Dienstprogramme

Die Dienstprogramme der Verwaltung in Faktura-XP dienen vorwiegend zur Datenkorrektur. Wenn beispielsweise Probleme mit der Datenkonsistenz in Rechnungen oder Lieferscheinen bestehen oder Adresskorrekturen wie Dubletten in Kunden oder Lieferanten zusammengeführt werden sollen. Die Verwaltung der Benutzerrechte ist ebenfalls in den Dienstprogrammen zu finden. Damit lassen sich die Berechtigungen wie Einschränkungen oder Freigaben von Funktionen der einzelnen Mitarbeiter verwalten.

Hinweis:

Gehen sie mit den Dienstprogrammen sorgsam um und ziehen sie vor der Anwendung eventuell einen Fachmann zu Rate.

Navigieren sie zu : Verwaltung -> Dienstprogramme

Achtung:

Erstellen Sie auf jeden Fall immer eine Datenbanksicherung bevor Sie einen Menüpunkt der Dienstprogramme ausführen. Diese können eventuell umfangreiche Änderungen an Ihrer Datenbank auslösen, die nicht Rückgängig zu machen sind.

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Benutzerverwaltung

Im Dienstprogramm "Benutzerverwaltung" können Sie einstellen ob die Benutzerrechte aktiviert sind und welcher Mitarbeiter als "Verwalter" bestimmt wird, der die Berechtigungen aller anderen Mitarbeiter einstellen darf.

Wir haben dem Thema ein eigenes Kapitel gewidmet. Schlagen Sie bitte im Kapitel Benutzerverwaltung des Anhang-1 nach.

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Datenkorrekturen

Die Datenkorrekturen sind Dienstprogramme, die auf den aktuell verbundenen Mandanten angewendet werden können. Es können damit Datenbestände der aktuellen Datenbank überprüft und gleichzeitig korrigiert werden. Es wird die Datenkonsistenz auf unzulässige oder fehlende Inhalte einzelner Datenfelder geprüft und bei Bedarf korrigiert. Die Ausführung kann dann erforderlich sein, wenn Sie z.B. Probleme bei der Neuanlage von Datensätzen oder nach einem Import von Stammdaten wie Artikel-, Kunden- oder Lieferantendaten haben sollten.

Die Ausführung von Dienstprogrammen, insbesondere die Dienstprogramme der Datenkorrekturen erfordern besondere Berechtigungen. Diese müssen Sie sich möglicherweise erst von Ihrem Systemadministrator erteilen lassen.

Achtung:

Fertigen Sie vor der Ausführung von Dienstprogrammen unbedingt eine Datensicherung der aktiv verbundenen Datenbank, also dem Mandanten aus. Nötigenfalls erkundigen Sie sich bei Ihrem Systemadministrator und bitten Ihn vor der Nutzung eine komplette Datensicherung zu erstellen.

Die Datenkorrekturen können nicht rückgängig gemacht werden.

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Datenkorrektur Kundenstamm

Mit diesem Dienstprogramm können Sie die Stammdaten aller Kunden auf Datenkonsistenz prüfen und korrigieren lassen. Dabei werden leere oder falsch gefüllte Felder gesucht und möglicherweise korrigiert. Die vorhandenen Inhalte werden auf Korrekte Format wie die Schreibweise von Datum oder Währungsfeldern geprüft und korrigiert. Ebenso werden fehlende, aber notwendige Eingaben erkannt und korrigiert werden.

Folgende Prüfung und mögliche Korrekturen werden in diesem Dienstprogramm ausgeführt:

Leere Kunden-Kontonummern der FiBu Konten im Kunden mit Kundennummer füllen, falls leer.
Leeres MatchCode Feld mit logischen Werten aus Name-1 Feld füllen
Gegenkonto aus Parametereinstellungen übernehmen, falls Feld leer ist.
Zahlungsziele und Mahnfristen aus Parametereinstellungen übernehmen, falls Feld leer ist.
Anzahl Dokumente beim Dokumentdruck im Kunden aus Parametereinstellungen übernehmen, falls Feld leer ist.
Preisgruppe und Standard-Zahlart aus Parametereinstellungen übernehmen, falls Feld leer ist.
Rabattfeld aus Parametereinstellungen übernehmen, falls Feld leer ist.
Skonto, Rabatte, Sprachkennung, Newsletter und Kundengruppe aus Parametereinstellungen übernehmen, falls Feld leer ist.
ISO Länderkennung auf Korrektheit prüfen und korrigieren.
Mehrwertsteuerfreiheit über Länderkennung ermitteln und eintragen.
Alle Lieferadressen jedes Kunden auf korrekten Aufbau prüfen und korrigieren.
Leere IBAN Felder füllen, wenn Kontonummer, Bankleitzahl und ISO-Kennung vorhanden sind
Vorhandene IBAN Nummer auf korrekten Aufbau und korrekter Prüfsumme untersuchen und korrigieren

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Datenkorrektur Kunden SEPA-Mandatsreferenz-Nr

Mit diesem Dienstprogramm können Sie die Stammdaten aller Kunden auf Datenkonsistenz prüfen und korrigieren lassen. Dabei werden leere oder falsch gefüllte Felder gesucht und möglicherweise korrigiert.

Folgende Prüfung und mögliche Korrekturen werden in diesem Dienstprogramm ausgeführt:

Leere MandatsreferenzID im Kunden in formatierter Schreibweise aus Kundennummer erstellen und füllen, falls leer.

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Datenkorrektur Lieferantenstamm

Mit diesem Dienstprogramm können Sie die Stammdaten aller Lieferanten auf Datenkonsistenz prüfen und korrigieren lassen. Dabei werden leere oder falsch gefüllte Felder gesucht und möglicherweise korrigiert. Die vorhandenen Inhalte werden auf Korrekte Format wie die Schreibweise von Datum oder Währungsfeldern geprüft und korrigiert. Ebenso werden fehlende, aber notwendige Eingaben erkannt und korrigiert werden.

Folgende Prüfung und mögliche Korrekturen werden in diesem Dienstprogramm ausgeführt:

Leere Lieferanten-Kontonummern der FiBu Konten im Lieferanten mit Lieferantennummer füllen, falls leer.
Leeres MatchCode Feld mit logischen Werten aus Name-1 Feld füllen
Gegenkonto aus Parametereinstellungen übernehmen, falls Feld leer ist.
ISO Länderkennung auf Korrektheit prüfen und korrigieren.
Mehrwertsteuerfreiheit über Länderkennung ermitteln und eintragen.

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Datenkorrektur Artikelstammdaten

Mit diesem Dienstprogramm können Sie die Stammdaten aller Artikel auf Datenkonsistenz prüfen und korrigieren lassen. Dabei werden leere oder falsch gefüllte Felder gesucht und möglicherweise korrigiert. Die vorhandenen Inhalte werden auf Korrekte Format wie die Schreibweise von Datum oder Währungsfeldern geprüft und korrigiert. Ebenso werden fehlende, aber notwendige Eingaben erkannt und korrigiert werden.

Folgende Prüfung und mögliche Korrekturen werden in diesem Dienstprogramm ausgeführt:

Einheiten-Felder füllen, falls leer.
Leeres MatchCode Feld mit logischen Werten aus Artikeltext Feld füllen
Stücklisten auf Konsistenz prüfen
Leere Wertefelder für Lagerbestand, EK-Preis und VK-Preise sowie Gewicht usw. mit Null (0 oder 0,00) füllen, falls leer.
Leere Wertefelder für Bestellt, Reserviert, Bestellmenge, Gesperrt-Bestand mit Null (0 oder 0,00) füllen, falls leer.
Material- und Kategorien mit Standard-Werten füllen, falls leer.
Leeres Mehrwertsteuerfeld mit Standard Steuersatz füllen.
Leere Wertefelder für Maxbestand, SorterID, Währungseinheit mit Parameterwerten oder 0 bzw. 0,00 füllen, falls leer.
Korrektur der Bildformate für die Artikelbilder im Artikelstamm.

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Datenkorrektur Artikel EAN

Mit diesem Dienstprogramm können Sie fehlende EAN / Barcode Nummern des Artikelstamm auffüllen lassen. Damit werden also leere EAN Felder des Artikelstamms automatisch mit einem eindeutigen EAN 13 (12 stelliger BarCode mit einer Prüfsumme) belegt. Dabei werden vorhandene EAN Inhalte berücksichtigt und sogar Lücken mit korrekten EAN 13 Werten gefüllt.

Folgende Prüfung und mögliche Korrekturen werden in diesem Dienstprogramm ausgeführt:

Feld EAN mit EAN-13 Wert füllen, falls leer.

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Datenkorrektur Artikel-Lieferanten

Mit diesem Dienstprogramm können Sie für jeden Ihrer Artikel einen Lieferanten hinterlegen lassen. Es wird dabei der gesamte Artikelbestand untersucht, ob für jeden ihrer Artikel ein Lieferant im Register "Lieferanten" angelegt ist. Sollte für einen Artikel kein Lieferant hinterlegt sein, wird in diesen Artikel ein Lieferant hinterlegt. Das kann dann praktisch sein, wenn Sie beispielsweise Artikellisten importieren oder Artikel aus Ihrem Onlineshop abrufen.

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Datenkorrektur Angebotsdaten

Mit diesem Dienstprogramm können Sie die Daten aller Angebote auf Datenkonsistenz prüfen und korrigieren lassen. Dabei werden leere oder falsch gefüllte Felder gesucht und möglicherweise korrigiert. Die Detaildaten (Positionen) werden auf Vollständigkeit überprüft. Die vorhandenen Inhalte werden auf Korrekte Format wie die Schreibweise von Datum oder Währungsfeldern geprüft und korrigiert.

Folgende Prüfung und mögliche Korrekturen werden in diesem Dienstprogramm ausgeführt:

Unplausible Datumsfelder wie "30.12.1899" leeren oder aktuelles Datum (je nach Feld) füllen.
EK Preise in den Positionen füllen, falls leer.
Lagerstatus und Erstelldatum füllen, falls leer.
Feld Mitarbeiter/Sachbearbeiter und verantwortlicher Mitarbeiter füllen, falls leer.
Sorter-ID Feld füllen, falls leer.

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Datenkorrektur Auftragsdaten

Mit diesem Dienstprogramm können Sie die Daten aller Angebote auf Datenkonsistenz prüfen und korrigieren lassen. Dabei werden leere oder falsch gefüllte Felder gesucht und möglicherweise korrigiert. Die Detaildaten (Positionen) werden auf Vollständigkeit überprüft. Die vorhandenen Inhalte werden auf Korrekte Format wie die Schreibweise von Datum oder Währungsfeldern geprüft und korrigiert.

Folgende Prüfung und mögliche Korrekturen werden in diesem Dienstprogramm ausgeführt:

Unplausible Datumsfelder wie "30.12.1899" leeren oder aktuelles Datum (je nach Feld) füllen.
EK Preise in den Positionen füllen, falls leer.
Lagerstatus und Erstelldatum füllen, falls leer.
Feld Mitarbeiter/Sachbearbeiter und verantwortlicher Mitarbeiter füllen, falls leer.
Sorter-ID Feld füllen, falls leer.

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Datenkorrektur Lieferscheindaten

Mit diesem Dienstprogramm können Sie die Daten aller Angebote auf Datenkonsistenz prüfen und korrigieren lassen. Dabei werden leere oder falsch gefüllte Felder gesucht und möglicherweise korrigiert. Die Detaildaten (Positionen) werden auf Vollständigkeit überprüft. Die vorhandenen Inhalte werden auf Korrekte Format wie die Schreibweise von Datum oder Währungsfeldern geprüft und korrigiert.

Folgende Prüfung und mögliche Korrekturen werden in diesem Dienstprogramm ausgeführt:

Unplausible Datumsfelder wie "30.12.1899" leeren oder aktuelles Datum (je nach Feld) füllen.
EK Preise in den Positionen füllen, falls leer.
Lagerstatus und Erstelldatum füllen, falls leer.
Feld Mitarbeiter/Sachbearbeiter und verantwortlicher Mitarbeiter füllen, falls leer.
Sorter-ID Feld füllen, falls leer.

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Datenkorrektur Rechnungsdaten

Mit diesem Dienstprogramm können Sie die Daten aller Angebote auf Datenkonsistenz prüfen und korrigieren lassen. Dabei werden leere oder falsch gefüllte Felder gesucht und möglicherweise korrigiert. Die Detaildaten (Positionen) werden auf Vollständigkeit überprüft. Die vorhandenen Inhalte werden auf Korrekte Format wie die Schreibweise von Datum oder Währungsfeldern geprüft und korrigiert.

Folgende Prüfung und mögliche Korrekturen werden in diesem Dienstprogramm ausgeführt:

Unplausible Datumsfelder wie "30.12.1899" leeren oder aktuelles Datum (je nach Feld) füllen.
EK Preise in den Positionen füllen, falls leer.
Lagerstatus und Erstelldatum füllen, falls leer.
Feld Mitarbeiter/Sachbearbeiter und verantwortlicher Mitarbeiter füllen, falls leer.
Sorter-ID Feld füllen, falls leer.

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Datenkorrektur Bestellungen

Mit diesem Dienstprogramm können Sie die Daten aller Angebote auf Datenkonsistenz prüfen und korrigieren lassen. Dabei werden leere oder falsch gefüllte Felder gesucht und möglicherweise korrigiert. Die Detaildaten (Positionen) werden auf Vollständigkeit überprüft. Die vorhandenen Inhalte werden auf Korrekte Format wie die Schreibweise von Datum oder Währungsfeldern geprüft und korrigiert.

Folgende Prüfung und mögliche Korrekturen werden in diesem Dienstprogramm ausgeführt:

Unplausible Datumsfelder wie "30.12.1899" leeren oder aktuelles Datum (je nach Feld) füllen.
EK Preise in den Positionen füllen, falls leer.
Lagerstatus und Erstelldatum füllen, falls leer.
Feld Mitarbeiter/Sachbearbeiter und verantwortlicher Mitarbeiter füllen, falls leer.
Sorter-ID Feld füllen, falls leer.

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Datenkorrektur Bilanz

Die interne Bilanzberechnung ist eine Momentaufnahme der Bilanzdaten zum Zeitpunkt seiner Berechnung. Vor der Anzeige der Bilanzdaten können Sie mit diesem Dienstprogramm die Bilanzdaten neu "durchrechnen" lassen. Bilanzdaten werden oft durch Veränderung von Daten wie dem Mahnwesen, dem Ausgleich von Rechnungen durch Gutschriften oder Inhalten Kassenbüchern durch mögliche Falscheingaben der Benutzer ungenau oder sogar verfälscht.

Sie können also mit der Ausführung des Dienstprogramms alle Daten des aktuellen Kalenderjahres, die für die Bilanzberechnung in Betracht kommen neu berechnen lassen. Dabei werden möglicherweise Korrekturen von Daten des Mahnwesens oder der Kassenbücher vorgenommen.

Zum Neuberechnung Netto-Bilanzen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Aktualisieren". Damit werden alle Daten aus Einnahmen, Ausgaben sowie den Kassenbüchern durch Neuberechnung ermittelt.

Mit der Schaltfläche "Bilanz" erhalten Sie einen ausführlichen Bericht der Bilanz. Mit der Schaltfläche "Bilanz, kurz" wird ein kompakter Bericht der Bilanz in Kurzform angezeigt. Diesen können Sie dann in der Voransicht drucken oder z.B. als Email versenden.

Es handelt sich bei dieser Auswertung um eine Gewinn- und Verlustermittlung, die keine Steuerliche 
Relevanz hat und nicht ungeprüft als Grundlage einer Steuererklärung dienen sollte.

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Datenkorrektur der Datenbank

Dieses Dienstprogramm führt eine Datenkontrolle der gesamten Datenbank durch. Diese kann, je nach Datenmenge, einige Zeit in Anspruch nehmen. Unterbrechen Sie den einmal gestarteten Vorgang nicht und warten auf seine Beendigung. Andernfalls kann es zu Datenverlusten kommen.

Achtung:

Für alle Datenkorrekturen gilt: Erstellen Sie vorher eine Datensicherung. Sie werden umfangreiche Änderungen nicht rückgängig machen können.

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Rechnungen im Stapel abschließen

Sie können mit diesem Dienstprogramm mehrere Rechnungen gleichzeitig abschließen. Sie können zwischen drei Verarbeitungs-Optionen wählen, welche Rechnung abgeschlossen werden sollen.

Wählen sie "Rechnungsdatum" um dann den Bereich nach Rechnungsdatum einzugrenzen. Möchten sie den Bereich nach "Rechnungsnummer" eingrenzen, wählen sie diese Option. Die dritte Option "Status" schließt alle Rechnungen ab, die den gewählten Status tragen. Klicken sie auf die Schaltfläche "OK", wird die gesamte Rechnungsliste nach den in der Verarbeitungs-Option eingestellten Angabe eingegrenzt und verarbeitet.

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Lieferscheine im Stapel abschließen

Mit diesem Dienstprogramm können mehrere Lieferscheine gleichzeitig auf den Status „abgerechnet” bzw. „abgeschlossen” gesetzt werden. Dazu können sie zwischen drei Verarbeitungs-Optionen wählen, welche Lieferscheine abgeschlossen werden sollen.

Wählen sie "Lieferscheindatum" um dann den Bereich nach Lieferscheindatum einzugrenzen. Geben sie in den Feldern "von" und "bis" jeweils das eingrenzende Datum ein. Dabei wird im Feld "von" das kleinere (jüngere) Datum eingegeben. Lassen sie keines der beiden Felder leer. Die Eingabe umfasst nun einen zeitlichen Verarbeitungsbereich einschließlich der Datumseingabe.

Möchten sie den Bereich nach "Lieferscheinnummer" eingrenzen, wählen sie diese Option. Geben sie in den Feldern "von" und "bis" jeweils die eingrenzende Lieferscheinnummer ein. Dabei wird im Feld "Von" die kleinere Lieferscheinnummer eingegeben. Die Eingabe umfasst nun einen Verarbeitungsbereich einschließlich der Lieferscheine, die als Grenzen in den Feldern "von" und "bis" eingegeben wurden.

Die dritte Option "Status" schließt alle Lieferscheine ab, die den Status "offen" tragen. Klicken sie auf die Schaltfläche "OK", wird die gesamte Lieferscheinliste nach den in der Verarbeitungs-Option eingestellten Angaben eingegrenzt und verarbeitet.

Hinweis:

Beachten Sie, dass nur der Status der Lieferscheine verändert wird und keine Umwandlung in Rechnungen erfolgt. Dazu verwenden sie bitte die Funktionen "Umwandeln" oder "Abrechnen" der Lieferscheinliste.

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Angebote im Stapel abschließen

Mit diesem Dienst können Sie mehrere Angebote und Auftragsbestätigungen (AB) nach Datum oder Nummer auf den Status „abgeschlossen” setzen.

Stellen Sie ein, welche Angebote und Auftragsbestätigungen auf den Status "abgeschlossen" gesetzt werden sollen. Dazu wählen Sie entweder eine Reihe von Angeboten über die Eingrenzung eines Datumsbereiches (1) oder sie geben die Nummerngrenze an (2).

Wenn Sie alle offenen Angebot auf den Status "abgeschlossen" setzen möchten setzen Sie die Markierung auf (3).

Da die Angebote und Auftragsbestätigungen in derselben Liste verwaltet werden, können Sie mit dem Häkchen (4) neben Angeboten auch Auftragsbestätigungen auf den Status "abgeschlossen" setzen. Dazu wird das Häkchen auf dieses Feld gesetzt bevor auf OK geklickt wird.

Hinweis:

Beachten Sie aber hier, dass wirklich nur der Status der Angebote / AB's verändert werden und keine Umwandlung in z.B. Rechnungen stattfindet.

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Kundendubletten löschen

Mit diesem Dienstprogramm können sie doppelte Kunden (Dubletten) aus Ihrem Datenbestand des aktuell verbundenen Mandanten entfernen. Dabei werden doppelte Kunden über die Emailadresse erkannt. Sie können mit der Einstellung "Behalten" (1) auswählen, ob sie die älteste Kundennummer oder neueste Kundennummer behalten möchten.

Optionen

Mit dem aktivierten Schalter (Häkchen) "Leere Felder überstimmen Inhalt, wenn aktueller" (2), werden Inhalte im Zieldatenbestand entfernt, wenn der Quelldatensatz im betreffenden Feld keinen Inhalt aufweist.

Mit dem aktivierten Schalter (Häkchen) "Kunden aus unterschiedlichen Datenquellen bleiben erhalten" (3) werden die Kunden, die aus z.B. Onlineshop, Amazon, ebay oder anderen Datenquellen automatisiert angelegt wurden, erhalten. So stellen Sie sicher, dass zusätzliche Informationen wie die "Kundennummer" aus dem Onlineshop oder den "ebay-Namen" bei Kunden aus ebay Bestellungen verloren gehen. Der Nachteil ist, dass damit möglicherweise Dubletten in der Datenbank verbleiben und nicht entfernt werden.

Ausführen der Löschung

Achtung:

Erstellen Sie zur Sicherheit vor der Ausführung eine Datensicherung Ihrer verbundenen Datenbank. Sie werden Änderungen nicht rückgängig machen können.

Wenn sie das Dienstprogramm nun mit der Schaltfläche "Start" ausführen lassen, werden zunächst alle mit den Kunden verbundenen Dokumente, Zahlungen und Adressen, je nach Auswahl in der Einstellung "Behalten" (1), dem ältesten oder jüngsten Kunden zugeordnet. Danach entfernt das Dienstprogramm die überzähligen Dubletten der Kunden. So gehen Ihnen keine Vorgänge wie Angebote, Rechnungen, Lieferscheine usw. verloren.

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Adresskorrektur Kunden

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Adresskorrektur Lieferanten

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