsche Anzahl einer Position in der Rechnung. Eine Rechnungskorrektur wird aber nicht nur fällig, wenn man selbst einen Fehler bemerkt, sondern auch, wenn der Kunde einen Fehler erkennt und eine korrigierte Rechnung verlangt. Eine Rechnung darf im Erstellungssystem (Faktura-XP) prinzipiell nicht gelöscht werden können, da sonst eine Lücke in der Nummernreihe entstehen würde. Dies ist gemäß den Anforderungen der Finanzbehörden nicht (nach den Richtlinien der GoBD) nicht zulässig. Sie können eine Rechnung aufheben indem sie entweder ihrem Kunden eine Gutschrift bzw. Korrekturrechnung erstellen. Das ist dann sinnvoll oder üblich, wenn sie bereits eine Zahlung von dem Kunden erhalten haben und sie sich mit dem Kunden auf eine Gutschrift geeinigt haben. Die Folge daraus kann die Rückzahlung an den Kunden sein oder aber auch die spätere Verrechnung mit der nächsten Rechnung für diesen Kunden. Eine zweite Möglichkeit ist das "Storno". Eine Storno ist eine weitere Rechnung, die die ursprüngliche Rechnung wertmäßig aufhebt. Dabei spielt es keine Rolle ob die Stornorechnung im selben Monat erstellt wird oder in einem anderen Monat. Wichtig ist nur dass in der Stornorechnung ein Hinweis auf die Ursprungsrechnung mit Rechnungsnummer und Rechnungsdatum angebracht wird. Diese Angabe wird in Faktura-XP bei der Ausführung eines Storno automatisch eingetragen.



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Rechnung löschen

Das Löschen von Rechnungen ist nicht möglich. Verwenden sie stattdessen eine Gutschrift bzw. Korrekturrechnung in selber Höhe. Oder verwenden sie die Funktion "Storno".


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Rechnung stornieren

Die Schaltfläche "Storno" in der Rechnungsliste zeigt ihnen einen Dialog zum Stornieren einer Rechnung an. Beim Klicken auf die Schaltfläche wird Bezug auf die Rechnung genommen, die aktuell mit dem Datensatzmarkierer (kleines Dreieck am linken Rand der Liste) markiert ist. Beim Vorgang des Stornierens läuft nach dem Start vollautomatisch ab. Es wird dabei die markierte Rechnung wertmäßig "aufgehoben". Dazu wird automatisch eine Kopie der Rechnung mit neuer, fortlaufender Nummer erstellt und die Beträge und Summen in negative Werte "umgekehrt". Die Positionen der neuen Stornorechnung weisen also einen negativen Betrag auf, der den positiven Beträgen der bisherigen Einzelpositionen der ursprünglichen Rechnung entsprechen. Dasselbe gilt für die Endsummen und den Umsatzsteueranteilen der Rechnung. Somit heben sich die Beträge beider Dokumente zusammen zu einer Endsumme von Null auf.


Der Stornovorgang im Einzelnen

Es wird der Stornodialog geöffnet.

Stornieren einer Rechnung


Im Kopfbereich des Stornodialogs wird Ihnen die Rechnungsnummer angezeigt, die storniert werden soll. Zudem wird ihnen eine Info zu Zahlungseingängen und ausgeführte SEPA Aktionen angezeigt (1).


Geben sie einen Grund für das Storno an

Sie müssen einen Grund für das Storno eingeben (2), damit die Nachvollziehbarkeit klar wird. Dieses Textfeld ist zugleich ein Auswahlfeld (DropDown Feld). Die bereits einmal eingegebenen Texte finden sie als Auswahl in diesem Feld, wenn sie auf die DropDown Schaltfläche (3) klicken. So können sie sehr einfach auf bereits verwendete Formulierungen zugreifen. Wählen sie darin den gewünschten Text aus oder geben einen neuen Text ein indem sie den angezeigten Eintrag "übertippen". 

Der Text für den Grund wird dann auf der Stornorechnung im Kopfteil mit abgedruckt.


Optionen für den Ausdruck und der Lagerartikel

Im weiteren Verlauf des Dialog finden sie noch die optionalen Einstellungen für die Übernahme des Stornogrundes in die Stornorechnung, den Stapeldruck, der Lagerbuchung und der SEPA Verarbeitung(4).

Den Grund für das Storno sollten sie immer angeben und auch möglichst für die Übernahme in die Stornorechnung aktivieren. Um den Text für den Grund des Storno in das Dokument der Stornorechnung zu übernehmen, aktivieren sie das Häkchen "Grund des Storno in Dokument einfügen". Die Formulierung und Anredeform des Textes sollten sie passend für die spätere Verwendung auswählen. Wird die Stornorechnung einem Kunden zugestellt oder ist der Text für interne Zwecke bzw. der Nachvollziehbarkeit?

Wenn sie die erstellte Stornorechnung später im Stapel mit anderen Rechnungen drucken möchten, setzen sie das Häkchen und geben die Anzahl der Ausdrucke für diese Stornorechnung ein. Soll die in der Rechnung enthaltene Lagerware dem Lager wieder gutgeschrieben werden, setzen sie das Häkchen "Lagerware in das Lager zurückbuchen". Das bewirkt eine Lagerzubuchung der enthaltenen Artikel, die im Artikel als lagerfähig markiert sind. Wurde bereits eine SEPA Lastschrift in die SEPA Verarbeitung übergeben, kann diese durch das Setzen des Häkchens "SEPA Aktion" rückgängig gemacht werden. Existiert kein SEPA Eintrag in der SEPA Verarbeitung zu dieser Rechnung, wird das Feld grau dargestellt und kann nicht aktiviert werden.



Steuern zurück erhalten

Wenn Sie für die zu stornierende Rechnung bereits Umsatzsteuer an Ihr Finanzamt gezahlt haben, können sie die Steueranteile zurückfordern. Reichen sie die Rechnung und die Stornorechnung zusammenhängend und Nachvollziehbar ein. Achten sie darauf, dass sie einen Stornogrund und den Verweis auf die Originalrechnung in der Stornorechnung eingetragen haben. 


Beispielausdruck einer Korrekturrechnung

13.Korrekturrechnung Ausdruck Beispiel.png




Storno ausführen

Mit dem Klick auf die Schaltfläche "Stornieren" (5) wird das Storno ausgeführt. Dabei wird am Schluss der Status dieser Rechnung auf "Storniert" und "Abgeschlossen" gesetzt. Durch diesen Status kann diese Rechnung aus der Liste optisch verschwinden, falls sie in der Rechnungsliste das Häkchen "Auch abgeschlossene anzeigen" ausgeschaltet haben sollten. Angezeigt wird sie in der Liste, wenn Sie oben im Kopfbereich der Rechnungsliste "auch abgeschlossene anzeigen" aktivieren. 

Beispiel einer Abschlussmeldung nach dem Storno
13.Rechnung Storno Erstellung.png


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Rechnungsnummer ändern

Ist ihre Unternehmen in einem anderen Land als Deutschland ansässig (zum Beispiel der Schweiz) besteht die Möglichkeit zur Änderung der Rechnungsnummer einer bestehenden Rechnung. Voraussetzung ist, dass ihr Standort Angabe in den Datenbankparametern ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. Jede "Berichtigung" einer Rechnungsnummer wird in einem speziellen Änderungsprotokoll festgeschrieben und kann damit lückenlos und nachvollziehbar geprüft werden. Es können allerdings nur Rechnungen berichtigt werden, die den Status "abgeschlossen" noch nicht erreicht haben. Ist eine Rechnung also bereits verbucht und erledigt, kann diese Berichtigung nicht mehr ausgeführt werden.


Um eine Rechnungsnummer zu ändern öffnen sie die betreffende Rechnung aus der Rechnungsliste in der Detailansicht. Dort stellen sie den Mauszeiger in die Zeile der Rechnungsnummer (1). Daraufhin erscheint eine Schaltfläche zur Bearbeitung der Rechnungsnummer (2). Diese erscheint aber nur unter der Voraussetzung, dass ihre Angabe "Eigener Standort" ein Land ist, dessen Steuerrecht eine Änderung der Rechnungsnummern zulässt. 

In Deutschland wird diese Schaltfläche (2) nicht angezeigt.


13.Rechnung Nummer aendern Aufrufen.png


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Eingabe der neuen Rechnungsnummer

Klicken sie auf diese Schaltfläche (2), wird der Änderungsdialog angezeigt. Dieser zeigt die aktuelle Rechnungsnummer im Feld "Aktuell" an. Im Feld "Ändern in" geben sie die gewünschte neue Rechnungsnummer ein (1). Mit der Schaltfläche "Prüfen" kann die angegebene Rechnungsnummer manuell auf Eindeutigkeit geprüft werden. Eine Rechnungsnummer darf es kein zweites Mal in den Rechnungen und auch nicht in den Gutschriften desselben Mandanten geben. Die Hintergrundfarbe des Feldes ändert sich nach der Prüfung auf Rot oder Grün und zeigt damit an, ob es sich um eine gültige Eingabe handelt.

13.Rechnung Nummer aendern Dialog.png

Ist die Eingabe gültig, kann die Schaltfläche zur Übernahme (3) geklickt werden. Damit wird die neue Rechnungsnummer für diese Rechnung umgeschrieben. Die Berichtigung wird in einem Änderungsprotokoll dieser Rechnung festgeschrieben. Die Prüfung auf Gültigkeit der eingegebenen Rechnungsnummer erfolgt vor der Umschreibung automatisch. Sie müssen also die "Prüfen" Schaltfläche (2) nicht zwingend anwenden.


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Änderungsprotokoll anzeigen

Für die Nachvollziehbarkeit der Berichtigungen einer Rechnung können sie je Rechnung einen Änderungsbericht aufrufen. Dazu öffnen sie das Untermenü der Schaltfläche "Details" der Rechnungsliste durch Klicken des kleinen Pfeils am rechten Rand der Schaltfläche. Dort wählen sie den Menüeintrag "Änderungsprotokoll anzeigen" (A). 

13.Rechnung Nummer aendern Protokoll aufrufen.png



Die Änderungsdaten werden damit zusammengestellt und als Bericht angezeigt. 

13.Rechnung Nummer aendern Protokoll anzeigen.png




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Formular Editor

Gestaltung nach DIN 5008 ist eingebaut

Die Druckdokumente bzw. Belege wie Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Gutschriften usw. sind in Faktura-XP eingebettet und nach der DIN 5008 aufgebaut und entsprechen damit auch Europäischem Standard für Druckdokumente. Im Regelfall müssen sie lediglich Ihre Firmenadresse und eventuell ein Logo in den Parametereinstellungen eintragen. Die Anordnung und korrekte Formatierung wird automatisch von Faktura-XP nach DIN 5008 vorgenommen. Die so erstellten Belege haben volle Rechtsgültigkeit nach GOBD bzw. entsprechen den Fiskalanforderungen von Deutschland, Österreich und der gesamten EU.


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Eigene Druckdokumente entwerfen

Um eigene Dokumente zu entwerfen, müssen Sie einen Formulareditor / Berichteditor verwenden, der von Faktura-XP als externe Applikation unterstützt wird. Der externe Formulareditor / Dokumenteditor steht nur in den Versionen Faktura-XP® SELECT Pro Edition und Faktura-XP® PREMIUM Edition zur Verfügung. Lesen Sie dazu den Abschnitt Formulareditor.


Hinweis

Hinweis:

Der Formulareditor steht nicht für die Version "BASIC Edition" und nicht für die Version "SELECT Edition" zur Verfügung. Dennoch können Sie mit diesen Versionen Ihre Dokumentausdrucke bzw. Belege selbst gestalten. Dazu nutzen Sie die eingebauten Funktionen für die Gestaltung:



Alle Einstellungen können Sie über die Parametereinstellungen vornehmen.



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Überweisungsträger bedrucken

Möchten Sie einer gedruckten Rechnung auch einen vorgedruckten Überweisungsträger beilegen, können Sie diesen direkt aus der Detailansicht einer Rechnung auf einen Vordruck ausgeben. Dazu klicken Sie in der Rechnungsliste auf die entsprechende Rechnung und öffnen diese in der Detailansicht.


Nun klicken Sie in Ihrer Rechnung unten auf den Pfeil der Schaltfläche "Drucken". 

Auswahl in der Drucken-Taste

Dort wählen sie den Unterpunkt "Überweisungsträger bedrucken" aus. Es wird der Dialog zur Auswahl eines Vorlagentyps angezeigt.


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Vorlagentyp auswählen

Wählen sie einen Vorlagentyp / Vordruck aus dem DropDown Menü aus (1).

Auswahl der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern


Auf der Registerkarte Einstellungen können sie die vertikale Position des Ausdrucks einstellen (A).

Einstellung der Vordrucke zum Drucken von SEPA Überweisungsträgern

Der eingestellte Wert und der ausgewählte Vorlagentyp wird beim Schließen automatisch gespeichert und beim nächsten Druck wieder verwendet.


Sie müssen einen Vorlagentyp für Überweisungsträger angeben. Es werden nur Ausdrucke im DIN A4 Format unterstützt. Sie haben die Wahl zwischen einem Siegel, Laserware, Bits & Paper und Quicken, sowie DIN A4 Formate mit 15mm oberen Randabstand oder mit 85mm oberen Randabstand. Klicken Sie auf "Drucken" (3), um den ausgewählten Typ der Überweisung zu drucken. Es wird zunächst eine Voransicht angezeigt. Nun legen Sie einen Vordruckbogen in Ihren Drucker ein und bedrucken diesen mit dem angezeigten Inhalt. Der Überweisungsträger enthält dann bereits alle Informationen der Person/en oder der Firma, an die sich die Überweisung richten soll, sowie Bankverbindung und Betrag. Den Ausdruck können sie dann aus der Voransicht auf einem dort wählbaren Drucker ausführen. 


Verwendbare Vordrucke für Überweisungsträger:
* Siegel - Überweisung/Zahlschein (ZV510)
* Laserware - Überweisung/Zahlschein (LW0101)
* Bits & Paper - Überweisung/Zahlschein (BP0101)
* Quicken - Überweisung/Zahlschein
* DIN A4 - 15 mm oberer Randabstand
* DIN A4 - 85 mm oberer Randabstand
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0107)
* Bits & Paper - SEPA Überweisung/Zahlschein (BP0108)


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Überweisung ändern und drucken

Zur Überprüfung der Inhalte dieser SEPA Überweisung können Sie auf die Schaltfläche "Ändern" (2) klicken. 

Ändern oder Drucken der SEPA Überweisung auf einem Vordruck


Es wird Ihnen wird der Überweisungsträger angezeigt, den Sie direkt bearbeiten können, wenn dies nötig sein sollte. Klicken Sie einfach in die weißen Felder, um die eingetragenen Daten zu ändern oder weitere hinzuzufügen.

Dialog zum Ändern und Druck von SEPA Überweisungsträgern

Haben Sie die Kontrolle oder die Eingabe abgeschlossen, klicken Sie auf "Übernehmen". Die Änderungen werden nach der Übernahme nur für diese SEPA Überweisung gespeichert und auch nur solange diese Rechnung geöffnet bleibt. Nach dem Schließen der Rechnung verfallen die vorgenommenen Änderungen.



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